Independentemente de sua posição na equipe, melhorar suas habilidades de gerenciamento de projetos pode ter um impacto direto na capacidade da equipe de cumprir uma tarefa. Então, quais são as habilidades de um gerente de projeto? Quanto peso eles realmente suportam? E como você pode aprimorar essas habilidades e se posicionar para o sucesso? Neste recurso abrangente, respondemos a essas perguntas sobre habilidades de gerenciamento de projetos – e muito mais.
O que são habilidades de gerenciamento de projetos?
Habilidades de gerenciamento de projetos são os atributos e características que permitem que você leve projetos vencedores desde o início até a conclusão. Isso inclui planejamento de projetos, avaliação de riscos e oportunidades, criação de orçamento, comunicação com as partes interessadas, solução de problemas e muito mais.
Obviamente, as habilidades necessárias para concluir projetos são especialmente importantes para pessoas que desejam iniciar ou avançar em suas carreiras como gerentes de projetos.
Mas essas características têm um apelo muito mais amplo. Todos, independentemente de qualquer título de gerenciamento de projeto, são responsáveis por coordenar e dirigir um projeto em algum momento. Quando o fizerem, eles confiarão em suas habilidades de gerenciamento de projetos para concluir a tarefa.
Habilidades interpessoais em gerenciamento de projetos
Soft skills, ou “habilidades não técnicas”, são aquelas que podem ajudá-lo a melhorar a qualidade do seu trabalho sem uma ferramenta específica ou pré-requisito técnico. Eles são geralmente conhecidos como “habilidades pessoais” ou “habilidades interpessoais”, pois frequentemente o ajudam a trabalhar e se relacionar com outras pessoas em seu local de trabalho. As dez soft skills a seguir são cruciais para o gerenciamento de projetos:
# 1. Colaboração
A parceria é a base de todas as habilidades de gerenciamento de projetos. A colaboração no gerenciamento de projetos permite que você conclua tarefas com mais rapidez e eficiência. Quando você pode cooperar entre equipes, obtém informações vitais sobre seu projeto que talvez não encontre em sua própria equipe. Os projetos são intrinsecamente mais inovadores e bem desenvolvidos quando mais mentes estão envolvidas no esforço.
Pratique ter conversas para melhorar suas habilidades de cooperação. Empregue habilidades de escuta ativa para se manter interessado e atento quando os outros estiverem falando com você. Pode parecer simples, mas entender como se comunicar abertamente, diminuir barreiras e cocriar são habilidades essenciais para um ambiente de trabalho colaborativo.
#2. Trabalho em equipe
Todos em sua equipe têm algo a contribuir e trabalhar em conjunto é mais eficaz do que trabalhar sozinho. A colaboração garante que todos sejam bem-vindos, valorizados e incentivados a contribuir.
Como você pode ser um membro melhor da equipe se pretende melhorar suas habilidades de colaboração? Aprofunde-se em brainstorms de equipe, conversas 1:1 e peça feedback de sua equipe. Esteja atento a alguém que não fala há algum tempo e encoraje quando outro membro da equipe tiver uma nova sugestão.
# 3. Comunicação
Ao trabalhar com um grupo de indivíduos, as falhas de comunicação são comuns. Saber como se comunicar de forma eficaz e evitar isso tornará o projeto mais tranquilo e agradável.
Pratique ser aberto e honesto com seus colegas de trabalho para melhorar suas habilidades de comunicação. Isso requer um alto nível de confiança entre você e os membros de sua equipe. Para promover essa confiança, incentive os membros de sua equipe a compartilhar suas ideias, mesmo que você discorde deles.
#4. Gerenciamento de tempo
A gestão do tempo e as habilidades organizacionais andam de mãos dadas. À medida que você melhorar sua organização de tarefas, terá uma melhor compreensão do que está em seu prato e quanto tempo levará para suas próximas tarefas.
