Muitas vezes parece que não há tempo suficiente no dia para fazer tudo. Mas há o mesmo número de horas no dia para todos. O tempo não discrimina; todos têm a mesma quantidade. No entanto, algumas pessoas são mais eficientes em usar seu tempo do que outras, enquanto outras geralmente não conseguem cumprir seus compromissos no prazo. Por que você acha que é isso, afinal? O segredo está na gestão eficaz do tempo e na ferramenta de calendário dedicada. A gestão do tempo significa organizar as prioridades e decidir quanto tempo dedicar a cada tarefa. É por isso que o uso de estratégias eficazes de gerenciamento de tempo é tão crucial. Indivíduos, incluindo estudantes, podem melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo adotando algumas das melhores e mais eficazes estratégias descritas neste guia.
Estratégias eficazes de gerenciamento de tempo
Muitos de nós têm dificuldade com a gestão do tempo, que se refere à forma como decidimos usar e organizar o nosso tempo. No entanto, se pudermos aprender a administrar bem nosso tempo, podemos fazer mais em menos tempo e focar nas atividades que terão maior impacto.
Os indivíduos se beneficiarão mais de uma combinação de estratégias eficazes de gerenciamento de tempo que funcionem melhor para eles. É possível que suas estratégias eficazes de gerenciamento de tempo variem dependendo se você é um estudante de pós-graduação ou uma mãe que trabalha. Se você aprende melhor vendo as coisas feitas, um calendário codificado por cores pode ser mais útil para você do que uma lista de tarefas escritas em papel.
Os níveis de estresse, produtividade e desempenho profissional de uma pessoa podem se beneficiar de estratégias eficazes de gerenciamento de tempo. Você pode conferir nossa lista das estratégias de gerenciamento de tempo mais eficazes e comprovadas se tiver problemas para acompanhar seu trabalho ou se quiser apenas tentar algo novo.
Então, como exatamente as estratégias eficazes de gerenciamento de tempo ajudam?
Nas últimas três décadas, a ideia de gerenciamento do tempo explodiu em popularidade. Isso porque facilita a preparação aprimorada, a eficiência aprimorada e um estilo de vida equilibrado.
Como, portanto, estratégias eficazes de gerenciamento de tempo aumentam a produtividade? O objetivo principal é gerenciar seu tempo de forma proativa para que você possa se concentrar no que realmente importa para você, seja para estudantes, negócios ou sua vida pessoal.
Os benefícios de aprender estratégias eficazes de gerenciamento de tempo são amplos:
- Você terá a capacidade de alcançar seus objetivos com sucesso.
- Será menos difícil organizar suas prioridades.
- Você será capaz de se livrar de comportamentos ruins, como procrastinar e não ser orientado para objetivos. E você também será capaz de diminuir seu curto período de atenção.
- Aprender a gerenciar melhor seu tempo pode não apenas ajudá-lo a se sentir menos estressado, mas também mantê-lo motivado.
- Você terá uma visão clara de como precisa organizar e priorizar cada uma de suas responsabilidades.
Além disso, cultivar estratégias eficazes de gerenciamento de tempo no local de trabalho e fazer uso de ferramentas projetadas especificamente para esse fim aumentará suas chances de permanecer na vanguarda de tudo.
Melhores estratégias de gerenciamento de tempo
O conceito de “gestão do tempo” é um equívoco. Você não pode controlar a passagem do tempo, mas pode influenciar como reage a ele. Apesar de seus desejos frequentes de tempo adicional, você só tem direito a 24 horas, ou 1,440 minutos por dia. A gestão do tempo é um talento que pode ser desenvolvido por meio de introspecção, planejamento, avaliação e autodisciplina. O tempo é, como o dinheiro, escasso e caro. Ele precisa ser guardado, usado com prudência e contabilizado no orçamento.
É por isso que é importante usar não apenas estratégias de gerenciamento de tempo, mas aquelas que são eficazes. Aprender a administrar o tempo de forma eficaz é a linha divisória entre aqueles que estão apenas ocupados e aqueles que estão realmente fazendo as coisas, entre a mediocridade e o sucesso.
Aqui estão algumas das melhores e mais eficazes estratégias de gerenciamento de tempo;
#1. Seja humilde e reconheça sua falibilidade
Muitas pessoas lutam muito com a percepção de que não são sem falhas. Eles acreditam que não há risco de algo dar errado porque eles se prepararam para todas as situações. Chegará um momento em que todos com tal visão de mundo serão rudemente despertados para as duras realidades da vida.
