O gerenciamento de tarefas é uma grande parte do gerenciamento de projetos e da administração de um negócio sem problemas. Aplicar o software ou ferramenta de gerenciamento de tarefas correto pode ajudar a tornar seu trabalho mais fácil e rápido. Este artigo fala sobre o melhor software, aplicativo e habilidades de gerenciamento de tarefas no mac.
Visão geral
Gerenciar tarefas envolve fazer um plano para o que precisa ser feito, fornecer às pessoas as ferramentas necessárias para fazer o trabalho e acompanhar como as coisas estão indo para garantir que tudo seja feito no prazo. Para que o trabalho corra bem, também é importante gerenciar o processo e eliminar eventuais gargalos.
O gerenciamento de tarefas é o processo de dividir um grande projeto em partes menores que são mais fáceis de manusear, acompanhando o status de cada tarefa e ajustando o cronograma do projeto conforme necessário. As tarefas gerenciadas devem;
- Faça marcos do projeto e listas de tarefas.
- Descubra os pontos fortes únicos de cada pessoa ou membro da equipe e dê a eles as tarefas certas.
- Descubra quais são as tarefas mais importantes que sua equipe precisa realizar a qualquer momento.
- Escolha as coisas mais importantes para fazer e trabalhe nelas primeiro.
- Planeje seu trabalho para que possa ser feito rapidamente e com poucos problemas.
- Incentive o trabalho em equipe fazendo novas alianças e melhorando as que você já possui.
- Dê aos seus funcionários a liberdade de que precisam para fazer bem o seu trabalho.
- Verifique e melhore regularmente como as coisas são feitas.
- Faça o seu trabalho com o mínimo de trabalho e tempo possível.
Por que é essencial manter o gerenciamento de tarefas?
Aqui estão algumas das principais razões pelas quais é importante gerenciar bem as tarefas.
#1. O gerenciamento de tarefas facilita a conclusão das tarefas no prazo e da maneira certa
Como a execução do projeto está sempre mudando, é importante focar nas tarefas mais importantes a qualquer momento. Se você tem uma loja online, por exemplo, as férias são uma época movimentada para estocar produtos e fazer negócios que atendam às necessidades de seus clientes. Depois do Ano Novo, não é mais uma boa ideia fazer isso. Todo o trabalho que você faz nessa área é muito importante.
O gerenciamento de tarefas é usado para acompanhar todas as tarefas e dar conselhos sobre quais delas devem ser realizadas primeiro a qualquer momento. Com essas informações, equipes e indivíduos podem administrar melhor seu tempo, focar no que é mais importante e terminar o que precisa ser feito antes do fim do projeto.
#2. O gerenciamento de tarefas fornece insights que você pode usar
Os recursos visuais são usados no gerenciamento de tarefas para acompanhar tudo o que precisa ser feito e onde as coisas estão. A partir disso, você pode ter uma ideia das tarefas e onde o projeto está. É uma ótima maneira de descobrir como as equipes de diferentes departamentos trabalham juntas e como abordam os projetos. Você terá uma ideia melhor de como o projeto está indo, poderá tomar decisões inteligentes e fornecer informações que as pessoas possam usar.
#3. As listas de tarefas são uma boa maneira de controlar o tempo e o dinheiro
Não só é importante terminar um projeto, mas é ainda mais importante fazê-lo sem ultrapassar o orçamento e no prazo. Com o software de gerenciamento de tarefas, você pode acompanhar quanto gasta em uma tarefa e quanto tempo leva para terminar. Ajuda a acompanhar os recursos do projeto e a movimentá-los à medida que surgem novas necessidades. Também ajuda a encontrar maneiras de cortar custos e concluir projetos sem ultrapassar o orçamento.
#4. O gerenciamento de tarefas pode ajudar as pessoas a se comunicarem melhor
O gerenciamento de tarefas depende muito de check-ins, revisões e comentários das pessoas que realizam o trabalho. Depois que as pessoas recebem responsabilidades, é difícil dizer o suficiente sobre a importância da comunicação. Para acompanhar bem as tarefas, os funcionários devem manter suas listas atualizadas e mostrá-las ao gerente de projeto regularmente. Em cada reunião de status, eles devem perguntar ao gerente o que pensam sobre como a tarefa está sendo avaliada. Esse ciclo de feedback facilita a comunicação entre funcionários e gerentes, o que leva a um fluxo de trabalho produtivo com progresso constante das tarefas.
