Ordem de serviço: Procedimento/etapas simples para criar uma ordem de serviço

Ordem de serviço

As ordens de serviço são a força motriz por trás de sua operação de manutenção. Eles fornecem energia para sua equipe e facilitam a movimentação do trabalho do ponto A para o ponto B. Assim, este artigo vai te ensinar como dominar a ordem de serviço de manutenção, conhecer o formato para escrevê-la, e também o processo e procedimentos envolvidos para que seu negócio funciona sem problemas.

O que é uma Ordem de Serviço?

Uma ordem de serviço é um documento que contém todos os detalhes sobre uma tarefa de manutenção e descreve o processo para concluí-la. Pode incluir informações como quem aprova o trabalho, o escopo, quem é responsável por ele e o plano de trabalho.

As ordens de serviço são críticas para o funcionamento de um manutenção da empresa departamento. Eles auxiliam todos, desde gerentes de manutenção a técnicos, na organização, atribuição, priorização, rastreamento e conclusão de tarefas críticas. Quando feito corretamente, permite coletar informações, compartilhá-las e usá-las para concluir tarefas da maneira mais eficaz possível.

Embora uma ordem de serviço e uma solicitação de serviço pareçam idênticas, existem algumas diferenças importantes entre elas. O pessoal que não é de manutenção usa uma solicitação de trabalho para notificar a equipe de manutenção sobre uma tarefa. Quando o equipamento falha, um operador de máquina, por exemplo, pode enviar uma solicitação de trabalho. Um gerente de manutenção revisa a solicitação de trabalho e adiciona detalhes adicionais, agenda a atribuição e a atribui a um técnico. A solicitação de trabalho foi transformada em uma ordem de serviço.
Então vamos aprender o procedimento/processo de criação de um formato de ordem de palavras em seis passos.

Procedimento/Processo de Ordem de Serviço

procedimento de ordem de serviço
Processo de Ordem de Serviço/Fluxo de Procedimento

Qualquer ordem de serviço de manutenção tem um ciclo de vida que consiste em três fases principais: desenvolvimento, conclusão e registro. Podemos dividir essas etapas em várias etapas. Compreender cada etapa e fornecer um processo/procedimento de ordem de serviço sólido evita que os projetos fiquem presos em uma fase e se tornem uma lista de pendências.

Passo #1: Identifique a missão.

As atividades de manutenção são divididas em duas categorias: manutenção programada e manutenção não planejada. A manutenção antecipada inclui todos os trabalhos que você conhece antecipadamente, como verificações regulares, e a manutenção não planejada inclui todas as coisas que você não pode prever, como uma avaria imprevista.

Passo #2: Faça um envio de reparo.

Aqui, você compila as descrições de trabalho e as envia à equipe de manutenção para outras ações. Se um computador falhar, por exemplo, um operador gera uma solicitação de trabalho e a envia para manutenção. Quando um trabalho é agendado, uma ordem de serviço é gerada e ativada no momento apropriado.

Etapa #3: Priorize e planeje a ordem de serviço.

Na maioria das vezes, algumas ocupações precisam de mais tempo do que outras. Uma lâmpada queimada pode não precisar de reparo imediato, mas uma correia transportadora danificada pode. É por isso que você deve priorizar todas as ordens de serviço que chegam à sua mesa.
Agora é hora de planejar depois de priorizar. Pode ser coordenado com base em uma data fixa, gatilhos de manutenção esperados ou blocos de tempo dedicados. Definir um prazo torna todos responsáveis ​​e também mantém todos atualizados, garantindo que nada passe despercebido.

Etapa 4: delegar e concluir o trabalho

Agora é hora de colocar essas palavras no papel em realidade. Um técnico é designado para a ordem de serviço e completa a missão. Portanto, isso pode ser tão simples quanto uma verificação de equipamento de cinco minutos ou tão complicado quanto um trabalho de reparo de vários dias.

Etapa #5: Feche e documente a ordem de serviço.

A ordem de serviço será encerrada até que todos os seus termos sejam cumpridos. Os gerentes podem ser obrigados a assiná-lo para atender aos critérios de aplicação. Quando uma ordem de serviço é concluída, ela é guardada. Um log de ordem de serviço bem organizado é essencial para criar históricos de ativos, avaliar soluções anteriores, planejar auditorias e outras tarefas.

Etapa 6: A ordem de serviço é revisada

A revisão das ordens de serviço fornece detalhes úteis. Eles fornecerão informações sobre seus processos e sistemas que podem ser usados ​​para melhorar sua empresa. O log também ajuda os técnicos a identificar facilmente quaisquer etapas ausentes ou soluções alternativas se um problema ocorrer novamente.

Informações para um formato de ordem de serviço

Geralmente, as ordens de serviço, como qualquer outra coisa produzida por sua fábrica, devem ser bem feitas e também livres de defeitos. Se uma etapa do processo estiver desativada, isso pode afetar toda a linha. Então, quais informações constituem um ótimo formato de ordem de serviço?

