As empresas que dependem de vários fornecedores por meio de processos manuais podem ter dificuldades para maximizar o valor dos relacionamentos existentes em um mundo em constante mudança. Mudanças no clima corporativo, uma explosão de dados e mudanças nas regulamentações alteram o cenário do gerenciamento de fornecedores. Os processos manuais simplesmente não serão capazes de acompanhar. Um sistema de gerenciamento de fornecedores pode transformar processos, fortalecer relacionamentos e tornar o gerenciamento de terceiros mais simples. Abaixo, descrevemos o processo de software de sistemas de gestão de fornecedores, alguns dos principais benefícios e recursos importantes a serem considerados ao fazer as melhores soluções possíveis de seleção de ferramentas.
O que são Sistemas de Gestão de Fornecedores?
Os sistemas de gerenciamento de fornecedores são os processos que garantem que as organizações tirem o máximo proveito de seus gastos com fornecedores.
Os fornecedores são essenciais para o sucesso de uma empresa porque fornecem os bens e serviços necessários para atender à demanda do consumidor. Como resultado, é necessário um gerenciamento adequado para evitar atrasos na cadeia de suprimentos.
Gerenciar fornecedores também envolve criar estratégias e estabelecer políticas e acordos contratuais para garantir que ambas as partes entendam as expectativas e os objetivos do negócio. Além disso, esses padrões estabelecem métricas que indicam o desempenho de um fornecedor e informam as organizações sobre o que elas podem fazer para melhorar a eficiência de seus fornecedores.
Benefícios dos Sistemas de Gestão de Fornecedores
Existem inúmeras vantagens em ter sistemas de gestão de fornecedores bem desenvolvidos.
- Reduza os riscos: como os proprietários de empresas devem manter e avaliar a atividade do fornecedor regularmente, eles poderão detectar rapidamente qualquer comportamento suspeito.
- Minimizar Custos: Ao implementar um sistema de gestão, os executivos podem promover relacionamentos transparentes e produtivos com seus fornecedores. Como resultado, os fornecedores são mais propensos a oferecer descontos e economias.
- Aumente a eficiência: o gerenciamento de fornecedores melhora a comunicação, o que significa que ambas as partes têm uma melhor compreensão do negócio com o qual estão trabalhando. Isso melhorará o fluxo operacional e reduzirá os atrasos na cadeia de suprimentos.
- Reduzir a Volatilidade de Preços: Os fornecedores frequentemente oferecem preços fixos em troca de determinados critérios, como prazos de contrato mais longos. As empresas podem tirar proveito disso gerenciando relacionamentos com fornecedores e minimizando flutuações de preços imprevisíveis.
- Consolidação da Cadeia de Suprimentos: O gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos permite que as empresas reduzam o número de fornecedores com os quais trabalham, permitindo que eles agilizem os pedidos de compra e o orçamento.
5 Características Importantes de um Sistema de Gestão de Fornecedores Confiável
Discutimos as vantagens de bons sistemas de gestão de fornecedores e como eles podem ajudar seus negócios. No entanto, selecionar um sistema confiável entre as opções disponíveis pode ser difícil. Para ajudá-lo, compilamos uma lista dos recursos mais importantes dos sistemas de gerenciamento de fornecedores.
#1. Autoatendimento e onboarding automatizado
Todos os fornecedores devem ser integrados de forma transparente e automática usando sistemas de gerenciamento de fornecedores. Padronizar e visualizar esse processo não só aumenta a eficiência, mas também proporciona uma melhor experiência para terceiros, iniciando o relacionamento com o pé direito.
Trabalhar com registros de fornecedores completos e precisos também é essencial para tomar boas decisões de negócios. Dependendo do número de fornecedores, coletar essas informações pode ser uma tarefa demorada, complexa e que consome muitos recursos.
#2. Usabilidade e integrações nativas
Seu sistema de gerenciamento de fornecedores deve ser simples de usar para suas equipes e não deve exigir um alto nível de especialização para ser configurado. Os indivíduos não adotarão o sistema se for muito difícil de usar.
