Como um novo contratado ou funcionário, você está empenhado em garantir uma boa impressão, não apenas em seu chefe, mas também em seus colegas. Como então você implementa suas ideias para realizar um projeto de sucesso? Desenvolvendo um plano de trabalho que demonstre sua abordagem e permita que outros vejam onde eles se encaixam. Um plano de trabalho nem sempre é correto, mas leva as pessoas a fazerem perguntas pertinentes. Aqui está tudo o que você deve saber sobre um plano de trabalho e pode criar efetivamente planos de trabalho diários, semanais e de 90 dias, com exemplos.
O que é um Plano de Trabalho?
Um plano de trabalho é um documento que permite que todos os envolvidos no projeto se comuniquem com mais clareza.
Um bom plano de trabalho descreve as ações necessárias para concluir um projeto. Especifica o resultado antecipado, bem como os fluxos primários de atividades ou entregas que alcançarão esse resultado. Ele também enfatiza recursos, participação e interdependência que são necessários.
Antes do início do projeto, as principais partes interessadas devem avaliar e fornecer feedback sobre o plano. Quando terminar, você terá um roteiro claro que todos apoiam.
Um plano de trabalho final normalmente inclui os seguintes itens:
- Metas e objetivos do projeto
- Responsabilidades do projeto
- Delegação de tarefas (se estiver trabalhando em grupo)
- Milestones
- Entregáveis importantes
- Recursos necessários
- Horários, incluindo prazos
- Orçamentos
Por que você deve usar um plano de trabalho
É tentador evitar a geração de um documento de fluxo de trabalho tão detalhado. Afinal, esse procedimento é complexo e demorado. No entanto, o esforço extra será recompensado a longo prazo.
Fazer um plano requer pensar em como você atingirá seu objetivo. O processo exige que você faça perguntas difíceis, como quem executará o trabalho e se há tempo suficiente.
Aqui estão três razões para criar um plano de trabalho:
#1. Isso ajudará sua equipe a permanecer no caminho certo.
Um bom plano de trabalho especifica prazos e tarefas. Fazer uma lista de quem é responsável pelo que responsabiliza todos. As pessoas também podem ver como seu trabalho se encaixa no esquema maior das coisas. Isso pode torná-lo mais lucrativo e, ao mesmo tempo, ajudá-los a fazer melhores julgamentos.
#2. Controle suas expectativas.
Sua estratégia terá sido distribuída a todas as partes interessadas relevantes, incluindo a gerência, quando você iniciar o projeto. Este procedimento requer tempo e esforço. As pessoas inevitavelmente jogarão bolas curvas em você durante o processo, se você não o tiver. (Eles ainda podem fazer isso, mas você está em uma base mais sólida com um plano de trabalho claro).
Todos devem entender o que a estratégia envolve e o que ela é capaz de fazer. Ele identifica expectativas desalinhadas e interpretações divergentes desde o início, reduzindo a confusão e o conflito posteriormente. Além disso, ele destacará os requisitos e limites dos quais você pode não estar ciente, como permissões exclusivas, que você pode incorporar à estratégia.
#3. Será simples determinar quando comemorar.
Acompanhar seus objetivos e sucessos oferece uma oportunidade de comemorar com sua equipe. Nada supera marcar um item importante da sua lista de tarefas. Além disso, você pode compartilhar suas realizações com a gerência, fazendo com que você e sua equipe pareçam excelentes.
A BetterUp pode ajudá-lo a desenvolver habilidades, como determinar o nível adequado de detalhes e como entregar seu plano a várias partes interessadas.
Quais são as cinco etapas de um plano de trabalho?
Existem certas diretrizes fundamentais a serem seguidas ao fazer um plano de trabalho. Comece com o básico. Em cada estágio, tente contar uma história clara e compreensível. Em segundo lugar, teste-o em alto nível antes de detalhar demais. Compartilhe com seu gerente, membros experientes da equipe ou colegas de confiança e preste atenção ao que os conecta ou onde eles têm dúvidas.
Um exemplo pode ajudá-lo a compreender como o procedimento funciona. Suponha que você seja responsável pelas relações públicas de uma empresa de equipamentos para atividades ao ar livre. Um de seus objetivos em sua capacidade é planejar uma arrecadação de fundos para uma organização sem fins lucrativos local conhecida. Vamos preparar seu plano de trabalho para apresentar ao seu CEO.
