Os investimentos em recursos estão entre os mais caros que uma empresa pode fazer. A volatilidade do mercado pode levar à escassez de recursos, tornando necessário o planejamento de recursos e o aproveitamento máximo do capital humano disponível. O planejamento inteligente de recursos, o agendamento adequado e a garantia de níveis de engajamento e satisfação da equipe fazem parte do gerenciamento eficiente de recursos. No entanto, a produtividade, o desempenho e a lucratividade de um projeto podem se beneficiar de gerentes de recursos que empregam métodos sólidos de gerenciamento e planejamento de recursos. Atrasar esse processo e não fazer uma escolha oportuna, no entanto, terá um impacto negativo no objetivo comercial da organização. Neste artigo, explicamos os tipos de planejamento de recursos, exemplos e o que é um sistema de planejamento de recursos empresariais.
O que é planejamento de recursos?
O termo “planejamento de recursos” refere-se ao processo de alocação de recursos de equipe, ou pessoas, para tarefas. Garante a conclusão do projeto sem percalços ou desentendimentos e com todos os resultados desejados. Não há certo ou errado absoluto quando se trata de planejar recursos. O que é certo para um grupo pode não ser ideal para outro.
Embora possa parecer simples à primeira vista, o planejamento de recursos é realmente bastante difícil. É necessária uma preparação cuidadosa para garantir que as tarefas sejam atribuídas às pessoas apropriadas sem interromper o andamento do projeto. É nesse contexto que softwares como o eResource Scheduler, que auxiliam no agendamento de recursos, tornam-se indispensáveis.
Livre-se de suposições ao alocar recursos e veja como sua equipe se torna muito mais produtiva.
Se você gerencia projetos em uma agência, empresa de consultoria ou empresa de tecnologia da informação, sabe como é importante o planejamento de recursos. No entanto, semelhante ao seu irmão popular, o planejamento de capacidade, o planejamento de recursos é frequentemente mal compreendido, subestimado e subutilizado.
Um bom planejamento de recursos melhora a produtividade, reduz os custos e reduz os gargalos dispendiosos para as empresas de serviços profissionais.
Por que o planejamento de recursos é importante?
É impossível exagerar o valor de um planejamento cuidadoso de recursos. Os gerentes de projetos devem ser hábeis em transferir recursos para onde terão maior impacto. E isso não é possível sem métodos adequados de planejamento de recursos. Caso contrário, você estará voando às cegas, sem ideia de como ou quando reorganizar os recursos para obter o máximo efeito.
O estudo da McKinsey, “Como a alocação ágil de recursos pode dobrar o valor de sua empresa”, analisa os resultados da mudança de ativos financeiros, humanos e gerenciais. Ele revelou que 83% dos CEOs e executivos de nível C citaram a realocação de recursos como o fator mais importante para impulsionar a expansão dos negócios.
O elemento 'talento' da equação é um dos vários fatores que contribuem para a expansão de uma empresa. Sua empresa pode se beneficiar do planejamento de recursos fazendo o seguinte:
- Aumentar a comunicação com clientes e outros contatos importantes
- Prevendo o sucesso futuro do projeto, conhecendo seus recursos disponíveis
- Aumentando a produtividade e reduzindo ativos 'ociosos' ou improdutivos
- Aproveitar ao máximo o que você tem para atingir seus objetivos é chamado de otimização de recursos.
- Melhorar o moral no trabalho e manter os funcionários por perto
- Abordar as tarefas de maneira deliberada e ponderada (em vez de aleatoriamente).
Além disso, um procedimento de planejamento de recursos eficiente pode determinar a combinação ideal de recursos necessários para concluir um projeto à luz de suas demandas, que são afetadas por três elementos: os requisitos do projeto, suas restrições e suas oportunidades.
Um bom planejamento de recursos também revela áreas potenciais de incompatibilidade. Lembre-se de que isso além de ajudá-lo a realizar a tarefa no prazo e dentro do orçamento.
Tipos de Planejamento de Recursos
Aqui estão os 2 principais tipos de planejamento de recursos.
