As ferramentas de rastreamento e gerenciamento de funcionários são essenciais no clima de negócios acelerado e de alto risco de hoje, e o software de sistema de gerenciamento total da força de trabalho fornece exatamente isso. Trabalhadores de vários setores, incluindo varejo, food service, assistência técnica de plantão e outros, estão acostumados a trabalhar em horários imprevisíveis. Essa irregularidade está começando a se espalhar também no setor de 9 às 5, principalmente quando o trabalho extra, o trabalho remoto e as viagens a trabalho estão se tornando mais comuns e o desenvolvimento de um plano de trabalho para os funcionários, para que eles saibam quando e onde eles estarão trabalhando pode parecer uma tarefa simples. As necessidades de gerenciamento da força de trabalho vão muito além das funções básicas de agendamento. Os elementos mais eficazes do software de sistema de gerenciamento de força de trabalho móvel facilitam a execução de uma ampla gama de atividades relacionadas a RH.
Neste artigo, os meandros do software de sistema de gerenciamento de força de trabalho são detalhados e são fornecidas sugestões sobre como escolher uma solução que atenda aos requisitos do seu negócio.
O que é um sistema de gerenciamento de força de trabalho total TWMS?
Em seu nível mais fundamental, o gerenciamento da força de trabalho se preocupa com todas as atividades que devem ser realizadas para garantir que a força de trabalho opere da maneira mais tranquila possível.
O objetivo principal é garantir que sua empresa tenha, agora e no futuro, acesso a uma quantidade adequada de capital humano para realizar suas operações.
Isso inclui avaliar muitas peças em movimento, o que pode ser difícil se você não tiver as ferramentas certas.
Devido a essa tendência, mais e mais empresas estão investindo em software de gerenciamento de força de trabalho.
Quando você tem os recursos de software de gerenciamento de força de trabalho corretos, é simples avaliar os objetivos de negócios de longo prazo de sua empresa e garantir que sua equipe esteja bem preparada para alcançá-los.
Como um número crescente de empresas agora permite que os funcionários trabalhem em casa, em período integral ou em horários flexíveis, a importância dessas funcionalidades aumentou significativamente.
Como escolher o sistema de gerenciamento de força de trabalho
O campo de software de recursos humanos oferece uma abundância de opções para atender a uma ampla gama de requisitos.
Alguns, como software de folha de pagamento ou uma solução de gerenciamento de aprendizado, são voltados especificamente para a conclusão de uma atividade específica de RH. Ainda assim, eles também podem incluir funções adicionais que atendem a um ou dois requisitos adicionais.
Outros sistemas, como um sistema de informações de recursos humanos (HRIS), também fornecerão módulos para atender às suas necessidades de RH.
As soluções para gerenciamento da força de trabalho podem ser colocadas em algum lugar nessa área cinzenta entre as duas categorias.
Antes de iniciar sua pesquisa, é de seu interesse identificar as áreas de sua empresa que estão causando mais problemas e verificar se os recursos do software de gerenciamento de força de trabalho serão capazes de atender às suas necessidades.
A seguir, você encontrará uma lista de alguns dos recursos mais comuns para gerenciar uma força de trabalho.
Você pode começar revisando a lista e analisando como cada uma dessas características pode melhorar as operações da sua empresa.
Os recursos que você decidir priorizar se tornarão um guia de requisitos que você poderá utilizar ao avaliar os fornecedores que estão em sua lista.
Quais são os tipos de software de sistema de gerenciamento de força de trabalho?
Software de sistema de gerenciamento de força de trabalho vem em uma variedade de formas. Alguns desses itens são autônomos, pois fornecem apenas um dos recursos abaixo, enquanto outros fornecem uma resposta completa.
- Software de agendamento
- Software de atendimento
- Software de rastreamento de tempo
- Soluções de gestão de ausências
- Software de folha de pagamento
- Ferramentas de engajamento dos funcionários
- Ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente
- Soluções de tíquetes de suporte e atendimento ao cliente
- Software de rastreamento de incidentes de segurança no local de trabalho.
Recursos do software do sistema de gerenciamento de força de trabalho
A seguir estão algumas das características mais populares vistas no software de gerenciamento de força de trabalho:
Continue lendo para saber mais sobre o que esses recursos podem fazer e como eles podem ajudar a aprimorar seus processos de gerenciamento de sua equipe.
#1. Agendamento de Funcionários
Uma das funções mais importantes do software de sistema de gerenciamento de força de trabalho total é o agendamento.
Criar um cronograma básico é um componente disso. Ainda assim, uma das vantagens de utilizar esta função é obter informações sobre sua empresa, possibilitando a construção do maior cronograma possível.
Os requisitos atuais de pessoal são determinados pelo software do sistema de gerenciamento de força de trabalho móvel, analisando dados históricos de desempenho e outros aspectos relevantes.