#Passo 1: Estabeleça o “porquê” da sua iniciativa.
Você deve explicar o seguinte em seu documento de plano de trabalho:
O objetivo desta atividade. Como ele se encaixa no quadro geral da empresa? Que benefícios ela trará para a organização? Dê uma explicação detalhada.
A história deste projeto e o contexto mais amplo. Mostre como o projeto se encaixa no plano de negócios ou nos principais objetivos da empresa. Também pode ser benéfico demonstrar como o projeto se encaixa nos princípios subjacentes da empresa.
No caso da empresa de equipamentos para atividades ao ar livre, você deseja demonstrar a dedicação da empresa à comunidade local. Isso contribui para o desenvolvimento da confiança entre consumidores e funcionários, que são os alicerces do sucesso da empresa.
E, como você vende equipamentos para atividades ao ar livre, sua instituição de caridade preferida é uma organização ambiental. Isso está exatamente de acordo com a imagem ao ar livre da sua empresa.
#Etapa 2: Crie uma linha do tempo do projeto.
Um projeto deve sempre ter um prazo definido. Um projeto com limite de tempo permite que você priorize e conclua tarefas. Além disso, ter um prazo pode ajudá-lo a organizar seu tempo com mais sucesso.
Nesse caso, seu prazo é claro: você tem até a data do evento. Escolha uma data de espaço reservado para ajudá-lo a planejar seu calendário. Lembre-se de que a data do evento pode variar em função das negociações com os stakeholders.
As datas de início e término também serão necessárias para cada parte do projeto, como o desenvolvimento de materiais promocionais e convites para convidados. Determine quais dessas datas são definitivas e quais estão sujeitas a alterações. Crie um plano que não dependa do melhor cenário em cada etapa da jornada.
Certifique-se de alocar essas tarefas aos membros da equipe.
#3. Passo 3: Descreva claramente seus objetivos.
É aqui que você lista metas específicas e atingíveis. Pense em adotar a técnica de objetivos SMART. Isso o ajudará a desenvolver metas específicas, quantificáveis, atingíveis, significativas e com prazo determinado.
Certifique-se de definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) também. Estas são as ferramentas necessárias para avaliar o sucesso.
Uma meta de doação de $ 100,000 e uma porcentagem de comparecimento de 50% seriam medidas realistas de sucesso para sua arrecadação de fundos.
#Passo 4: Revise suas restrições.
Seus objetivos devem estar de acordo com o cronograma, orçamento e recursos escolhidos. Você provavelmente encontrou obstáculos durante o processo de planejamento, portanto, certifique-se de que o escopo do projeto seja razoável. Se você não tem dinheiro para um foguete, não garanta um pouso na lua.
Seu evento deve ter um plano viável para atingir seu objetivo de $ 100,000. Sua empresa está bem conectada na comunidade? Haverá um grande número de convidados de alto nível que podem fazer grandes doações? As pessoas são obrigadas a ir se confirmarem presença?
Responda a essas perguntas honestamente, considere as alternativas de forma criativa e adapte seus objetivos de acordo.
#Passo 5: Fale sobre risco e responsabilidade.
Considere sua estratégia de todos os aspectos possíveis. Quais são suas principais dependências? O que poderia dar errado? Seja uma rotatividade inesperada de funcionários ou mau tempo forçando o evento em ambiente fechado, esteja ciente do que pode dar errado e tenha um plano de backup em vigor. Tenha muitos e identifique com antecedência quais condições desencadeariam um plano de contingência.
Fazendo um plano de trabalho diário
A gestão do tempo é uma habilidade que pode ser aplicada a qualquer profissão e negócio. Planejar com antecedência é um componente do gerenciamento de tempo que pode ajudá-lo a cumprir prazos e concluir tarefas. Fazer um plano de trabalho diário permite que você olhe para o próximo dia e elabore um esboço do que pretende fazer durante esse período.
Como fazer um plano de trabalho diário
Se o pensamento de organizar o seu dia o sobrecarrega, tente estas etapas simples para antecipar sua lista de tarefas e se preparar para necessidades inesperadas:
#1. Considere o seu dia com antecedência.
Suas necessidades determinarão a estratégia que você adotará para organizar seu dia. Se você opera em um ambiente de ritmo acelerado, por exemplo, pode ser necessário incluir alguma flexibilidade em seu dia para acomodar trabalhos inesperados ou prazos variáveis. Se você tiver mais tempo para se concentrar nas tarefas, poderá planejar seu tempo com mais precisão.