No entanto, pode ser difícil se concentrar e priorizar suas tarefas. Para aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo e eliminar a procrastinação, tente priorizar tarefas. Quando você sabe quais trabalhos são mais importantes, você pode enfrentá-los primeiro para garantir que nada seja deixado para trás ou seja esquecido.
#5. Liderança
Mesmo que você não se considere um líder ou tenha um papel no gerenciamento de equipe, sua equipe de projeto conta com sua liderança, conselho e suporte quando você está gerenciando um projeto.
Desenvolva suas habilidades de liderança abordando as situações com empatia e compreensão. Para desenvolver cooperação e colaboração, bons líderes unem todos e os fazem se sentir apoiados.
# 6. Organização
Para muitos gerentes de projeto, organizar é a habilidade mais assustadora. Você pode acreditar que a organização é algo que você “tem” ou “não tem”, mas, como todas as outras habilidades de gerenciamento de projetos discutidas neste post, você pode melhorar suas habilidades de organização e se tornar sua própria Marie Kondo.
O melhor método para se tornar um organizador melhor é estabelecer (e manter) uma única fonte de verdade para o seu trabalho e o trabalho de sua equipe. Frequentemente ficamos desorientados porque nossos trabalhos são desconexos - o funcionário médio se move entre 10 ferramentas todos os dias. Em vez de dividir seu tempo entre dez ferramentas, considere empregar uma ferramenta de organização digital para servir como a única fonte da verdade para sua equipe.
#7. Solução de problemas
As habilidades de resolução de problemas são habilidades colaborativas e iterativas que permitem que você aborde e, em última análise, resolva um desafio. Desenvolver habilidades de resolução de problemas não significa sempre ter a resposta “correta” para todos os problemas; em vez disso, pessoas com fortes habilidades de resolução de problemas praticam a abordagem de desafios de novos ângulos e trabalham metodicamente em busca de uma solução.
Use estruturas de tomada de decisão baseadas em dados ou análises de rotina para se tornar um melhor solucionador de problemas. Use esse conhecimento para resolver a questão de menos vendas. Nessa situação, você pode criar um novo plano de marketing em colaboração com a equipe de vendas.
# 8. Pensamento crítico
O pensamento crítico, como a resolução de problemas, não tem “solução”. Você não pode “vencer” no pensamento crítico, mas pode praticar o enfrentamento de situações de maneira lógica, em vez de emocional. Excelentes pensadores críticos praticam a avaliação do material à sua frente e tiram suas próprias conclusões com base nas evidências, assim como Sherlock Holmes faz ao resolver um mistério.
Dê um passo para trás e pergunte a si mesmo: “Como cheguei a essa conclusão?” exercitar o pensamento crítico. Existe outra possibilidade? Algo além dos fatos está influenciando minha decisão? Decisões emocionais nem sempre são ruins; na verdade, algumas das melhores decisões são aquelas pelas quais somos apaixonados. Mas o pensamento crítico pode ajudá-lo a garantir que você está abordando uma situação do ângulo apropriado.
# 9. Adaptabilidade
Aspectos do seu plano de projeto às vezes serão alterados, seja neste projeto ou no próximo. Talvez seu prazo ou prioridades mudem e você deva ajustar seu fluxo de trabalho de acordo. Gerentes de projeto excepcionais podem girar e se adaptar a situações de mudança para manter sua equipe de projeto no caminho certo.
Entender quando e como mudar de marcha é a chave para se tornar mais versátil. Para fazer isso, você deve primeiro entender a si mesmo. Cultivar outras habilidades interpessoais, como autoconsciência e atenção plena, pode ajudá-lo a estar mais em contato e regular suas emoções, que estão frequentemente em fluxo em tempos de mudança.
#10. Resolução de conflitos
O conflito inevitavelmente se desenvolverá durante as tarefas que você supervisiona. Uma parte interessada pode querer alterar o escopo do projeto. Ou talvez você tenha perdido seu orçamento ou cronograma. A resolução de conflitos envolve abordar ambos os lados de uma disputa para que todos se sintam ouvidos e apoiados. Se houver partes afetadas, ouça-as e tente encontrar uma solução que funcione para todos. Mesmo que não seja possível, abordar a conversa com paciência e empatia pode ajudar a neutralizar uma situação potencialmente difícil e levar a um resultado melhor.
