Às vezes, o gerenciamento de projetos exige relatórios periódicos sobre o progresso para a alta administração, acionistas e potenciais financiadores. Fazer uma análise de caso de negócios é um excelente método para avaliar o estado atual do seu projeto de maneira precisa e abrangente. Leia para saber mais sobre um estudo de caso de negócios em gerenciamento de projetos. Também adicionamos algumas dicas sobre como escrever um caso de negócios. Então, por que não mergulhar agora?
O que é um caso de negócios?
Um caso de negócios é uma proposta que explica um problema de negócios e defende um determinado curso de ação. Este documento é criado nas fases iniciais de um projeto e apresenta todas as informações necessárias para determinar se deve ou não prosseguir com o empreendimento.
Fazer um caso de negócios exige que você pese os prós, os contras, as despesas e os riscos de seu empreendimento para ver se isso o ajudará a atingir seus objetivos. O caso de negócios resume esses fatos para que a gerência de nível superior possa decidir se deve ou não prosseguir com o projeto.
Quem precisa de um?
O caso de negócios é uma ferramenta inestimável para qualquer pessoa no mundo corporativo ou governamental com uma ideia que deseja propor. Quando se trata de implementar qualquer coisa nova que exija o gasto de dinheiro ou recursos, as empresas e as organizações governamentais geralmente têm alguma “burocracia” para percorrer. O caso de negócios pode envolver o trabalho de um analista, gerente, chefe de departamento, controlador ou figura administrativa semelhante.
Como escrever um caso de negócios
Você já pensou em como escrever um caso de negócios? Não se preocupe! Aqui estão algumas etapas que você precisa seguir para escrever um caso de negócios:
#1. Sumário executivo
A primeira parte do caso de negócios é o resumo executivo, uma versão condensada do documento completo. Ele transmite a “história” do projeto, sua origem, motivação, função, etc., ao mesmo tempo em que fornece fatos cruciais. Você não deve passar de um parágrafo aqui. Nos próximos parágrafos, você terá a chance de fornecer mais informações.
#2. Seção Financeira
O objetivo desta seção é atualizar os aprovadores do orçamento sobre a situação financeira atual. Existem duas seções para isso:
- Avaliação Financeira: Esta é uma avaliação neutra dos ganhos potenciais do projeto e estabilidade em termos financeiros. Você pode comparar as despesas do projeto com os benefícios previstos usando as informações obtidas em sua avaliação. O objetivo de uma análise financeira é garantir que o projeto seja viável monetariamente e que nenhuma pedra seja deixada de lado em termos de despesas.
- Análise sensitiva: Isso reduz o perigo do projeto. Ele leva em consideração os resultados potenciais, avaliando seu efeito nos resultados de um projeto e leva em conta a mudança de premissas de valor em casos de ambiguidade.
#3. Definição de projeto
O patrocinador do projeto, as partes interessadas e a equipe ganharão mais com esta seção do seu caso de negócios. Esta seção é dividida nas seguintes seções:
- Informações básicas: Isso fornece um resumo conciso da justificativa de negócios e do escopo do projeto. Inclua uma sinopse das motivações para a criação do seu projeto. Isso pode ser o resultado de uma nova dificuldade, uma oportunidade inesperada ou uma mudança em sua situação atual.
- Objetivo de negócios: Explique nesta seção o significado do seu projeto. O propósito do negócio deve explicar por que seu projeto é importante, como ele ajudará a empresa e quais obstáculos devem ser superados para ter sucesso.
- Benefícios e Limitações: Isso serve para demonstrar a necessidade do projeto, delineando os benefícios, tanto monetários quanto outros, que resultarão de sua conclusão. Descreva por que você está trabalhando nisso e como essas vantagens o ajudarão a ter sucesso. Além dos pontos positivos, você deve destacar quaisquer desvantagens que possam ameaçar o sucesso do seu projeto.
- Identificação e Seleção de Opções: Nesta parte, você deve listar todas as respostas possíveis para os problemas que encontrou. Geralmente, existem várias maneiras de abordar um problema, por isso é importante avaliar suas opções. O objetivo é examinar todas as possibilidades e sugerir o melhor curso de ação. Várias opções serão eliminadas conforme o projeto continua, deixando você com uma seleção mais curta. Você pode fornecer uma seleção de três a cinco soluções de referência em seu caso de negócios final.
