FLUXO DE TRABALHO: Definição, Ferramentas e Benefícios

Fluxo de trabalho refere-se às etapas que um trabalho executa para concluir um processo de negócios, bem como cada fase pode ser concluída e automatizada de acordo com um conjunto de padrões de procedimento. Um fluxo de trabalho é uma ferramenta usada pelas organizações para gerenciar tarefas, aumentar a produtividade, aumentar a capacidade de resposta e aumentar a lucratividade. Os fluxos de trabalho podem ser sequenciais, onde cada etapa depende da anterior, ou paralelos, onde vários processos acontecem ao mesmo tempo. Nesta postagem, veremos o gerenciamento de fluxo de trabalho e suas ferramentas e fluxo de gráfico automatizado.

Fluxo de trabalho

Um fluxo de trabalho é um método para organizar tarefas e operações de rotina que ocorrem em uma ordem específica. São os meios pelos quais indivíduos e organizações realizam suas tarefas, sejam elas a produção de bens, a prestação de serviços, o tratamento de dados ou qualquer outra atividade geradora de valor. Um processo de negócios, que consiste em vários fluxos de trabalho, sistemas de informação, dados, pessoas e padrões de atividade, é considerado mais complicado no contexto do gerenciamento de processos de negócios e pode ser descrito como uma série simples de tarefas discretas. Um fluxo de trabalho pode ser visualizado usando um diagrama ou lista de verificação e se distingue por sua simplicidade e repetibilidade.

O software para gerenciamento de fluxos de trabalho ajuda o processo de negócios de uma organização a ser otimizado e simplificado. Ele realiza isso principalmente por meio da orquestração de interações entre várias partes ou entre pessoas e sistemas de informação.

Gerenciamento de fluxo de trabalho

Por mais de um século, empresas bem-sucedidas usaram a disciplina de gerenciamento de fluxo de trabalho para gerenciar com eficácia seu fluxo de trabalho. No entanto, tem atraído mais atenção recentemente como resultado da disseminação de tecnologias criativas que simplificam a automatização de processos pelas empresas. Por mais de um século, empresas bem-sucedidas usaram a disciplina de gerenciamento de fluxo de trabalho para gerenciar com eficácia seu fluxo de trabalho. No entanto, tem atraído mais atenção recentemente como resultado da disseminação de tecnologias criativas que simplificam a automatização de processos pelas empresas.

Os benefícios do gerenciamento de fluxo de trabalho

A gestão do fluxo de trabalho oferece às empresas de todos os setores uma ampla gama de vantagens, como:

#1. Maior Cooperação

Rotas de comunicação claras são estabelecidas por meio do gerenciamento do fluxo de trabalho. Os funcionários estão cientes de onde ir para obter informações. Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho também permite que os funcionários se comuniquem e acessem dados em tempo real, o que promove mais colaboração no trabalho e melhora o atendimento ao cliente.

#2. Maior Conformidade

Há muitas peças móveis em um fluxo de trabalho. Manter a conformidade pode ser difícil para empresas que continuam a usar processos manuais. As organizações podem aumentar a conformidade por meio do gerenciamento de fluxo de trabalho, automatizando procedimentos, otimizando fluxos de trabalho e diminuindo o erro humano.

#3. Maior abertura

Os funcionários que têm acesso aos fluxos de trabalho conseguem compreender melhor as tarefas que compõem um processo, quem é responsável por executá-las e o que vem a seguir. Esse grau de abertura aumenta o ânimo e a felicidade no trabalho, o que também pode aumentar a produção.

# 4. Custos mais baixos

O controle dos fluxos de trabalho é crucial para reduzir custos. Por meio de um planejamento cuidadoso, as empresas podem utilizar a tecnologia de automação para aumentar a flexibilidade operacional e simplificar os processos de trabalho.

Ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho

As ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho são ferramentas que permitem aos usuários realizar atividades como planejamento, rastreamento, etc. No entanto, as ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho são as seguintes:

#1. segunda-feira.com

O fluxo de trabalho de qualquer projeto pode ser gerenciado via Monday.com. Você pode atribuir tarefas, acompanhá-las e seguir procedimentos entre equipes e projetos. Ele fornece bate-papo, sincronização de calendário, alertas de data de vencimento, rastreamento de tempo, gráficos e insights e recursos de formulários.

