Apesar de ter inúmeras ferramentas potentes, o Excel gratuito não atenderá a todas as suas demandas de gerenciamento de projetos. O choque de preços provavelmente já aconteceu com você uma ou duas vezes, se você já procurou um software de gerenciamento de projetos do Excel ou um curso. Esses programas ou ferramentas são caros e podem custar vários milhares de dólares anualmente. Basta pensar em usar apenas um modelo do Excel e ferramentas de gerenciamento de projetos para fazer a tarefa, o que na verdade não é uma má noção. Embora o Excel não seja anunciado como planejador de projetos, a plataforma é mais capaz do que a maioria das pessoas sabe quando se trata de acompanhar projetos. Neste artigo, falaremos sobre o modelo de lista de tarefas do projeto excel.
Ferramentas de gerenciamento de projetos Excel
O Excel tem muitas ferramentas poderosas, mas não atenderá a todas as suas demandas de gerenciamento de projetos. Este artigo explica como utilizar o programa em todo o seu potencial para projetos menores.
Você provavelmente já se deparou com o choque de adesivos uma ou duas vezes se já procurou um software de gerenciamento de projetos. Esses sistemas de software são caros, possivelmente custando vários milhares de dólares anualmente. Basta pensar em empregar alguns modelos do Excel para concluir a tarefa, o que nem sempre é uma má ideia. Embora o Excel não seja anunciado como planejador de projetos, a plataforma é mais capaz do que a maioria das pessoas sabe quando se trata de acompanhar projetos.
No entanto, um rastreador de projetos do Excel será suficiente para você ou você precisa de uma plataforma feita especialmente para gerenciamento de projetos? Antes de fazer essa escolha, você deve estar ciente das seguintes informações sobre o gerenciamento de projetos do Excel.
O Excel tem uma ferramenta de gerenciamento de projetos?
O Excel pode ser usado para gerenciamento de projetos, para simplificar. Para ser honesto, porém, não é a melhor opção.
Por que você consulta?
Se você já tentou gerenciar uma ferramenta de gerenciamento de projetos usando uma planilha ou modelo do Excel com fórmulas complexas, formatação condicional e macros apenas para vê-la entrar em combustão e travar, você sabe que é doloroso. Em outras palavras, gerenciar projetos com o MS Excel é como cortar um bolo com uma serra. Ele pode fazer a tarefa, mas há uma abordagem melhor. Embora você possa fazer gráficos de Gantt, ferramentas de gerenciamento de projetos, relatórios de andamento e até mesmo acompanhar modelos de orçamento, o Excel é tão manual que você perderá muito tempo e correrá o risco de cometer um erro.
Além do que, além do mais:
- A colaboração em tempo real com os membros da equipe não é possível.
- A comunicação eficaz é impossível.
- Vários processos não podem ser automatizados para vários projetos.
- Não é seguro
O modelo gratuito do Excel é, em suma, adequado para ferramentas de gerenciamento de projetos. Mas “bem” é aceitável em sua linha de trabalho? Mas você veio aqui para aprender mais sobre o Excel, não para nos ouvir reclamar sobre por que é uma má ideia. Portanto, existem algumas maneiras de usar ferramentas e modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para simplificar sua vida, se precisar ou optar por usar o Excel por qualquer motivo.
Como uso o Excel para gerenciar um projeto?
Quando se trata de gerenciamento, administração, análise, planejamento, cálculos e muito mais, as ferramentas de projeto gratuitas do Excel são as ferramentas mais utilizadas em todos os negócios. O Excel é, sem dúvida, a ferramenta para gerenciamento de projetos, suportada por seus convenientes formatos de grade, a capacidade de filtrar e formular todos os tipos de dados e sua interface amigável. Para diversas áreas do gerenciamento de projetos, o Excel pode ser mais difícil, principalmente para iniciantes.