Habilidades Difíceis de Gerenciamento de Projetos
Hard skills são habilidades mensuráveis, ao contrário de soft skills. Embora as habilidades pessoais listadas acima se apliquem a muitas funções de trabalho, essas sete habilidades difíceis de gerenciamento de projetos são exclusivas do gerenciamento de projetos. Desenvolver isso ajudará você a se tornar um gerente de projeto mais completo e eficiente.
#11. Planejamento do Projeto
Um plano de projeto (também conhecido como termo de abertura do projeto) é essencialmente um projeto das principais peças necessárias para o sucesso do seu projeto. Um plano de projeto típico incluirá os seguintes sete itens:
- Objetivos e Metas do Projeto
- Métricas de sucesso
- Partes interessadas e seus papéis
- Orçamento e escopo
- Marcos, entregas e dependências do projeto
- Horário e horário
- Estratégia de comunicação
No roteiro ou resumo do seu projeto, alguns desses detalhes, como seus objetivos ou marcos, podem já estar especificados. No entanto, seu plano de projeto é onde todos esses aspectos do projeto se unem para formar uma imagem unificada de seu trabalho planejado.
#12. Definindo o projeto
O tamanho, os objetivos e as restrições (ou seja, datas e recursos) do seu projeto são conhecidos como escopo do projeto. O escopo do seu projeto especificará o que você pode fazer dentro de um determinado cronograma e orçamento. Definir e definir o escopo do projeto é fundamental para evitar o aumento do escopo, que ocorre quando as entregas do projeto excedem o escopo do projeto pretendido.
Pratique a definição do escopo do projeto com antecedência e frequência para aprimorar suas habilidades de definição do escopo do projeto. Depois de estabelecer o escopo do projeto, discuta-o com as partes interessadas e revise-o com frequência para garantir que todos estejam na mesma página sobre as metas e restrições do projeto. Você pode usá-lo como um guia para ajudá-lo a decidir quando recusar novos pedidos.
#13. A criação do resumo do projeto
O resumo do projeto define os objetivos gerais do projeto e como você pretende alcançá-los. Isso pode funcionar como uma estrela do norte útil para orientar as sessões de planejamento.
A coisa mais importante a lembrar sobre o resumo do projeto é que ele é um documento ativo. Você pode adaptar e atualizar o resumo do projeto ao criar a estratégia do projeto e coletar feedback das partes interessadas. Em geral, o resumo do projeto deve incluir um link para o roteiro do projeto, se você preparou um, uma lista das partes interessadas do projeto e suas funções (também conhecido como gráfico RACI), qualquer outra documentação ou arquivos relevantes e quaisquer outros documentos importantes. informações de nível que sua equipe pode exigir.
#14. Organização de uma reunião de kickoff do projeto
Uma reunião inicial é uma oportunidade de se alinhar com as partes interessadas do projeto. Esta é a sua oportunidade de esclarecer os objetivos e o escopo do seu projeto, bem como fornecer todos os documentos que você já criou, como o plano do projeto, resumo do projeto ou documentação complementar, como uma lista de materiais para uma campanha de marketing ou um criativo breve para uma equipe de design.
Planeje distribuir os documentos que você compilou com as partes interessadas do projeto para ter uma reunião inicial bem-sucedida. Por fim, organize um brainstorming ou uma sessão de perguntas e respostas para chegar a um acordo sobre quaisquer variáveis extras, como dinheiro, recursos ou entregas finais.
#15. Criando uma linha do tempo para o seu projeto
A sequência e a duração das atividades dentro do ciclo de vida do projeto são definidas pelo cronograma do projeto. Entender o cronograma do projeto ajuda sua equipe a acompanhar o sucesso do projeto e a entregar os ativos apropriados no prazo.