Pense por um segundo sobre como é aceitável ser humano, completo com falhas e fracassos. Considere isso ao trabalhar para desenvolver estratégias eficazes de gerenciamento de tempo e lembre-se de que mesmo os planos mais bem elaborados podem dar errado. Em vez de se sentir derrotado por esses desafios, você pode usá-los como oportunidades para crescer como pessoa.
#2. Pré-plano de cada dia
Apesar das inevitáveis alterações, o planejamento ainda é incentivado. Pode levar algumas tentativas e erros antes de encontrar a abordagem que funciona melhor para você, mas existem muitas opções viáveis. Reservar alguns minutos todas as noites antes de dormir para planejar as atividades do dia seguinte é uma prática útil para muitos.
Antes de mergulhar nas tarefas complexas de amanhã, respire fundo e afaste-se da sua lista para descobrir quem, o quê, quando, onde, por que e como. Além disso, não se esqueça de agendar algum tempo de inatividade em sua programação diária. Fazer isso o ajudará a se preparar mentalmente para as tarefas de amanhã e abrirá a porta para assumir um trabalho extra, se necessário.
#3. Priorize seu trabalho diário, semanal e mensal por importância
Estabeleça prioridades para os próximos dias, semanas ou meses juntamente com suas sessões de planejamento. Para evitar ficar sobrecarregado, é útil acompanhar os próximos deveres para que você possa distribuí-los ao longo da semana. Uma programação semanal ajudará você a manter seus objetivos diários, permitindo que você realize mais.
Fazer uma lista abrangente de todas as responsabilidades que você tem no trabalho é um bom ponto de partida. É uma boa ideia passar algum tempo segmentando essas responsabilidades em atividades diárias, semanais e mensais gerenciáveis. Conhecer essas informações tornará muito mais simples manter o foco diariamente e realizar todo o seu trabalho.
#4. Faça melhor uso de suas ferramentas de gerenciamento de tempo
Falando em listas de verificação, uma das estratégias mais eficazes de gerenciamento de tempo é reunir o maior número possível de ferramentas para respaldar suas reivindicações. Você pode simplificar sua vida com o clique de um botão baixando um dos milhões de programas de computador ou aplicativos de smartphone disponíveis. É incrível quantas horas de tempo você pode economizar a cada semana apenas adicionando uma ferramenta de gerenciamento de tempo à sua caixa de ferramentas.
Alternar plano software de gerenciamento de projetos é um excelente caso em questão. Ele tem recursos como um construtor de lista de tarefas e um gerador de horários e definitivamente vale a pena dar uma olhada. Com a ajuda das visualizações de calendário para cada dia, semana e ano, você pode facilmente definir metas e mirar alto para todos os seus projetos. Você pode aprimorar ainda mais sua experiência e produtividade usando as integrações e extensões disponíveis para os produtos que já utiliza.
#5. Evite a armadilha da multitarefa
Você percebeu que a multitarefa pode reduzir sua inteligência em mais de 11%? Quando você tenta fazer malabarismos com muitas tarefas, isso pode ter impactos devastadores em você e nas pessoas ao seu redor. E se você não acha isso tão horrível, tente viver com 11% menos dinheiro a cada ano.
Não importa o quão brilhante você seja, a multitarefa reduz a produtividade em até 40%. Na verdade, concentrar-se em uma única tarefa de cada vez dobra a quantidade de trabalho que você pode realizar em uma determinada semana. Tenha em mente que algumas distrações, como ouvir música suave, podem realmente aumentar a produtividade se utilizadas corretamente.
#6. Aprenda quando você é mais eficaz
Você gosta da manhã, da noite ou de um tempo intermediário? Esses são os tipos de perguntas que podem levar a insights sobre quando no dia você é mais eficaz.
É provável que uma pessoa que é uma pessoa matinal e pode se forçar a sair da cama um minuto inteiro antes de o alarme tocar, faça mais nas primeiras horas do dia. Uma pessoa que é uma coruja noturna pode demorar um pouco para entrar em sua rotina normal depois de acordar. Esse grupo geralmente atinge seu pico de produção à tarde.
Encontre a hora do dia em que você está no seu auge mental e físico, independentemente da sua postura. É quando você deve fazer a maior parte do trabalho crítico do seu dia.