#2. Jira

Você pode criar e gerenciar fluxos de trabalho individualizados usando o Jira que podem representar todo o ciclo de vida do seu projeto. Os processos podem fornecer à sua equipe acesso completo a um projeto, garantindo que todos estejam na mesma página. O Jira também permite que sua equipe obtenha informações vitais que podem ser usadas para aumentar a eficiência por meio de relatórios prontos para uso.

#3. Gerenciamento de serviços do Jira

A equipe de TI pode usar o Jira como plataforma para gerenciamento de mudanças e resposta rápida a incidentes. No entanto, ele se destaca na configuração de fluxos de trabalho de aprovação. As diretrizes dos conselhos consultivos, o tipo de mudança em si e o risco relacionado podem ser levados em consideração durante a configuração. Além disso, o Jira é uma estrutura fantástica para implementar os melhores recursos de ITSM.

#4. Clique para cima

Uma ferramenta completa de gerenciamento de projetos, o ClickUp inclui recursos de gerenciamento de tempo, tarefas e processos. Você pode planejar projetos, tarefas e outras coisas com a ajuda de seus mapas mentais. Ele possui um recurso de lista de verificação que permite criar listas de tarefas, aninhar itens, adicionar subitens etc. Melhor ainda, você pode atribuir listas de verificação.

#5. SysAid

O SysAid tem a capacidade de digitalizar procedimentos manuais, o que simplifica muito a tarefa de gerenciamento de fluxos de trabalho. Em outras palavras, o SysAid pode digitalizar automaticamente seus fluxos de trabalho manuais nos departamentos. Usando um designer de fluxo de trabalho integrado, os usuários também têm a oportunidade de desenvolver, compartilhar e melhorar os processos digitalizados. Esse designer de fluxo de trabalho simplifica a criação e modificação de fluxos de trabalho. Absolutamente nenhuma experiência em codificação ou script é necessária. Além disso, o software possui uma interface de usuário de arrastar e soltar, o que torna a criação de fluxos de trabalho do zero ainda mais simples.

#6. Próximo assunto

Procurando um método mais eficaz para conduzir negócios? Você pode criar e implementar ferramentas de operações sob medida, processos, integrações e muito mais com o Next Matter mais rapidamente do que nunca. Seja para operações de negócios, marketing, atendimento e depósito, serviço de campo ou operações de clientes, o Next Matter é uma plataforma modular e completa que pode ser adaptada para atender às necessidades precisas das operações de sua empresa. Crie e libere ferramentas de operações rapidamente e gerencie tudo a partir de uma única plataforma integrada.

# 7. Freshservice

Todos os recursos e funcionalidades necessários para o gerenciamento proativo de serviços de TI são oferecidos pelo Freshservice. Oferece forte automação, o que reduzirá os custos e o trabalho manual. Você pode automatizar procedimentos internos usando o Workflow Automator. Ele fornece recursos para atribuir automaticamente agentes a solicitações. O Workflow Automator pode ser usado para projetar fluxos de trabalho de aprovação para você. Você pode usar o programa para automatizar completamente o fluxo de trabalho de aprovação do service desk para todos os módulos.

Gráfico de Fluxo de Trabalho

Um gráfico de fluxo de trabalho oferece uma visão geral pictórica de um sistema ou processo de negócios. Normalmente, ao concluir as fases preliminares de pesquisa e planejamento do projeto, você utilizará esses diagramas para visualizar tarefas complexas. Você obterá uma perspectiva detalhada das tarefas e dependências de alto nível com base no cronograma e nos objetivos gerais do projeto depois de construir um diagrama de processo.

Quando usar um fluxograma de trabalho

Um gráfico de fluxo de trabalho é uma imagem de um processo, seja um novo que você está projetando ou um antigo que você está alterando. Por exemplo:

Um método para acelerar a jornada do cliente no e-commerce.
Um programa para aumentar o prazer e a retenção do cliente.
Um método para automatizar e melhorar processos humanos relacionados a dados de clientes.