#1. Planejamento de Recursos Multidimensionais
O uso do planejamento multidimensional permite que vários grupos de recursos coexistam em um único plano de recursos. Ele permite alocações de recursos mais granulares para aplicativos, o que, por sua vez, leva a um aumento no uso de recursos. Além disso, é capaz de aceitar alocações de recursos multidimensionais, onde cada alocação pode solicitar quantidades variadas de diferentes tipos de recursos físicos, incluindo, entre outros, núcleos de CPU, RAM e o número de discos. Dentro do mesmo cluster, você pode aplicar o planejamento de recursos multidimensionais em conjunto com o planejamento baseado em slots.
#2. Planejamento de recursos baseado em slot
O planejamento baseado em slot permite que você trabalhe com um grupo de recursos por plano de recursos, para definir seus próprios slots para cada consumidor até que o saldo de cada filial do consumidor em cada período de tempo seja adequado para seus requisitos e para especificar a taxa de compartilhamento que se aplica em consumidores operando no mesmo nível em uma única agência.
Para interagir com o planejamento de recursos baseado em slot, navegue até a opção de menu Resources > Resource Planning (Slot) no console de gerenciamento de cluster. Na GUI de administração do cluster, você também pode alternar seu plano de base de slot atual para um plano multidimensional.
Quais são as cinco etapas do planejamento de recursos?
Para maximizar a produção, as empresas com mais de 50 colaboradores precisam de um software poderoso, mas simples, para gerenciar esses ativos. Sua empresa está tentando encontrar maneiras práticas de melhorar sua gestão de recursos? As cinco etapas do planejamento de recursos e algumas ideias sobre como incorporá-las ao seu fluxo de trabalho atual são descritas abaixo.
#1. Definindo estrategias
Você precisa reservar um tempo para examinar o portfólio de projetos antes mesmo de começar a pensar nos recursos disponíveis ou onde cada um pode contribuir com mais valor. Como é o trabalho? Quais projetos têm maior importância aos olhos da liderança?
Além disso, você precisa ter certeza de que está criando relacionamentos com a equipe que gerencia seu portfólio, se quiser estar ciente do trabalho iminente que será atribuído a você como gerente de recursos. Essas conexões serão benéficas para você durante todo o processo de planejamento de recursos.
#2. Planejamento
Uma vez que o portfólio é compreendido, os requisitos para os vários recursos podem ser determinados. Trabalhe com a equipe do projeto de portfólio para determinar quem estará envolvido e quais habilidades eles precisarão para ter sucesso em seus cargos, independentemente de quando o projeto está programado para começar.
Para motivar a equipe a considerar cuidadosamente seus próprios requisitos, o planejamento antecipado é essencial. Identifique as funções e conhecimentos relevantes e otimize os pontos fortes de seus recursos para o projeto.
Por outro lado, se esta for uma estratégia de última hora, você vai querer começar a trabalhar o mais rápido possível para determinar com precisão e minuciosamente as funções necessárias para que você possa analisar realisticamente a disponibilidade dessas posições e fazer os ajustes necessários. . Se você tiver mais tempo, poderá explorar mais possibilidades.
#3. Preparando-se para uma Execução
Quando o portfólio estiver completo, a verdadeira diversão pode começar! É hora de dividir a carga de trabalho entre os membros da equipe e alocar os recursos disponíveis. É aqui que suas habilidades como gerente de recursos podem realmente aparecer. A gestão de recursos envolve equilibrar os recursos disponíveis com os requisitos urgentes e, em seguida, usar as habilidades das pessoas ao máximo.
#4. Implementando uma Estratégia de Portfólio
A mudança do planejamento hipotético para o gerenciamento do real ocorre quando os recursos são alocados da melhor maneira possível e o portfólio do projeto começa. A quantidade de tempo gasto em um projeto está aumentando? Existe a necessidade de realocar recursos porque novos projetos de maior prioridade surgiram no último minuto?
A mudança é algo que sabemos que está chegando, mas é difícil nos prepararmos até que ela realmente ocorra. Ficar de olho no desempenho do portfólio requer ajustar constantemente a alocação de recursos e testar situações hipotéticas.
#5. Avalie
Considere seu banco de dados como um tesouro. Depois que o trabalho é feito, comparar a previsão com os reais é uma etapa crucial para se preparar para o que vem a seguir. Considere a precisão da previsão, determine o que estava fora de seu controle e use esse conhecimento para melhorar as estratégias futuras.
