As SMBs normalmente têm recursos limitados e uma grande quantidade de trabalho para concluir. Gerenciar manualmente o processo de pedido de compra sobrecarrega os membros da equipe e desvia sua atenção de suas responsabilidades principais. Com um sistema de pedidos de compra para pequenas empresas, você pode automatizar todo o processo, melhorar a eficiência e reduzir as chances de erros causados pela entrada manual. Embora escolher o sistema de pedido de compra certo para uma pequena empresa possa parecer uma tarefa assustadora, tudo se resume ao que sua empresa exige.
O que é um sistema de ordem de compra?
O software de ordem de compra (também conhecido como software PO) auxilia na criação de documentos financeiros emitidos para fornecedores na compra de suprimentos ou serviços. Os pedidos de compra geralmente incluem informações sobre tipo de produto, quantidade e preço, bem como outras informações pertinentes.
Além disso, o software de gerenciamento de pedidos de compra é um componente essencial de qualquer processo de contas a pagar. Os sistemas de pedidos de compra podem ajudar a automatizar a criação de pedidos de compra, economizando tempo quando os níveis de estoque estão baixos, alertando sua equipe antes que ocorra uma escassez. Como resultado, o software de ordem de compra funciona em conjunto com o software de gerenciamento de estoque.
Os fluxos de trabalho de compra costumavam ser muito manuais, especialmente quando se tratava de coletar assinaturas para aprovação. O software PO também pode ajudar a acelerar os processos de aprovação e requisição. Quando alguém da sua empresa deseja fazer uma compra, primeiro deve passar pelo processo de aprovação:
- Uma solicitação de compra é enviada por um funcionário para o fluxo de trabalho de aprovação apropriado.
- A solicitação é roteada pela cadeia para o pessoal de gerenciamento apropriado.
- A administração avalia a necessidade e as alocações orçamentárias atuais.
- A solicitação é aprovada ou negada pelo tomador de decisão.
Melhores sistemas de ordem de compra para pequenas empresas
Qual é o melhor sistema de ordem de compra para pequenas empresas? Realizamos pesquisas para identificar algumas opções que são consistentemente acessíveis, simples de usar e simples de configurar. Eles incluem;
#1. Cupê
Coupa é um programa completo de gerenciamento de gastos que inclui ordens de compra e requisições de compra. O software pode ser tão simples quanto uma ferramenta para criar pedidos de compra ou tão complexo quanto lidar com tudo relacionado ao seu processo de compra.
Dependendo de suas necessidades, você pode comprar Procure para e-procurement, Invoice para automação de AP, Expense para rastrear despesas de viagem/funcionários ou Pay for B2B. O Coupa é uma das opções de software de pedidos de compra mais versáteis disponíveis porque pode ser totalmente integrado para operar como uma plataforma completa de gerenciamento de gastos.
#2. QuickBooks Profissional
Criar um pedido de compra no fluxo de trabalho de contas a pagar do QuickBooks Pro é simples. O QuickBooks é reconhecido há muito tempo como uma das principais soluções de contabilidade para pequenas empresas, oferecendo um livro-razão com contas a pagar e a receber. A capacidade de criar um pedido de compra faz parte do processo de contas a pagar.
Os Quickbooks podem ajudá-lo a acompanhar o que você pede e recebe, planejar suas despesas e gerenciar seu dinheiro com sabedoria. O QuickBooks será uma excelente opção para pequenas empresas que procuram um sistema de ordem de compra com recursos completos de contabilidade devido à combinação desses fatores e uma forte trilha de auditoria.
#3. Sábio intacto
Empresas em crescimento que desejam atualizar para uma solução de contabilidade de médio porte com forte funcionalidade de compra devem considerar o Sage Intact. Usando dashboards e ferramentas de relatórios, o módulo de compras automatiza as transações de compras, permitindo que sua equipe monitore as aquisições de mercadorias e serviços em tempo real.
O Sage Intacct permite implementar as melhores práticas de compra e criar modelos personalizados para requisições, solicitações de cotações, ordens de compra e ajustes. Ele também permite que você acompanhe os preços de seus fornecedores em um banco de dados. Quando você paga um preço em um pedido de compra, os custos do fornecedor são atualizados automaticamente para pedidos futuros.
# 4. Xero
Xero é um software de contabilidade online para pequenas empresas e startups. Essa plataforma baseada em nuvem é conhecida por sua facilidade de uso e pode ser acessada a qualquer momento e de qualquer local. Seu fluxo de caixa pode até ser visualizado em tempo real! Com o Xero, você pode pagar contas, reivindicar despesas e proteger conexões bancárias.
#5. Mapa de gastos
O Projeto de Compra Gratuita do SpendMap é um verdadeiro sistema de pedido de compra gratuito para pequenas empresas. Ele não oferece funcionalidade limitada ou uma avaliação gratuita de sua versão paga. A solução Free-Procurement Project da SpendMap permite que sua empresa automatize o processo de pedido de compra com um número ilimitado de POs.
