Empresas que antes eram locais agora estão se tornando empresas virtuais em um mundo que está em constante evolução e mudança. Essas organizações virtuais usam todas as ferramentas à sua disposição para construir uma empresa de sucesso, incluindo equipes virtuais ou remotas. Se você trabalha para uma empresa que está fazendo a transição para um modelo virtual, utilizar a equipe virtual correta é um método garantido para facilitar a mudança. Quando se trata de controlar o esforço e o tempo dos trabalhadores remotos, o gerenciamento de equipes virtuais é fundamental. Vejamos o que é uma equipe virtual, os tipos, os desafios no gerenciamento das equipes e os benefícios.
O que é uma equipe virtual?
Uma equipe virtual, às vezes conhecida como “equipe remota”, é um grupo de pessoas que colaboram de locais separados por meio de comunicação eletrônica. Diferentes tipos de equipes virtuais podem ser usados para diferentes cenários e todos podem ser meios de colaboração econômicos e eficientes.
Tipos de equipes virtuais
Existem vários tipos de equipes virtuais com base nas vidas, objetivos, metas e funções dos membros.
#1. Equipes em rede
Esses tipos de equipes virtuais consistem em membros multifuncionais que se reúnem para compartilhar suas experiências e conhecimentos sobre um determinado assunto. A associação é fluida no sentido de que você recruta novos membros quando precisar deles e pode retirar os membros existentes quando eles completam suas funções.
#2. Equipes paralelas
Os membros da mesma organização geralmente estabelecem equipes paralelas para fornecer recomendações em um processo ou sistema. Equipes paralelas normalmente são formadas por um período limitado de tempo, e a adesão é constante no sentido de que os membros de uma equipe paralela permanecem juntos até que a meta seja alcançada.
#3. Equipes de desenvolvimento de produtos
Esses tipos de equipes virtuais consistem em profissionais de todo o mundo que trabalham juntos para concluir um trabalho específico, como o desenvolvimento de um novo produto, sistema de informação ou procedimento organizacional. Por exemplo, trazer uma equipe de especialistas dos Estados Unidos, Canadá e Hong Kong para construir um novo motor por um ano.
#4. Equipes de produção
As equipes de produção consistem em pessoas de diferentes funções que trabalham juntas de forma regular e contínua. Os membros de uma equipe de produção recebem funções específicas e operam de forma independente. O resultado geral é produzido pela combinação dos resultados distintos de cada membro.
#5. Equipes de serviço
As equipes de serviço consistem em pessoas de diferentes fusos horários. Cada pessoa trabalha de forma independente, no entanto, o trabalho que cada membro cria é uma continuação do trabalho produzido pelo membro anterior. As equipes de suporte ao cliente no Canadá, por exemplo, concluem seus turnos enquanto as equipes de suporte na Ásia começam e continuam seu trabalho.
#6. Equipes de gerenciamento
As equipas de gestão são constituídas por gestores da mesma organização que trabalham em zonas geográficas distintas. Os membros das equipes de gerenciamento debatem principalmente as estratégias de nível corporativo.
#7. Equipes de Ação
Para responder aos desafios prementes, as equipes de ação são formadas por um período de tempo muito curto. A equipe é adiada uma vez que o assunto foi resolvido.
As equipes virtuais também têm vários benefícios e desafios. Vamos os benefícios na próxima seção.
Benefícios das equipes virtuais
A seguir estão alguns dos benefícios que as equipes virtuais podem oferecer:
#1. Os custos da empresa são baixos.
Os funcionários que trabalham em casa podem ser bastante baratos quando comparados aos custos de empregar localmente. Espaço de escritório, gastos com eletricidade e viagens de funcionários são apenas algumas das muitas despesas que você precisará para manter um negócio em um único local ou região.
#2. Candidatos de todo o mundo
Ao procurar novos funcionários, explorar além das imediações da sede de uma empresa pode aumentar a probabilidade de encontrar um grande número de indivíduos competentes. As empresas podem buscar pessoas inteligentes e ávidas em todo o mundo utilizando equipes virtuais.
#3. A produtividade aumenta
Permitir que os funcionários trabalhem em casa sem exigir que eles se desloquem para o trabalho é uma ótima maneira de aumentar a produtividade e a motivação. Os funcionários que trabalham em casa podem acordar, se preparar mentalmente para o dia e começar a trabalhar na hora, eliminando o estresse e o gerenciamento do tempo necessários para viajar.