Por isso é fundamental contar com um sistema de gestão de recursos capaz de gerar estatísticas completas. As decisões devem ser guiadas pela análise dos fatos históricos. Você pode usar os recursos analíticos preditivos do Tempus Insight+, por exemplo, para garantir que nunca ignore nenhuma informação relevante oculta em seus dados. Com mais de 100 controles para visualizar dados, você pode ter certeza de que está contando a narrativa certa.
Independentemente de onde estejam desde o início, qualquer empresa pode fazer um grande progresso em direção à maturidade do gerenciamento de recursos seguindo estas cinco etapas. A capacidade de um gerente de recursos de combinar recursos com projetos para produtividade ideal e resultados de melhor valor depende da profundidade da compreensão desse gerente do pool de recursos disponíveis.
Exemplo de Planejamento de Recursos
É desafiador ganhar objetividade quando você está inserido nos detalhes de um cenário. Portanto, deixe de lado os recursos humanos por um momento e considere os tratores.
Digamos que você tenha um emprego que exija que você alugue um trator. O dia em que você deseja começar a usá-lo deve ser o dia em que recebe a entrega. E é importante que você nos devolva o mais rápido possível. Se não o fizer, acabará por gastar dinheiro mesmo que não o esteja a utilizar.
Em vez de deixar o trator parado enquanto você espera pela próxima tarefa crítica do trator, você provavelmente reagendará essas tarefas para quando o trator estiver disponível.
O mesmo vale para os recursos humanos de sua organização.
Se você fizer um bom trabalho de alocação de recursos, poderá garantir que os funcionários estejam trabalhando nas coisas certas. Como resultado, tanto a produtividade quanto a lucratividade são impulsionadas. Mas se você cometer um erro, pode esperar gastar mais do que pretendia. Além disso, leia ALOCAÇÃO DE RECURSOS NO GERENCIAMENTO DE PROJETOS: Tudo o que você precisa saber.
Como funciona o planejamento de recursos?
Um plano de gerenciamento de recursos, ou RMP, é um documento ou instrumento que estabelece como uma organização planeja alocar seus recursos disponíveis à medida que o projeto avança.
Para concluir efetivamente o projeto, o plano pode detalhar a aquisição e alocação de recursos como mão de obra, ferramentas e imóveis. Os itens que podem estar incluídos neste título incluem os processos de planejamento e monitoramento de recursos, as pessoas-chave responsáveis pelos recursos do projeto e um inventário completo de todos os recursos necessários para o sucesso na conclusão do projeto.
Além disso, a abordagem da equipe para gerenciar seus recursos deve ser compartilhada abertamente e frequentemente atualizada à medida que o projeto se desenvolve. Este documento deve atuar como a autoridade final sobre quais recursos foram usados até este ponto no cronograma do projeto e quais recursos serão necessários para a duração do projeto, permitindo que os gerentes de projeto tomem decisões informadas.
As especificidades da estratégia de gerenciamento de recursos de um projeto determinarão sua profundidade e amplitude. O seguinte, no entanto, é normalmente visto em um plano de gerenciamento de recursos:
- Recursos: A espinha dorsal de qualquer boa estratégia é um inventário detalhado de todas as ferramentas e materiais à sua disposição. Devido ao frequente compartilhamento de recursos entre projetos, esta lista pode ser gerada tanto no portfólio quanto no nível de negócios. A disponibilidade e utilização dos recursos podem ser melhor compreendidas com o auxílio de gráficos gerenciais.
- Custo: A taxa paga ao cliente pode ser rastreada pelos gerentes de projeto, além do custo direto dos recursos para o negócio. Os gerentes de projetos podem acompanhar os salários por hora dos funcionários para calcular os custos da folha de pagamento.
- Disponibilidade: Para evitar contratempos e conflitos de recursos, saber quais recursos estão disponíveis é fundamental. Para ativos tangíveis, leve em consideração os prazos de entrega e outras limitações de recursos.
