Você precisa de um produto ou serviço específico para administrar sua pequena empresa. Então você contata seus fornecedores e explica suas necessidades. Eles fornecem. Você tem que pagá-los por isso. Esse é o fim da história. Isso não soa muito simples? Sim, ele é. Sim, o processo de obtenção de mercadorias pode ser mais complicado do que o descrito acima. No entanto, obter serviços de fornecedores confiáveis de maneira tranquila e oportuna não precisa ser bom demais para ser verdade. É possível, e usar ordens de compra pode ajudar. Neste artigo, veremos os diferentes tipos e exemplos de pedidos de compra, o fluxo do processo e o formato correto para um pedido de compra.
O que é uma Ordem de Compra?
Um pedido de compra, também conhecido como PO, é um documento legal que um comprador envia a um fornecedor ou vendedor para autorizar uma compra. As POs especificam o que o comprador deseja comprar e quanto deseja receber. Esses acordos auxiliam na documentação das transações do comprador e do vendedor.
As POs beneficiam tanto o comprador quanto o vendedor. Pequenas empresas podem decidir quais produtos e serviços precisam de seus fornecedores e quando precisam deles emitindo pedidos de compra.
Isso mantém as atividades da pequena empresa bem-sucedidas e coordenadas. Também ajuda o vendedor a garantir que os bens e serviços necessários estejam disponíveis antes de se comprometer com o atendimento, permitindo ao comprador flexibilidade para se preparar adequadamente.
Os POs também ajudarão o comprador e o vendedor a manter registros corretos e abrangentes para auditoria e demonstrações financeiras.
Como funciona um Pedido de Compra?
Agora que descrevemos o que é uma ordem de compra, vamos ver como fazer uma.
#1. O comprador concorda em comprar mercadorias do vendedor.
Antes de fazer um pedido, o comprador deve ser capaz de reconhecer uma necessidade que o produto ou serviço do vendedor atenderá. Durante esse processo, o comprador deve determinar qual produto ou serviço é necessário, quanto é necessário (se possível) e quando é necessário (novamente, se possível).
Por exemplo, se você precisar encomendar novas caixas para enviar seus pedidos de produtos aos clientes, descubra quantas você precisará e quando precisará delas.
Se você espera uma corrida de férias, você pode olhar para o pedido de caixa do ano passado e multiplicá-lo pelo seu crescimento esperado nesta temporada de férias para pedir o número apropriado.
#2. O comprador cria um pedido de compra e o envia ao vendedor para aprovação.
Com os detalhes acima, o comprador deve redigir um pedido de compra e enviá-lo ao vendedor para aprovação. Ao enviar uma OC a um fornecedor, especifique quando você precisa de aprovação para manter o processo sob controle.
O ideal é que a resposta chegue com bastante antecedência para que o comprador obtenha o produto ou serviço no prazo. Caso contrário, deve permitir que o comprador tenha tempo suficiente para obter de outro vendedor, se necessário.
Continuando com o exemplo anterior, depois de encontrar um fornecedor que possa fornecer suas caixas, saiba quantas caixas você precisará e quando precisará delas, poderá usar essas informações para redigir seu pedido de compra. Envie para seu representante de vendas ou ponto de contato.
#3. O vendedor verifica o pedido de compra e confirma se pode ou não satisfazer o pedido.
Se o vendedor receber a PO, é sua responsabilidade revisar a solicitação e verificar o estoque ou a disponibilidade. Isso é para confirmar se ele pode ser cumprido dentro do prazo do comprador.
No caso do envio do pacote, o fornecedor verificou seu pedido e determinou que ele pode atender à sua solicitação após verificar o estoque e a capacidade de envio.
#4. Aceitação do pedido de compra.
Se o vendedor puder satisfazer o pedido do comprador, ele aceitará a PO, tornando-a juridicamente vinculativa para todas as partes.
Como a empresa de caixa pode atender ao seu pedido, eles enviaram uma cópia autorizada do pedido para confirmar.
#5. Entrega do produto ou serviço.
Após a aprovação da PO, o vendedor é responsável por entregar o produto ou serviço acordado. Eles também podem produzir e enviar uma fatura ao comprador no valor especificado no pedido durante esta fase. A fatura deve resumir os produtos entregues, a quantidade adequada e o valor devido.
Por exemplo, depois de aprovar o envio de caixas, você deve obter o pedido concluído, bem como uma fatura do valor devido. Este fornecedor aceita termos líquidos de 30 e espera o pagamento dentro de 30 dias após a emissão da fatura.