#4. Os serviços da empresa estão disponíveis 24 horas por dia
Usar equipes virtuais para fornecer a uma empresa serviços 24 horas, principalmente para consumidores, é uma excelente abordagem para promover a repetição de negócios. Clientes e clientes querem se envolver com uma empresa que eles possam entrar em contato com facilidade e frequência.
Desafios de equipes virtuais
Promover a união da equipe quando os funcionários trabalham separados é um dos desafios mais difíceis de liderar equipes virtuais. De acordo com estudos, as equipes que trabalham em locais diferentes apresentaram níveis mais baixos de confiança e níveis mais altos de conflito do que os funcionários trabalhando juntos. Muitos desafios de trabalho remoto são causados por barreiras de comunicação.
Os quatro desafios de equipe virtual mais comuns
Embora cada organização seja diferente, as instituições com funcionários remotos enfrentam desafios semelhantes. Devido à natureza isolada do emprego remoto, os problemas podem persistir por um longo período de tempo. Eles podem atrapalhar a coesão da equipe e influenciar toda a organização se não forem identificados e remediados. Mudar do trabalho no local para a cultura de trabalho virtual ou remoto é algo que requer processos de gerenciamento de mudanças.
Considere alguns dos desafios mais comuns que os proprietários de empresas virtuais enfrentam com suas equipes.
#1. Comunicação ineficaz
Muitas ferramentas digitais ajudam equipes distantes a permanecerem conectadas; no entanto, essas ferramentas podem não ter a personalização que o engajamento presencial oferece. A comunicação baseada em texto, como e-mail e mensagens de texto, não tem a linguagem corporal, o tom e outras pistas não verbais sutis que os funcionários recebem durante as conversas pessoais, aumentando a possibilidade de má interpretação. Ao trabalhar remotamente, os membros da equipe podem ser mais reservados em plataformas digitais e menos inclinados a participar de reuniões ou responder a e-mails.
#2. Problemas com delegação
Falhas na comunicação também levam a uma compreensão confusa das responsabilidades dos funcionários. Os líderes devem delegar tarefas enquanto estão atentos a interpretações errôneas e inferências. A confusão sobre quem está fazendo o quê e quando ameaça a união da equipe. Os líderes também devem resistir ao desejo de microgerenciar suas equipes virtuais, sabendo quando recuar e confiar em seu pessoal. Eles devem encontrar um equilíbrio entre a necessidade de definir expectativas claras e a confiança a ser cumprida.
#3. Distinções em Ética de Trabalho
De acordo com um artigo publicado na revista SN Applied Sciences, há evidências de que certas pessoas se saem melhor em situações de escritório quando estão cercadas por outras, um fenômeno conhecido como “facilitação social”. Em um ambiente virtual, outros podem rejeitar solicitações ou atrasar respostas. Quando os funcionários acreditam que seus colegas não estão se esforçando tanto quanto eles, isso pode levar à desconfiança, perturbar a equipe e atrapalhar os projetos. Para lidar com as dificuldades, os líderes de equipe devem permanecer alertas ao revisar o trabalho dos membros da equipe e fornecer feedback regular.
#4. Conexão pessoal inadequada
Os trabalhadores remotos são frequentemente isolados, o que pode ter um impacto negativo na harmonia da equipe. A falta de interação face a face pode resultar em falta de coesão da equipe e relacionamento entre os membros da equipe. Conversas durante o café ou no corredor, por exemplo, demonstraram minimizar conflitos. É, no entanto, difícil de recriar em um mundo virtual.
Gestão de Equipes Virtuais
O gerenciamento de equipe virtual refere-se à combinação de operações para reunir, construir, organizar, gerenciar e supervisionar o trabalho em equipe virtual. É um componente necessário da colaboração da equipe do projeto.
Os seguintes processos estão incluídos no gerenciamento de equipes virtuais, mas não se restringem a elas:
#1. Montagem.
Ao lançar uma organização de trabalho em equipe remota, os períodos de experiência são as primeiras medidas a serem usadas. O líder da equipe deve selecionar aqueles que cumpriram todos os padrões do período probatório.
#2. Treinamento.
Durante esse procedimento, o líder da equipe estabelece as expectativas futuras da equipe virtual e, em seguida, cria e implementa uma abordagem de treinamento em grupo para ensinar aos membros da equipe como satisfazer esses objetivos.
#3. Gerenciando.
Esse método envolve a utilização de tecnologias de telecomunicações para supervisionar os deveres e trabalhos contínuos dos membros do grupo remoto.
#4. Controlando.