Planejamento de Recursos Empresariais
À medida que as empresas se expandem, elas atingem um ponto crítico em que as planilhas não conseguem mais acompanhar a carga de trabalho. Software como planejamento de recursos empresariais (ERP) pode ajudar as empresas a permanecerem enxutas e eficientes à medida que crescem, coletando e organizando dados cruciais. Mesmo que a maioria dos empresários esteja familiarizada com a palavra “ERP”, eles podem não entender todo o potencial do planejamento de recursos empresariais para suas empresas.
No entanto, os sistemas modernos de planejamento de recursos empresariais (ERP) estão longe de ser simplistas, tendo pouca semelhança com seus precursores de décadas passadas. Automação inteligente, eficiência aprimorada e insights em tempo real agora estão disponíveis em toda a empresa, graças à sua entrega baseada em nuvem e à utilização de tecnologias de ponta, como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina. O software moderno de planejamento de recursos empresariais (ERP) em nuvem oferece às empresas a cooperação, a agilidade e a velocidade de que precisam para obter sucesso, vinculando operações internas a parceiros de negócios e redes em todo o mundo.
O que é planejamento de recursos empresariais?
ERP, ou planejamento de recursos empresariais, é um aplicativo que automatiza as atividades da empresa e fornece insights e controles internos por meio de um banco de dados centralizado que agrega entradas de contabilidade, manufatura, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas, marketing e recursos humanos (RH).
Toda empresa tem que executar tarefas que incluem uma ampla gama de pessoas e funções. No entanto, isso se torna difícil quando os dados necessários para realizar operações e tomar decisões importantes estão dispersos em bancos de dados isolados. Os funcionários têm dificuldade em localizar e, em alguns casos, não ter acesso aos dados de que precisam, sejam eles armazenados em softwares básicos de gestão empresarial ou planilhas. Para rastrear custos, por exemplo, os departamentos de contabilidade e FP&A podem manter planilhas separadas com dados conflitantes.
Torna-se cada vez mais difícil manter todos na mesma página à medida que uma empresa se expande e a produtividade e a colaboração sofrem como resultado do uso de várias fontes de dados incompatíveis. Como não há um repositório para todos os dados corporativos críticos, os funcionários geralmente perdem tempo procurando documentos e podem até mesmo executar as mesmas tarefas duas vezes. Por causa disso, é mais desafiador entender a natureza interconectada dos vários fatores que influenciam sua empresa.
Esse problema é resolvido por um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), que armazena dados em um único local para facilitar o acesso entre os departamentos. Além de resolver problemas causados por dados de diversas fontes, isso permite ao usuário fazer análises hipotéticas, identificar oportunidades de aprimoramento de processos e obter ganhos significativos de eficiência. Como menos tempo é gasto na descoberta de dados, os custos são reduzidos e a produtividade aumenta.
Por que o ERP é importante para as empresas?
As empresas que se preocupam com o gerenciamento eficiente de recursos agora devem ter sistemas de planejamento de recursos empresariais. Eles podem auxiliar o gerenciamento de alto nível na realocação de recursos ou no desenvolvimento de operações fundamentais que sejam mais eficientes e econômicas.
Quando se trata de fazer planos e coordenar com outras pessoas, um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) também é útil. Os trabalhadores podem visualizar informações granulares sobre o que os clientes pediram e o que está em estoque, bem como pedidos de compra de fornecedores e projeções de demanda futura. Eles podem fazer alterações para evitar problemas, se necessário. Um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) aumenta o trabalho em equipe e a comunicação, pois os funcionários podem visualizar o progresso de outras divisões para referência.
Além de ser um repositório central de informações, um sistema de planejamento de recursos empresariais oferece diversos relatórios e análises perspicazes. A capacidade do ERP de transformar dados brutos em tabelas e gráficos visualmente atraentes que destacam padrões e facilitam a modelagem de resultados potenciais é altamente valorizada pela gerência de alto nível.
Como funciona um sistema ERP?
Para funcionar, os sistemas de planejamento de recursos empresariais aderem a uma estrutura de dados estrita e padronizada. Quando os dados são inseridos em uma divisão, eles ficam imediatamente acessíveis a outras pessoas autorizadas na empresa. Esse formato padronizado é útil para manter todos na mesma página. Veja o caso de um distribuidor regional de alimentos com várias filiais que frequentemente compartilham recursos, como estoque e funcionários. Os dados de qualidade, vendas e pessoal são rastreados de maneira lógica dentro do sistema de planejamento de recursos empresariais.