#6. Inventário Zoho
O Zoho Inventory é um aplicativo gratuito da suíte Zoho. O Gerador de Pedidos de Compra, que está incluído no Zoho Inventory, pode gerar pedidos de compra simples com campos editáveis. Você pode inserir seu endereço de cobrança, o endereço do seu fornecedor, um número de pedido e até descrições dos itens comprados.
Embora o Zoho Inventory seja gratuito, é uma solução de gerenciamento de estoque e pode não ser a melhor escolha para todos os seus processos de compra. Ele servirá principalmente como uma ferramenta simples para criar rapidamente um pedido de compra, mas não fornecerá o nível de automação, colaboração ou personalização que uma versão paga. Com a versão gratuita, você também está limitado a 20 pedidos por mês.
#7. Local de Trabalho Paramount
Os pedidos de compra podem ser facilmente criados e gerenciados com o Paramount WorkPlace, uma solução de gerenciamento de compras. Ele oferece aos funcionários e à gerência as ferramentas necessárias para simplificar o processo de aprovação de pedidos de compra e gerenciar seus gastos com mais eficiência.
Sua interface de usuário moderna é simples de implementar e pode ser usada por funcionários de todos os níveis de habilidade em toda a organização. Os usuários podem encaminhar automaticamente solicitações de requisição aprovadas para criação de PO, e logs de auditoria detalhados são gerados.
Para uma melhor experiência do usuário, o Paramount Workplace também oferece suporte à integração perfeita em tempo real com aplicativos de ERP, como Microsoft Dynamics, Acumática, Blackbaud, Sage-ERP, Sage Intacct e Netsuite, entre muitos outros.
#8. KissFlow
KissFlow é uma solução fantástica de requisição de compra. Uma razão para isso é seu poderoso recurso de processamento de PO. O software oferece aos usuários uma solução sem papel que permite a execução e gerenciamento eficientes de toda a documentação do PO sem a necessidade de impressões desnecessárias.
Os usuários podem usar fluxos de trabalho personalizáveis baseados em regras para garantir que os POs que eles criam cumpram as políticas estabelecidas. Isso garante que não haja erros em sua criação. Ele também oferece uma abordagem altamente adaptável para o registro de fornecedores não registrados.
A gerência também obtém acesso a insights acionáveis em tempo real que podem ser usados para reduzir gastos desnecessários e economizar dinheiro em compras.
#9. Controle de compras
O Controle de Compras da Planergy oferece a seus clientes um sistema simples de processamento de pedidos de compra, ideal para pequenas empresas. Ele fornece um sistema de gerenciamento de PO baseado em nuvem competente que é mais adequado para empresas de pequena escala.
Os usuários podem usar o software para criar e gerenciar pedidos e solicitações de compra, além de gerenciar gastos, processar faturas e agilizar todo o processo de PO. Possui uma forte métrica de relatórios que visa fornecer aos gerentes as informações necessárias para melhorar o desempenho.
#10. O2b Technologies Inc.
A O2b Technologies oferece um software de gerenciamento de compras que agiliza significativamente o processo de PO. Ele agiliza e automatiza significativamente a criação, gerenciamento e rastreamento de POs e solicitações de compra, tornando o processo menos caótico.
Ele se concentra na criação de POs ágeis que os usuários podem executar com apenas alguns cliques. Além do processamento de PO, o software permite a integração perfeita com outros aplicativos úteis. Essas integrações tornam o gerenciamento de relacionamento com fornecedores, contabilidade, gerenciamento de relacionamento com clientes e gerenciamento de estoque mais eficientes.
Além disso, o software suporta fluxos de trabalho de autorização de PO de nível único e multinível, bem como um mecanismo abrangente de trilha de auditoria para acompanhar todas as POs aprovadas e rejeitadas.
#11. Campainha
A Bellwether é amplamente considerada como tendo uma das melhores soluções de e-procurement do setor. Uma das razões pelas quais recebeu tantos elogios é por suas excelentes capacidades de processamento de PO. A ferramenta é ideal para empresas que precisam criar de 50 a 1000 documentos por mês.
Oferece dois planos distintos que atendem a pequenas e grandes ou médias empresas separadamente. Ele se concentra na redução do tempo de papelada digitalizando o processo de PO do início ao fim.
Os usuários podem personalizar seus fluxos de trabalho e acompanhar as aprovações e rejeições de PO sem dificuldade. Além disso, o software é totalmente baseado na web.
#12. VendasAnexar
O Intuit QuickBooks é um dos programas de software de contabilidade mais populares do mundo. No entanto, poucas pessoas estão cientes de sua notável capacidade de integração com outras ferramentas de processamento de PO. SalesAttach é um programa de software que se integra ao sistema de contabilidade QuickBooks para reduzir erros de entrada de dados em registros financeiros.
