Costuma-se dizer que tomar medidas preventivas de antemão é sempre preferível a medidas curativas. Isso se aplica a todos os aspectos da vida! Mesmo quando se trata de analisar possibilidades durante o ciclo de vida de um projeto. Seja relacionado a custos, planos ou procedimentos, os projetos enfrentam desafios durante a execução. Na realidade, pelo menos um em cada seis projetos de TI se torna um “cisne negro” devido a um excesso de custo de 200% ou a um atraso de 70% no cronograma! São ameaças negativas que surgem repentinamente e causam problemas. E, se não for tratado adequadamente, pode comprometer o desempenho geral de um projeto! Então, como essas ameaças inesperadas podem ser identificadas, gerenciadas e confrontadas? Bem, colocar em prática um plano de gerenciamento de risco adequado, combinado com as ferramentas certas (digamos, Bit.ai ou Google Docs, por exemplo) pode ajudar!
Hoje, mais de 27% das empresas incluem práticas de gerenciamento de riscos em seus planos de gerenciamento de projetos. Isso ocorre porque um gerenciamento de riscos bem planejado pode reduzir os problemas do projeto em 80%–90%!
Como resultado, um bom plano de gerenciamento de riscos pode ajudá-lo a evitar riscos imprevistos. Isso é basicamente alcançável considerando todos os cenários potenciais que podem surgir durante a execução de um projeto.
Em apenas algumas etapas fáceis, você aprenderá a criar um plano de gerenciamento de riscos bem pensado para todos os seus projetos. Você só precisa aguentar um pouco mais.
O que exatamente é um Plano de Gerenciamento de Riscos?
Um plano de gerenciamento de riscos é um documento bem definido que explica como lidar com riscos específicos e quais etapas de gerenciamento devem ser tomadas para minimizar ou eliminar ameaças às atividades e resultados do projeto.
O plano de gerenciamento de riscos literalmente instrui as equipes sobre as etapas que devem tomar para identificar, avaliar e responder a todos os riscos presentes no projeto.
Observação: a definição do plano de gerenciamento de risco acima é aplicável a uma ampla variedade de programas, incluindo iniciativas de TI e de negócios!
Esse plano faz parte de um processo mais amplo de gerenciamento de riscos que percorre o ciclo de vida de um projeto. Além disso, o mecanismo de gerenciamento de riscos reúne todos os poderes que motivam a equipe de gerenciamento de projetos a agir para mitigar os riscos.
Os riscos podem ser tratados/gerenciados de quatro maneiras:
Todos sabemos que os riscos são imprevisíveis quando se trata de planejamento de projetos. No entanto, algumas das ameaças que você planejou evitar ocorrem, e é aí que você deve lidar com elas.
Portanto, há uma variedade de maneiras de lidar com os riscos. No entanto, a resposta que você selecionar deve ser determinada pela probabilidade de ocorrência do risco e pela gravidade dos efeitos do risco no projeto.
Evite: Quando se trata de riscos, o melhor curso de ação é, na maioria das vezes, evitá-los! Dificilmente terá qualquer efeito em seu projeto se você puder facilmente evitar que isso aconteça.
Mitigar: Se você não pode eliminar o risco, você pode pelo menos protegê-lo para reduzir o impacto. Isso implica tomar medidas conscientes para garantir que o impacto cause o menor dano ao seu projeto.
Transferência: Transferir um risco para um terceiro é outra excelente forma de lidar com ele. E a compra de seguro é uma das maneiras mais fáceis e populares de fazer isso.
Aceitar: Se nada mais funcionar, você terá que aceitar. Aceitar os riscos permite que você trabalhe para evitá-los com antecedência.
No entanto, quando um risco aparece, muitas vezes é tarde demais para intervir! É por isso que você precisa de um plano de gerenciamento de riscos bem pensado desde o início.
Etapas para criar um plano de gerenciamento de riscos do zero!
Cada novo projeto traz consigo um novo conjunto de riscos. Se a sua empresa não consegue eliminar completamente as ameaças, deve ser capaz de mitigá-las e prevê-las com a ajuda de um plano de gerenciamento de riscos.