Esta função automática elimina a necessidade de adivinhação em relação ao cronograma, pois fornece ferramentas para calcular o pessoal necessário para um determinado projeto e eventuais lacunas de pessoal.
- Otimização de cronograma
- Definir cargos e departamentos
- Suporte Multisite
- Programação automática
#2. Previsão
O objetivo de uma função de previsão é fazer suposições sobre o futuro com base em dados passados, tendências atuais e o caminho desejado da empresa.
Os hábitos de tempo e presença dos funcionários podem ser analisados por meio do recurso de análise de tendências, fornecendo informações úteis para agendamento ou mudanças de política.
Por exemplo, com base em dados históricos, os gerentes podem alocar recursos para um próximo projeto ou alta temporada com a ajuda de previsões.
Uma ampla variedade de soluções permite que os usuários contribuam com novas variáveis para as simulações, permitindo que você observe os requisitos do cliente de todos os pontos de vista.
- Previsão baseada em histórico
- Mecanismo de previsão controlado pelo usuário
- Algoritmos preditivos
#3. Gestão de Desempenho
Os aspectos de gerenciamento de desempenho acompanham as realizações de trabalhadores individuais e da organização como um todo.
Esta pesquisa lança luz sobre os processos seguidos pela organização e identifica padrões emergentes.
O comportamento dos funcionários em determinados cargos, locais e períodos de trabalho pode ser avaliado por meio de ferramentas de gerenciamento de desempenho, que podem ser vinculadas ao gerenciamento da força de trabalho.
Com essas informações, os gerentes podem agendar adequadamente os funcionários.
- Avaliação de desempenho
- Rastreamento de KPI
- Análise da força de trabalho
# 4. Comunicando
Aqueles que utilizam software de sistema de gerenciamento de força de trabalho móvel têm acesso a um recurso de relatório que pode ser usado para criar apresentações de dados visualmente atraentes e informativas.
O formato do relatório simplifica a leitura e a distribuição das informações.
Independentemente de sua proficiência em análise ou familiaridade com os dados subjacentes, todas as partes interessadas podem obter as informações necessárias utilizando um relatório.
- Extração de dados de terceiros
- Folhas de horas
- Relatórios de planejamento de férias
- Relatórios de folha de pagamento
- Agendamento de Relatórios
#5. Gestão de Mobilidade da Força de Trabalho
Esse recurso é um dos mais procurados em relação ao gerenciamento da força de trabalho porque o trabalho móvel está ganhando popularidade.
Pode ser crítico para as empresas que descobrem que seu pessoal não está mais preso a uma mesa no sentido tradicional.
Os recursos móveis permitem que os usuários acessem seu software de gerenciamento de trabalho de qualquer dispositivo que desejarem.
Os funcionários podem usar o software para realizar seu trabalho quando vão para diferentes escritórios, trabalham durante o trajeto ou em qualquer outra situação em que não tenham acesso a um computador desktop.
Esta função é muito útil para organizações que têm horários que estão sempre mudando, como um restaurante ou um centro de atendimento ao cliente em que o pessoal muda de turno com frequência.
Um sistema móvel de gestão da força de trabalho informará todos os trabalhadores sobre essas alterações.
Isso permitirá que a empresa fique em dia com sua programação e evite quaisquer lacunas de cobertura resultantes do desconhecimento dos funcionários sobre as mudanças.
#6. Controle de tempo
Os recursos de rastreamento de tempo fornecem instrumentos para monitorar e marcar presença, como marcar pontos em um relógio.
Esses sistemas básicos fornecem uma camada adicional de proteção, incluindo componentes mais avançados, como biometria e verificações de conformidade.
Os proprietários de empresas podem obter uma imagem precisa das horas dos funcionários usando instrumentos que medem a passagem do tempo, incluindo ferramentas que rastreiam a frequência.
O estudo desses dados oferecerá aos tomadores de decisão as informações necessárias para adequar a política de gestão de pessoas da empresa às necessidades de seus negócios.
#7. Integrações
A capacidade do software de gerenciamento de força de trabalho de interagir com outros sistemas de gerenciamento de recursos humanos permite uma ampla coleção de funcionalidades.
Conectar o software de gestão de recursos humanos da sua empresa a plataformas de terceiros garante que sua funcionalidade esteja sempre atualizada.
Você pode adicionar a integração de um sistema de gerenciamento de força de trabalho com um sistema HRM ou outros tipos de software para uma ferramenta de gerenciamento de força de trabalho inicialmente autônoma.
Esse tipo de integração é chamado de integração complementar.
- Integração de RH
- Integração de software de tempo e presença
- Integração de software de folha de pagamento
Quais são os benefícios do software de sistema de gerenciamento de força de trabalho?
O software Workforce Management System torna mais fácil para o gerenciamento simplificar o agendamento, gerenciar atendimento e controle de tempo, otimizar o gerenciamento de desempenho e promover a segurança dos funcionários.