#7. Livrar-se das distrações
Por quais razões as estratégias eficazes de gerenciamento de tempo são importantes? Porque basicamente há muitas distrações esperando para tirar sua mente do trabalho e de outras obrigações. Estas são algumas das fontes mais comuns de interrupção no trabalho:
- Redes sociais
- smartphones
- Internet
- Colegas de trabalho
- Reuniões (a menos que sejam muito boas e produtivas)
Embora nem sempre você possa controlar quando as reuniões são agendadas, você pode eliminar as outras fontes de distração. Coloque o telefone no silencioso e esconda-o em uma gaveta se precisar se concentrar no trabalho sem ser interrompido por notificações ou a tentação de verificá-lo. Se você verifica constantemente sua caixa de entrada várias vezes ao dia, talvez seja hora de estabelecer intervalos regulares de check-in.
Você deve ser gentil e cortês com seus colegas de trabalho o tempo todo, mas se um deles estiver interferindo na sua produtividade, não há problema em informar que você não tem tempo para conversar agora e sugerir um momento melhor.
#8. Tempo você mesmo
Embora possa parecer absurdo, definir um cronômetro pode ser um método realmente eficaz de gerenciar seu tempo. Você pode usar um cronômetro para ajudá-lo a se concentrar, lembrá-lo de fazer pausas e até mesmo ajudá-lo a fazer mais em um determinado período de tempo. As pausas são um componente essencial de qualquer dia de trabalho porque permitem que você se afaste de sua mesa e se reagrupe por alguns minutos antes de voltar.
Usar um cronômetro para limitar seu tempo de trabalho a uma quantidade especificada é outra aplicação maravilhosa. Definir um limite de tempo para si mesmo o motiva a trabalhar mais rápido e concluir mais nesse período alocado.
#9. Divida grandes projetos em pedaços menores.
Você já olhou para um projeto e imediatamente quis fugir porque parecia tão assustador? É possível que você precise aumentar o zoom. Para gerenciar melhor seu tempo em um grande projeto, divida seus principais marcos e prazos em tarefas e metas menores e subsidiárias.
Agora que tudo está dividido, você pode voltar às estratégias eficazes de gerenciamento de tempo que discutimos anteriormente, como fazer um cronograma e atribuir prioridades às tarefas. Ao fazer isso, você descobrirá que o quadro geral é menos assustador e o prazo iminente é mais gerenciável.
#10. Domine a Arte da Firma “Não”
Em suma, não seja o local de trabalho “sim homem” ou “sim mulher”, pois essa é a moral fundamental da narrativa. Se você está constantemente exausto por assumir demais, você pode querer praticar a recusa de favores de amigos e familiares. Isso pode oferecer muitas opções para melhorar seu gerenciamento de tempo e a qualidade de sua produção.
#11. Quando possível, passe tarefas para outras pessoas.
Quando você está muito ocupado para fazer tudo sozinho, uma solução é procurar maneiras de delegar tarefas a outras pessoas. Se você recebeu uma tarefa com um prazo impossível de concluir sozinho, divida o trabalho entre seus colegas de trabalho e ataque-o em grupo.
Líderes e gerentes podem achar isso particularmente crucial, pois suas próprias cargas de trabalho pessoais podem se tornar esmagadoras sem delegação adequada. Para evitar que isso aconteça, certifique-se de que suas responsabilidades e as dos membros de sua equipe estejam bem definidas para que você sempre saiba quem é responsável pelo quê.
#12. Tente recarregar suas baterias
Esse método de economia de tempo pode ser a coisa mais importante que você pode fazer para sua carreira e sua sanidade. Todos os dias, empresas de todo o mundo se preparam para lutar mais um dia e enfrentar o próximo desafio ou problema em sua lista de tarefas. No entanto, é importante lembrar de fazer uma pausa no frenesi de vez em quando.
Retornando à sua mesa, depósito ou local de construção com foco e energia renovados após uma pausa pode ser um grande benefício para sua produtividade.
Permita-se tempo para relaxar e rejuvenescer sua mente, corpo e espírito em qualquer método que seja mais relaxante para você, seja um acampamento de fim de semana ou um cruzeiro de praia extravagante para toda a família.
Ferramentas de gerenciamento de tempo.
Ferramentas de gerenciamento de tempo são o tipo de software que pode ajudá-lo a programar suas atividades, acompanhar seu progresso e analisar seus resultados para maximizar cada dia.
