Gerenciamento de impressão é o termo usado para descrever o controle, supervisão e manutenção de serviços de documentos, software de impressora e hardware. As empresas podem escolher entre uma variedade de opções de hardware, software e controle de documentos como parte de seus serviços de gerenciamento de impressão. Um serviço de gerenciamento pode ajudar uma empresa diminuindo os custos associados às impressoras, aumentando a produtividade, reduzindo erros e agilizando projetos. Uma solução de gerenciamento de impressão oferece às empresas controle total sobre o que, como e onde imprimir, o que reduz ou agiliza a manutenção.
Gerenciamento de impressão
O gerenciamento de impressão é o processo de controlar, gerenciar e lidar com os trabalhos de impressão de uma empresa. Isso abrange todas as facetas da impressão comercial. O software usado para gerenciamento de impressão controla os procedimentos envolvidos na conexão de hardware a dispositivos com capacidade de impressão. Uma experiência de impressão e digitalização fácil de usar e segura é fornecida pelo software, que também gerencia os dispositivos e garante a compatibilidade.
Benefícios do gerenciamento de impressões
#1. Mantendo Documentos Privados Seguros
Você não pode permitir que os funcionários imprimam documentos privados da empresa sempre que quiserem. As empresas devem acompanhar a impressão de todos os arquivos secretos para que as responsabilidades adequadas possam ser delegadas para triturar os documentos assim que a tarefa for concluída. Você pode garantir a segurança dos dados com o software de administração de impressão.
#2. Simplificando o processo de impressão
Gerentes e supervisores freqüentemente veem quanto tempo os funcionários perdem esperando na fila para pegar suas cópias impressas. Ao simplificar os processos de impressão, você pode evitar esses hábitos contraproducentes.
#3. Reduzindo o Desperdício de Papel
O papel é feito por humanos derrubando árvores, prejudicando o meio ambiente no processo. A instalação de um poderoso sistema de gerenciamento reduzirá efetivamente o desperdício de papel, ajudando você a fazer sua parte para proteger o meio ambiente.
#4. Reduzindo custos de impressão
As empresas incorrem em custos anuais significativos para despesas relacionadas à impressão, como hardware, substituição de toner e papel. De acordo com estudos, usar um sistema que gerencia as impressões para evitar que os funcionários imprimam coisas de que não precisam pode economizar muito dinheiro para a empresa.
Solução de gerenciamento de impressão
Como cada organização tem diferentes necessidades ambientais, topologias de rede, estratégias de nuvem, integrações de dispositivos móveis e políticas organizacionais em relação à impressão de funcionários, segurança da informação e gerenciamento de custos, o lado das soluções do gerenciamento de impressão geralmente envolve um certo nível de personalização.
Nem todos os softwares de gerenciamento de impressão se enquadram nessa categoria; o software de prateleira normalmente adota uma estratégia de “tamanho único” que é inadequada para os requisitos da empresa corporativa.
O objetivo das soluções de gerenciamento de impressão é dar às empresas controle total sobre seu ambiente de impressão. Eles oferecem economia de custos e promovem práticas éticas de impressão, ao mesmo tempo em que evitam o acesso não autorizado a documentos.
Características do gerenciamento de impressão
#1. Reduz Custos
Você pode identificar processos em sua organização que não foram desenvolvidos adequadamente usando uma boa ferramenta de gerenciamento. Como resultado, há menos impressões, o que reduz o custo de papel, toner e tinta, entre outras coisas.
#2. Melhorando a segurança dos documentos
Se você lida com dados confidenciais, ter uma boa solução de controle de impressão pode impedir que alguém os acesse. Arquivos importantes, por exemplo, só podem ser impressos por quem os criou após um processo de identificação para confirmar quem é o seu legítimo proprietário. Além disso, o acesso a esses documentos pode ser restrito por meio de senhas ou outras medidas de segurança.
#3. Auxilia nas tarefas dos funcionários
Uma boa solução de gerenciamento de impressão minimizará o tempo de inatividade dos funcionários, simplificando os fluxos de trabalho. Ao implementar esta solução, processos específicos serão otimizados, como fila de impressão, cópia frente e verso ou cópia econômica, permitindo que os funcionários dediquem mais tempo às suas responsabilidades principais e menos tempo neste tipo de tarefa.