Antes de organizar o seu dia, anote algumas das suas principais necessidades, bem como quaisquer dificuldades que possa enfrentar por não ter um plano para o dia. Identificar seus pontos de dor ajudará você a decidir como abordar o planejamento do dia.
#2. Determinar tarefas críticas
Também é uma boa ideia escolher as atividades diárias mais importantes e planejar como você as concluirá. Se você tem uma grande lista de tarefas importantes, pode descobrir que não tem horas suficientes no dia para concluí-las. Aprender a priorizar suas tarefas permite que você determine quais tarefas são genuinamente vitais e quais podem esperar até o dia seguinte ou no final da semana.
Isso pode ajudá-lo a priorizar sua lista identificando duas ou três tarefas que são mais importantes para você. Quer você os conclua durante o dia ou faça um progresso considerável neles, essas tarefas ou projetos podem se tornar suas principais prioridades. Como um exemplo:
#3. Fixe suas listas de tarefas
Adicionar itens críticos obrigatórios à sua programação pode ajudá-lo a visualizar o nível de importância deles. Se você organizar seus dias em um calendário, marque uma hora para cada tarefa que bloqueie o tempo que pretende gastar trabalhando nas tarefas principais.
Os itens pendentes devem incluir todas as etapas necessárias para executar a tarefa. Por exemplo, se o seu foco principal do dia for criar e compartilhar uma postagem de blog, você pode planejar redigir um primeiro rascunho, revisar, adicionar links essenciais e enviar a cópia final como atividades separadas.
#4. Agendar pausas
Pausas intencionais em sua lista de tarefas ajudam você a redirecionar sua energia e limpar sua mente. Como o cérebro humano não consegue se concentrar em um único trabalho por mais de uma ou duas horas por vez, fazer uma pausa pode realmente aumentar sua produtividade.
Inclua várias pausas em intervalos de uma a duas horas em sua programação diária. Ao agendar intervalos, é mais provável que você faça uma pausa no trabalho e se concentre em outra coisa por um curto período de tempo.
#5. Faça uso de sua estratégia.
Pode ser tentador deixar de lado o plano do dia e se concentrar no trabalho depois de prepará-lo. No entanto, se você for desviado por e-mails em sua caixa de entrada ou por um colega de trabalho que passar por sua mesa para falar, poderá esquecer rapidamente suas tarefas essenciais ou perder de vista o que planejou para o dia.
Consultar o plano do seu dia regularmente ajuda você a se manter no caminho certo e concluir as tarefas que identificou como os itens mais importantes do dia.
Exemplos de rotinas diárias de trabalho
Sua rotina diária pode diferir dependendo do seu setor e nível de emprego. Aqui estão alguns exemplos de diferentes rotinas de trabalho diárias:
#1. A rotina de um funcionário iniciante
Estabelecer uma boa rotina desde o início de sua carreira ajudará você a desenvolver hábitos de trabalho sólidos e equilibrar seus objetivos profissionais e pessoais. Aqui está um exemplo de um dia na vida de um funcionário iniciante:
- Todas as manhãs, levante-se na mesma hora.
- Por 15 minutos, escreva sobre suas aspirações pessoais ou profissionais.
- Prepare-se para o trabalho tomando café da manhã.
- Desloque-se para o trabalho, se necessário
- Ler e responder a e-mails
- Faça uma lista de tarefas para o dia.
- Tarefas completas
- Faça uma pausa para o almoço.
- Depois de comer, faça uma pequena caminhada.
- Retorne à sua estação de trabalho e continue trabalhando em suas tarefas.
- Informe seu gerente sobre seu progresso diário.
- Se for o caso, saia do trabalho e volte para casa.
- Passe uma hora em hobbies.
- Consuma seu jantar
- Faça uma caminhada de 15 minutos.
- Leia por 30 minutos
- Ir para a cama
#2. A rotina de um profissional de nível médio
À medida que sua carreira avança, você pode dedicar mais tempo ao desenvolvimento profissional e à certificação. Você pode concluir essas atividades enquanto cumpre suas obrigações profissionais fundamentais e desfruta de uma vida pessoal gratificante se desenvolver uma rotina. Veja um exemplo do dia a dia de um profissional de nível médio:
- Todas as manhãs, levante-se na mesma hora.
- Faça uma caminhada antes do café da manhã.
- Prepare-se para o trabalho tomando café da manhã.