O mapa do processo de negócios, que você construirá antes do início do projeto, e a automação do processo de negócios, que você usará para otimizar e simplificar as operações, são separados por um diagrama de fluxo de trabalho. Isso se deve ao fato de que seu mapa oferece as etapas específicas do processo exigidas pelas partes interessadas para começar a trabalhar, enquanto um gráfico de fluxo de trabalho é uma representação visual de alto nível que pode auxiliar no esclarecimento de objetivos gerais ao longo do processo.

Como criar um gráfico de fluxo de trabalho

Comece reunindo os principais elementos do seu processo antes de desenhar um gráfico de fluxo de trabalho. Reúna suas entradas, saídas, transformações e produtos principais do processo para conseguir isso.

#1. Escolha o tipo de fluxo de trabalho desejado.

Pense nas funções necessárias para o seu processo antes de escolher o tipo de fluxo de trabalho que funciona melhor para você. Embora você possa alterar seu processo à medida que avança, é mais simples escolher o tipo de fluxo de trabalho com antecedência. Você poderá avaliar a complexidade ou a simplicidade do seu fluxo de trabalho.

#2. Selecione seus pontos de partida e chegada.

Em seguida, escolha os pontos inicial e final do fluxo de trabalho. Pense nos pontos inicial e final do seu processo enquanto determina esses pontos. Existe um determinado evento que inicia o processo? Existem etapas ou ações que concluem o processo? A comunicação bem-sucedida do início e fim do processo será auxiliada por esses pontos de dados.

#3. Compile os Dados Relevantes.

Conecte-se com as partes interessadas para entender cada etapa do processo para adquirir informações. Isso pode envolver a realização de uma reunião inicial com representantes de vários departamentos e executivos para coletar as informações e aprovações necessárias para começar a criar seu gráfico de fluxo de trabalho.

#4. Coloque as ineficiências para descansar

Antes de criar seu processo visual, a última etapa é pensar e se livrar de possíveis ineficiências. Antes de criar seu fluxo de trabalho, certifique-se de avaliar as ineficiências para evitar problemas, em vez de ter que lidar com eles imediatamente.

#5. Criar um fluxo de trabalho

Por fim, comece a criar seu fluxo de trabalho. Mapeie os dados da unidade, pontos de dados e eficiência no diagrama que você decidiu na primeira etapa. O seu provavelmente será único em seu design porque cada procedimento é diferente e cada diagrama é feito de uma maneira diferente.

Fluxo de trabalho automatizado

O fluxo de trabalho automatizado é o processo de uso de software para realizar determinadas operações sem a necessidade de intervenção humana. É uma ferramenta para acelerar, simplificar e padronizar o trabalho. O fluxo de trabalho automatizado ajuda as empresas a reduzir o trabalho humano e os procedimentos repetitivos. Como resultado, os processos se tornam mais eficazes e os funcionários passam mais tempo em tarefas que agregam valor. A orquestração do processo também depende muito do fluxo de trabalho automatizado.

Exemplos de fluxo de trabalho automatizado

Vejamos alguns exemplos agora que você está familiarizado com o que é a automação do fluxo de trabalho. Cada fluxo de trabalho tem algumas tarefas ou atividades automatizáveis, no entanto, existem diferentes níveis de automatização. Aqui estão alguns exemplos de tarefas que o software de automação de fluxo de trabalho normalmente realiza:

As solicitações de serviço são criadas a partir de e-mails e envios de formulários.
Convites e eventos de calendário são feitos e enviados.
Distribuição da carga de trabalho com base no volume, tempo ou outros fatores.
O indivíduo adequado é alocado ou encaminhado para os itens de trabalho.
Quando os itens de trabalho mudam de status, e-mails ou alertas são emitidos, etc.