#4. Adapta-se a qualquer tipo de organização
Não importa que tipo de organização seja ou como ela opera, uma boa solução de gerenciamento de impressão pode ser aplicada a diferentes verticais da indústria. A solução de impressão deve ser flexível o suficiente para funcionar em agências de marketing, corporações multinacionais, ambientes de PME e instituições educacionais. Deve ser flexível o suficiente para acomodar várias hierarquias organizacionais e tamanhos de funcionários da empresa.
Melhor software de gerenciamento de impressão
Com recursos como rastreamento de uso, monitoramento de status, limites de impressão, gerenciamento de custos e muito mais, o software de gerenciamento de impressão permite que as empresas lidem com todos os aspectos da impressão a partir de um único sistema. Um exemplo de ferramenta é o software, que permite às empresas monitorar e controlar as atividades de impressão.
Ele pode ser usado para impressoras locais e de rede, permitindo que os usuários acompanhem o uso da impressora e definam restrições sobre coisas como quem pode imprimir, quanto podem imprimir, que tipos de documentos podem imprimir, etc. Além disso, é possível proteger documentos comerciais usando um software de gerenciamento de impressão para que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los.
Além de visualizar os relatórios do histórico de uso, os administradores podem usá-lo para definir regras que restringem quem tem acesso a uma determinada impressora ou documento. A capacidade de definir restrições de impressão com base em parâmetros como permissões de usuário ou tipo de documento é o recurso mais fundamental do software de gerenciamento de impressão.
Ao fazer isso, os dados confidenciais podem ser protegidos contra acesso não autorizado, permitindo ainda o acesso total dos funcionários autorizados. Além disso, ao rotear automaticamente os trabalhos de vários locais ao mesmo tempo, em vez de adicionar manualmente cada um separadamente, o software permite que os departamentos de TI implantem novas impressoras com eficiência, com o mínimo de tempo de inatividade, e auxiliam na manutenção das existentes.
De um modo geral, o software de gerenciamento de impressão é uma ferramenta útil para acelerar os procedimentos comerciais. Automatizar muitas das atividades envolvidas na impressão de documentos ajuda a diminuir o desperdício e economizar tempo e dinheiro. As organizações podem manter a segurança das informações confidenciais e, ao mesmo tempo, garantir que sua equipe tenha as ferramentas necessárias para realizar seus trabalhos com eficiência, limitando quem tem acesso a documentos específicos e restringindo a impressão com base em fatores como o tipo de documento.
Diferentes tipos de software de gerenciamento de impressão
#1. Software para rastrear custos de impressão
As empresas podem controlar seus gastos mantendo o controle sobre o custo dos trabalhos de impressão com a ajuda deste software de gerenciamento de impressão. Também ajuda a localizar oportunidades potenciais de redução de custos.
#2. Aplicativos de segurança de documentos
Ao limitar o acesso não autorizado e as modificações, este software protege as informações privadas das empresas. Além disso, ele pode acompanhar as modificações do documento e notificar os usuários sobre quaisquer ações não autorizadas.
#3. Soluções de impressão móvel e em nuvem
Com o uso dessas soluções, os usuários podem imprimir com segurança a partir de qualquer dispositivo móvel ou aplicativo baseado em nuvem, garantindo que o controle de acesso seguro e os procedimentos de criptografia de dados estejam em vigor.
#4. Software de gerenciamento de frota
As empresas podem obter uma visão completa de toda a frota de impressoras usando o software de gerenciamento de frota, que também permite monitorar as tendências de uso em vários locais e gerenciar melhor os recursos e orçamentos.
Vantagens de usar o software de gerenciamento de impressão
Há muitos benefícios em usar o software de gerenciamento de impressão, incluindo:
#1. Maior eficiência
Ao permitir que os usuários estabeleçam diretrizes e procedimentos sobre como os documentos devem ser impressos, o software de gerenciamento de impressão simplifica o processo de impressão. Além de economizar tempo que seria gasto gerenciando trabalhos de impressão manualmente, isso pode ajudar a reduzir custos ao eliminar trabalhos de impressão desnecessários.
#2. Segurança melhorada
Criptografia, controles de prevenção de perda de dados (DLP) e registro de auditoria são medidas de segurança adicionais que o software de gerenciamento de impressão adiciona aos documentos impressos para ajudar a proteger dados confidenciais contra acesso não autorizado. Além disso, a maioria dos programas de software fornece recursos de geração de relatórios que permitem aos administradores controlar facilmente quais documentos são impressos e por quem.
