As 5 principais práticas de gerenciamento de contratos em compras 

As 5 principais práticas de gerenciamento de contratos em compras
Crédito da foto: Procureport Blog

Garantir que todas as partes sigam os critérios estabelecidos e forneçam o nível de suporte, serviço e produto acordado no contrato é conhecido como processo de gerenciamento de contrato de aquisição.

Um componente-chave do gerenciamento eficiente de contratos de aquisição é garantir que a organização receba o maior benefício possível do contrato, ao mesmo tempo em que reduz o risco que assume. Também envolve encontrar maneiras de cortar custos e atuar como um facilitador para quaisquer revisões do contrato que possam se tornar necessárias à medida que a natureza do relacionamento se desenvolve.

Aqui estão algumas das 5 melhores práticas em compras de gerenciamento de contratos.

#1. Enfatizar a gestão antecipada de contratos de aquisição  

É tarde demais para começar a considerar a gestão de contratos de aquisição, uma vez que já foi elaborado. Quando um contrato foi elaborado, é muito mais desafiador fazer alterações nos termos do acordo.

Em vez disso, lembre-se disso desde o início do processo de aquisição. É importante porque você tem muito controle no começo. 

O próximo passo é considerar o contrato e os elementos que devem ser incorporados a ele para garantir que sua empresa obtenha o maior benefício possível da parceria.

#2. Livrar-se de todas as etapas manuais

A probabilidade de erros humanos e perda de tempo ao rastrear dados manualmente em várias planilhas, sistemas isolados e aplicativos separados aumenta.

Existe a possibilidade de que sua equipe precise se lembrar das renovações de contrato, fazendo com que perca a oportunidade de negociar melhores termos. Pior ainda, você corre o risco de ficar preso a um contrato de longo prazo com preço negativo.

Ao automatizar muitos procedimentos usando o software CLM (Contract Lifecycle Management), você pode evitar os perigos inerentes ao trabalho humano. Essas plataformas simplificam a coleta de informações sobre fornecedores e o acompanhamento das obrigações contratuais.

Além disso, você receberá insights em tempo real sobre o desempenho de seus fornecedores, permitindo acompanhar de forma proativa aqueles que precisam atender às suas expectativas.

#3. Otimize seu inventário

À medida que as margens de lucro continuam diminuindo em certos setores da economia, as empresas buscam continuamente novas maneiras de controlar seus gastos e aumentar seus resultados. Portanto, é essencial para aquisição equipes para realizar inventários constantes e verificar se seus níveis são mantidos em um nível ideal. Abaixo está uma lista de informações de inventário que você deve estar ciente.

  • O “custo real” de manter um estoque é muito maior do que fazer pedidos de produtos.
  • A regra geral sobre retenção de cargas é entre 20 e 30 por cento.
  • Bens de consumo não são os únicos produtos que se degradam com o tempo; tudo, desde produtos eletrônicos de consumo até vestuário, está sujeito à deterioração.
  • A falta de planejamento e previsão adequados é o principal culpado pelos estoques desbalanceados.

Líderes em operações de compras em todo o mundo estão gradualmente percebendo a promessa de insights aprimorados orientados por dados. No estudo Global CPO de 2018, quase metade dos participantes admitiu que suas empresas usam insights inteligentes e avançados para otimizar seus custos e níveis de estoque.

Abaixo está uma lista de perguntas que as empresas precisam se fazer para determinar se seu inventário está otimizado ou não:

  • Qual é a proporção do estoque operacional que consiste em estoque em excesso, estoque de segurança e estoque de reposição?
  • A equipe de compras adquire mais ou menos produtos ou serviços do que o necessário?
  • Qual é o melhor número de vezes por mês para fazer uma compra?
  • Existem discrepâncias entre os pedidos e as requisições de compra feitas?

#4. Monitore de perto as obrigações

Outra vantagem de centralizar digitalmente seus contratos de aquisição é que ela permite um monitoramento mais rigoroso de todos os compromissos contratuais, incluindo os seus e os de outras empresas com as quais você tem contratos. 

A marcação de prazos cruciais e o recebimento automático de notificações sobre as próximas entregas são tarefas relativamente simples. Assim, sua empresa conseguirá cumprir os prazos de renovação. 

Além disso, ele permite que você monitore – e, como resultado, reduza significativamente – o número de entregas atrasadas ou ausentes de seus fornecedores.

#5. Garantir a Conformidade

É tão importante garantir que seus contratos estejam em conformidade com as leis regulatórias internas, setoriais e relevantes quanto monitorar todos os cronogramas de contrato.

Como a não conformidade pode resultar em custos para sua empresa, como multas, ações legais e perda de reputação, você precisa revisar todos os contratos para garantir o cumprimento total de seus termos. Você pode atingir esse objetivo mais facilmente centralizando seus contratos, evitando que departamentos desonestos redijam contratos sem esses componentes essenciais.

A conformidade é mais fácil quando você inicia seu contrato com termos pré-aprovados ou modelos de contrato completos com todas as informações relacionadas à conformidade necessárias. Isto pode ser feito de várias maneiras.

Conclusão 

Embora algumas dessas melhores práticas de aquisição possam parecer simples e comuns, outras são desenvolvimentos recentes no campo. No entanto, as organizações podem desbloquear a excelência em compras implementando-as adequadamente.

O primeiro passo para desenvolver uma estratégia de aquisição sustentável é adquirir uma ferramenta de aquisição digital hospedada na nuvem.

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