- Escopo, impacto e interdependências: Especifique as etapas que devem ser executadas para atingir a meta de negócios aqui. Também revela quais departamentos dentro da empresa seriam afetados. Itens incluídos e excluídos, bem como dependências importantes de outros projetos, podem ser listados aqui.
- Plano geral: Esta é uma sinopse do plano, cronograma e atividades do projeto. Inclui uma breve visão geral do projeto e quem é responsável por quê, além de uma lista das principais entregas do projeto. Seu projeto, como um cronograma, é mais eficaz quando dividido em fases, com escolhas principais precedendo cada fase.
- Avaliação de mercado: Uma análise de mercado é um exame aprofundado das condições de mercado em que uma empresa opera. Nesta parte, você pode expor as motivações por trás de sua empresa. Considere discutir as condições políticas, econômicas, sociais, tecnológicas, legais e ambientais em seu mercado.
- Avaliação de risco: Esta é uma sinopse das principais ameaças e benefícios para o seu projeto, bem como suas estratégias para lidar com eles. Inclua quaisquer preocupações que possam ocorrer como resultado de seu projeto. Faça um log de lista detalhada para registrar as ameaças ao seu projeto e as etapas que você está tomando para mitigá-las.
- Abordagem do projeto: Aqui você detalha a execução do projeto e as ações tomadas para garantir o seu sucesso. Descreva detalhadamente as etapas que você executa para concluir uma tarefa, o resultado que espera e os recursos que investe para chegar lá.
- Estratégia de Compra: Este terceiro componente da definição de um projeto destina-se a elaborar os meios pelos quais o projeto será financiado. O plano de aquisição deve incluir detalhes do procedimento de aquisição da organização para o projeto.
#4. Organização do projeto
Este componente final do seu caso de negócios cobre a estrutura do seu projeto e é dividido em duas seções. Estes devem ser formatados da seguinte forma:
- Projeto governamental: Nesta seção, você estabelecerá a estrutura do seu projeto para o leitor. Também é aqui que você pode descrever a hierarquia dos tomadores de decisão envolvidos no avanço do seu projeto. Inclua as funções e responsabilidades do projeto, bem como quaisquer padrões ou tolerâncias que serão aplicadas. Explique como essas considerações são consideradas nas conclusões finais.
- Relatório de progresso: Por fim, seu plano de negócios deve detalhar como pretende acompanhar o desenvolvimento do projeto. Inclua neste plano como você manterá o comitê do projeto informado sobre o progresso.
O que é uma análise de caso de negócios
Uma análise de caso de negócios é realizada para avaliar um curso de ação potencial. Custos, riscos e benefícios são os três elementos mais cruciais para esse objetivo em um contexto corporativo. Ou seja, há três preocupações principais que precisam ser abordadas em qualquer relatório de análise de caso de negócios:
- Custos: Existe um preço associado a não fazer essa escolha?
- Riscos Se eu continuar com isso, em que risco me coloco?
- Benefícios: Ao fazer esta escolha, que vantagens antecipa?
O objetivo deste inquérito é determinar se deve ou não prosseguir com esta escolha. A decisão deve ser tomada se as vantagens previstas forem muito maiores do que os custos e perigos associados. No entanto, outro curso de ação deve ser considerado se os riscos e despesas superarem os ganhos potenciais.
Os custos, riscos e recompensas são normalmente comparados uns com os outros em termos monetários durante um estudo de caso de negócios. No entanto, perspectivas quantitativas ou qualitativas alternativas também podem ser usadas na análise de caso de negócios. É possível, por exemplo, que os custos de uma decisão sejam expressos em termos de tempo e não de dinheiro. Da mesma forma, os riscos e recompensas de uma decisão podem ser avaliados considerando como ela afeta o valor da marca da empresa, a satisfação do cliente ou a posição legal. Para ajudar as partes interessadas a tomar uma decisão bem informada quando um estudo de caso de negócios não se concentra nas consequências monetárias, é útil procurar maneiras objetivas de pesar os prós e os contras.