Modelo Excel de Ferramentas de Gerenciamento de Projetos
Os modelos gratuitos do Excel são uma de suas poucas qualidades redentoras. Basicamente, você pode alterar qualquer modelo gratuito do Excel para ferramentas de gerenciamento de projetos em sua galeria de acordo com suas necessidades apenas conectando-o. Vamos falar sobre algumas das ferramentas de gerenciamento de projetos e modelos do Excel mais populares.
#1. Um gerenciador de tarefas
O modelo de rastreador de ferramentas de gerenciamento de projetos servirá como nossa introdução aos modelos do Excel. Ele permite acompanhar o desenvolvimento geral de seus projetos, classificá-los de acordo com o funcionário alocado e visualizar o status das tarefas. Além disso, possui uma calculadora integrada que permite organizar seu projeto usando dados condicionais.
#2. Gráfico de Burndown
Os gráficos de burndown são gráficos físicos de dois eixos que mostram se o seu projeto está ou não dentro do prazo ou atrasado. Eles ajudam você a monitorar o desempenho de sua equipe mais de perto e antecipar atrasos antes que eles aconteçam. Um gráfico de burndown também pode ser usado como um tipo de modelo de orçamento para rastrear métricas como gastos reais versus orçamento de linha de base. Embora os modelos de gráficos de burndown não sejam fornecidos especificamente pelo Excel, optamos por incluí-los em nossa lista porque são muito simples.
#3. Gráfico de Gantt
Os gráficos de Gantt são ferramentas visuais atraentes para exibir o cronograma do seu projeto. Eles são realmente o terceiro recurso mais popular para software de gerenciamento de projetos, de acordo com o Capterra. Usando o modelo de gráfico de Gantt no Excel, você pode criar um rapidamente. Seus projetos podem ser divididos em fases, tarefas e membros da equipe.
#4. Lista de afazeres
Apenas três horas por dia são realmente produtivas para a maioria dos trabalhadores de escritório.
Como isso afeta você?
Os funcionários geralmente perdem muito tempo produtivamente porque não priorizam suas tarefas para se concentrar primeiro nas mais críticas. Por esse motivo, as listas de tarefas são úteis. Você pode fazer uma lista de tarefas que seja funcional e agradável aos olhos usando este modelo.
#5. Relatório de status do projeto
De acordo com pesquisa da empresa de gerenciamento de portfólio Wellington, sediada no Reino Unido, o relatório de status é a tarefa mais comum realizada pelos PMOs. E com boa causa. Os gerentes e as partes interessadas importantes devem estar cientes do progresso de um projeto. Use este modelo para acompanhar e compartilhar o progresso do projeto ao longo de um ano.
O Excel tem um modelo de plano de projeto?
Sim, existem vários modelos de plano de projeto disponíveis no Excel. Classificamos todos eles e encontramos os melhores modelos de plano de projeto no Excel. Neste artigo, explicamos os diferentes tipos de modelos e quando você deve usar cada um.
Como acompanho o andamento de um projeto no Excel?
Os usuários do Microsoft Excel podem fazer uma lista de tarefas que podem usar para acompanhar seu progresso ou fazer um curso de Excel para Gerenciamento de Projetos. Esses tipos de listas podem ajudar você ou sua equipe a manter a concentração enquanto trabalha em vários projetos. Você pode aumentar sua produção como profissional e sua produtividade geral aprendendo a usar um rastreador de tarefas do Excel.
Para criar e usar uma lista de tarefas rastreáveis no Excel, siga estas cinco etapas:
#1. Inicie o Excel e crie os cabeçalhos de coluna necessários
Assim que o curso Excel para Gerenciamento de Projetos estiver aberto, você poderá começar a fazer novos cabeçalhos de coluna com os nomes dos elementos que deseja acompanhar. Normalmente, esses são os principais componentes de suas tarefas, e alguns típicos incluem:
ID da Tarefa: Ao atribuir uma ID a cada tarefa, você poderá acessá-la rapidamente no futuro. Compartilhar tarefas com colegas de trabalho pode ser útil, pois pode evitar equívocos ao se referir a uma determinada tarefa.
