GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS: Significado, Principais Softwares, Processos e Benefícios

gerenciamento de portfólio de projetos
Crédito da imagem: cardanit

Idéias para projetos podem vir de qualquer lugar, a qualquer momento, e é comum que uma empresa tenha uma longa lista de projetos em potencial para concluir. No entanto, geralmente não há tempo, dinheiro ou recursos suficientes para fazê-los todos imediatamente. Um processo de gerenciamento de portfólio de projetos é necessário para entender quais projetos terão um impacto benéfico na empresa e priorizá-los de acordo. O software de gerenciamento de portfólio de projetos ajuda no planejamento, rastreamento e gerenciamento consolidados de processos, projetos e tecnologias para ajudar os gerentes de projeto a comandar e avaliar projetos existentes e propostos com base em detalhes específicos. Continue rolando para saber mais sobre os benefícios e a diferença entre gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de projetos.

O que é gerenciamento de portfólio de projetos em palavras simples?

O gerenciamento de portfólio de projetos é o gerenciamento centralizado dos processos, métodos e tecnologias usados ​​por gerentes de projetos e escritórios para analisar e gerenciar coletivamente projetos atuais ou propostos com base em várias características-chave. Com o gerenciamento de portfólio de projetos, você ganha visibilidade entre projetos e iniciativas para conectar as tarefas diárias de sua equipe com a estratégia organizacional de sua empresa.

A gestão do portfólio de projetos visa reduzir as ineficiências que ocorrem na execução de um projeto e eliminar os riscos potenciais, que podem ocorrer por falta de informações ou sistemas disponíveis. Ele ajuda a organização a alinhar seu trabalho de projeto para atender aos projetos, utilizando seus recursos ao máximo. Além disso, todos os gerentes de projetos da organização precisam ter consciência do gerenciamento do portfólio de projetos organizacionais para contribuir com as metas organizacionais ao executar os respectivos projetos.

Quais são os 4 tipos de gerenciamento de portfólio?

Para reduzir o risco, o gestor ativo prefere diversificar os investimentos entre os diversos setores. O problema com o gerenciamento ativo de portfólio é que tudo se resume à habilidade do gerente. Mas se você encontrar alguém com o know-how necessário, o método de investimento em valor provavelmente trará bons ganhos.

#1. Gerenciamento de portfólio ativo

O objetivo do gestor de portfólio ativo é obter retornos melhores do que o mercado exige. Aqueles que seguem esse método de investimento geralmente são contrários em sua abordagem. Gerentes ativos compram ações quando estão subvalorizadas e começam a vender quando sobem acima do normal. Além disso, a gestão ativa de portfólio envolve a análise quantitativa das empresas para determinar o custo do estoque em relação ao seu potencial. Para fazer isso, o gerente ativo desconsidera a hipótese de mercado eficiente e, em vez disso, conta com índices para apoiar sua reivindicação.

#2. Gerenciamento passivo de portfólio

A abordagem de gerenciamento passivo cai no outro extremo do espectro do gerenciamento ativo. Esses gerentes adotam a “teoria do mercado eficiente”. Isso significa que eles assumem que os preços das ações fornecem um reflexo preciso das informações conhecidas sobre a empresa.

Esses gerentes procuram opções de menor risco, como fundos de índice, que fornecem valor estável ao longo do tempo. Como essa abordagem requer substancialmente menos negociações, ela ajuda a reduzir as taxas gerais de gerenciamento que você pagará.

#3. Gerenciamento de portfólio discricionário

Um gerente discricionário tem total liberdade para tomar decisões pelo investidor. Enquanto as metas individuais e o cronograma são levados em consideração, o gestor adota a estratégia que achar melhor. Uma vez que o dinheiro é entregue ao profissional, o investidor relaxa e confia que os lucros irão rolar.

#4. Gestão de carteira não discricionária

O gerente não discricionário é simplesmente um conselheiro financeiro. Ele orienta o investidor sobre os melhores caminhos a seguir. Embora os prós e os contras sejam claramente delineados, cabe ao investidor escolher seu próprio caminho. Somente depois que o gerente recebe o sinal verde, ele faz um movimento em nome do investidor.

Além disso, se você decidir usar um gerente de portfólio ou optar por assumir a função sozinho, é importante optar por uma estratégia viável e garantir que ela seja apresentada de maneira lógica. O mérito de manter um portfólio sensato é que ele reduz a confusão ao mesmo tempo em que oferece investimentos adequados aos objetivos do indivíduo.