A solução correta de gestão da força de trabalho, quando colocada em ação e utilizada de forma eficiente, pode auxiliar as empresas de algumas formas, entre elas:
- Economize tempo, elimine gargalos e reduza erros automatizando processos antes trabalhosos.
- Tome melhores decisões com base na análise de dados em tempo real e informações precisas e atualizadas sobre sua equipe.
- Aumente a precisão da folha de pagamento usando um software que reconcilia automaticamente o controle de tempo, folga remunerada, horas extras documentadas etc.
- Consulte dados sobre o agendamento em tempo real de sua equipe e faça os ajustes necessários para evitar problemas como falta de pessoal. Sinalize e resolva proativamente possíveis conflitos de agendamento antes que eles surjam. O melhor software de força de trabalho permite que os gerentes façam agendamentos inteligentes, filtrando tarefas de acordo com departamento, projeto, cargo ou região.
Quais são os tipos de sistemas de gerenciamento de força de trabalho?
Os tipos de software de sistema de gerenciamento de força de trabalho incluem:
- Software de agendamento
- Software de atendimento
- Software de rastreamento de tempo
- Soluções de gestão de ausências
- Software de folha de pagamento
- Ferramentas de engajamento dos funcionários
- Ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente
- Soluções de tíquetes de suporte e atendimento ao cliente
Qual é a diferença entre WFM e WFO?
Enquanto o WFM se preocupa principalmente com o gerenciamento da equipe do call center, os sistemas WFO fornecem os gerentes de apoio necessários para tomar decisões com base em dados reais.
O que é gerenciamento eficaz da força de trabalho?
O termo “gerenciamento eficaz da força de trabalho” (WFM) refere-se à abordagem sistematizada de uma organização para aumentar a produção do trabalhador.
O WFM envolve estimar com precisão o número de trabalhadores necessários para concluir um projeto e, em seguida, projetar e implementar um cronograma de trabalho que maximize a eficiência e a eficácia da equipe.
Como você cria o gerenciamento da força de trabalho?
A seguir estão as etapas na criação de um software de sistema de gerenciamento de força de trabalho móvel:
- Processos e regulamentos estão sendo padronizados.
- Os registros de tempo e presença estão sendo informatizados.
- Automação de funções de agendamento de funcionários.
- Revise as opções de autoatendimento dos funcionários.
- Implementação de procedimentos proactivos de gestão de ausências.
Como você implementa o gerenciamento da força de trabalho?
Siga estas etapas descritas para implementar totalmente o software do sistema de gerenciamento da força de trabalho:
- Os objetivos de negócios e os requisitos de contratação devem estar sincronizados.
- Examinar e prever requisitos futuros de talentos e habilidades
- Realize uma análise de lacunas de habilidades e avalie a oferta atual de talentos
- Prepare-se para diferentes resultados
- Criar e implementar um plano
- Monitore o progresso e avalie o resultado
Quais são os Princípios Principais do Planejamento da Força de Trabalho?
A seguir estão os princípios básicos do planejamento da força de trabalho:
- Planejamento estratégico
- Analise o plano
- Desenvolver e ativar o plano
- Implemente o plano
- Monitorar, avaliar e revisar o plano
Conclusão
Concluindo, o software Workforce Management System para gerenciar funcionários é fundamental para as operações que tornam as empresas bem-sucedidas.
Os recursos fundamentais desses sistemas se concentram no agendamento, planejamento e monitoramento de atendimento subsequente.
As ferramentas para gerenciar o desempenho dos funcionários podem ajudá-lo a identificar grandes realizadores e preencher as lacunas de habilidades em sua equipe.
O software de análise mais recente pode analisar dados e fornecer informações valiosas, permitindo uma tomada de decisão mais prudente.
Extras como configuração e implantação seguras garantem uma experiência sem problemas com o sistema.
Entender os requisitos de sua empresa e o estado de seu ambiente atual são etapas cruciais no desenvolvimento de um sistema de gerenciamento de mão de obra.
As empresas que já possuem um sistema de gerenciamento de RH em vigor descobrirão que isso é especialmente verdadeiro.
Há uma variedade de plataformas de gerenciamento de recursos humanos que incorporam recursos de gerenciamento de força de trabalho; saber onde você está em termos de processos existentes é o primeiro passo para encontrar o caminho certo para o seu negócio.
- SOFTWARE DE GESTÃO DA FORÇA DE TRABALHO: como funciona [+10 principais escolhas]
- 6 principais dicas para uma gestão eficaz da força de trabalho
- FERRAMENTAS DE GESTÃO DA FORÇA DE TRABALHO: As melhores ferramentas de gestão da força de trabalho
- OS MELHORES SISTEMAS DE GESTÃO DE PRESENÇA PARA O SEU LOCAL DE TRABALHO
- SISTEMA DE GESTÃO DO TRABALHO: Como Funciona?
Referências