Como tornar os fluxos de trabalho automatizados

Para automatizar um fluxo de trabalho, você deve primeiro compreender todos os fatores que afetam o resultado. Um diagrama de fluxo de trabalho, seja um diagrama formal com símbolos de fluxograma ou uma lista, será construído assim que o feedback da equipe for coletado para identificar o potencial de automação do fluxo de trabalho. Um processo para automatizar fluxos de trabalho é fornecido abaixo:

#1. Especifique o processo

Você deve compreender os pontos de início e término do fluxo de trabalho antes de poder automatizá-lo. O que inicia o processo? Quando o fluxo de trabalho chega ao fim? Seu processo deve resultar em uma saída distinta e contável.

#2. Determine cada participante no fluxo de trabalho.

Conecte os pontos entre os pontos inicial e final depois de determinar suas localizações. Quem participa do processo? Qualquer pessoa que tenha acesso ao material deve ser identificada, mesmo que seja apenas para revisá-lo ou distribuí-lo.

#3. Listar todos os programas, ferramentas e sistemas.

Você deve chamar a atenção para os sistemas, ferramentas e aplicativos que têm impacto na tarefa, além dos indivíduos envolvidos no fluxo de trabalho. Por exemplo, ferramentas colaborativas, caixas de entrada compartilhadas, bancos de dados ou peças antigas como ERP, CRM ou HRIS. Certifique-se de levar em consideração o impacto do fluxo de trabalho se sua equipe usar um sistema de automação de baixo código ou outro tipo de estratégia de engajamento.

#4. Observe todas as entradas possíveis.

Os fluxos de trabalho podem depender de dados ou informações de diferentes fontes. Podem ser formulários que coletam informações de um aplicativo ou sistema, como solicitações, e-mails, mensagens, bots ou dados.

#5. Cuidado com todos os Handoffs.

Frequentemente surgem problemas quando um item de fluxo de trabalho ou uma informação é transferida. Isso pode resultar em gargalos, falha de acompanhamento ou paralisação de itens, pois não está claro quem deve lidar com o item em seguida.

#6. Faça uma lista de desejos para automação

Depois de criar um plano detalhado do seu processo, faça uma lista de todas as tarefas e atividades que deseja automatizar.

#7. Crie o fluxo de trabalho em sua iteração futura.

Agora você está preparado para atualizar o fluxo de trabalho usando sua ferramenta de automação preferida. O uso de uma ferramenta de baixo código permitirá que você crie o fluxo de trabalho e configure sua automação usando uma interface visual fácil de usar.

#8. Teste a iteração futura.

Certifique-se de testar o novo fluxo de trabalho antes de apresentá-lo à sua equipe para garantir que a saída satisfaça o resultado desejado e que não haja problemas, como gargalos, silos ou vazamentos de dados.

#9. Eduque seus clientes

Você deve treinar seus funcionários para usar a nova ferramenta se o software de fluxo de trabalho que você usa não for familiar para eles. Se eles já estão acostumados com o seu sistema, verifique se eles estão cientes das etapas do fluxo de trabalho otimizado e se estão à vontade para realizá-lo.

#10. Implementar, acompanhar e melhorar

Você inicia o processo contínuo de monitoramento e, ocasionalmente, refina o fluxo de trabalho depois de dar à sua equipe autorização para implementar o novo fluxo de trabalho automatizado para garantir sua precisão, eficiência e produtividade.

O que é fluxo de trabalho versus fluxo de trabalho?

O fluxo é mais eficaz do que os construtores e regras de fluxo de trabalho. Embora as regras de fluxo de trabalho sejam sempre executadas em segundo plano, elas podem oferecer telas que nos direcionam através de nosso processo de negócios. Os fluxos não são restritos a uma determinada entidade.

Quais são as 5 etapas do fluxo de trabalho?

Para gerenciar nosso trabalho, normalmente usamos um processo de fluxo de trabalho de cinco estágios. Quando algo nos chama a atenção, nós (1) anotamos, (2) explicamos o que significa e (3) organizamos os resultados. Em seguida, (4) refletimos regularmente sobre os resultados para decidir com o que (5) nos engajar a seguir.

Quais são os quatro tipos de fluxo de trabalho?

Quatro dicas para projetar um modelo de fluxo de trabalho bem-sucedido:

Comece fazendo um brainstorm.
Desafie os resultados do seu brainstorming.
Verifique se algum processo pode ser executado simultaneamente.
Defina claramente as funções e responsabilidades.