Em seguida, as informações em tempo real são integradas aos fluxos de trabalho e procedimentos da empresa. As operações podem garantir que os níveis de pessoal estejam alinhados com os padrões de tráfego, e a gerência pode ver se um local é consideravelmente melhor para evitar a deterioração do que um local irmão a algumas cidades e tentar descobrir o porquê. A área de finanças pode ajudar os CEOs a decidir se devem combinar as vendas com os aluguéis.
Quando uma corporação tem módulos para cada função importante do negócio e garante entrada de dados correta e rápida, é aí que os sistemas ERP realmente brilham. E quanto mais pessoas puderem se beneficiar dessas informações, melhor.
Um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) geralmente pode ser integrado aos vários sistemas de negócios de uma empresa para permitir a transferência contínua de dados. Além disso, essas informações em tempo real podem ser aplicadas a qualquer processo ou fluxo de trabalho na instância do ERP.
Principais Benefícios do ERP
Os vários benefícios de um sistema de planejamento de recursos empresariais bem-sucedido dependem das especificidades da implementação do sistema. Por exemplo, o ERP local tem algumas vantagens que o ERP na nuvem não tem. No entanto, existem seis vantagens significativas compartilhadas por todos os sistemas ERP de ponta hoje:
- Menos arriscado: Aumente a transparência e o gerenciamento da empresa, atenda a todas as referências regulatórias e proteja-se contra quaisquer ameaças.
- Aumenta a produtividade: Informações sobre clientes, fornecedores e parceiros podem ser acessadas de forma rápida e fácil graças aos sistemas ERP. Como resultado, temos clientes mais satisfeitos e funcionários mais satisfeitos, além de tempos de resposta mais rápidos e níveis mais altos de precisão. Além disso, à medida que uma empresa se torna mais eficiente, muitos dos custos associados à operação desse negócio diminuem.
- Melhora o trabalho em equipe: os departamentos têm maior capacidade de trabalhar juntos e compartilhar informações; uma força de trabalho cooperativa pode aumentar a produtividade e o moral ao ajudar os funcionários a entender seu papel na consecução das metas da empresa. Além disso, o tempo antes gasto em tarefas manuais rotineiras é liberado para que os trabalhadores possam se concentrar em projetos mais significativos.
- Ganhos de flexibilidade: operações eficazes e acesso oportuno a dados relevantes permitem que você aproveite as oportunidades à medida que surgem.
- Para uma TI mais fácil: você pode simplificar a TI e facilitar a vida de todos mudando para aplicativos de ERP que funcionam juntos e compartilham um único banco de dados.
- Fortalece os relatórios: uma melhor visualização dos dados em tempo real de um repositório central pode ser útil para algumas empresas. As empresas podem planejar, orçar e prever melhor suas operações, bem como atualizar as partes interessadas, como acionistas, quando seus relatórios são precisos e abrangentes.
Quais são os principais elementos do planejamento de recursos?
Planejamento de capacidade, previsão de demanda e responsabilidade são os três elementos sobre os quais uma estratégia de planejamento de recursos é construída. Os gestores de projetos devem estar atentos tanto à capacidade produtiva da empresa quanto à demanda dos clientes.
Conclusão
Em conclusão, o planejamento de recursos é usado no gerenciamento de projetos para atribuir e controlar os recursos disponíveis. Quando as empresas têm uma estratégia para gerenciar seus recursos, elas têm mais capacidade de responder e se recuperar de contratempos. O Gerenciador de Projetos Digitais é uma leitura obrigatória para qualquer pessoa interessada em aprender mais sobre os meandros do gerenciamento de projetos.
Perguntas frequentes sobre planejamento de recursos
Quais são as vantagens do planejamento de recursos?
- Reduz gastos
- Ajuda a fornecer um serviço superior aos clientes
- Poupa tempo
- Aumenta a alocação eficaz de recursos
O que é uma ferramenta de planejamento de recursos?
O planejamento de recursos é um tipo de ferramenta utilizada no gerenciamento de projetos que auxilia na organização e alocação dos recursos disponíveis. Além disso, você pode ver qual recurso está trabalhando em qual projeto, a que horas e por quanto tempo.
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Referência