- Se aplicável, comutar
- Responder a e-mails e correspondências
- Examine os planos do projeto e o calendário diário
- Projetos completos
- Faça uma pausa para o almoço.
- Discuta os objetivos estratégicos com seu gerente.
- Conclua as tarefas do projeto do dia.
- Se aplicável, volte para casa.
- Por uma hora, trabalhe na aula de certificação.
- Consuma seu jantar
- Passe uma hora fazendo algo que você goste.
- Ir para a cama
#3. A rotina de um profissional sênior
Como profissional sênior, suas tarefas podem ser mais diversificadas do que as de profissionais iniciantes ou intermediários, que podem aprender seu ofício por meio da repetição. Embora suas responsabilidades possam mudar, você ainda pode desenvolver um padrão que equilibre seu trabalho e suas prioridades pessoais. Aqui está um exemplo da programação diária de um profissional sênior, como um gerente ou diretor:
- Levante-se na mesma hora todos os dias.
- 10 minutos de meditação ou alongamento
- Prepare-se para o trabalho tomando café da manhã.
- Se aplicável, comutar
- Responder a e-mails e mensagens
- Reúna-se com os membros mais jovens da equipe para revisar as tarefas diárias ou semanais.
- Os relatórios de projeto dos gerentes de equipe devem ser lidos.
- Revise os principais indicadores de desempenho (KPIs) com outros diretores.
- Participar de reuniões de almoço com as partes interessadas
- Examine novas propostas de projetos
- Reúna-se com membros individuais da equipe para treinamento ou avaliações de desempenho.
- Se aplicável, volte para casa.
- Passe um tempo de qualidade com a família ou amigos.
- 30 minutos de atividade física
- Consuma seu jantar
- Uma hora de leitura
- Ir para a cama
O que é um plano de trabalho semanal?
Um plano de trabalho semanal é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que ajuda você a dividir e organizar as coisas que devem ser concluídas na semana seguinte. Fazer uma programação semanal aprimora suas habilidades de gerenciamento de tempo, permitindo que você planeje com antecedência. Isso permite que você execute atividades críticas no prazo.
Este método não apenas o ajuda a criar um cronograma diário, mas também fornece um resumo semanal do que você estará trabalhando. Ao desenvolver seu horário de trabalho semanal, tenha em mente as reuniões às quais você deve comparecer. Isso pode ajudá-lo a equilibrar sua carga de trabalho com o número de reuniões que você tem, para que não tenha muito trabalho em um dia cheio de reuniões.
Como fazer um plano de trabalho semanal
Fazer um plano de trabalho semanal é uma etapa simples que pode começar bem sua semana de trabalho. Aqui estão quatro medidas simples a serem tomadas.
#1. Mantenha todas as suas listas de tarefas em um único local.
A técnica mais frequente para iniciar seu plano de trabalho semanal é fazer uma lista de tarefas tradicionais. As listas de tarefas digitais são ideais porque simplificam a categorização e a priorização de tarefas e são impossíveis de perder. Você também pode conectar informações contextuais a atividades usando um serviço como o Asana, para ter as informações de que precisa sem sobrecarregar sua lista. O aspecto mais crucial desta fase é que tudo o que você precisa está em um único local, que servirá como sua fonte de verdade durante a semana. Se você está confuso sobre o que fazer a seguir, simplesmente retorne à sua lista de tarefas.
#2. Estabeleça prazos para as coisas em sua lista de tarefas.
Cada item de ação em sua lista de tarefas deve ter um prazo. As datas de entrega podem ajudá-lo a especificar quando você deve trabalhar em cada tarefa, que é uma etapa extremamente crítica para o planejamento semanal do trabalho.
Se você sabe que precisa realizar uma tarefa em uma determinada data, calcule quanto tempo levará para fazer esse trabalho específico. Trabalhe para trás a partir da data de vencimento usando esse tempo projetado. Este é o mínimo para quando você deve começar a trabalhar nessa atividade.
#3. Defina prioridades efetivas para suas tarefas.
É fundamental priorizar suas tarefas para a semana. Equilibrar horários e prioridades é uma habilidade difícil de dominar. Quando você tem tarefas de longo prazo com prazos distantes, pode dividi-las em partes menores e executar uma parte da tarefa todos os dias até o prazo final. Isso pode ajudá-lo a evitar procrastinar e lutar no último minuto para concluir tarefas maiores.