Esclareça as datas de início e término do seu projeto, bem como quaisquer marcos críticos, a fim de criar um ótimo cronograma do projeto. Defina as dependências entre as atividades e especifique as datas de início e término de cada item de trabalho à medida que avança para criar tarefas e resultados individuais.
#16. gerenciamento de tarefas
Depois que seu projeto está em andamento, o gerenciamento de tarefas está relacionado ao sucesso com que você e sua equipe gerenciam seu tempo. Os maiores gerentes de projeto têm visibilidade em tempo real sobre o que sua equipe está trabalhando, permitindo que eles priorizem e executem projetos com eficiência.
Mas você não precisa saber tudo o que está acontecendo em seu projeto; em vez disso, use um software de gerenciamento de tarefas. O software de gerenciamento de tarefas é mais do que apenas uma lista de tarefas; é um método para ver o quadro geral de tudo que está acontecendo em seu projeto. Você pode permitir que sua equipe opere de forma mais produtiva, eficiente e eficaz com excelente gerenciamento de tarefas.
Habilidades técnicas de gerenciamento de projetos
Verifique as soft skills. Entendi, hard skills. Habilidades técnicas são a única coisa que você ainda precisa aperfeiçoar!
Sua compreensão de ferramentas e softwares específicos usados no gerenciamento de projetos é chamada de habilidades técnicas. Essas ferramentas não são difíceis de aprender - como dito anteriormente, o gerenciamento de projetos moderno é projetado para ser versátil e simples de usar. Essas oito habilidades são partes dos trabalhos de gerenciamento de projetos com as quais você deve se familiarizar para saber quando e como usá-las.
#17. Habilidades de software de gerenciamento de projetos
O software de gerenciamento de projetos percorreu um longo caminho desde as tecnologias legadas que eram difíceis de usar e exigiam um especialista em gerenciamento de projetos para serem implementadas. No entanto, como acontece com qualquer ferramenta, mesmo a mais simples, o software de software que você escolher exigirá tempo para entender e dominar completamente. Certifique-se de que a ferramenta escolhida tenha um guia escrito e vídeos instrutivos para instruí-lo sobre como usá-la.
#18. Gráficos de gantt
Os gráficos de Gantt são uma técnica para visualizar seu projeto como um gráfico de barras horizontais, com cada barra representando uma parte do trabalho e o comprimento de cada barra representando a quantidade de tempo que a tarefa levará.
- Marcos do projeto
- Dependências
- Progresso do projeto em tempo real
- Datas de início e término
A tecnologia convencional do gráfico de Gantt pode ser difícil de usar e limitada em escopo, e é por isso que, na Asana, combinamos o melhor da tecnologia do gráfico de Gantt para criar o Timeline, uma ferramenta semelhante ao gráfico de Gantt que mostra como todas as peças se encaixam.
#19. Quadros Kanban
Os quadros Kanban são outra forma comum de gerenciamento visual de projetos. Cada coluna em um quadro Kanban simboliza um estágio do trabalho, como Novo, Em andamento ou Concluído. As tarefas individuais são representadas por cartões que percorrem as colunas até serem concluídas.
Os quadros Kanban são uma ferramenta visual comum de gerenciamento de projetos para equipes enxutas de gerenciamento de projetos, especialmente equipes de produtos, engenharia e desenvolvimento de software. Eles são uma abordagem Agile projetada para ser adaptável e flexível para responder às necessidades de desenvolvimento em tempo real.
#20. gestão ágil
O gerenciamento ágil de projetos é um estilo enxuto de gerenciamento de projetos particularmente popular entre as equipes de desenvolvimento de produtos, engenharia e software. Esta é uma estratégia de melhoria contínua e evolução incremental que inclui inúmeras abordagens enxutas, como gerenciamento de portfólio enxuto, Scrum e Kanban.
O gerente de projeto deve coordenar com os membros da equipe e permanecer flexível para liderar uma equipe Agile. Isso pode significar alterar o cronograma do projeto, colaborar com equipes que trabalham em um projeto diferente ou simplesmente manter contato por meio de uma excelente comunicação.