Nome da tarefa: embora o ID possa ajudá-lo a reconhecer uma tarefa rapidamente, dar a ela um nome adequado pode ajudá-lo a lembrá-la. Mantenha os nomes das tarefas breves e inclua uma caixa de descrição com mais detalhes, se possível.
Observar quando as tarefas são devidas o ajudará a manter o controle e cumprir os prazos. Isso é útil para concluir várias tarefas rapidamente.
Proprietário da tarefa: adicionar uma coluna de proprietário da tarefa ao seu rastreador de tarefas pode ajudá-lo a acompanhar as tarefas de todos se o rastreador de tarefas contiver tarefas para várias pessoas. Além disso, ajuda se você estiver encarregado de supervisionar uma equipe, pois pode controlar como eles operam e avançam em um projeto.
Status da tarefa: você pode adicionar uma coluna para mostrar como cada tarefa está progredindo com precisão. Dependendo da natureza precisa do trabalho, você pode usá-lo para indicar se uma tarefa ainda não foi iniciada, está em andamento ou foi concluída, bem como outros estados concebíveis.
Importância da tarefa: Um componente-chave do monitoramento e gerenciamento de tarefas geralmente envolve a atribuição de uma prioridade às tarefas com base em seu valor geral para um projeto. Ao incluir uma coluna de significância da tarefa e classificar suas tarefas adequadamente, você pode conseguir isso.
Para obter informações sobre seus trabalhos que não estejam imediatamente claras para serem fornecidas em outras colunas, você também pode inserir uma coluna.
#2. Complete os detalhes de cada tarefa
As colunas agora podem ser preenchidas com dados após serem criadas. Liste todas as tarefas pendentes primeiro, juntamente com seu status de conclusão, pois esses são os dois principais fatores que permitirão que você organize suas tarefas posteriormente. Você pode adicionar tarefas ao seu rastreador de tarefas à medida que aprende mais sobre elas, como prazo e prioridade.
#3. Incluir um filtro
Um filtro pode ser usado para eliminar dados irrelevantes. Isso é muito benéfico para gerenciar várias entradas de tarefas. Ao escolher “filtro” no menu “Classificar e filtrar” na barra de tarefas do Excel, você pode adicionar um filtro à sua planilha. Você pode optar por remover todas as tarefas concluídas anteriormente selecionando a coluna “Status da tarefa” e adicionando um filtro, por exemplo. Isso lhe dará uma perspectiva mais clara sobre suas tarefas inacabadas.
#4. Classifique e ordene suas tarefas usando o filtro
Depois de colocar um no lugar, você pode usar um filtro para acompanhar o progresso de suas tarefas inacabadas. Agora você pode classificar suas tarefas com base no que deseja visualizar a qualquer momento se aplicar um filtro à coluna "Status da tarefa". As tarefas nas quais você ainda não começou a trabalhar, as que você está trabalhando agora, os trabalhos que terminou ou qualquer outra combinação dessas categorias, são mais fáceis de observar como resultado.
#5. Continue usando seu gerenciador de tarefas
Você pode utilizar seu rastreador de tarefas para ajudá-lo a gerenciar suas tarefas agora que você estabeleceu uma. Se você deseja chamar a atenção para aspectos adicionais de suas tarefas, pode adicionar mais colunas e atualizar os campos que já estão lá para descrever melhor o que eles representam. Para facilitar a visualização de como cada trabalho está progredindo até a conclusão, você também pode usar várias cores para cada coluna ou estado.
Ferramentas de gerenciamento de projetos Excel grátis
O Excel fornece muitas ferramentas de gerenciamento de projetos, que em sua maioria são gratuitas. Muitos deles serão expostos neste artigo. Certifique-se de ler o artigo para ver tudo.
Modelos de Excel de Gerenciamento de Projetos Gratuitos
Foram desenvolvidos cinco modelos gratuitos do Microsoft Excel para gerenciamento de projetos adaptados a tipos específicos de projetos ou estágios de projetos. Você precisa de um local para acompanhar os custos do seu projeto e garantir a aderência ao orçamento? Talvez você precise de modelos gratuitos do Excel para gerenciamento de projetos para breves atualizações de status que você pode entregar à sua equipe a cada semana. Como um repositório central para todos os dados relacionados ao projeto, esses modelos podem servir como sua programação, orçamento e acompanhamento. Ao agilizar o procedimento, você diminuirá a chance de perder possibilidades importantes. Veja-os listados abaixo.