Se suas equipes já estiverem usando plataformas específicas, o sistema de gerenciamento de fornecedores certo pode aliviar a ansiedade da mudança ao integrar-se nativamente à pilha de tecnologia existente. Considere soluções de gerenciamento de fornecedores que podem ser integradas a plataformas como Salesforce e NetSuite.
#3. Feeds de inteligência de risco
Seu sistema de gerenciamento de fornecedores deve ajudá-lo a identificar e mitigar os riscos inerentes ao trabalhar com um novo fornecedor. Os riscos existentes em sua base de fornecedores devem ser constantemente monitorados e mitigados à medida que surgem problemas. No entanto, com os sistemas de gerenciamento de fornecedores, mais pode ser feito para reduzir a quantidade de risco que entra em seu negócio em primeiro lugar.
#4. Recursos poderosos de relatórios
Você deve sempre poder ver um instantâneo preciso do status do seu fornecedor. Um sistema de gerenciamento de fornecedores fornecerá à sua empresa recursos de relatórios que permitirão detalhar sua base de fornecedores por categoria, tipo e até mesmo tamanho de fornecedor.
#5. Ferramentas de colaboração
Os sistemas de gestão de fornecedores são um processo complexo que não deve ser confiado a uma única unidade de negócios. Selecione um sistema de gestão de fornecedores que se aplique a toda a organização. Ele deve permitir que suas equipes jurídica, de compras e de vendas colaborem de maneira eficaz, além de se comunicarem facilmente com os próprios fornecedores.
Ferramentas de gestão de fornecedores
Antes de entrarmos em cada uma dessas ferramentas, vamos definir o que são ferramentas de gestão de fornecedores e o que elas podem fazer por você e sua empresa. As ferramentas de gerenciamento de fornecedores incluem uma variedade de softwares que auxiliam as organizações no gerenciamento de sua base de fornecedores e na interação eficaz com eles.
As principais funções das ferramentas de gestão de fornecedores são as seguintes:
- Identificação e cadastro de fornecedores
- Gerenciamento de informações de contato do fornecedor, incluindo endereços, e-mails e números de telefone
- Os pedidos feitos com cada fornecedor são rastreados.
- Criação e gerenciamento de pedidos de compra
- Gestão de faturas e recebimentos de mercadorias.
- Entrega de relatórios detalhados de desempenho do fornecedor.
Cada uma dessas funções é fundamental para a capacidade de uma organização de gerenciar seus fornecedores de forma eficaz.
Benefícios das Ferramentas de Gestão de Fornecedores
A utilização de ferramentas de gestão de fornecedores tem várias vantagens. Aqui estão algumas das principais vantagens:
#1. Automação do processo
Hoje em dia, a automação é essencial para o sucesso. Muitos dos processos envolvidos no gerenciamento de seus fornecedores podem ser automatizados com as ferramentas corretas de gerenciamento de fornecedores. Você economizará tempo e dinheiro.
#2. Eficiência aprimorada
Quando uma empresa pode gerenciar seus fornecedores com eficiência, ela melhora a eficiência em todas as áreas de compras. As ferramentas de gestão de fornecedores auxiliam as organizações a agilizar seus processos de compras, facilitando a obtenção dos bens e serviços de que necessitam.
#3. Maior visibilidade
Com boas ferramentas de gerenciamento de fornecedores, as organizações melhoraram a visibilidade de sua base de fornecedores. Isso permite que eles detectem problemas potenciais antecipadamente e tomem medidas corretivas. Ele também fornece às empresas uma melhor compreensão das capacidades de seus fornecedores.
#4. Melhor comunicação do fornecedor
A comunicação com os fornecedores pode ser difícil sem uma ferramenta clara de gerenciamento de fornecedores. As empresas, por outro lado, podem usar essa ferramenta para se comunicar de forma mais eficaz com seus fornecedores, resultando em melhores relacionamentos com fornecedores e melhores resultados de compras.
