Os fluxos de trabalho são a base dos processos de negócios. E os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho automatizam esses processos de negócios para máxima eficiência. Falaremos sobre como esses sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho funcionam, com exemplos do melhor software de código aberto que você pode escolher.
O que é um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?
Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é uma plataforma de software que automatiza procedimentos de forma eficiente. Fluxos de trabalho simplificados aumentam os indicadores críticos de desempenho e a produtividade corporativa. Exemplos de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho incluem Taiga, Pipefy, Kissflow, Kanboard, etc.
A automação do fluxo de trabalho é o processo de organizar e priorizar uma série de ações com base em circunstâncias e regras especificadas. As estratégias de gerenciamento de fluxo de trabalho buscam identificar gargalos e atrasos nos processos e mapear tarefas para desenvolver um processo de fluxo de trabalho mais eficiente e ágil. Várias ferramentas de software de fluxo de trabalho independentes são mescladas em um único aplicativo que automatiza processos orientados por humanos e máquinas ao longo de um caminho predefinido. As soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho também auxiliam na integração suave de humanos e sistemas para alcançar o sucesso corporativo.
Quais são os tipos de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho?
#1. Sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho de documentos
Quando os documentos são importantes nos processos de projeto de uma equipe, as soluções de fluxo de trabalho de documentos são vitais. O fluxo de documentos através de diversos procedimentos torna-se crucial para os esforços da organização para melhorar a eficiência da empresa. Em outras palavras, o resultado de um processo em um documento em um determinado estágio se torna a entrada para o estágio seguinte. Sistemas centrados em documentos são usados para aprovação e revisão de documentos, tradução e transcrição.
#2. Sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho centrado no ser humano
As tecnologias de fluxo de trabalho centradas no ser humano são usadas no design e desenvolvimento de processos, tarefas e procedimentos que exigem participação humana significativa. Como resultado, eles são críticos em funções como redação de propostas e análise de dados.
#3. Sistema Integrado de Gerenciamento de Fluxo de Trabalho
Os fluxos de trabalho integrados envolvem operações repetitivas iterativas e sequencialmente concluídas com o mínimo de contribuições humanas.
Por que o gerenciamento de fluxo de trabalho é importante para o seu negócio?
A mudança é inevitável em todas as idades, mas é difícil de aceitar. Computadores, laptops e telefones celulares ajudaram a expandir a força de trabalho no século XXI. Eles usam os recursos da nuvem para acessar dados em qualquer dispositivo e contam com seus telefones celulares para trabalho e necessidades pessoais. Com uma exposição tão ampla a melhorias tecnológicas, a implementação de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho deve ser simples. Surpreendentemente, muitas empresas ignoram a importância de uma ferramenta de BPM ou software de fluxo de trabalho para processos de negócios em sua organização.
Pelo contrário, um bom sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho é exigido pela indústria para gerenciar fluxos de trabalho, monitorar e otimizar processos corporativos. Um exame mais aprofundado dos processos do processo mostra redundâncias e trabalhos desconectados. Pilhas de papéis e pastas contendo documentos, recibos, faturas, pedidos de licença e formulários resultam de tarefas desorganizadas. Quando não há um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, mesmo as empresas de alta tecnologia mais avançadas podem acabar com papéis desorganizados e atividades desestruturadas e desconectadas.
Exemplos dos melhores sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho
Aqui estão alguns exemplos dos melhores sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho que você pode experimentar:
# 1. Colmeia
Google, Starbucks, Comcast e Toyota usam o Hive como ferramentas sofisticadas de gerenciamento de projetos. O Hive fornece recursos de gerenciamento de fluxo de trabalho para equipes que precisam se comunicar nos processos de trabalho do dia-a-dia enquanto concluem os projetos da maneira mais eficaz possível, além de seus poderosos recursos de gerenciamento de projetos e tarefas.