#6. A fatura é paga
Durante este ponto final, o comprador é responsável pelo pagamento da fatura seguindo as condições de pagamento do vendedor.
Agora cabe a você, cliente, pagar a fatura de acordo com as condições de pagamento acordadas.
Qual é o Formato Adequado da Ordem de Compra?
Você está pronto para fazer seu próprio pedido de compra? Estes são os detalhes que você deve fornecer.
- cabeçalho — Forneça informações sobre sua empresa, como nome da empresa, endereço comercial, data do pedido de compra e número do pedido.
- Detalhes do vendedor — Indique quem deve receber a PO. É aqui que você menciona o nome da empresa vendedora, seu próprio nome de contato e o endereço da empresa vendedora.
- Navio para — Indique onde o pedido deve ser entregue, o processo de envio, as condições de envio e a data prevista de entrega.
- Especificações do pedido — Inclua um item de linha para cada produto no pedido que inclua o código do produto ou número SKU, nome ou descrição do item, quantidade de unidades pedidas, preço por unidade e data de entrega.
- Resumir — Finalize o pedido de compra incluindo um subtotal, quaisquer descontos necessários, taxas, custos de envio e o total.
Aqui está um exemplo de formato de ordem de compra que inclui todos os pontos listados acima:
Tipos de Ordem de Compra
É fundamental entender que você não cria todos os pedidos de compra iguais e seu formato também pode ser diferente. Você pode estar pensando neste momento: “Se você viu um PO, você viu todos”, mas isso simplesmente não é verdade. Existem quatro tipos de ordens de compra, que diferem em termos de formato e quantidade de informações que incluem
#1. Pedidos de compra padrão
As ordens de compra padrão são as mais comuns e conhecidas. Nesse caso, o comprador entende os detalhes da compra e pode identificar o item ou serviço que está sendo adquirido, a quantidade, o cronograma de entrega e as condições de pagamento.
Uma empresa com poucos cartuchos de impressora, por exemplo, pode fazer um pedido de compra padrão porque sabe exatamente quanto precisa e quando precisa. Este é um exemplo de pedido de compra.
Dependendo dos requisitos, POs padrão podem ser criados para várias funções diferentes. Por exemplo, o modelo acima pode ser modificado para incluir:
- Serviços a prestar
- Contratação
- Venda em consignação
#2. Ordens de compra planejadas
Um cliente que faz um pedido de compra planejado está prevendo as necessidades potenciais de sua empresa para o item em questão fazendo um pedido de compra com antecedência. Detalhes como objeto, peso e condições de pagamento são visíveis neste caso, mas a quantidade é baseada em um palpite informado e a data de entrega é provisória.
Se a mesma empresa que está com poucos cartuchos de impressora fizer um pedido de compra planejado, o comprador responsável estimará quantos cartuchos de impressora serão necessários para um cronograma de entrega mais flexível. Este é um exemplo de uma ordem de compra planejada.
#3. Pedidos de compra gerais
Os compradores usam um pedido de compra aberto para posicionar vários pedidos de uma só vez para negociar preços com desconto.
Por exemplo, se a mesma empresa pode obter um preço melhor ao decidir fazer vários pedidos de cartuchos de impressora e papel de um único fornecedor, ela pode pensar em usar uma ordem de compra geral para obter esses produtos. Aqui está um exemplo de uma ordem de compra neste caso.
#4. Pedidos de compra de contrato
A variante mais formal é um pedido de compra por contrato. Até a emissão de uma PO referenciando o contrato, o comprador e o vendedor assinam um contrato especificando os termos da compra. Esta forma de ordem de compra oferece as maiores garantias legais para todas as partes envolvidas.
No caso de suprimentos para impressoras, se uma empresa assinar um contrato com seu fornecedor detalhando os produtos, quantidade, preço e agenda de entrega dos itens prometidos e, em seguida, segue com um pedido regular, essas empresas estão sob um contrato de pedido de compra. Este é um exemplo de um pedido de compra de contrato.
Ter um processo de pedido de compra em vigor fará com que o processo de aquisição se mova mais rapidamente e beneficiará compradores e vendedores.
Leia também: 11+ MELHOR SISTEMA DE PEDIDO DE COMPRA PARA PEQUENAS EMPRESAS 2023
Processo de pedido de compra
O processo de pedido de compra abrange tudo, desde a redação até a entrega. O Processo de Pedido de Compra é dividido nas seguintes etapas.
#1. Imaginação
Você emite o pedido após enviar a requisição de compra, normalmente pela equipe de compras ou por um administrador do projeto.