Processo de Gestão de Fornecedores
O processo de gerenciamento de fornecedores em 5 etapas é descrito abaixo:
#1. Estabelecer um conjunto de metas e objetivos de negócios.
Antes de iniciar o processo de sistemas de gerenciamento de fornecedores, você deve primeiro identificar o conjunto de metas e objetivos de negócios para os quais os fornecedores são necessários. Ele destacará quais serviços de terceiros cada departamento requer para que você possa mapear os fornecedores relevantes para cada necessidade sem duplicar esforços e recursos. Esses objetivos também ajudarão na avaliação do desempenho do fornecedor em relação aos objetivos comunicados a eles.
#2. Identificando critérios de seleção relevantes para a seleção de fornecedores
Depois de identificar os objetivos e requisitos que exigem o envolvimento do fornecedor, você precisará definir os critérios de seleção para selecionar os fornecedores que fornecerão o melhor valor pelo dinheiro.
Embora os critérios de seleção variem dependendo do tipo de organização e dos requisitos de seus fornecedores, as medidas padrão incluem preços, qualidade do trabalho anterior, reconhecimento industrial, reputação legal e assim por diante.
#3. Escolha e avaliação de fornecedores
A etapa seguinte é avaliar todos os fornecedores relevantes usando seus critérios de seleção identificados. A maioria das empresas julga os fornecedores com base nos preços cotados. No entanto, também é fundamental considerar os outros critérios que você identificou.
Examine as cotações e propostas fornecidas por fornecedores em potencial para garantir que você está maximizando as oportunidades de economia de custos. Examine os termos e condições para ver quão bem os fornecedores pretendem atender às necessidades organizacionais. Simultaneamente, certifique-se de ter realizado uma análise completa e holística dos pontos fortes e fracos dos fornecedores, bem como uma pesquisa sobre como as ameaças e oportunidades do ambiente externo podem afetar seu envolvimento com os fornecedores.
#4. Contratação e negociação com o(s) fornecedor(es) escolhido(s)
Agora que você identificou os fornecedores apropriados, você deve iniciar o processo de contratação para finalmente trazê-los a bordo. Inclua todas as partes interessadas relevantes no processo de contratação para obter informações valiosas sobre como o contrato pode garantir a entrega de valor máximo. Em muitos casos, o processo de contratação é realizado pela equipe de finanças/compras em colaboração com os altos executivos das unidades de negócios, enquanto os grupos que trabalharão diariamente com os fornecedores não são consultados.
#5. Avaliação do desempenho do fornecedor
O processo de gestão de fornecedores não termina quando os fornecedores são selecionados. Após sua seleção e integração, você deve avaliar seu desempenho regularmente para garantir que eles estejam atendendo aos objetivos e requisitos definidos. Certifique-se de ter estabelecido KPIs para medir o desempenho para garantir uma avaliação prática. Isso também revelará áreas de melhoria para maximizar o desempenho do fornecedor. Também indica a eficácia do nosso processo de gestão de fornecedores e como podemos melhorá-lo.
Melhor software de gestão de fornecedores
Existem vários tipos de software de gestão de fornecedores no mercado, e escolher aquele que melhor se adapta à sua organização é fundamental. A seguir, uma lista de alguns dos melhores softwares ou ferramentas de sistemas de gerenciamento de fornecedores usados por várias empresas em 2023.
#1. SAP Fieldglass
O software SAP Fieldglass é o primeiro da linha, uma ferramenta abrangente de gerenciamento de fornecedores com recursos exclusivos e forte colaboração. Exige informatização avançada. O SAP Fieldglass permite que as empresas gerenciem sua rede de fornecedores em todos os aspectos, incluindo gerenciamento de contratos, acompanhamento de desempenho e conformidade. Sua provisão para contratação de novos fornecedores inclui a Digital Partner Network, que auxilia as empresas na contratação de fornecedores com habilidades especializadas.