O Hive Automate, construído na plataforma Hive, também permite construir fluxos de trabalho entre o Hive e outros aplicativos de trabalho usados regularmente. Este aplicativo está disponível para todos os usuários do Hive e é um excelente método para otimizar suas operações, automatizar procedimentos repetitivos e economizar tempo.
#2. Fluxo de beijo
O Kissflow é um excelente aplicativo de gerenciamento de projetos e processos projetado para aumentar a produtividade, auxiliar as equipes na visualização de fluxos de trabalho, estabelecer responsabilidades entre os membros da equipe e manter todos na mesma página dentro de uma organização. Aqui estão algumas das características que fazem do Kissflow uma excelente escolha para gerenciamento de fluxo de trabalho:
- Formulários que podem ser totalmente personalizados para ajudar a automatizar e agilizar as operações.
- Controle de acesso que define funções e responsabilidades organizacionais.
- Relatórios e análises que são acionáveis e fornecem informações críticas sobre o fluxo de trabalho geral.
- Ferramenta que facilita a integração.
#3. Mudança
Shift é um programa de desktop que consolida suas contas de e-mail, aplicativos e extensões em um único navegador, melhorando sua produtividade. Integre-se com seus aplicativos favoritos, crie espaços de trabalho exclusivos e supere a sobrecarga da caixa de entrada. Shift é a melhor ferramenta de produtividade; baixe Shift agora e redescubra seu foco. É realmente uma virada de jogo. A mudança permite:
- Conecte todas as suas contas de e-mail e seu aplicativo da Web favorito para personalizar seu espaço de trabalho.
- Pesquise todas as suas contas do Mail, Agenda e Drive.
- Combine suas ferramentas favoritas para criar o fluxo de trabalho ideal.
#4. ProProfs
O ProProfs Project é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho inteligente que fornece informações do ciclo de vida do projeto em tempo real. Em sua interface amigável, você pode gerenciar facilmente projetos, subtarefas e prazos. Desfrute de compartilhamento de arquivos suave e participe de discussões de qualquer lugar, a qualquer momento. A ferramenta gera faturas e permite personalizá-las. Você também pode desenvolver fluxos de trabalho sob medida com base nos requisitos do seu projeto. Com o ProProfs, a cooperação em equipe é muito fácil. O ProProfs também possui as seguintes características que o tornam um excelente software de gerenciamento de fluxo de trabalho:
- Execute fluxos de trabalho automaticamente.
- Controle equipes multifuncionais
- Atualizações de desenvolvimento de projetos em movimento
- Gráficos de Gantt, quadros Kanban e outras ferramentas
#5. fluxo
Fluix é um software web sem código para empresas como construção, energia, aviação e remodelação. As principais soluções da plataforma são a coleta automatizada de dados e o gerenciamento do fluxo de trabalho. Os formulários móveis podem ser usados para coletar dados, que posteriormente podem ser roteados por meio de fluxos de trabalho para agilizar as operações entre equipes distantes. Um método automatizado como este ajuda no gerenciamento de inspeções de campo, controle de segurança, manutenção de equipamentos e outras operações comerciais que incluem muitas tarefas e executores. A Fluix fornece:
- Plataformas Web, iOS e Android.
- PDFs preenchíveis e formulários da web facilitam a colaboração entre muitas equipes.
- O construtor de fluxo de trabalho de arrastar e soltar permite desenvolver fluxos de trabalho baseados em etapas.
- O acesso granular baseado em função controla quem tem acesso a tarefas e arquivos.
- As integrações com ferramentas de inteligência de negócios permitem a exportação e análise de dados.
#6. Projetos
Projectsly da 500apps é um novo software de gerenciamento de projetos que inclui gerenciamento de tarefas extensivo e poderosas ferramentas de automação. O aplicativo é extremamente benéfico para equipes remotas, facilitando a colaboração no trabalho e permitindo que os gerentes de projeto atribuam e acompanhem as atribuições da equipe sem perder marcos importantes. Projectsly agiliza o planejamento do projeto e permite que você lide com todas as partes de um projeto do início ao fim. O Projectsly possui as seguintes características:
- Quadros Kanban que são usados para criar e rastrear tarefas.