#2. Aceitação
Se todos os envolvidos concordarem com as mercadorias, quantidade, preço e condições de entrega, o contrato é assinado pelo fornecedor concordando com os termos.
#3. Despachando
no despacho, você envia o pedido ao fornecedor por meio do canal preferencial. Além disso, você pode fazer isso pessoalmente, em papel, por fax ou e-mail e assim por diante.
#4. Envio e manipulação
Os produtos especificados no pedido são entregues pelo fornecedor. Quando as condições dos produtos são satisfatórias, como ausência de defeitos ou falta de objetos, eles são inspecionados e aceitos. No local de trabalho, isso geralmente é feito por um administrador ou gerente de compras.
#5. Acabamento
Se o pedido estiver completo, uma fatura de aceitação é enviada ao financiamento para processamento do pagamento. A PO é fechada até que o pagamento seja recebido.
Etapas do processo de pedido de compra
As etapas do processo de pedido de compra são as seguintes:
- Criar um pedido de compra
- Aprovar um pedido de compra
- Envie um pedido de compra ao fornecedor.
- PO foi recebido
- Recibo de Mercadorias ou Serviços
- Facturação
- Correspondência em três direções
- Autorização e agendamento de pagamento
- Encerramento do PO
Para que serve uma PO?
Sua empresa emite ordens de compra para vendedores (o fornecedor). Os compradores os usam para especificar necessidades e preços e documentar bens/serviços solicitados legalmente.
Quem faz as ordens de compra?
O comprador ordena. Após a aprovação, o comprador, ou solicitante da compra, criará um pedido de compra. Para um atendimento preciso, o cliente transmite o pedido de compra ao vendedor.
Como Funciona o PO?
Antes de comprar bens ou serviços, o processo de PO confirma e especifica o requisito. Processar pagamentos e constatações de auditoria.
Quem assina as ordens de compra?
Uma ordem de compra é vinculativa quando ambas as partes a assinam. Antes de enviar o pedido de compra ao fornecedor, certifique-se de que seu representante corporativo o tenha assinado.
Conclusão
Diga adeus à caligrafia ilegível, POs extraviados e horas e horas de entrada de dados. um Pedido de Compra baseado em nuvem converte pacotes de papelada em formatos digitais facilmente rastreáveis que são armazenados com segurança na nuvem.
Embora a implementação de uma solução de compras possa parecer uma solução rápida para todos os problemas relacionados a pedidos de compra, o processo é realmente muito complexo. Como resultado, é importante ter algumas práticas recomendadas de ordem de compra em vigor. Isso é para garantir que a ferramenta de aquisição esteja funcionando como deveria.
A melhor prática de compras correta consertará seu processo de pedido de compra quebrado, aumentará o desempenho e aumentará o ROI. Embora a teoria do que é um pedido de compra possa parecer complicada, olhar para algumas das melhores práticas mais populares irá esclarecê-la de uma vez por todas.
Perguntas frequentes sobre pedidos de compra
Como faço um pedido de compra?
Aqui estão as etapas mais comuns do processo de pedido de compra:
- Crie um pedido de compra.
- Envie vários pedidos de cotação (RFQ)
- Analise e selecione um fornecedor.
- Negocie o contrato e envie a PO.
- Receba bens / serviços.
- Receber e verificar a fatura (combinação de 3 vias)
- Autorize a fatura e pague ao fornecedor.
- Manutenção de registros.
Por que você precisa de um pedido de compra?
Ordens de compra são documentos emitidos de um Comprador (sua organização) para um Vendedor (o fornecedor). São uma ferramenta importante para Compradores porque formalizam requisitos e preços, e servem como documentação juridicamente vinculativa dos bens/serviços que foram encomendados
O que é um pedido de compra x fatura?
A principal diferença é que um pedido de compra é enviado pelos compradores aos fornecedores com a intenção de rastrear e controlar o processo de compra. Por outro lado, uma fatura é uma solicitação de pagamento oficial enviada pelos fornecedores aos compradores assim que o pedido for atendido
Um pedido de compra é um pagamento?
Um pedido de compra (PO) é um documento legalmente vinculativo criado por um comprador e apresentado a um vendedor. ... Porque o pedido é preenchido antes que o comprador receba sua fatura, um pedido de compra dá ao vendedor seguro contra-pagamento
- Ordem de serviço: Procedimento/etapas simples para criar uma ordem de serviço
- Etapas do processo de automação de pedidos de vendas (+ modelo de formulário de pedido de vendas gratuito)
- Como funcionam as ordens de pagamento? (+Como comprar com cartões de débito)
- Você pode comprar uma ordem de pagamento com cartão de crédito? (Prós e contras)
