Em teoria, o agendamento eficaz dos funcionários é simples: crie horários de trabalho ideais para que você nunca tenha excesso ou falta de pessoal. Felizmente, há algumas notícias positivas. Neste post, você aprenderá quais são as chaves para um agendamento eficaz, bem como como agendar funcionários de forma eficaz em etapas simples no software de agendamento. Considere as chaves para programar eficientemente seu trabalho como a base para fazer um plano. Além disso, também analisamos o horário de trabalho para o empregado.
O básico do agendamento de trabalho eficaz dos funcionários
A criação de um horário de trabalho eficaz para os funcionários exige um equilíbrio cuidadoso entre as necessidades do pessoal e da empresa. O moral e o desempenho dos funcionários serão prejudicados se, por exemplo, você se concentrar apenas nas necessidades do negócio, como ter uma combinação dos turnos certos, sem levar em conta que alguns funcionários não desfrutarão de um turno específico.
#1. Requisitos do funcionário
Os requisitos de agendamento de trabalho de seus funcionários podem variar dependendo de seu cargo. Eles exigem aviso prévio para gerenciar suas vidas. Constantes avisos de mudança de última hora levarão a ressentimento e insatisfação.
Ter mudanças que se adequem ao seu horário de trabalho. Um turno da noite, por exemplo, dificilmente será o ideal para um funcionário com família. Alguém solteiro ou recém-formado na faculdade, por outro lado, pode ficar mais feliz com essa forma de turno.
Saber o que seu emprego implica para que eles saibam o que se espera deles. Ser capaz de autogerenciar solicitações de folga, que o software de agendamento de trabalho dos funcionários permite que eles façam facilmente.
#2. Pré-requisitos de negócios
As necessidades de agendamento da sua empresa podem diferir dependendo dos departamentos em que você trabalha. Estes incluem:
A melhor combinação de turnos para o seu negócio. Alguns tipos de turnos são mais apropriados para sua empresa do que outros. Para operações 24 horas, turnos rotativos, por exemplo, funcionam bem. Os horários de trabalho definidos, por outro lado, são adequados para empresas que recrutam principalmente funcionários de carreira.
O desejo de horários de trabalho eficazes garante que você sempre tenha o número adequado de funcionários no trabalho. Isso ajuda você a manter os custos trabalhistas sob controle.
Ser capaz de lidar com as taxas de rotatividade de funcionários de forma mais eficaz, o que é particularmente importante se você possui um restaurante onde as taxas de rotatividade são notoriamente altas. Ter acesso ao software de agendamento que se integra perfeitamente ao seu sistema POS para reduzir o tempo gasto na criação e gerenciamento de agendas de trabalho.
Como agendar funcionários de forma eficaz
Agora que você entende o significado de integrar as necessidades da empresa e da equipe em seus horários de trabalho, vamos dar uma olhada em um método claro de 9 etapas para agendar funcionários com eficiência (exemplos incluídos). Agendamento de recursos de Wallchart pode ser uma ferramenta útil para verificar
Etapa 1: determine seus padrões de produtividade de trabalho
Este é um procedimento de duas etapas:
Determine quanto trabalho um determinado trabalho exige que um funcionário faça em uma determinada quantidade de horas. Dependendo do setor, “quanto trabalho” pode ser calculado de várias maneiras. Por exemplo, se você possui um restaurante, pode monitorar quantos pratos e talheres um garçom completa em um determinado período de tempo. Repita esta fase para cada cargo em sua empresa.
Especifique as responsabilidades de cada cargo. Novamente, dependendo da sua empresa, essas tarefas podem variar. Continuando com o exemplo do restaurante, o pessoal da cozinha será responsável por preparar a comida, preparar a comida para os clientes e limpar seus postos no final do turno.
Etapa 2: desenhe um gráfico dos níveis de atividade atuais.
Se você compreendeu as expectativas de produção do trabalho, é hora de avaliar os níveis de atividade atuais - quão ocupado você está em determinados dias e em determinadas horas do dia.
Este relatório irá ajudá-lo a determinar o número correto de funcionários para agendar durante seu horário de trabalho. Embora você possa ser tentado a tomar decisões de contratação com base na intuição (afinal, você conhece sua empresa melhor do que ninguém), resista ao desejo. Seus instintos podem estar incorretos, resultando em horários abaixo do ideal que o deixam com excesso ou falta de pessoal.
Analisar dados de mercado de relatórios de receita e mão de obra para orientar o processo de agendamento de trabalho é uma estratégia mais eficiente. Por exemplo, os relatórios de vendas informarão aos donos de restaurantes quantas capas eles estão fazendo em alguns dias, quais são os períodos mais movimentados e quais meses são mais movimentados do que outros. Esses dados ajudarão a identificar turnos específicos que precisam de mais trabalhadores e vice-versa.