- Para acompanhar graficamente o progresso da tarefa, use um gráfico de Gantt.
- Automação para criação de fluxo de trabalho
- Gerenciamento de projetos do Gmail por meio da extensão do Chrome
#7. Clique para cima
O ClickUp é uma solução que pode ajudá-lo a otimizar fluxos de trabalho e planos de projeto, ao mesmo tempo em que gerencia os recursos da equipe. Equipes de todo o mundo utilizam o aplicativo fácil e esteticamente atraente para manter seu trabalho nos trilhos. O ClickUp pode ser o software de gerenciamento de fluxo de trabalho para você por vários motivos, incluindo:
Os modelos de automação permitem que os usuários construam modelos especializados para automatizar partes de seu fluxo de trabalho.
- As visualizações de Gantt, calendário e linha do tempo estão disponíveis para projetos.
- Relatórios com a capacidade de construir painéis personalizados.
- Confira as melhores alternativas ClickUp que as equipes estão usando agora para obter informações adicionais.
# 8. Folha inteligente
Desde a parceria com a 10,000 pés, o Smartsheet se tornou uma excelente ferramenta para gerenciar não apenas o fluxo de trabalho, mas também os recursos de uma equipe. O Smartsheet é construído principalmente de maneira semelhante ao Excel, o que permite que as equipes visualizem prontamente etapas futuras e itens de ação. O Smartsheet é um excelente software de gerenciamento de fluxo de trabalho devido aos seguintes fatores:
- Automação de fluxos de trabalho entre projetos e tarefas.
- Gráfico de Gantt e visualização de tabela para visualização de tarefas estão incluídos nas configurações flexíveis do projeto.
- Integrações com produtos como Microsoft Office e Google Apps.
- Aumento da capacidade de recursos.
#9. Pipefy
O Pipefy é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que auxilia as equipes na solicitação de dados, execução de tarefas e relatórios de sucesso em projetos e campanhas. tornou-se a solução para gerenciamento de fluxo de trabalho para equipes em todo o mundo devido à sua abordagem de desenvolvimento de fluxo de trabalho de baixo código. Mais alguns recursos que fazem do Pipefy um excelente software de gerenciamento de fluxo de trabalho:
- Modelos que podem ser usados para ajudar a estruturar fluxos de trabalho e processos gerais.
- Fluxos de trabalho personalizados de baixo código que melhoram a produtividade.
- Quando necessário, visibilidade dos fluxos de trabalho de toda a empresa.
# 10. Airtable
Por causa de sua estrutura exclusiva do Excel, o Airtable é uma excelente opção para um aplicativo de gerenciamento de fluxo de trabalho. Essa ferramenta é utilizada por equipes em todo o mundo e sua capacidade de operar como uma planilha poderosa a tornou a favorita dos fãs para gerenciamento de fluxo de trabalho. Mais alguns recursos do Airtable que o tornam um excelente software de gerenciamento de fluxo de trabalho:
- Capacidade de estabelecer um banco de dados personalizado para todos os projetos e tarefas
- Modelos específicos do projeto que são adaptáveis
- As visualizações de grade, calendário, galeria e Kanban permitem que você visualize projetos da maneira mais conveniente para você.
- Aplicativos pré-fabricados para aprimorar sua experiência
Exemplos de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho que são de código aberto
Aqui estão alguns exemplos de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho de código aberto:
#1. taiga
Taiga é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho e projeto de código aberto que visa superar o problema de usabilidade. Uma equipe da Kaleidos está trabalhando no projeto desde o início de 2014. A Taiga Agile agora fornece uma estrutura formal para o projeto.