Para analisar e avaliar o desempenho da equipe, o líder da equipe cria medidas de desempenho. Essa pessoa deve determinar se a equipe está no caminho certo e será capaz de cumprir os objetivos do projeto no prazo.
Essas são as principais etapas envolvidas no gerenciamento de equipes virtuais. No entanto, podem existir processos secundários que possibilitem uma melhor compreensão do fenômeno das equipes virtuais.
Quais são os benefícios e desvantagens de uma boa gestão de equipes virtuais
Alguns dos benefícios do gerenciamento de equipes virtuais incluem (mas não estão limitados a):
- Redução de aluguel e medidas de corte de custos em tecnologia
- Redução de gastos com transporte e tempo gasto em deslocamento
- Comunicação e transmissão de informações em tempo real
Algumas das desvantagens do gerenciamento de equipes virtuais incluem, mas não se limitam a:
- Como não há mecanismos de controle direto, há menos controle sobre os grupos virtuais (o que pode levar a menos confiança nas equipes virtuais).
- Problemas em estabelecer uma boa liderança de equipe virtual (em oposição à liderança de equipe “física”)
- Inadequação para projetos que exigem supervisão e gerenciamento no local
Ofereceremos algumas dicas para ajudá-lo a lidar com os desafios de trabalhar em equipes virtuais.
Melhores Práticas em Gestão de Equipes Virtuais
#1. Estabeleça a infraestrutura necessária.
Se você é responsável por uma equipe virtual, certifique-se de implementar processos eficazes para promover a produtividade, a troca de informações, a comunicação e o engajamento social.
#2. Faça da segurança uma prioridade.
Ao acessar remotamente dados, sistemas e ativos da empresa. Instale atualizações de segurança assim que estiverem disponíveis e altere sua senha regularmente.
#3. Fique atento aos horários de trabalho
Incentive sua equipe a manter o status atualizado com um dos muitos aplicativos que podem ser sincronizados com sua equipe (Slack, Teams etc.). É por isso que você deve evitar fazer ligações para colegas de trabalho enquanto eles dormem ou cuidam de crianças.
No início do seu projeto, concorde com algumas regras básicas (por exemplo, preferências de contato fora do expediente, compartilhamento de informações, protocolos de comunicação etc.). Lembre-se de apreciar as culturas e diferenças dos outros se você trabalha em uma equipe transfronteiriça.
#5. Cuide da sua saúde e bem-estar.
É tão vital quando você está trabalhando fora do escritório, então faça pausas regulares longe de sua mesa e computador, levante-se e movimente-se, ajuste sua postura, tenha sua visão examinada regularmente e divida seu trabalho em TI e não. empregos de TI.
#6. Reconhecer quando é apropriado falar
Todos nós podemos nos tornar excessivamente dependentes de e-mails, textos e mensagens instantâneas. Portanto, se houver uma chance de mal-entendido, muitas mensagens já foram enviadas, se você estiver oferecendo um feedback sensível ou se precisar chegar a um acordo final, basta pegar o telefone!
Conclusão
As interações humanas, segundo psicólogos sociais, são fortalecidas pela proximidade física dos indivíduos. Como os membros da equipe virtual têm interações cara a cara limitadas ou inexistentes, isso cria uma série de desafios. Para criar confiança, colaboração e compromisso entre os membros, as equipes virtuais devem superar diferenças culturais, dificuldades de comunicação, lutas de poder e conflitos. Embora possa parecer desafiador, certamente é possível com uma liderança eficaz. As organizações podem lucrar tremendamente com essa tendência da nova era de equipes virtuais se as estratégias, processos e ferramentas adequados estiverem em vigor.
Perguntas frequentes sobre equipes virtuais
Quais empresas usam equipes virtuais?
- SAP. A SAP é a maior empresa de software entre empresas do mundo.
- IBM emprega cerca de 200,000 funcionários de vários países e origens.
- Elétrica geral. A GE emprega cerca de 90,000 pessoas em todo o mundo.
Por que as equipes virtuais falham?
Má gestão, falhas de comunicação, membros de equipe inadequados ou mal integrados, funcionários mal equipados, conflitos de personalidade.
Quais são as características de uma equipe virtual?
Confiança, atenção e comunicação são três características compartilhadas por todas as equipes virtuais eficazes.
O que faz um grande líder virtual?
Um líder de equipe virtual deve estar disposto a se tornar acessível aos membros da equipe. A liderança acessível implica ser acessível, semelhante a ter uma política de portas abertas em um local de trabalho físico.
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