#1. Modelo de relatório de status do projeto
Você vai querer se manter organizado para que suas atualizações permaneçam dentro do cronograma, sejam os relatórios de status do projeto entregues por e-mail ou durante uma reunião. Mantenha um modelo de relatório de status do projeto em seu bolso para que você possa replicá-lo a cada semana e adicionar informações pertinentes. Para economizar tempo para você e sua equipe, basta inserir as modificações em um modelo existente. Que conquistas seu grupo fez? Chame essas pessoas e elogie-as. Você tem algum risco ou problema que precisa ser resolvido? Este é o local para listar possíveis obstáculos e fornecer correções. Dê à sua equipe e à liderança da empresa atualizações usando o modelo de status do projeto.
Organize ainda mais este modelo salvando-o para uso posterior. O que deu errado e o que funcionou bem pode ser avaliado. Os modelos de status do projeto podem ser modificados para se adequarem à sua situação de trabalho específica.
#2. Modelo de Tarefa de Projeto de Grupo
Considere o modelo de tarefa para seu projeto de grupo como uma visão geral de alto nível de todas as tarefas e subtarefas envolvidas no projeto. Divida-o em seções que correspondem às etapas do projeto. Liste as partes interessadas, datas de vencimento e prioridades de cada tarefa. Permita atualizações de tarefas do projeto das partes interessadas, incluindo datas de início e término, porcentagem de conclusão e quando uma tarefa é concluída. Use este modelo para determinar quem é responsável por qual recurso. Este documento pode ser usado pelas partes interessadas para encontrar respostas para suas dúvidas ou para descobrir com quem trabalharão de perto.
Aqui é onde você pode usar o modelo de tarefa de projeto de grupo de forma criativa. Coloque esta linha do tempo ao lado do seu plano de projeto para que você possa comparar o progresso e enfatizar as pequenas realizações.
#3. Modelo de item de ação
Cada projeto tem um conjunto priorizado de tarefas que devem ser concluídas para atender aos benchmarks e aos objetivos finais. Você pode dar a esses itens de ação uma representação visual em seu fluxo de trabalho adicionando um modelo de item de ação. Essas ações podem ser classificadas como prioridade alta, média ou baixa em seu modelo. Você pode especificar prazos e as partes responsáveis. O modelo de item de ação pode ser configurado para um estágio do projeto ou adaptado às tarefas de uma equipe, dependendo do tamanho do seu projeto.
O modelo de item de ação é útil para definir quais tarefas dependem da realização de outras. Ele fornece uma visão abrangente de como as tarefas estão relacionadas durante o curso de um projeto.
#4. Modelo de gráfico de Gantt
Este é um modelo que pode ser útil se os membros da sua equipe forem aprendizes visuais. Um gráfico de Gantt usa barras codificadas por cores posicionadas em uma exibição de calendário horizontal para descrever visualmente as fases do projeto, as partes interessadas e as atividades. Por equipe ou participante individual, escolha uma cor. Você pode acompanhar seu progresso à medida que cada tarefa é exibida no calendário da linha do tempo do projeto. Outra opção é um modo de exibição de lista, que exibe as tarefas em uma ordem mais convencional.
A combinação desses dois layouts pode dar a cada parte interessada a impressão de que pode seguir o projeto no método que for mais conveniente para ela. Dê aos usuários a escolha de um estilo mais atraente para o acompanhamento do seu projeto se o layout de lista padrão for indesejável.
#5. Modelo de orçamento do projeto
Quase todos os projetos, independentemente de quão grandes ou pequenos, terão um orçamento. O orçamento de um projeto não é absolutamente o lugar para erros ou mal-entendidos. Além disso, para evitar enormes custos não planejados na conclusão do projeto, é crucial manter o controle dos gastos durante todo o processo. Layout de custos previstos no modelo no início do projeto. Divida-os de acordo com o estágio do projeto, a equipe ou qualquer outra coisa que faça sentido para o seu projeto. Em seguida, use o modelo como referência para acompanhar as diferentes despesas e confirme se elas estão de acordo com suas estimativas.