O projeto inclui ferramentas que simplificam a construção de projetos usando modelos Kanban ou Agile. Você também pode usar o Agile para desenvolver sprints e histórias de usuários. Você também pode adicionar histórias de usuário a sprints e atribuir tarefas a elas. Além disso, você pode usar um modelo Kanban para construir projetos com janelas de tarefas do tipo post-it e uma interface de usuário de arrastar e soltar fácil de usar.
#2. Kanboard
Kanboard é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho kanban básico e de código aberto. É escrito em PHP e distribuído sob uma licença do MIT. Kanboard é simples de configurar e consome poucos recursos. Possui recursos importantes, incluindo pesquisa e filtragem de tarefas, anexos, subtarefas, comentários e muito mais. Seus cartões também podem ser exportados em vários formatos.
#3 Atraso
Backlog é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho de código aberto projetado especificamente para equipes de desenvolvedores. É uma plataforma única com uma interface simples, mas poderosa, que pode ser personalizada para atender às demandas dos usuários. Ele permite que os membros das equipes de desenvolvimento e design interajam e se conectem em uma única plataforma a partir de qualquer local ou dispositivo. Visualizações elegantes, como gráficos de Gantt e gráficos Git, podem ser usadas para acompanhar o desenvolvimento de um projeto. Também promove a clareza das informações, permitindo que as equipes concluam as tarefas dentro dos prazos especificados.
#4. Fluxo de ar Apache
O Apache Airflow é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho gratuito e de código aberto que pode ser usado para criar, monitorar e gerenciar processos de projeto. A plataforma é baseada em quatro conceitos que permitem a criação de um software de gerenciamento de fluxo de trabalho dinâmico, intuitivo, extensível e altamente escalável.
Os Directed Acyclic Graphs (DAGs) são usados no Apache Airflow para ajudar as equipes a projetar, programar, programar e automatizar o fluxo de dados pelos nós. A direção do transporte de dados é representada por pipelines no fluxo de ar do Apache. Em essência, a saída de um nó (tarefa) é frequentemente a entrada para outro nó. Por exemplo, para que a equipe conclua todas as tarefas, um processo deve ser concluído ou reiniciado.
#5. Taverna Apache
O Apache Taverna é um software de gerenciamento de fluxo de trabalho gratuito e de código aberto para equipes científicas que permite criar e gerenciar fluxos de trabalho científicos. A ferramenta de fluxo de trabalho é independente de plataforma e pode ser usada com uma variedade de sistemas operacionais. O pacote Apache Taverna consiste em três componentes: o mecanismo Taverna, o Taverna Workbench e o Taverna Server. Esses componentes trabalham juntos para ajudar os cientistas a criar pipelines de dados sofisticados e analisá-los. Além disso, o pacote aceita dados de fontes públicas e privadas em domínios tão diversos quanto análises médicas, geográficas e esportivas.
Como você cria um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho?
#1. Torne-o facilmente acessível
As empresas hoje não são estáticas. Sua tripulação pode estar dispersa por todo o mundo. No entanto, todos precisam de acesso a soluções que possam otimizar seus fluxos de trabalho de negócios, portanto, escolha produtos e plataformas baseados em nuvem que estejam facilmente disponíveis para todos.
#2. Ilumine sua equipe
Nenhuma solução de gerenciamento de fluxo de trabalho será eficaz a menos que sua equipe entenda como usá-la. Se você está investindo em software para ajudá-los em seus trabalhos, certifique-se de que todos entendam os benefícios e como utilizá-los com sucesso.
#3. Trabalhar juntos
Os sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho mais bem-sucedidos permitem que sua equipe colabore sem esforço e em tempo real. Ao procurar pacotes de software para montar um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, priorize a cooperação.
#4. Acompanhe o seu desenvolvimento.
A gerência deve supervisionar o registro do progresso do processo e destacar as áreas de melhoria em seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho, que deve estar facilmente disponível para todos. A documentação é essencial em todas as organizações; garanta que seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho permita monitorar e documentar com eficiência sua equipe à medida que ela cresce.