No entanto, você precisará otimizar a estratégia de gerenciamento de riscos da equipe e torná-los mais flexíveis e ágeis ao lidar com incidentes negativos seguindo essas medidas.
#1. Dê o primeiro passo. Determine o risco
Prever potenciais armadilhas do projeto não precisa parecer um beco sem saída para um negócio. A identificação de riscos, por outro lado, é uma experiência de aprendizado da qual toda a equipe se beneficiará e da qual participará.
No gerenciamento de riscos, você pode aproveitar rapidamente a experiência e o conhecimento combinados de toda a equipe. Solicite que os membros da equipe reconheçam quaisquer ameaças que tenham conhecimento ou tenham encontrado anteriormente. Esse movimento promove conectividade e aprendizado multifuncional.
#2. Examinar o risco
É hora de ir um pouco mais fundo depois que você e sua equipe identificarem possíveis problemas.
Agora você precisará fazer as seguintes perguntas para analisar efetivamente o risco;
Com que frequência esses perigos ocorrem?
E, se o fizerem, quais serão as ramificações?
Sua equipe avaliará as consequências e a probabilidade de cada risco nesta etapa para determinar onde focar primeiro.
A análise de risco considera coisas como a perda financeira potencial da organização, o tempo perdido e a magnitude dos efeitos.
Eventualmente, você descobrirá quaisquer problemas comuns em um projeto. Isso ajudará você a ajustar o plano de gerenciamento de riscos para projetos em potencial, colocando cada risco sob o microscópio.
#3. Priorize o risco
Agora é hora de priorizar seus riscos depois de fazer uma análise detalhada deles. Considere a probabilidade de cada risco ocorrer, bem como seu impacto potencial no projeto ao classificá-los.
Esta etapa oferece uma visão geral do projeto e identifica onde a equipe deve concentrar seus esforços. Mas o mais importante, irá ajudá-los a identificar soluções viáveis para cada risco que foi priorizado.
Como resultado, o projeto evitará atrasos e interrupções durante a fase de tratamento.
#4. Trate os riscos
Isso envolve a criação do plano de tratamento uma vez que os riscos tenham sido estabelecidos. Comece com o risco de maior prioridade e avalie a capacidade da equipe de mitigar ou resolver o risco para que ele não represente mais uma ameaça ao projeto.
No entanto, gerenciar e lidar com riscos de maneira eficaz geralmente envolve fazer o melhor uso dos recursos da equipe, mantendo o projeto nos trilhos. À medida que o tempo passa e você acumula um arquivo mais amplo de seus projetos anteriores, incluindo logs de risco, você poderá antecipar riscos futuros de forma mais proativa, em vez de reativa.
#5. Fique de olho no risco.
À medida que o projeto avança, o plano de gerenciamento de riscos acompanha todos os perigos que podem surgir ao longo do caminho. E uma vez que todo o resultado do plano é relatado, manter o controle dessas metas móveis torna-se crucial! É importante ler este documento regularmente.
As vantagens de criar um plano de gerenciamento de riscos
Os planos de gerenciamento de riscos possuem uma série de vantagens que fazem o documento valer a pena para qualquer negócio. E, na maioria das vezes, desde auxiliar as empresas na identificação de possíveis ameaças até gerenciá-las, temos tudo o que você precisa.
As empresas se prepararão para essas ameaças e lidarão com elas à medida que ocorrerem, se estiverem conscientes delas.
#1. Melhora os resultados
Suas chances de concluir um projeto com sucesso aumentam quando você define um plano de gerenciamento de riscos para sua empresa. Minimiza e reduz os riscos negativos, permitindo que os projetos sejam concluídos no prazo.
Isso também ajuda a equipe a ficar dentro do orçamento e atingir seus objetivos.
#2. Ajuda você a ser proativo em vez de reativo.
Em vez de combater incêndios continuamente, ter um plano de gerenciamento de riscos transparente permite que você seja proativo e tome medidas para minimizar possíveis problemas antes que eles ocorram.
A longo prazo, sua equipe assumirá o risco identificado e o transformará em planos acionáveis que minimizarão a probabilidade de sua ocorrência.