#5. Organizar seu trabalho torna você mais produtivo
Com a ajuda do software de gerenciamento de tarefas, os gerentes de projeto podem acompanhar tudo o que acontece durante o projeto. O gerente de projeto é mais capaz de resolver problemas e manter um fluxo constante de trabalho. Isso torna o projeto mais produtivo e evita que saia dos trilhos.
#6. Colocar suas tarefas em ordem ajudará você a fazer mais
Sempre olhamos para as tarefas e procuramos maneiras de torná-las melhores. Os trabalhadores envolvidos trabalham juntos e respondem às solicitações do gerente de projeto. Eles também devem manter um alto nível de produtividade em todos os momentos. Com a ajuda de insights e relatórios de progresso do software de gerenciamento de tarefas, os gerentes podem descobrir a produtividade de sua equipe e fazer as alterações necessárias.
Software de gerenciamento de tarefas
Quando você tem um software de gerenciamento de tarefas em seu computador ou dispositivo móvel, você tem acesso a um conjunto completo de ferramentas para gerenciar tarefas. É uma ferramenta poderosa que facilita o gerenciamento do trabalho, ajuda as pessoas a trabalharem bem juntas e oferece controle sobre os projetos. Ele permite que você veja como seu desempenho se compara em diferentes métricas, dando a você mais controle sobre como você gerencia suas tarefas com base em dados concretos. Os seguintes recursos podem ser encontrados na maioria dos programas de gerenciamento de tarefas.
#1. Visualização do Fluxo de Trabalho
Os quadros Kanban fazem parte das ferramentas de gerenciamento de tarefas que ajudam você a ver seus fluxos de trabalho, organizar suas tarefas de uma maneira que faça sentido para seu ciclo de produção e, por fim, aumentar sua produtividade.
#2. Pesquisa de tarefas
Quando você está trabalhando em um grande projeto com muitas tarefas, pode ser difícil encontrar o que você precisa e acompanhar como está indo. Usando filtros e tags, o software para gerenciamento de tarefas facilita a localização de tarefas com base em itens como urgência, progresso e muito mais. Facilitando a localização do que você deseja no sistema.
#3. Informações em tempo real
O software de gerenciamento de tarefas permite rastrear o tempo com precisão. Os dados dos quadros de horários da equipe são usados para fornecer insights em tempo real. Ele ajuda a acompanhar quanto dinheiro foi gasto, quais recursos foram usados, quanto trabalho foi feito e como o projeto está indo bem no geral.
#4. Auxílios para Trabalhar Juntos
Ao usar o software de gerenciamento de tarefas, equipes multifuncionais e indivíduos podem ver com mais clareza como seu trabalho está sendo dividido e quem é responsável por quê. Torna mais fácil para as pessoas trabalharem juntas em projetos distantes, permitindo que conversem entre si, formem e participem de grupos e adicionem comentários, notas e arquivos rapidamente.
O software de gerenciamento de tarefas tem muitas vantagens
O software de gerenciamento de tarefas é mais do que apenas um painel central onde você pode acompanhar tudo relacionado ao gerenciamento de tarefas. Existem muitos bons motivos para usar um programa para organizar seu trabalho:
#1. Priorização Estratégica
Uma das melhores coisas sobre um programa de gerenciamento de tarefas é que ele permite que você diga à sua equipe quais são suas principais prioridades. Algumas pessoas em sua equipe podem achar difícil alternar entre as tarefas. Ao fazer uma lista de prioridades, os membros da equipe podem gerenciar melhor seu tempo e entender a ordem em que as tarefas devem ser realizadas.
#2. A capacidade de prestar atenção melhorou
Quando você usa um programa de gerenciamento de tarefas, não precisa sentir que precisa terminar um grande projeto em uma determinada data. Esse método é muito bom para melhorar a concentração porque permite dividir o trabalho em partes mais fáceis de manusear.
O melhor software para gerenciamento de tarefas
Aqui está uma lista dos melhores softwares para gerenciamento de projetos.
- Monday.com é a ferramenta ideal para acompanhar as tarefas.