#21. gerenciamento de carga de trabalho
Se você já gerenciou um projeto, sabe como é difícil determinar quem está trabalhando no quê — mas não precisa ser assim. O gerenciamento de carga de trabalho permite que você avalie a largura de banda de sua equipe e garanta que eles não estejam sobrecarregados ou subtrabalhados. É um processo interativo sem ponto inicial ou final; em vez disso, um gerente de projeto qualificado verificará continuamente a carga de trabalho de sua equipe para garantir que ninguém se esgote.
O software de gerenciamento de carga de trabalho pode ser usado em duas etapas. Para começar, determine a capacidade, as competências e a carga de trabalho atual de sua equipe. A partir daí, aloque recursos dependendo de cargas de trabalho específicas ou rebalanceie as cargas de trabalho conforme necessário.
#22. gestão de custos
O gerenciamento de custos no gerenciamento de projetos considera como cada atividade afeta seu orçamento em cada etapa do projeto. Este é um aspecto crucial do gerenciamento de projetos e determinará se seu projeto será bem-sucedido ou não. Manter-se dentro do orçamento é tão crucial quanto cumprir o prazo do projeto, e o gerenciamento de custos pode ajudá-lo a chegar lá.
Para gerenciar as despesas de forma eficaz, gerentes de projeto qualificados identificam seus custos e orçamento no início do projeto. Certifique-se de que todas as partes interessadas do projeto e os membros da equipe estejam cientes do orçamento. Então, durante o projeto, tenha em mente o custo e o orçamento.
#23. Gerenciamento de projetos de portfólio
Usando o gerenciamento de portfólio de projetos (PMM), você pode ter uma visão panorâmica da atividade de sua equipe em vários projetos. Em contraste com o gerenciamento de projetos típico, o PMM envolve trabalhar em muitos projetos ou iniciativas de grande escala ao mesmo tempo. Para conectar a estratégia à execução, os sistemas de gerenciamento de portfólio de projetos fornecem uma visão holística em tempo real de todas as atividades de sua equipe.
#24. Mudar a gestão
Se você já implementou uma mudança organizacional significativa, provavelmente já usou o gerenciamento de mudanças, mesmo que não estivesse ciente disso. O gerenciamento de mudanças é a prática de implementar mudanças organizacionais – como novos processos ou ferramentas – ao longo do tempo para torná-los mais simples de ajustar.
Como posso melhorar minhas habilidades de gerenciamento de projetos?
Ao avaliar todas as habilidades de um gerente de projeto, sem dúvida você viu algumas nas quais já sabe que se destaca. Mas você deve ter notado várias outras que sabe que precisa aprender ou melhorar.
Felizmente, você pode desenvolver as habilidades necessárias para ser um gerente de projeto bem-sucedido. Entender quais habilidades você já possui e quais precisam ser aprimoradas é o primeiro passo para isso.
Esse nível de autoconsciência pode ser desafiador, portanto, você pode obter uma melhor compreensão de seu conjunto de habilidades existente:
- Revendo funções e projetos anteriores para determinar onde você se destacou e onde vacilou. Isso pode ajudá-lo a identificar certos pontos fortes e limitações.
- Solicitar feedback de supervisores anteriores ou atuais ou membros da equipe. Às vezes, outras pessoas podem fornecer informações úteis sobre o que você oferece à mesa.
- Faça uma avaliação formal (o CliftonStrengths da Gallup é um popular) para descobrir suas maiores habilidades.
Depois de determinar onde precisa melhorar, existem várias estratégias para aprimorar suas habilidades:
# 1. Leitura
Existem inúmeros materiais disponíveis para ajudá-lo a ampliar seus horizontes e aprimorar suas habilidades. Você pode aprender por conta própria comprando um livro de gerenciamento de projetos. Recursos adicionais, como nosso blog, eBooks e até mesmo este guia de gerenciamento de projetos, irão ajudá-lo a estabelecer uma base sólida.