Etapa 3: Previsão dos Níveis de Atividades Futuros
Preveja os níveis de atividade futuros usando os níveis de atividade atuais. Considere os ciclos de vendas em uma base diária, mensal, trimestral e anual. Se seus dados mostrarem que certas horas do dia ou do ano são consistentemente mais movimentadas do que outras, você pode prever com alguma certeza que esse padrão se repetirá e planejar de acordo.
Você também pode verificar isso se precisar traçar o gerenciamento do tempo do seu funcionário e mesmo se quiser agende seu trabalho.
Etapa 4: Calcule o número exato de funcionários necessários
Mais uma vez, resista ao impulso de seguir seu instinto e tente descobrir de quantas pessoas você precisará. Subtraia o número de clientes dos padrões de produção. Por exemplo, se você gerencia um restaurante com uma média de 150 covers às terças-feiras e um garçom pode fazer 30 covers em um turno de 8 horas, provavelmente precisará de 5 garçons.
É importante lembrar que alguns funcionários são mais produtivos do que outros. Embora você não queira sobrecarregar esses funcionários, poderá agendar menos pessoas quando estiverem em um turno. Por fim, use seus instintos para verificar novamente seus resultados e fazer os ajustes finais que parecerem corretos.
Etapa 5: considerar os requisitos da equipe (e outras considerações)
O próximo passo é encontrar um equilíbrio entre a necessidade de um horário de trabalho eficaz e as necessidades dos funcionários. Isso implica que você deve garantir que:
- Alterações no horário de trabalho devem ser comunicadas aos funcionários com antecedência.
- Combine os turnos com o pessoal apropriado.
- Aloque um número razoável de turnos por funcionário.
- Para evitar mal-entendidos, descreva claramente as funções.
- Facilite a troca de turnos dos trabalhadores.
- Permita que os funcionários lidem com suas próprias solicitações de folga.
Não se esqueça de planejar o absenteísmo e as trocas de turno no último minuto. Por fim, trabalhe em estreita colaboração com seu departamento de RH para verificar se você não está violando nenhum regulamento trabalhista ou informe-se sobre os regulamentos em sua área para garantir que permaneça em conformidade.
Etapa 6: decidir sobre um método de agendamento de turno
Agora é hora de fazer um horário de trabalho para seus funcionários. Existem três métodos para fazer um cronograma: caneta e papel, planilhas do Google ou Excel e software de agendamento de funcionários. Para escolher o melhor método para sua empresa, avalie as vantagens e desvantagens de cada um:
Fazer agendamentos em quadros de avisos com caneta e papel é o método mais econômico, mas também o mais demorado.
O software de agendamento de funcionários é o mais caro, mas economiza tempo na criação e manutenção de agendamentos, sem mencionar o dinheiro a longo prazo.
O Excel, embora mais sofisticado do que papel e caneta, ainda exige um gasto de tempo para fazer agendamentos e não permite automatizar o processo de agendamento como o software faz.
Se você é proprietário de um restaurante que usa ou pretende usar o Excel para agendar funcionários, um exemplo de como agendar funcionários com um modelo de agendamento de alteração de funcionário de restaurante é fornecido abaixo.
Exemplo de criação de um horário de turno de restaurante
Para fazer a programação de um restaurante no Excel, siga estes seis passos:
A) Obtenha seu modelo de Excel
Os modelos do Microsoft Excel estão disponíveis para criar horários de trabalho, mas geralmente são genéricos e não adaptados para restaurantes. Felizmente, se você possui um restaurante, pode baixar um que seja específico para suas necessidades:
B) Abra a planilha do Excel.
C) Determine o dia em que você deseja que sua programação comece.
D) Digite os nomes dos funcionários.
Digite o nome deles na célula rotulada “Funcionário 1”. Faça o mesmo com o restante da equipe.
Exclua as linhas que você não precisa e adicione as que você precisa. Basta clicar com o botão direito do mouse na célula relevante e escolher “Excluir” ou “Inserir”.
E) Revisão de turnos e funções
Na parte inferior da planilha, clique na guia "Shifts".
Em seguida, insira um turno ou função:
Quando você altera os horários de início e término de um turno, a coluna de turnos é atualizada automaticamente. Ter alterações adicionais após a primeira (9h às 5h) e antes da final (9h às 5h) (7h ao BD – Business Decline)
Inclua uma nova função após o primeiro e antes do último item na lista de funções.
F) Crie um cronograma de trabalho.
Navegue até a planilha "Agendar". Selecione uma célula ao lado do nome de um funcionário (em um dia específico). Escolha uma posição apropriada e mude. Lembre-se de que cada célula possui dois menus suspensos: um para funções e outro para alterações.
Alterar:
Segue meu papel:
Represente este procedimento para todos os funcionários e dias antes de terminar. Você também pode personalizar ainda mais sua programação digitando o “nome do estabelecimento” e “semana de”.
Quando terminar, clique em “salvar como”, dê um nome à sua programação e salve-a em um local conveniente. Se você fizer ajustes na programação de uma semana para outra, salve a planilha do Excel com um novo nome de arquivo (considere nomeá-la por data).