Software de gerenciamento de portfólio de projetos

Rastrear vários projetos ativos enquanto se mantém informado sobre o desempenho geral do portfólio é um desafio. O software de gerenciamento de portfólio de projetos fornece às organizações uma visão global de alto nível sobre o progresso e a sustentabilidade de vários projetos.

O software de portfólio de projetos é uma ferramenta projetada para concentrar o gerenciamento e a manutenção de um portfólio de gerenciamento de projetos. Com a quantidade cada vez maior de dados agora associada a um único projeto, quanto mais a um portfólio, o uso de software de gerenciamento de portfólio tornou-se uma necessidade para os gerentes de projeto. 

Com o software migrando do desktop para a nuvem, o gerenciamento de portfólio de projetos tornou-se mais eficiente e eficaz. O software de gerenciamento de portfólio de projetos foi rapidamente adotado por organizações de TI e de desenvolvimento de software, mas tem vários benefícios para qualquer tipo de empresa ou organização, incluindo:

  • Agências de consultoria
  • Companhias de construção
  • departamentos de recursos humanos
  • Instituições financeiras
  • Agências de marketing e publicidade
  • Departamentos de TI
  • E outras organizações

Exemplos de software de gerenciamento de portfólio de projetos

Porque, o software Project Portfolio Management torna mais fácil para os líderes e organizações do projeto analisar metas entre projetos, gerenciar recursos no nível da empresa e se comunicar entre equipes de projeto. É por isso que as empresas precisam escolher o melhor e mais confiável software que atenda às suas diversas necessidades

#1. Escrever

O Wrike é um premiado software de gerenciamento de portfólio de projetos com a confiança de mais de 20,000 empresas em todo o mundo. Simplifique o gerenciamento de seu portfólio de projetos e veja em quais projetos vale a pena investir. Planeje, execute e gere relatórios sobre seus projetos usando modelos, quadros Kanban, gráficos de Gantt, controle de tempo, formulários de solicitação personalizados, relatórios, aprovações automatizadas e IA avançada.

#2. segunda-feira .com

monday.com é uma plataforma aberta onde você pode criar soluções personalizadas para o gerenciamento de portfólio de projetos de sua equipe. Veja o quadro geral com painéis e obtenha uma visão geral de alto nível dos orçamentos, cronogramas e recursos do projeto em um só lugar. Visualize facilmente o desempenho com análises incorporadas para que sua equipe possa maximizar seu ROI e garantir o sucesso de seus negócios.

#3. Trabalho em equipe

As equipes em crescimento precisam ser capazes de ver facilmente quais tarefas estão por vir e se comunicar sobre elas, e é por isso que o Teamwork ganha o lugar de melhor para equipes em crescimento. Isso não apenas facilita a comunicação das equipes, mas também abre transparência nos projetos para um número ilimitado de usuários clientes gratuitos. Um editor de documentos colaborativo coloca todos na mesma página, trabalhando para o mesmo objetivo.

# 4. Folha inteligente

O Smartsheet concentra seu design e fluxo de trabalho usando um painel estilo planilha que já pode ser familiar para os gerentes de projeto. Como qualquer boa solução de PPM, oferece exibições de grade, Gantt, cartão e calendário. Assim como nas planilhas padrão, você pode criar fórmulas em células e colunas para ajudar no rastreamento e na geração de relatórios.

As equipes podem trabalhar juntas para compartilhar o trabalho por meio de apresentações, imagens e PDFs com atualização e colaboração em tempo real.

#5. asana

O software Asana ajuda os gerentes de projeto a monitorar as iniciativas de sua equipe, como status, progresso e alocação de recursos do projeto, em um painel unificado. Eles fornecem uma visão abrangente do portfólio de projetos de uma organização, permitindo que os gerentes priorizem projetos, aloquem recursos e gerenciem orçamentos com mais eficiência.

Processo de Gerenciamento de Portfólio de Projetos

O processo de gerenciamento de portfólio de projetos visa estabelecer estágios específicos nos quais os membros da equipe são notificados sobre diferentes marcos do projeto, como quando você atinge os limites de recursos, surgem conflitos de projeto ou os orçamentos excedem seus valores. Portanto, as equipes usam o PPM no gerenciamento de projetos para criar e manter processos que consideram continuamente todos os projetos em relação aos objetivos gerais de negócios e metas estratégicas, o que ajuda a priorizar e validar os projetos à medida que surgem.