O aplicativo acompanha tudo relacionado aos seus pedidos de compra, incluindo informações do fornecedor, custos do pedido e o número de pedidos feitos. O software também é extremamente útil para gerenciamento de estoque.
Os dados do SalesAttach podem ser usados para comparar informações de diferentes fornecedores e obter o melhor negócio pelo seu dinheiro.
Uma pequena empresa deve usar ordens de compra?
As ordens de compra são um componente essencial de qualquer negócio. Eles permitem que você celebre contratos juridicamente vinculativos com fornecedores por meio de documentos legais. Isso permite que você garanta a precisão de seus sistemas de pedidos, ao mesmo tempo em que mantém seus processos de negócios dentro do prazo e do orçamento.
O QuickBooks oferece um sistema de ordem de compra?
As ordens de compra para compras recorrentes podem ser facilmente agendadas no QuickBooks. Quando um pedido é concluído, o QuickBooks copia automaticamente os itens, quantidades e taxas do seu pedido de compra e o transforma em uma fatura.
Como você cria um sistema Po?
Inscreva-se on-line: encontre, reserve e pague por uma caixa em uma agência dos correios perto de você. Pegue suas chaves pessoalmente: Leve seu requerimento preenchido e 2 formulários de identificação aos Correios (onde está sua caixa) para pegar suas chaves. Receba correspondências conforme sua conveniência: horários flexíveis permitem que você verifique sua caixa postal em sua programação.
Quanto custa um sistema Po?
De acordo com estudos realizados por várias organizações, o custo médio de processamento de pedidos varia entre US$ 50 e US$ 1000. Vamos dar uma olhada em algumas das métricas.
Como faço para gerenciar pedidos de compra no Excel?
Se preferir trabalhar com uma planilha, você pode criar um pedido de compra no Microsoft Excel usando o mesmo método. Abra um novo documento do Excel e clique no ícone no canto superior esquerdo da tela. Selecione "novo" e "Pedidos de compra" nos menus suspensos.
Quanto custa uma caixa postal por mês
Encontre uma caixa postal perto de você
Dependendo da sua localização, você pode obter uma nova caixa postal em uma agência postal por apenas US$ 4.33 por mês. Use sua conta USPS.com existente ou nova para reservar uma caixa.
Benefícios de usar um sistema de ordem de compra para uma pequena empresa
Dependência reduzida de intervenção manual
Ao digitalizar e automatizar o processo de pedido de compra, você pode eliminar a intervenção manual de sua equipe, economizando tempo e reduzindo erros causados pela entrada manual de dados.
Custos operacionais economizados
Você pode acelerar todo o processo e economizar de 45 a 65 por cento nos custos operacionais de sua empresa usando sistemas de pedidos de compra baseados em nuvem.
Transparência
Ao visualizar o status de todos os POs abertos, você pode garantir total transparência em todo o processo de pedido de compra e garantir que tudo esteja no caminho certo.
Conclusão
Uma empresa não pode esperar prosperar se seu sistema de compras for ineficiente e estiver constantemente em desordem. É por isso que um sistema competente de pedidos de compra para pequenas empresas que automatize todo o processo em toda a organização é fundamental.
Um bom PO software de gerenciamento ajudará na criação de POs sem erros, no rastreamento eficiente de compras, na melhoria do relacionamento com os fornecedores e no cumprimento oportuno dos pedidos.
Quanto à nossa recomendação, se você estiver procurando por um sistema de automação de pedidos de compra de baixo custo e fácil de usar para pequenas empresas, não procure mais, o Paramount WorkPlace.
Perguntas Frequentes
Os pedidos de compra são necessários para pequenas empresas?
As ordens de compra são um componente essencial de qualquer negócio. Eles permitem que você celebre contratos juridicamente vinculativos com fornecedores por meio de documentos legais. Isso permite que você garanta a precisão de seus sistemas de pedidos, ao mesmo tempo em que mantém seus processos de negócios dentro do prazo e do orçamento.
O que é um bom sistema de ordem de compra?
Precoro é o melhor software de ordem de compra para a maioria das pessoas. O software de pedido de compra garante que sua empresa obtenha o estoque necessário dos fornecedores de maneira rápida e fácil. Simplifica o processo de aquisição, permitindo-lhe ter a certeza de que a sua empresa receberá os produtos de que necessita mais tarde.
As empresas ainda usam ordens de compra?
As ordens de compra são uma parte essencial de qualquer negócio. Os pedidos de compra são uma ocorrência comum nos negócios, sejam eles recebidos de clientes, enviados a fornecedores ou usados internamente entre departamentos da mesma empresa.
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Referências