Etapa 7: obter a aprovação da alta administração, se necessário.
A aprovação da alta administração pode ou não ser necessária. Em qualquer caso, certifique-se de que o cronograma seja examinado com base em fatores como custos de mão de obra, demandas de funcionários e requisitos da empresa. Faça as mudanças necessárias.
Passo 8: Disponibilize a Agenda para os Funcionários
Quando estiver satisfeito com o cronograma final, distribua-o aos seus funcionários para que eles saibam quando estão trabalhando, o que se espera deles e como se responsabilizar. Se você estiver usando o Excel, poderá enviá-lo por e-mail ou disponibilizá-lo na nuvem.
Se você estiver usando quadros de avisos ou quadros brancos, notifique os funcionários quando a nova programação estiver pronta e lembre-os de verificar com frequência qualquer alteração. Você também pode realizar reuniões diárias para discutir mudanças na programação.
Se você estiver usando um software de agendamento, publique o agendamento na plataforma e os funcionários receberão uma notificação instantânea em seu dispositivo móvel sobre o novo agendamento, bem como quaisquer alterações futuras. Devido a esse processo de entrega, haveria menos reuniões presenciais e menos feedback do gerente.
Etapa 9: revise seu cronograma e processo regularmente
Seu trabalho não termina até que você tenha construído sua agenda. Você deve revisar o cronograma e os processos de agendamento regularmente para identificar desafios e encontrar maneiras de melhorar.
O que é teletrabalho?
O teletrabalho é um tipo de arranjo de trabalho flexível no qual um funcionário trabalha de um local remoto, como sua casa, em vez de ir para o escritório.
Quais são os benefícios do teletrabalho?
O teletrabalho pode oferecer vários benefícios, incluindo um horário mais flexível, tempo e despesas de deslocamento reduzidos e um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Posso solicitar teletrabalho?
Sim, você pode solicitar o teletrabalho. No entanto, em última análise, depende das políticas da sua empresa e da natureza do seu trabalho.
O que é um horário de trabalho a tempo parcial?
Um horário de trabalho a tempo parcial é um horário que envolve trabalhar menos horas do que um horário a tempo inteiro. Os horários de meio período podem variar, mas geralmente envolvem trabalhar de 20 a 30 horas por semana.
Quais são os benefícios de um horário de meio período?
Os horários de meio período podem oferecer vários benefícios, incluindo um horário mais flexível, redução do estresse relacionado ao trabalho e a capacidade de equilibrar trabalho e responsabilidades pessoais.
Posso solicitar um horário de meio período?
Sim, você pode solicitar um horário de meio período. No entanto, em última análise, depende das políticas de sua empresa e da disponibilidade de seus colegas de trabalho.
Conclusão
O agendamento de funcionários pode ser uma tarefa difícil que nunca termina. Você deve lidar com a escolha das melhores formas de turno para sua empresa, bem como lidar com as demandas dos funcionários para folgas e até mesmo ajustes de turno de última hora.
O agendamento de funcionários, felizmente, não precisa ser difícil se você integrar as necessidades do funcionário e da empresa em suas agendas e adotar um plano de nove etapas para um agendamento magistral.
Se, apesar de fazer todos os itens acima, o cronograma de trabalho continuar sendo uma operação demorada, com você perdendo tempo fazendo, gerenciando e distribuindo cronogramas, talvez seja hora de ajustar seu processo ou encontrar um novo sistema de agendamento.
Por que é importante ter um horário de trabalho?
Fornece estrutura.
Ele garante que você complete suas responsabilidades no tempo alocado. Certo. Haverá momentos em que você terminará cedo ou terá que fazer horas extras. Mas, ter um horário de trabalho consistente incentiva que as pessoas realizem seu trabalho de forma eficaz e eficiente
Como você cria um cronograma de trabalho?
6 Passos para Agendas Bem-sucedidas
- Etapa 1: Definir as atividades do cronograma. …
- Etapa 2: Sequencie as atividades. …
- Etapa 3: Estime os recursos necessários para a atividade. …
- Passo 4: Estimando a Duração de Cada uma das Atividades. …
- Etapa 5: Desenvolvimento do cronograma. …
- Etapa 6: Monitoramento e controle do cronograma.
Quais são os tipos de horário de trabalho?
10 exemplos de horários de trabalho de funcionários
- Programações em tempo integral. ...
- Programações de meio período. ...
- Horários fixos. ...
- Horários flexíveis. ...
- Programações de turnos rotativos. ...
- Programações de turnos divididos. ...
- Horários de plantão. ...
- Programações sazonais.
Quantos tipos de horários existem?
A três tipos de horários são conhecidos como agendamento de capacidade, agendamento de recursos e agendamento de serviço. De certa forma, eles se sobrepõem no que podem fazer e, para alguns aplicativos, mais de um funcionará.
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