- Se você deseja ver sua organização de tarefas, o Airtable é perfeito.
- ClickUp é a melhor escolha para empresas que querem economizar.
- Todoist é a melhor ferramenta para tarefas rápidas e fáceis.
- A colaboração é a melhor maneira de gerenciar grupos de pessoas que estão espalhados.
- Asana é a melhor maneira de acompanhar um grande grupo de pessoas.
- Os preços fixos no Basecamp são os melhores.
- O Wrike é melhor para aplicativos específicos da equipe.
- Em outras palavras, novos negócios e pessoas que estão começando devem começar a usar o Trello.
- O Smartsheet é o melhor programa de planilhas.
Habilidades de gerenciamento de tarefas
O bom gerenciamento de tempo e tarefas será recompensado agora e no futuro. Mas para ter sucesso, você precisa ter as seguintes habilidades de gerenciamento de tarefas.
#1. Delegação efetiva
No trabalho, é comum passar determinadas tarefas para outra pessoa. Isso é bom para ambos e para o negócio como um todo. Se você é um gerente e está encarregado de atribuir e acompanhar o trabalho de outras pessoas, bem como o seu, ser capaz de delegar irá ajudá-lo com mais frequência do que não.
#2. Proativo
Adaptar-se às mudanças é uma parte do bom gerenciamento de tarefas, mas ser capaz de observar o ambiente e prever problemas é outra. Com essa habilidade, você pode manter seus projetos no caminho certo e seguir em frente, sendo capaz de pensar no futuro e agir rapidamente quando surgirem problemas. Se você puder prever o que vai acontecer, será mais capaz de definir prioridades e organizar seu trabalho.
#3. Habilidade de solução de problemas
Quando você está no trabalho, é possível que nem tudo saia como planejado. O gerenciamento de tarefas depende da capacidade de detectar problemas rapidamente e encontrar soluções. Isso ajudará você a terminar a tempo e evitar problemas.
# 4. Gerenciamento de tempo
Se você não terminar um trabalho no prazo, isso pode causar problemas com os outros trabalhos e atrapalhar seu cronograma. Além disso, se as tarefas não forem concluídas imediatamente, o projeto será prejudicado. Se você souber usar bem o seu tempo, poderá terminar todas as suas tarefas no prazo e manter o projeto no caminho certo.
Melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas
Para boas habilidades a serem alcançadas pelo gerenciador de tarefas, o seguinte é o melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas abaixo;
#1. Planejador da Microsoft
O Planner da Microsoft é uma ferramenta útil para gerenciar projetos de equipe com foco em recursos visuais, facilidade de uso e colaboração. Se sua equipe usa software da Microsoft, vale a pena pesquisar se você está procurando uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Não importa qual seja a sua função na equipe, você pode usar o programa para criar quadros Kanban com arquivos, listas de verificação e etiquetas.
#2. Google Tarefas
Todos os seus dispositivos sincronizam automaticamente as tarefas que você faz no Google Tasks, para que você possa gerenciá-las, registrá-las e atualizá-las de qualquer lugar. Este software é básico, fácil de usar e personalizável. Como o Google Task sincroniza com o Gmail e o Calendário, faz sentido para as pessoas que já usam outros serviços do Google adicioná-lo ao fluxo de trabalho.
Gerenciamento de Tarefas no Mac
Como no Windows, o Apple Task Management permite encerrar rapidamente os programas que travaram ou congelaram. Mas você deve consultar o Mac Activity Monitor para obter mais informações de diagnóstico sobre gerenciamento de tarefas. Você pode interromper programas que estão em execução, mas não respondem, verificar quanta memória e CPU cada programa está usando e quanta energia cada programa está usando.
O Gerenciador de Tarefas no Mac OS X é como o Monitor de Atividade no Windows, mas é menor. Para chegar lá, basta pressionar [CMD], [ALT] e [ESC] ao mesmo tempo. Quando você clicar nele, uma janela aparecerá para que você possa ver o que está sendo executado em segundo plano. Clique no aplicativo que não funcionará e, em seguida, clique no botão “forçar encerramento”. O seguinte é o melhor aplicativo ou software para gerenciamento de tarefas no mac;
#1. Equipes Evernote
Com o Evernote, você pode manter e organizar tudo, desde ideias e projetos até memórias e listas de tarefas em um só lugar. Você pode usá-lo para acompanhar tudo, desde grandes projetos até memórias fugazes, escrevendo notas, anexando documentos, digitalizando fotos, gravando mensagens de voz e recortando da web. Use o Evernote para garantir que você não esqueça os detalhes importantes.