#2. Faça um curso
Existem muitos cursos competentes de gerenciamento de projetos disponíveis em empresas respeitadas que podem ajudá-lo a desenvolver suas habilidades. O Project Management Institute oferece oito credenciais distintas e organizações profissionais em todo o mundo oferecem certificações adicionais para ajudá-lo a fortalecer suas habilidades de gerenciamento de projetos.
#3. Procurando um mentor
Você conhece alguém que é um especialista em um campo em que você está faltando? Entre em contato com eles para descobrir se eles estão dispostos a fornecer recomendações e conselhos personalizados. Não tenha medo de pensar fora da caixa aqui também. Você não precisa necessariamente procurar outros gerentes de projeto para aprender, porque o gerenciamento de projetos extrai habilidades de uma ampla gama de disciplinas. Seu conhecido legal pode fornecer um excelente conselho de negociação, mas seu vizinho analista de dados pode ajudá-lo a melhorar seu pensamento crítico ou habilidades de relatório.
#4. Familiarize-se com uma ferramenta de gerenciamento de projetos
Um enorme 77% dos projetos de alto desempenho empregam software de gerenciamento de projetos, então você precisará de alguma experiência com um. Você pode construir isso por meio da experiência, e a maioria dos softwares de gerenciamento de projetos oferece testes gratuitos para que você possa explorar e aprender.
Independentemente da estratégia que você usar, lembre-se de que adquirir um novo talento leva tempo. Seja paciente e persistente, e você gradualmente melhorará suas habilidades e conhecimentos de gerenciamento de projetos.
As habilidades de gerenciamento de projetos são realmente necessárias no local de trabalho?
A resposta curta é sim. E as habilidades necessárias para um gerente de projetos no mercado de trabalho são vitais não apenas se você deseja um emprego com um título formal de gerenciamento de projetos.
Independentemente da sua posição, é provável que você esteja no comando de um projeto, seja uma iniciativa de equipe ou um trabalho, ou uma obrigação em sua própria lista de tarefas. Para planejar, executar e entregar seu trabalho, você deve usar várias habilidades de gerenciamento de projetos.
Com isso em mente, é lógico que as habilidades de gerenciamento de projetos são muito procuradas pelas empresas.
Habilidades de gerenciamento de projetos para incluir em seu currículo
Ao montar seu currículo, mostre suas habilidades de gerenciamento de projetos mencionando o escopo do projeto, o tamanho de sua equipe e os resultados positivos de seu trabalho. Por exemplo, “liderei uma equipe de quatro desenvolvedores para redesenhar uma plataforma de pagamento com um orçamento de US$ 2 milhões para concluir o projeto no prazo”.
Você pode destacar suas habilidades de gerenciamento de projetos listando-as na seção “habilidades” de seu currículo. Se você nunca liderou um projeto anteriormente, destaque suas experiências anteriores em que esteve envolvido no planejamento ou implementação de uma nova iniciativa.
Conclusão
Embora existam vários caminhos para se tornar um gerente de projetos, você precisará de algumas competências de gerenciamento de projetos para ter sucesso. Essas habilidades vão desde as técnicas, como software de gerenciamento de projetos, orçamento e abordagens de planejamento, até habilidades interpessoais, como comunicação, trabalho em equipe, adaptação e liderança.
As habilidades necessárias variam para cada gerente de projeto, mas é fundamental reservar um tempo para identificar as habilidades que são mais importantes para você. Depois de saber quais habilidades você precisa melhorar, você pode começar a trabalhar para melhorar a si mesmo e seu trabalho como gerente de projeto.
- HABILIDADES SOFT: Definição e Exemplos
- ESCOPO DO PROJETO: Definição, Como Escrever, Importância, Declaração e Gerenciamento
- Quatro fases de gerenciamento de projetos de construção bem-sucedidos
- GERENCIAMENTO DE TAREFAS: o que é, software, habilidades e melhores aplicativos.
- GERENCIAMENTO DE MARCOS DO PROJETO: Guia detalhado com exemplos
Referências