Além disso, os recursos de integração do SAP Fieldglass são considerados um de seus diferenciais mais impressionantes. Ele permite uma estrutura de API aberta, permitindo um fluxo de trabalho suave em vários aplicativos em nuvem, como Oracle, Salesforce, Kronos e Microsoft Dynamics, entre outros. No entanto, apesar de suas muitas vantagens, o SAP Fieldglass é caro e não é adequado para todas as empresas.
#2. Porteiro
Este VMS é apropriado para grandes empresas que exigem acesso generalizado e armazenamento ilimitado. Com mais de 200 contratos, o sistema baseado em nuvem do Gatekeeper oferece gerenciamento contínuo do ciclo de vida do fornecedor. Além disso, fornece solicitações de fornecedores, recursos de eSign e recursos de automação de integração para aprovações de contratos. Este VMS emprega um mecanismo de fluxo de trabalho Kanban, permitindo que uma empresa simplifique a entrada de dados e o gerenciamento de SLA enquanto também cria registros automaticamente.
Ele também oferece opções de personalização para criar e gerenciar fluxos de trabalho, eliminando a necessidade de processos manuais. Como esse VMS é totalmente baseado em nuvem, ele suporta mais de 220 aplicativos diferentes. No entanto, o preço é um pouco alto porque oferece recursos sob medida para grandes empresas.
#3. Genuidade
Com seus vários recursos exclusivos e preços baixos, o Genuity é considerado o mais adequado para empresas de TI e auxilia os profissionais de TI no gerenciamento de relacionamentos com fornecedores sem esforço. Oferece ferramentas personalizadas e específicas, bem como ferramentas de TI com uma interface simples. Muitas plataformas, incluindo AWS, Salesforce, Quickbooks, G Suite e Azure, são facilmente integradas ao Genuity. Também ajuda na descoberta de novos fornecedores de SaaS e no gerenciamento eficiente de fornecedores existentes. No entanto, a Genuity o limitou apenas a empresas de TI e financeiras, dificultando a incorporação desse VMS para empresas que não são de TI para gerenciamento de fornecedores.
#4. Precoro
Muitas empresas de pequeno e grande porte se beneficiam do Precoro, um software de gerenciamento de fornecedores. Este VMS é adequado para todas as indústrias e está entre as opções de software mais econômicas do mercado. Possui um portal on-line para armazenar informações de contato de fornecedores, além de gerar relatórios de desempenho e solicitações de compra, usando ferramentas especiais de compras, como gerenciamento de orçamento ideal e rastreamento de solicitações de compra.
Além disso, o Precoro oferece suporte a dois tipos de integração: arquivo simples e automático — ambos com suporte em várias plataformas, como Xero, NetSuite, Quickbooks Online e outras. O Precoro, apesar de seus recursos, não oferece suporte ao pagamento direto do fornecedor e não possui um recurso de gerenciamento de conformidade.
#5. Cfluxo
Cflow by Cavintek é o SMS final nesta lista. É uma poderosa ferramenta de automação de fluxo de trabalho em nuvem com recursos significativos que permitem que uma empresa simplifique sua função de compras e melhore o desempenho de compras. Alguns dos principais benefícios do uso do Cflow incluem rastreamento eficiente de KPI; a eliminação de redundâncias de processos; gestão de conformidade melhorada; gerenciamento aprimorado do relacionamento com fornecedores; recursos de visibilidade aprimorados para lidar com processos de aquisição; acompanhamentos automatizados; aprovações de faturas; lembretes; e notificações para pedidos de aquisição; e a capacidade de criar relatórios personalizados, permitindo que uma empresa obtenha insights mais profundos sobre o desempenho.
Compreender a importância das ferramentas e técnicas dos sistemas de gestão de fornecedores é fundamental para todas as organizações e é o primeiro passo para selecionar o melhor SMS para sua empresa. Usar a ferramenta certa de gerenciamento de fornecedores economiza tempo, melhora a eficiência organizacional, aumenta a visibilidade, melhora o processo de aquisição e protege uma empresa de riscos potenciais. Finalmente, um bom software de gerenciamento de fornecedores aumenta a produtividade geral da empresa.