Por que usar a análise de caso de negócios?
A análise de caso de negócios é útil por dois motivos principais. A primeira vantagem é que obriga o autor a pesar os prós e os inconvenientes de cada curso de ação possível. É comum perder de vista toda a gama de possíveis consequências ao fazer uma escolha. Há uma melhor possibilidade de fazer a escolha certa considerando resultados extremos ou desfavoráveis.
O segundo benefício de usar a análise de caso de negócios é que ela facilita a transferência e a contextualização de conhecimento importante para as partes interessadas de um especialista no assunto (geralmente o gerente de produto). A importância de alguns custos, riscos e vantagens pode passar despercebida pelas partes interessadas sem um relatório completo do especialista.
Quando usar a análise de caso de negócios
Quando um gerente de projeto de uma grande empresa precisa da adesão das partes interessadas, geralmente faz uma análise de caso de negócios. Como o gerente de projeto costuma ser a parte que mais investe na empresa em empresas de pequeno e médio porte, a compra dos superiores é desnecessária.
No entanto, mesmo para empresas menores, a realização dessa análise pode compensar a longo prazo. Como foi indicado acima, isso ocorre porque obriga o tomador de decisão a pesar todos os fatores relevantes.
Gerenciando o caso de negócios
Ao longo do ciclo de vida do projeto, o caso de negócios fornece estrutura e auxilia na organização do projeto. Por isso, não deve ser colocado na prateleira, mas usado com frequência como um recurso. Como resultado, o patrocinador e o conselho do projeto devem revisitá-lo em pontos estratégicos para garantir a viabilidade contínua do projeto e a solidez da lógica por trás dele. Para evitar desperdício de tempo e recursos, é melhor realizar a avaliação antes de passar para a próxima fase.
Por que você precisa de um caso de negócios?
Você precisa de um caso de negócios pelos três motivos a seguir:
- Tem como objetivo persuadir os tomadores de decisão a seguirem em frente com a concepção do projeto, mas também auxilia na priorização de iniciativas que estejam de acordo com a estratégia global da empresa.
- Para fazer comparações justas entre projetos potencialmente concorrentes, os casos de negócios padronizam o processo de avaliação.
- Se o projeto for selecionado, o caso de negócios pode ser usado para gerenciar melhor o escopo do projeto nos estágios iniciais de planejamento. Mesmo após o término do projeto, ele ainda pode ser usado para avaliar o sucesso do planejamento e execução do projeto.
Análise de caso de negócios x caso de negócios
Talvez você esteja confuso sobre a distinção entre um caso de negócios e uma análise de caso de negócios. Ambos os nomes descrevem o mesmo tipo de software usado para análise de negócios. O relatório é chamado de “caso de negócios”, enquanto o método usado para analisá-lo é chamado de “análise de caso de negócios”.
O que é documento de caso de negócios?
O documento é um argumento apresentado por escrito para persuadir um tomador de decisão a aceitar um determinado curso de ação. Um bem desenvolvido investiga possíveis soluções para um problema e permite que os tomadores de decisão escolham aquela que será mais benéfica para a empresa.
Qual é a finalidade de um caso de uso de negócios?
A finalidade de um caso de uso de negócios é descrever as etapas que uma organização deve seguir para fornecer um resultado útil e mensurável a um cliente.
Quem escreve o caso de negócios?
Em muitas organizações, o Gerente de Projeto ou um analista de negócios tem a tarefa de desenvolver um Caso de Negócios completo, mesmo que seja responsabilidade do gerenciamento do programa. O Business Case é outra área em que a Garantia do Projeto pode ajudar.
Considerações Finais
Aqui, apresentamos as etapas para criar um caso de negócios convincente. Devido à amplitude de nossa discussão, o caso de negócios resultante pode parecer assustador. Um caso de negócios precisa ir direto ao ponto. Algumas páginas são possíveis se o projeto for relativamente pequeno. O documento será mais longo para projetos mais complexos e iniciativas sofisticadas de mudança de negócios. Como resultado, você deve escrever cada parte tendo em mente seu público-alvo e armazenar materiais complementares em um apêndice.
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Referências