  • ativo: Qual equipamento precisa de reparo?
  • Descrição do Problema: Qual é exatamente o problema? O que você ouviu, viu, cheirou ou sentiu no momento da falha ou nos dias que a antecederam?
  • Escopo de trabalho: Que mão de obra você precisa para concluir o trabalho? Quais habilidades são necessárias?
  • Peças e equipamentos necessários: Existem peças que devem ser substituídas ou ferramentas especiais que devem ser usadas?
  • Notas sobre saúde e segurança: De quais protocolos e equipamentos de segurança você precisa? Ocorreu algum acidente ou quase acidente enquanto trabalhava em um problema ou ativo semelhante?
  • Data requerida: Quando a ordem de serviço foi produzida e enviada, conforme solicitado?
  • Nome/departamento/contato do solicitante: Quem criou e enviou o trabalho?
  • Data prevista para conclusão: Quando esse trabalho deve ser concluído?
  • Data de conclusão real: Quando o trabalho foi concluído e encerrado?
  • Horário de trabalho previsto: Quanto tempo deve levar para concluir o trabalho?
  • Horas reais de trabalho: Quanto tempo levou para concluir a ordem de serviço?
  • Lista de verificação de tarefas: Existe um guia passo a passo para concluir o trabalho necessário?
  • Prioridade: Qual é a importância deste trabalho? Qual é: alto, médio ou baixo?
  • Atribuído a: Quem vai fazer o trabalho? É necessário ter mais de uma pessoa? É necessário contratar um terceirizado?
  • Documentos associados: Existem registros que ajudarão a fazer a ordem de serviço com mais eficiência, como SOPs, manuais, diagramas, vídeos, histórico de ativos, ordens de compra ou imagens?

Gerenciamento de Ordem de Serviço de Manutenção

Criar um formato de ordem de serviço fantástico não garante resultados. Um formato sólido para lidar com o ciclo de vida de uma ordem de serviço garante que ela se mova perfeitamente de um estágio para o outro. Esse formato permite que você escape de uma variedade de problemas em uma ordem de serviço, como falta de transparência, altos custos, aumento do tempo de inatividade e atrasos incapacitantes. Então, vamos dar uma olhada nas vantagens e desvantagens de alguns sistemas de gerenciamento de ordens de serviço e como eles se comparam.

Caneta e papel

Prós:

As ordens de serviço são gerenciadas com caneta e papel desde a invenção da caneta e do papel. Ordens de serviço escritas são econômicas e familiares. Além disso, o papel é um método com o qual todos estão familiarizados. Requer muito pouca preparação, os custos iniciais são relativamente baixos e há uma trilha de papel para quando você precisar revisar o trabalho anterior.

Contras:

Este sistema, no entanto, tem algumas falhas graves. Arquivos em papel são facilmente arquivados, extraviados ou destruídos. Eles são demorados para encontrar, recuperar e classificar. Como apresentamos relatórios geralmente após um evento, é mais provável que informações imprecisas cheguem a uma ordem de serviço. Caneta e papel também estão sendo manuseados mais lentamente. Esses fatores, quando combinados, tornam o trabalho ineficiente e podem custar muito dinheiro a longo prazo.

Uso de quadros brancos

Prós:

Outro recurso antigo para os departamentos de manutenção são os quadros brancos. O custo dos materiais não excede o orçamento e certamente é conveniente ter todas as ordens de serviço disponíveis para visualização e atualização em um local central.

Contras:

Quadros brancos, como caneta e papel, têm limitações significativas. Manter registros é uma dor enorme, e também extrair informações de quaisquer registros que você consiga obter é incrivelmente difícil. Isso torna quase impossível criar históricos de ativos, preparar-se para auditorias e criar relatórios de ordens de serviço. O processo de gerenciamento geralmente é lento porque os operadores e técnicos precisam se deslocar para um local central para enviar ou exibir ordens de serviço.

Planilhas do Excel

Vantagens

As planilhas do Excel são uma melhoria em relação à caneta e papel e aos quadros brancos. Ele converte documentos em papel para formato digital, tornando-os menos propensos a serem destruídos ou perdidos. Muitas vezes, é mais simples procurar informações e gerar relatórios com base nessas informações.

Desvantagens

No entanto, embora as planilhas elevem um pouco a barra, alguns fatores a tornam uma base instável para manuseio. Algumas planilhas estão bloqueadas em uma única tela, impossibilitando a visualização dos detalhes mais recentes de uma ordem de serviço.

As planilhas, embora baseadas em nuvem, não têm a capacidade de acionar automaticamente ordens de serviço, tornando a manutenção preventiva incrivelmente difícil de realizar. A entrada de dados e a elaboração de relatórios exigem longos períodos de tempo em um computador, além de conhecimento. Há também uma limitação no acompanhamento do andamento das ordens de serviço, o que o atrasa.

CMMS (Sistema de Gerenciamento de Construção) Software

Prós:

O uso de tecnologias móveis e em nuvem é uma das vantagens mais significativas dos sistemas informatizados de gerenciamento de manutenção (CMMS). Esse tipo de software de ordem de serviço de manutenção permite que qualquer pessoa em manutenção construa, monitore, conclua e avalie tarefas em tempo real, de qualquer lugar, seja no local de um colapso ou em uma praia havaiana.