O que é SAP Supplier Management?
O SAP Ariba Supplier Management é um portfólio de soluções de ponta a ponta líder do setor que permite gerenciar informações de fornecedores, ciclo de vida, desempenho e riscos em um único local.
Para que é usado o software SRM?
O software de gerenciamento de relacionamento com o fornecedor (SRM) é uma solução que auxilia as empresas na simplificação da seleção e integração de fornecedores, acompanhamento e avaliação do desempenho do fornecedor, gerenciamento de documentos do fornecedor e outros processos críticos relacionados ao fornecedor.
Quais são algumas boas práticas de gerenciamento de fornecedores?
A seguir, exemplos de melhores práticas para o gerenciamento bem-sucedido de fornecedores:
- Desenvolvimento de requisitos de negócios
- Fazendo um banco de dados de fornecedores
- Segmentação de fornecedores
- Aumentar o conhecimento da equipe.
- Definir responsabilidades para cada membro da equipe SRM.
- Implantação de sistema de gestão de fornecedores.
Quem é responsável pela gestão de fornecedores?
Gerente de Fornecedores - Proprietário do Processo
O Gerente de Fornecedores é responsável por garantir que todos os fornecedores ofereçam uma boa relação custo-benefício. Ele garante que os contratos de fornecedores atendam às necessidades do negócio e que todos os fornecedores cumpram suas obrigações contratuais.
Qual é a importância da gestão de fornecedores?
É fundamental para gerenciar fornecedores adequadamente para limitar o risco financeiro, comercial e reputacional. Isso, de acordo com o Gartner, é um processo que “permite que as organizações controlem custos, impulsionem a excelência do serviço e mitiguem os riscos para obter maior valor de seus fornecedores ao longo do ciclo de vida do negócio”.
O que é Gestão da Qualidade de Fornecedores?
A qualidade do fornecedor refere-se à capacidade de um fornecedor de entregar bens ou serviços que atendam às necessidades dos clientes. A gestão da qualidade do fornecedor é definida como um sistema para gerenciar a qualidade do fornecedor de forma proativa e colaborativa.
Conclusão
Os sistemas de gestão de fornecedores podem ser extremamente benéficos para empresas de todos os portes e setores. A adoção dessas ferramentas pode ajudar as organizações a melhorar sua eficiência, reduzir erros humanos e eliminar processos manuais que desperdiçam tempo e dinheiro.
Há uma infinidade de ferramentas disponíveis, mas descobrimos que o SAP Fieldglass é o melhor software de gerenciamento de fornecedores em geral devido a seus recursos robustos, recursos avançados de automação, integrações, facilidade de uso e reconhecimento do setor. É uma solução completa que pode lidar com todas as suas necessidades de gerenciamento de fornecedores sem problemas, com uma curva de aprendizado curta e excelente suporte ao longo do caminho.
Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de fornecedores
Quais são os tipos de sistemas de gerenciamento de fornecedores?
Tipos de sistema de gerenciamento de fornecedores
- Compras. Auxilia na gestão dos processos de due diligence na seleção de fornecedores e na compra de serviços.
- Integração de fornecedores. Suporta inscrição, registro e gerenciamento de acesso e permissões para novos fornecedores dentro do sistema.
- Gerenciamento de risco do fornecedor.
- Gestão de Relacionamento.
Qual a importância do sistema de gestão de fornecedores?
Um bom processo de gerenciamento de fornecedores não apenas permite que você tire o máximo proveito de seus requisitos de negócios, mas também oferece uma vantagem competitiva. Ele permite que você economize dinheiro melhorando a qualidade de seus produtos e serviços, o que afeta seus resultados.
Para que é usado o software SRM?
O software de gerenciamento de relacionamento com o fornecedor (SRM) é uma solução que auxilia as empresas na simplificação da seleção e integração de fornecedores, acompanhamento e avaliação do desempenho do fornecedor, gerenciamento de documentos do fornecedor e outros processos críticos relacionados ao fornecedor.
Referências
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