#3. Ajuda você a avaliar todo o projeto
Você pode medir a eficácia de suas tarefas gerenciando a exposição a riscos e explorando oportunidades que se baseiam nos pontos fortes de sua organização com a ajuda de um plano de gerenciamento de riscos. Em outras palavras, ajuda você a avaliar o progresso do seu projeto atual e desenvolver as melhores práticas para o futuro.
Como criar um plano de gerenciamento de riscos com exemplos
Você está pronto para começar a escrever seu plano de gerenciamento de riscos? Bem, existem toneladas de ferramentas de plano de gerenciamento de risco por aí que são capazes de ajudá-lo no menor tempo possível.
Vamos apenas passar por um exemplo das várias ferramentas de plano de gerenciamento de risco à sua disposição - a mais popular delas é o Bit.ai
bit.ai é uma plataforma de compartilhamento de documentos on-line da nova era que permite criar documentos incríveis de planos de gerenciamento de riscos, planos de gerenciamento de projetos, planos de produtos e outros documentos da empresa em minutos. O Bit é um bom exemplo de ferramenta de plano de gerenciamento de risco ideal para equipes que desejam tornar seu processo de planejamento mais imersivo e colaborativo.
Além disso, o Bit fornece um local central para que os funcionários colaborem e executem tarefas ao mesmo tempo, além de compartilhar conhecimentos. Ele também possui uma biblioteca de conteúdo onde você pode salvar e acessar facilmente todas as suas fotos, arquivos e conteúdo digital, tornando seu fluxo de trabalho mais tranquilo do que nunca!
Basta criar um espaço de trabalho, convidar os membros de sua equipe e começar a produzir rapidamente documentos do local de trabalho, como planos de produtos! Você também pode compartilhar esses documentos com clientes externos, associados, organizações e outros para obter feedback preciso sobre como eles trabalharam com eles!
Outras ferramentas capazes de realizar as mesmas funções em uma luz diferente incluem Google Docs, WPS, Online Microsoft Word e assim por diante.
No entanto, caso você precise de uma amostra de como deve ser um plano de gerenciamento de risco, aqui está um;
Você encontrará mais detalhes sobre esse exemplo em nosso post sobre estratégias de gerenciamento de risco.
Quais são as 5 etapas para um plano de gerenciamento de riscos?
Existem 5 etapas para uma abordagem de gerenciamento de riscos bem-sucedida.
- Identifique o risco.
- Avaliar o risco.
- Coloque o risco em primeiro lugar.
- Lide com o risco.
- Observe o risco.
Quais são os principais conteúdos do plano de gerenciamento de riscos?
Um bom plano de gerenciamento de riscos geralmente consiste em cinco componentes. Eles consistem em definições, suposições e uma estrutura que descreve a divisão do risco, impacto, custo e cronograma.
O que é um exemplo de plano de manejo?
Um plano de gerenciamento pode especificar, por exemplo, quantos vendedores seriam necessários e quanto custará para atingir um aumento de 25% nas vendas. Priorizar metas e tarefas envolve classificar os objetivos de acordo com seu valor relativo.
Qual é o propósito de usar um plano de gerenciamento de riscos?
O objetivo de um plano de gerenciamento de riscos é ajudá-lo a identificar, avaliar e planejar possíveis riscos de gerenciamento de projetos.
AVISO LEGAL !
Estas ferramentas estão sujeitas à sua escolha de decisão e verificação. Não somos patrocinados por nenhuma plataforma e as informações fornecidas aqui são de nosso conhecimento.
Considerações Finais
Em todos os tipos de projetos, os riscos são inevitáveis. Você minimizará o erro de forma mais eficaz se tiver um plano de gerenciamento de risco claramente definido para guiá-lo ao longo do processo.
Enquanto isso, é importante lembrar que um plano de gerenciamento de risco é um documento vivo que deve ser atualizado à medida que as circunstâncias mudam. É por isso que ferramentas de compartilhamento de documentos como o Bit são ideais para criar tais documentos, pois permitem editar qualquer documento em tempo real e fazer os ajustes necessários, além de usá-los como guias antes de iniciar um projeto.
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