Ordens de serviço, históricos de ativos, anotações e fotografias podem ser levados com os técnicos aonde quer que eles vão. Os relatórios também exploram os dados nas ordens de serviço de manutenção para métricas como custo, eficiência e outros.

O envio de uma solicitação de trabalho por meio de um CMMS pode fornecer às pessoas fora da manutenção um maior senso de propriedade sobre esse trabalho. Eles também podem rastrear o status de suas solicitações e duplicar ordens de serviço. Essa é uma maneira importante de aumentar o TPM em suas instalações e reduz a necessidade de atualizações ou esclarecimentos de tarefas.

Contras:

Embora o software CMMS seja o caminho do futuro, é mais caro no início, requer treinamento e cultura excepcionais para ser bem-sucedido e frequentemente requer técnicas de manutenção mais avançadas. Embora o software CMMS tenha falhas, os benefícios de longo prazo do sistema mais do que compensam quaisquer deficiências iniciais.

Como as ordens de serviço podem ajudar as empresas a garantir a conformidade com os regulamentos?

As ordens de serviço podem ajudar as empresas a garantir a conformidade com os regulamentos, documentando a conclusão das tarefas e atividades de manutenção necessárias e fornecendo um registro de conformidade para auditorias.

Qual é o papel de um coordenador de ordem de serviço?

A função de um coordenador de ordem de serviço é gerenciar a criação, atribuição e conclusão de ordens de serviço e garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e dentro do orçamento.

Como as ordens de serviço podem ajudar as empresas a melhorar o atendimento ao cliente?

As ordens de serviço podem ajudar as empresas a melhorar o atendimento ao cliente, fornecendo um processo claro e organizado para atender às solicitações dos clientes e acompanhar o progresso em direção à resolução.

Como as ordens de serviço podem melhorar a comunicação entre os departamentos?

As ordens de serviço podem melhorar a comunicação entre os departamentos, fornecendo uma plataforma centralizada para documentar tarefas, atribuir responsabilidades e acompanhar o progresso, o que pode melhorar a colaboração e reduzir mal-entendidos.

Como as ordens de serviço podem ajudar as empresas com agendamento e alocação de recursos?

As ordens de serviço podem ajudar as empresas com agendamento e alocação de recursos, fornecendo uma visão clara do trabalho a ser executado, dos recursos necessários e do cronograma de conclusão, permitindo um planejamento e alocação de recursos mais eficazes.

Como as ordens de serviço podem ajudar as empresas a identificar áreas de melhoria?

As ordens de serviço podem ajudar as empresas a identificar áreas de melhoria, fornecendo um registro das tarefas concluídas e do tempo e recursos necessários, que podem ser analisados ​​para identificar ineficiências e áreas de melhoria.

Conclusão

As ordens de serviço são a base de uma manutenção excelente. Quando gerenciados adequadamente, eles fornecem à equipe a consistência e a estrutura necessárias para o sucesso.

Um processo/procedimento de ordem de serviço de manutenção bem projetado facilita o estabelecimento de um programa de manutenção preventiva e a resposta à manutenção não planejada. Assim, as funções foram descritas, os fluxos de trabalho foram aprimorados, as tarefas foram monitoradas e as informações foram bem documentadas.

A peça final e mais importante do quebra-cabeça é selecionar os melhores métodos e processos/procedimentos para gerenciar ordens de serviço. Quando tudo se encaixar, a operação será capaz de dominar os fundamentos da manutenção enquanto ainda procura novas maneiras de expandir e florescer.

Perguntas frequentes sobre ordens de serviço

O que é uma ordem de serviço no ERP?

Uma Ordem de Serviço é um documento entregue ao chão de fábrica pelo Planejador de Produção como um sinal para fabricar uma certa quantidade de um determinado Item. A Ordem de Serviço também ajuda a gerar as necessidades de material (Entrada de Estoque) para o Item a ser produzido a partir de sua Lista de Materiais.

Uma ordem de serviço é uma fatura?

Uma ordem de serviço é um documento que atribui um serviço a ser concluído para um cliente. Uma fatura é um documento que fornece uma lista detalhada dos serviços prestados e os encargos de cada um.

Por que gerar uma Ordem de Serviço?

O objetivo de uma ordem de serviço é iniciar uma tarefa, esclarecer o que deve ser feito, especificar datas de conclusão e dar instruções especiais conforme necessário. O software de gerenciamento de ordens de serviço CMMS também ajuda as organizações a gerenciar e manter dados sobre projetos, bem como sobre recursos, despesas e mão de obra.

Como você escreve uma ordem de serviço?

Na parte superior da sua ordem de serviço é onde você escreverá o seguinte: O nome da empresaO endereço completoInformações de contato essenciais.
...
Depois de escrever os detalhes de contato da empresa, inclua ao lado o seguinte:

  1. Número da ordem de serviço.
  2. Número de Trabalho.
  3. E a data inclusiva.

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