#2. Claro
Realmac Software Impending made Clear, um programa de ponta para acompanhar as tarefas. A App Store tem muitos aplicativos de lista de tarefas, mas o Clear se destaca pela facilidade de uso e pela aparência simples.
O que é gerenciamento de tarefas e por que é importante?
“Gerenciamento de tarefas” significa acompanhar todas as diferentes partes das tarefas do seu projeto. Aqui, você terá que decidir com antecedência como lidar com suas tarefas com base em quaisquer alterações que possam ocorrer em tempo real. Por fim, você desejará ver essas tarefas até o fim.
Quais são os tipos de gerenciamento de tarefas?
São os seguintes;
- Maneiras práticas de lidar com cargas de trabalho.
- Utilizar computadores para gerir os processos de trabalho.
- Software online para gestão do tempo.
Quais são as etapas do gerenciamento de tarefas?
As etapas a seguir são;
- Faça uma lista de todas as coisas que seu grupo precisa fazer.
- Cada atribuição deve ter uma lista de datas e horas.
- Coloque cada tarefa em ordem de importância.
- Certifique-se de anotar qualquer outra informação que considere importante sobre as tarefas.
- Dê cada resposta a uma pessoa diferente em sua equipe.
- Acompanhe até onde seu grupo chegou.
Quais são as três habilidades de gerenciamento de tarefas?
São os seguintes;
- Fazendo algum trabalho de detetive ou pensando cuidadosamente.
- Ter a capacidade de resolver problemas.
- Considere todos os aspectos da tarefa.
- Uma conversa que todos entendem.
- Talento para atribuir responsabilidades a outros.
- Melhor precisão ao definir metas.
Quais são os 4 tipos de tarefas?
São os seguintes;
- Tarefas incidentais.
- Tarefas coordenadas.
- Tarefas planejadas.
Com a abordagem de Eisenhower, as tarefas podem ser urgentes e importantes, não urgentes e importantes, não importantes e urgentes ou nem urgentes nem importantes. Eles funcionam bem porque você pode decidir rapidamente se algo precisa ser feito imediatamente, mais tarde ou não.
Quais são os 4 elementos do gerenciamento de tarefas?
Adie (demore), dê a outra pessoa (delegue) e livre-se dos 4 Ds (abandonar). Se você colocar cada atividade ou projeto em um desses baldes, poderá decidir melhor como gastar seu tempo e energia.
Conclusão
Qualquer empresa que deseja ter um bom fluxo de trabalho precisa de uma base sólida, e o gerenciamento de tarefas pode ser tanto a base do gerenciamento de projetos quanto o núcleo do gerenciamento de processos. Para um gerenciamento de tarefas eficaz, você precisa acompanhar e gerenciar o status de uma tarefa, prioridade, tempo, alocações de recursos humanos e financeiros, recorrência, dependências, notificações, etc. Todas essas coisas são os fundamentos do gerenciamento de tarefas em geral.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de tarefas
Quais são as etapas do gerenciamento de tarefas?
- Iniciação.
- Planejamento
- Execução.
- Controle e monitoramento.
- Fecho.
Como posso melhorar o controle de minhas tarefas?
- Crie uma estratégia.
- Faça uma lista de prioridades em vez de tarefas.
- É melhor começar cedo.
- Divida qualquer grande empreendimento em porções administráveis.
- Pratique a tomada de decisão.
- A chave é atribuir responsabilidades.
- A chave é apontar adequadamente.
- Estabeleça datas de vencimento.
Como definir um projeto de sucesso?
O bom trabalho é desafiador, mas gratificante. É natural pensar que se os alunos devem ser capazes de terminar alguma coisa, eles devem ser capazes de fazê-lo sem nenhuma dificuldade. Em uma tarefa bem-sucedida, enfrentar os desafios faz parte do aprendizado - eles significam verdadeiras interações com o centro do assunto.
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Referências