No entanto, quando se trata de agendamento e gerenciamento de tempo, todos têm requisitos distintos. O software ou as ferramentas dedicadas de gerenciamento de tempo provavelmente serão úteis se você lidar com vários projetos, prazos e recursos com frequência.
Essas soluções, no entanto, também são aplicativos baseados em uma ou mais dessas estratégias, todas com o objetivo de aumentar a produtividade, combater a procrastinação e evitar o esgotamento e o estresse para você e sua equipe.
Por que gerenciar o tempo é importante?
Digamos que você gostaria de aumentar sua produtividade durante o dia e gostaria de encontrar um melhor equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal. Da mesma forma, se você pudesse completar a mesma quantidade de trabalho em uma fração do tempo, você não gostaria de gastar esse tempo extra tendo prazer? Esta, entre muitas outras razões, é por isso que empregar não apenas qualquer estratégia de gerenciamento de tempo, mas uma estratégia eficaz é crucial.
Não importa quais sejam suas razões para querer melhorar seu gerenciamento de tempo com estratégias e ferramentas eficazes, é quase certo que você obterá os seguintes benefícios:
- Incremento na produtividade
- Nível de estresse reduzido
- Comando aprimorado sobre seu processo de trabalho
- Capacidade de cumprir prazos de forma consistente
Como você pode melhorar a produtividade?
A maioria de nós fica aquém do nosso potencial por causa de dois fatores. Nossos hábitos terríveis no trabalho e nossa tendência de responder aos problemas à medida que surgem, em vez de resolvê-los proativamente.
Embora a resposta possa parecer óbvia, implementá-la pode ser um desafio. Bons hábitos que nos tornarão proativos e responsáveis por nossos próprios dias de trabalho podem substituir nossos maus hábitos e rotinas reativas. Use essas estratégias de gerenciamento de tempo para se tornar seu eu mais eficiente e eficaz no trabalho.
- O trabalho pesado deve ser feito quando você está se sentindo forte.
- Pare de multitarefa
- Seja otimista
- Faça uma lista de coisas que precisam ser feitas todas as noites.
- Reduza o número de tarefas em sua lista.
- Aproveite o tempo para delegar
- Intercalar períodos de trabalho com períodos de atividade física
- Tire todas as distrações
- Prepare a sua agenda de chamadas.
- Durma o suficiente.
- Certifique-se de procurar por si mesmo.
Conclusão
É importante refletir sobre a eficácia de suas estratégias de economia de tempo de tempos em tempos. Veja como você está gerenciando seu tempo entre o trabalho e a vida pessoal. Se você está progredindo em seus objetivos mais urgentes e talvez esteja se dando prioridade suficiente. Se tudo for negativo, talvez seja hora de repensar o que você vê como estratégias eficazes de gerenciamento de tempo e fazer algumas mudanças. Quando você aprende a gerenciar seu tempo de forma eficaz, pode melhorar seu próprio bem-estar, fazer mais em sua vida pessoal e profissional e esperar um futuro melhor.
Administrar bem o tempo é essencial para alcançar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal. Além de torná-lo mais eficiente em geral, aprender estratégias de gerenciamento de tempo o ajudará a controlar sua agenda com mais eficiência.
Perguntas frequentes sobre estratégias de gerenciamento de tempo
O que significa uma gestão eficaz do tempo?
O gerenciamento eficaz do tempo permite que você realize mais tarefas importantes todos os dias. Com certeza, aproveitar ao máximo o nosso tempo é crucial, mas ainda mais, saber administrá-lo bem. Seria de esperar que os gerentes de tempo mais eficientes e eficazes também fossem os mais eficazes.
Como você descreve metas inteligentes para uma gestão eficaz do tempo?
Estabelecer metas SMART (que significa “Específico, Mensurável, Atingível, Relevante e Oportuna”) é uma excelente maneira de dar alguma estrutura à sua abordagem de gerenciamento de tempo. A natureza medida e deliberada dos objetivos SMART aumenta a probabilidade de você alcançá-los.
Que fatores contribuem para uma gestão ineficaz do tempo?
Na maioria dos casos, somos incapazes de administrar nosso tempo de forma eficaz porque não planejamos com antecedência, estabelecemos prioridades, estabelecemos metas claras e evitamos lidar com tarefas imediatas.
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Referência