Porque, porque, o processo certo de gerenciamento de portfólio de projetos mantém os projetos alinhados com os objetivos estratégicos da empresa de uma maneira bem organizada e eficiente, esboçando como a organização gerencia a classificação do projeto, distribuição de recursos, planejamento, desenvolvimento e outros elementos importantes. Abaixo estão os processos básicos,

#1. Definir objetivos de negócios

Antes de começar a pensar no processo de gerenciamento de portfólio de projetos, você precisará entender os objetivos de negócios e as metas estratégicas de sua organização. A ideia é que seu portfólio de projetos esteja alinhado com o planejamento estratégico de sua organização, portanto, você precisará verificar se seus objetivos financeiros e valor para o cliente são bons o suficiente para sua organização.

Como gerente de portfólio de projetos, você precisará chegar a um acordo sobre os objetivos estratégicos do portfólio de projetos com as partes interessadas e, em seguida, estabelecer critérios de avaliação para seleção de projetos.

#2. Colete ideias de projetos para seu portfólio

Depois de definir os objetivos estratégicos do seu portfólio, é hora de começar a construí-lo. Para fazer isso, você precisará começar a coletar projetos. Esses podem ser projetos em andamento ou ideias de projetos semelhantes o suficiente para serem gerenciados simultaneamente. Reúna dados de gerenciamento de projetos e prepare os critérios de avaliação para escolher o melhor.

#3. Selecione os melhores projetos para o seu portfólio

Para determinar quais são os melhores projetos para o seu portfólio, você precisará fazer uma análise de custo-benefício e usar seus critérios de avaliação. Esses critérios de avaliação medirão a quantidade de valor que cada projeto traz para o portfólio. Há uma variedade de aspectos que podem entrar nos critérios de pontuação da seleção do projeto, como o período de retorno, o valor presente líquido ou o nível de risco.

#4. Desenvolva uma estratégia de gerenciamento de riscos

As empresas precisam avaliar os riscos inerentes e potenciais de cada projeto para o portfólio geral, em vez de apenas comparar as iniciativas do projeto lado a lado. É importante realizar avaliações de risco várias vezes ao longo do ciclo de vida de um projeto, pois isso permite que os gerentes de projeto mantenham o PMO e as partes interessadas atualizados sobre quaisquer alterações. As partes interessadas, por sua vez, podem pesar novas iniciativas em relação ao portfólio geral com mais precisão.

#5. Validar a Viabilidade do Portfólio de Projetos

Agora que você escolheu os projetos mais adequados ao seu portfólio, é hora de fazer um estudo de viabilidade que leve em consideração todos os riscos financeiros, planejamento de capacidade e restrições de gerenciamento de recursos.

#6. Execute e gerencie seu portfólio de projetos

Agora você precisará coordenar a execução dos projetos e programas em seu portfólio simultaneamente, trabalhando com gerentes de projetos e programas. Para avaliar o desempenho, identificar problemas e fazer os ajustes necessários para manter os projetos no caminho certo.

Benefícios do Gerenciamento de Portfólio de Projetos

O gerenciamento de portfólio de projetos traz vários benefícios, desde a avaliação de projetos potenciais e antecipação de riscos até o alinhamento estratégico corporativo. Vamos dar uma olhada em alguns benefícios notáveis ​​do gerenciamento de portfólio de projetos,

#1. Alinha os objetivos do projeto com a estratégia de negócios

A missão final de qualquer empresa é atingir os objetivos de curto e longo prazo, e cada projeto iniciado aproxima a empresa de seus objetivos. Os gerentes de projeto devem garantir que todos os projetos estejam alinhados com a estratégia e o objetivo da empresa. Além disso, outro benefício do gerenciamento de portfólio de projetos é que ele ajuda a avaliar, selecionar e priorizar projetos alinhados com os objetivos gerais da empresa.

#2. Processo de seleção de projetos aprimorado

O processo de gerenciamento de portfólio de projetos enfatiza a seleção do conjunto certo de projetos de acordo com as metas de negócios, riscos, disponibilidade de recursos e outros critérios. O propósito dos processos é avaliar e escolher o projeto que entregará o máximo valor para a organização. Usando uma combinação de procedimentos qualitativos e quantitativos, como métodos de classificação, modelos de pontuação e outros métodos heurísticos, 

#3. Visão mais clara dos objetivos de longo prazo

Alguns projetos de curto prazo podem ser desorganizados na fase de execução e é fácil perder o foco nos objetivos de longo prazo ao tentar resolver problemas para projetos de curto prazo. O gerenciamento de portfólio de projetos é inestimável a esse respeito, pois coloca tudo em perspectiva e ajuda nos difíceis processos de tomada de decisão com base nos objetivos de longo prazo da empresa.