Tente atribuir um rótulo de prioridade a cada tarefa se você usar um programa de gerenciamento de trabalho. Isso não apenas ajuda você a manter o controle de suas prioridades, mas também mostra aos membros de sua equipe no que você está trabalhando naquele dia. Se as coisas mudarem e você precisar ajustar suas prioridades, poderá facilmente renomear suas tarefas.
#4. Reserve um tempo a cada semana para a organização de tarefas.
Um plano de trabalho semanal funciona melhor quando usado regularmente como um planejador semanal. Reserve um tempo em seu calendário todas as semanas para refletir sobre as tarefas que você precisa concluir na próxima semana.
Algumas pessoas organizam suas tarefas nas tardes de sexta-feira, enquanto outras fazem seu planejamento semanal nas manhãs de segunda-feira. Ambos os dias têm vantagens. Compilar suas tarefas na sexta-feira permite que você chegue na segunda-feira com tarefas bem estruturadas e prontas para serem executadas. Este é um método maravilhoso para pessoas que lutam para se desligar do trabalho nos fins de semana porque terão uma visão clara do dia na segunda-feira antes de passar para o fim de semana.
Organizar suas tarefas semanais na segunda-feira oferece uma visão clara do que você estará trabalhando durante a semana. Essa estratégia é apropriada para membros da equipe que dependem de outras pessoas para realizar suas tarefas, como uma equipe de vendas ou sucesso do cliente. Se você espera receber correspondência no fim de semana, fazer seu plano de trabalho semanal na segunda-feira ajuda a priorizar o trabalho que chegou enquanto você estava fora.
Criando um plano de trabalho de 90 dias
Os primeiros 90 dias de um novo emprego geralmente são marcados por uma curva de aprendizado acentuada. Há muito para absorver. Há tantas pessoas para conhecer. Você quer provar a si mesmo como o novo contratado. Se você é o gerente de recrutamento, deseja garantir que essa pessoa seja bem-sucedida.
Um plano de 90 dias pode ajudar os novos funcionários a se atualizarem, entenderem seus empregos e terem uma sensação mais forte de equipe e cultura corporativa.
O que é um Plano de Trabalho de 90 dias?
Um plano de 90 dias serve como uma estrutura para determinar como integrar, aclimatar e educar novos membros da equipe. Ele estabelece expectativas sobre o que se espera que o indivíduo entregue nos primeiros 90 dias, o que pode incluir objetivos de aprendizado e desempenho. Algumas pessoas às vezes se referem a ele como um plano de ação de 90 dias, o que enfatiza a importância de ser proativo.
Um plano de 90 dias, como as metas SMART, deve descrever as especificidades específicas que permitirão o sucesso do novo funcionário. Um plano bem escrito deve detalhar como a nova função e as responsabilidades diárias dessa pessoa se relacionam com as métricas da empresa e as metas de longo prazo. Deve auxiliá-los na definição de prioridades e pontos de verificação para o monitoramento do progresso.
Um plano de trabalho de 90 dias deve incluir, idealmente, os seguintes elementos:
- Servir como um único ponto de contato para recursos, assistência e clareza sobre tarefas e objetivos.
- Apresente e cultive um clima que incentive conversas regulares de crescimento com a gerência para que os funcionários possam visualizar sua carreira.
- Apresente o novo funcionário à cultura da empresa e da equipe, enfatizando os relacionamentos e os objetivos compartilhados.
- Incentive táticas que promovam uma atitude de crescimento e um estilo de trabalho ativo.
Qual é o objetivo principal de um plano de trabalho?
Um bom plano de trabalho descreve as ações necessárias para concluir um projeto. Especifica o resultado antecipado, bem como os fluxos primários de atividades ou entregas que alcançarão esse resultado.
Como é chamado um plano de trabalho?
Um plano de gerenciamento de projeto é outro nome para um plano de trabalho.
Quais são os quatro componentes básicos de um plano de trabalho?
- Metas e objetivos devem ser estabelecidos.
- Definição de responsabilidades da equipe.
- Estabelecimento de cronogramas de projetos.
- Criação de um orçamento
Em conclusão,
Os planos de gerenciamento de projetos são necessários para qualquer líder de equipe, mas não são suficientes. Ter e transmitir uma visão, bem como liderar uma equipe por meio da implementação, são talentos essenciais. Você está no caminho certo agora que sabe como fazer um plano de trabalho forte.
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Referências