Esta é uma maneira simples e rápida de verificar suas finanças. Além disso, você receberá um aviso imediato se correr o risco de ultrapassar seu orçamento. Você pode garantir que a equipe esteja ciente de suas expectativas financeiras usando um modelo de orçamento uniforme.
Excel Modelo de Lista de Tarefas do Projeto
O modelo de lista de tarefas do Excel para o projeto neste artigo mostra apenas algumas das inúmeras maneiras de acompanhar as tarefas com uma planilha, desde listas de tarefas simples até mais complexas Gráficos de gantt. Esses modelos mostram como representar prioridades usando conjuntos de ícones, exibir uma barra de progresso usando formatação condicional, criar o gráfico usando gráficos de barras empilhadas e marcar as tarefas quando elas terminarem usando uma marca de seleção.
Modelo de lista de tarefas do projeto nº 1
Esta planilha mostra como a formatação condicional pode ser usada para destacar a coluna Prioridade, adicionar uma barra de progresso à coluna % concluída e utilizar a validação de dados para criar uma caixa de seleção funcional. Além disso, colunas para dinheiro e horas gastas em cada tarefa estão incluídas.
#2. Modelo Simples de Rastreador de Tarefas
Este modelo de rastreador de tarefas do Excel é outra lista no projeto que mostra como usar a formatação condicional para exibir uma classificação de prioridade de 1-4 com diferentes círculos coloridos usando conjuntos de ícones personalizados. Um método semelhante é aplicado à caixa de seleção na coluna Concluído
#3. Lista de tarefas do projeto com gráfico de Gantt
Usando um gráfico de barras empilhadas no Excel, um gráfico de Gantt pode ser produzido a partir de uma lista de tarefas no modelo Excel do projeto. Embora esta seja uma lista útil em um modelo do Excel que pode ser aplicada à tarefa real de gerenciamento de projetos, seu principal objetivo é mostrar como a tabela de dados está organizada para construir o gráfico de Gantt.
#4. Modelo de Lista de Verificação de Tarefas
Esta lista de tarefas do projeto em um modelo do Excel mostra como criar uma caixa de seleção usando uma lista suspensa de validação de dados e como exibir valores de prioridade ALTA, MÉDIA e BAIXA usando condições de formatação condicional diretas. Quando a caixa de seleção está marcada, a formatação condicional também é usada para alterar o tipo de letra para um tachado cinza.
Por que o Excel é ruim para gerenciamento de projetos?
Aqui estão algumas das razões pelas quais o Excel é ruim para o gerenciamento de projetos:
#1. Leva muito tempo
Pode ser fácil perder tempo procurando, atualizando e verificando as informações do projeto, dependendo do tamanho e da complexidade dos projetos individuais, bem como do número de projetos que você está gerenciando ou participando.
Você precisará procurar em outro lugar por documentos importantes, como a declaração do projeto e os relatórios de status, porque o Excel é apropriado apenas para tipos específicos de dados. É impossível obter uma compreensão completa e abrangente do projeto, incluindo escolhas importantes.
#2. Dados do projeto imprecisos
As planilhas são propensas a erros, principalmente quando usadas por vários membros da equipe. Você não pode ter certeza de que a planilha que está usando é a versão mais recente, que as fórmulas são precisas ou que nenhum dado foi modificado ou apagado inadvertidamente. Para empresas altamente regulamentadas, como finanças ou saúde, essa ambiguidade é um fardo tremendo.
As planilhas salvas em vários locais resultam em dados inconsistentes armazenados em vários silos. O projeto pode ser suspenso por algumas semanas se alguém salvar a cópia solitária de um documento crucial em seu computador local e depois esquecer de compartilhá-lo antes de sair de férias. A falta de propriedade, que permite vários usuários, mas nenhum responsável por verificar a precisão dos dados, contribui para esses problemas.