#5. Mantenha a vigilância
A tecnologia está em constante evolução e existem inúmeras novas tecnologias sendo desenvolvidas agora que melhorarão seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho. Fique atento aos novos sistemas emergentes que podem melhorar seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho e aumentar a eficiência e a produtividade de sua equipe.
Como você cria um processo de fluxo de trabalho?
- Determine seus recursos.
- Faça uma lista dos trabalhos que devem ser concluídos.
- Determinar quem é responsável por cada fase e atribuir tarefas.
- Faça um diagrama de fluxo de trabalho para ajudá-lo a visualizar o processo.
- Teste seu novo fluxo de trabalho.
- Informe sua equipe sobre o novo fluxo de trabalho.
- Instale o novo fluxo de trabalho.
Quais são os 3 componentes básicos de um fluxo de trabalho?
Os três componentes básicos de um fluxo de trabalho são entrada, transformação e saída.
Quais são as quatro funções do fluxo de trabalho?
As funções de fluxo de trabalho necessárias (Editor, Revisor, Aprovador ou Publicador) devem ser atribuídas aos usuários que fazem parte dessa equipe de controle por um usuário com a função de Administrador do Glossário do Catálogo de Controle de Informações.
O que é fluxo de trabalho SAP?
Você pode usar o SAP Workflow Management para digitalizar fluxos de trabalho, tomar decisões, adquirir visibilidade de processo de ponta a ponta e criar processos usando uma abordagem de baixo código. Ele permite que os usuários criem, executem e gerenciem processos. Ele permite que os usuários digitalizem e automatizem a tomada de decisões.
O que é modelo de fluxo de trabalho?
A sequência ordenada de atividades e escolhas que constituem um processo de negócios é representada por um modelo de fluxo de trabalho. Ao criar um modelo de fluxo de trabalho, os usuários de negócios podem entender melhor como um processo funciona e podem agilizá-lo e otimizá-lo para obter os melhores resultados e máxima eficiência.
O que é fluxo de trabalho inteligente?
Mesmo quando os requisitos de negócios mudam, o Smart Workflow é uma solução pré-fabricada que pode ser modificada para atender às demandas exclusivas de roteamento e regras. Aprovadores ad hoc podem participar do ciclo de aprovação graças ao assistente de aprovação amigável do Smart Workflow.
O que faz um bom fluxo de trabalho?
Um bom fluxo de trabalho oferece conhecimento profundo das operações corporativas. Ao remover a duplicação e a redundância, um fluxo de trabalho bem projetado acelera os processos da empresa. Comunicação aprimorada, visibilidade e controle sobre o processo de negócios são alguns benefícios adicionais dos fluxos de trabalho do processo.
Em conclusão,
Usar o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho correto ajudará a melhorar a taxa de produtividade em sua organização, o que, por sua vez, aumentará a receita. Listamos os melhores sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho neste guia e esperamos que você os ache úteis.
Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho
O que é exemplo de fluxo de trabalho?
Um freelancer cria e envia uma fatura para seu cliente. A fatura é enviada ao departamento financeiro do cliente. A fatura é aprovada e paga pelo departamento financeiro.
O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
Um diagrama de fluxo de trabalho é uma representação visual semelhante a um fluxograma de um processo, projeto ou trabalho.
Qual é a diferença entre fluxo de trabalho e processo?
Os fluxos de trabalho são responsáveis por detalhes granulares até objetivos de pequena escala, enquanto os processos se referem a saídas de grande escala.
Artigos Relacionados
- Engenharia Financeira: Programas e Salários (Atualizado!)
- Software de planejamento de projetos: mais de 60 melhores softwares em 2023 (opções gratuitas e pagas)
- GERENCIAMENTO DE PROJETOS TRELLO: Principais modelos, recursos e usos
- 6 dicas para fazer a automação de tarefas de negócios corretamente
- ESTRATÉGIA DE DADOS: 7 Componentes da Estratégia de Dados que todo Composto precisa
Referências