#4. Aumente a produtividade com colaboração de equipe aprimorada

O gerenciamento de portfólio de projetos fornece uma visão em tempo real do andamento dos projetos para todas as partes interessadas. Os gerentes de projeto têm acesso fácil aos membros da equipe. Todos têm um painel pessoal e um gráfico de Gantt atualizado que fornece uma visão visual do andamento do trabalho, das diferentes fases e de suas interdependências.

#5. Aumento do ROI

ROI é a receita/lucro gerado após a implantação do projeto. Qualquer organização tem uma meta para alcançar maiores retornos. Ao investir em ferramentas de gerenciamento de portfólio e treinar seu pessoal, torna-se possível melhorar a taxa de sucesso do projeto e tomar decisões de economia de custos. Ele ajuda a esclarecer os objetivos mais amplos da empresa, melhorar o gerenciamento de recursos e aumentar a produtividade e a agilidade.

Gerenciamento de Portfólio de Projetos x Gerenciamento de Projetos

Embora ambas as partes estejam altamente preocupadas com a implementação bem-sucedida dos projetos, é compreensível que esses termos possam ser confusos, eles são quase os mesmos! Mas há uma grande diferença entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio de projetos. Veja como essas duas práticas diferem,

Diferenças entre gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de projetos

Abaixo estão várias diferenças importantes entre gerenciamento de projetos e gerenciamento de portfólio,

Em primeiro lugar: O gerenciamento de projetos é um empreendimento único: uma série de tarefas que visa produzir um produto, serviço ou benefício específico dentro de um cronograma definido. Além disso, podemos dizer que é o uso de habilidades e processos para concluir com sucesso o trabalho temporário (um projeto) que agrega valor à sua organização. Enquanto 

o portfólio é uma visão de alto nível de todos os projetos que uma organização está executando para atender aos principais objetivos estratégicos do negócio. Pode ser cada projeto em toda a empresa, uma divisão ou um departamento.

Em segundo lugar: O gerenciamento de projetos é temporário e único, enquanto o gerenciamento de portfólio de projetos são iniciativas contínuas que envolvem objetivos estratégicos e coesos. Uma vez que o prazo de um projeto chegou e se foi, ele não existirá mais. Os portfólios, por outro lado, abrangem anos de existência.

Em terceiro lugar: A gestão de portfólio de projetos é um processo especializado exercido quando uma organização reúne projetos com um objetivo comum, visando maximizar sua margem de lucro e aumentar o retorno geral do investimento. enquanto o gerenciamento de projetos é o processo de organização de recursos, coordenação de equipes, definição de prazos e monitoramento do andamento de projetos individuais.

Além disso, tanto o gerenciamento de projetos quanto o de portfólio se concentram em atingir metas de maneira oportuna e com recursos. Mas existem diferenças importantes entre cada função. Enquanto os gerentes de projeto precisam observar o escopo de um empreendimento individual, os gerentes de portfólio analisam vários projetos e estabelecem a conexão entre eles.

Finalmente: os gerentes de projeto podem fornecer atualizações sobre o andamento dos projetos atuais ou o sucesso dos projetos concluídos para os gerentes de programa. enquanto os gerentes de portfólio podem se reunir com gerentes de programas e projetos para alinhar projetos com objetivos de grande escala e fornecer métricas de desempenho importantes.

Referências

  1. SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO: O melhor software de investimento em 2023
  2. GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO: Definição e tudo o que você precisa saber
  3. COMO CRIAR UM PORTFÓLIO: Passos rápidos e fáceis para criar um portfólio em 30 minutos ou menos
  4. GERENCIAMENTO DE PROJETOS: Definição, Software, Habilidades, Etapas e Salary
  5. Sistemas de gerenciamento de portfólio: definição e guia para os processos 
  6. GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS: Significado, Principais Softwares, Processos e Benefícios
  7. TRANSFORMAÇÃO DE NEGÓCIOS: Definição, processo, estratégias, agências e modelo
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