#3. É desafiador monitorar o progresso de um projeto
Como você provavelmente já suspeitou, o Excel não é a melhor ferramenta de relatório de projetos. Quando as informações estão dispersas em vários arquivos, é simples esquecer prazos, riscos ou recursos alocados. Isso limita a visibilidade do projeto e dificulta a capacidade de tomar decisões bem informadas.
#4. Informações excessivas
Diferentes partes interessadas e membros da equipe exigem vários tipos de informações. O Excel não oferece suporte à criação de exibições personalizadas com diferentes níveis de administração. A planilha é visível para todos. Como resultado, mais tempo é perdido tentando determinar o que é importante para seus trabalhos.
#5. Falta de trabalho em equipe
As principais funções colaborativas, como listas de tarefas, quadros de discussão, compartilhamento de arquivos e rastreamento de diálogos, não estão disponíveis no Excel. É difícil para os membros da equipe simplesmente verificar o status de uma tarefa ou determinar o que deve ser feito em seguida. Eles desconhecem o estado geral do projeto ou se um colega de equipe está tendo dificuldades com uma tarefa específica.
Por que os gerentes de projeto usam o Excel em vez do MS Project?
O Excel é frequentemente usado para gerenciamento de projetos, pois é um programa popular e amplamente utilizado por empresas, instituições e uma variedade de outras organizações. As pessoas estão, portanto, familiarizadas com isso. Os gerentes se esforçam para usá-lo para gerenciamento de projetos, pois é adaptável, ao mesmo tempo em que tentam evitar gastar dinheiro em software extra.
Quais são os Curso Excel para Gerenciamento de Projetos?
Existem muitos cursos disponíveis online ensinando como usar o Excel para gerenciamento de projetos. Este curso de Excel para Gerenciamento de Projetos é ideal para pessoas que desejam trabalhar em projetos. Alguns cursos de Excel para Gerenciamento de Projetos geralmente são divididos em três módulos principais: Planejamento e Orçamento, Acompanhamento e Relatórios. Além disso, o curso de Excel oferece a combinação ideal de habilidades para entregar o trabalho analítico e de relatórios em gerenciamento de projetos.
O objetivo é ensiná-lo sistematicamente a lidar com os diferentes problemas envolvidos no curso de Excel de gerenciamento de projetos com a ajuda de estudos de caso da vida real. Alguns dos cursos de gerenciamento de projetos do Excel estão disponíveis na Udemy, cursos do Microsoft Office, Coursera, etc. Este curso específico fornece as habilidades, o conhecimento e a confiança para trabalhar em uma função de gerenciamento de projetos usando o Excel.
Quais são os usos das ferramentas do Excel?
Com os recursos de economia de tempo do Excel, você pode fazer mais em menos tempo, mesmo ao lidar com dados enormes ou fazer cálculos complexos. Além disso, a coleta, entrada, armazenamento, classificação e análise de dados podem ser realizados rapidamente com a ajuda de uma variedade de tecnologias. A conclusão de cálculos sofisticados que aumentam a produtividade requer um alto nível de especialização.
Quais são os 3 arquivos ou ferramentas que você pode criar no Excel?
- Filtre e calcule com tabelas
- Isolar dados variáveis em uma área de dados
- Relatório de exceção com formatação condicional
Quais são as principais características do Excel?
As principais funções do Microsoft Excel incluem classificação de dados tabulares, inserção de tabelas dinâmicas, adição de fórmulas e cálculo de conjuntos de dados maciços.
Conclusão
O gerenciamento eficaz de projetos requer organização e acompanhamento do progresso. Muitas organizações usam o Excel para coordenar orçamentos, cronogramas e recursos e acompanhar o progresso do projeto. Você pode usar alguns modelos da lista de tarefas do Excel para gerenciamento de projetos estudando seus benefícios e recursos. Este post explica os benefícios do uso de planilhas para gerenciamento de projetos e oferece dicas sobre como gerenciar seu próximo projeto do Excel.
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