#3. Economia de custos adicionais
Pode ser mais simples identificar quais impressoras em uma organização são responsáveis por gerar mais desperdício ou consumir mais suprimentos com a ajuda do software de gerenciamento de impressão. As configurações da impressora podem ser otimizadas usando esses dados, o que também aumentará a economia de custos. Alguns programas de software podem até mesmo acompanhar os custos relacionados às preferências de impressão de um usuário.
#4. Automação e conveniência
As organizações podem facilmente encaminhar trabalhos de impressão automaticamente com base em critérios personalizáveis pelo usuário, como nome de usuário, grupo de trabalho, data/hora do dia, etc., usando software de gerenciamento de impressão. Como resultado, ao usar várias impressoras em um ambiente de escritório, a intervenção manual não é mais necessária. Muitas soluções também oferecem opções de autoatendimento que permitem que os usuários enviem solicitações de impressão por conta própria, sem a necessidade de entrar em contato com um administrador sempre que precisam imprimir algo.
Como selecionar o melhor software de gerenciamento de impressão
Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a escolher a opção ideal para suas necessidades:
#1. Determine suas necessidades
Comece compilando uma lista dos recursos e especificações de impressão necessários. Leve em consideração elementos como tamanho do papel, gerenciamento de custos e precauções de segurança.
#2. Respostas de pesquisa
Examine várias soluções e compare seus recursos com suas necessidades. Fale com outras empresas que implementaram sistemas semelhantes e procure on-line avaliações do produto feitas por profissionais ou usuários anteriores.
#3. Pense na Integração
Antes de fazer uma escolha, pense em quais produtos adicionais, como redes, opções de armazenamento de documentos e outros produtos, você pode precisar integrar ao seu sistema de gerenciamento de impressão. Isso ajudará você a determinar o quanto eles são adequados um para o outro.
#4. Análise de custo-benefício
Examine os custos de implementação de um determinado sistema e compare-os com as vantagens que ele terá, como maior produtividade ou menor custo de energia devido a menos processos de impressão ou reciclagem pós-uso de materiais residuais.
#5. Teste antes de comprar
Por último, mas não menos importante, solicite testes de demonstração de produtos de fornecedores em potencial para ter uma ideia de como ele funciona antes de tomar uma decisão de compra!
Como faço para usar o gerenciamento de impressão no Windows 10?
- Para acessar o menu de energia do Windows, clique com o botão direito do mouse no menu Iniciar. Você também pode usar o atalho WinKey + X do seu teclado.
- Em seguida, selecione Aplicativos e recursos. Deve aparecer no menu como a primeira escolha. Ao fazer isso, a seção Aplicativos e recursos da tela Configurações do Windows será exibida.
- Em seguida, selecione Recursos opcionais. A lista na tela a seguir pode não aparecer imediatamente no Windows.
- Depois disso, selecione Adicionar um recurso. Ao fazer isso, uma caixa de diálogo intitulada “Adicionar um recurso opcional” é exibida.
- Ele pode ser encontrado percorrendo a lista ou usando a barra de pesquisa. Escolha-o na lista de opções e pressione o botão Instalar.
- Sua coleção de consoles de gerenciamento agora incluirá Gerenciamento de Impressão, graças ao Windows. Mais uma vez, esta opção só está acessível com o Windows 10 Pro.
Como faço para abrir o gerenciamento de impressoras?
Abra a caixa de diálogo Executar comando pressionando Win + R. Pressione Enter para iniciar a ferramenta de gerenciamento de impressão depois de digitar “printmanagement.msc”. Selecione a opção Todas as impressoras após expandir a pasta Filtros personalizados.
Por que não consigo encontrar o gerenciamento de impressão no Windows 10?
Parece que seu computador não possui esse recurso instalado. Você precisará adicioná-lo manualmente nessa situação.
Por que meu computador não tem gerenciamento de impressão?
Existem várias explicações para o motivo pelo qual o Gerenciamento de impressão não aparece no Windows 10. Isso pode envolver problemas com o driver instalado, arquivos de sistema danificados ou problemas com o serviço pertinente. Além disso, lembre-se de que apenas as edições Windows Pro e Enterprise apresentam o Console de gerenciamento de impressão. Se você estiver usando a edição Home, atualize-a ou procure outros programas de terceiros comparáveis.
Como faço para acessar o gerenciamento de impressão no Windows?
Abra o Windows File Explorer pressionando Win + E. Digite “printmanagement.msc” na barra de endereços do File Explorer.
O que é gerenciamento de impressão no Windows?
Para gerenciar e solucionar problemas de servidores de impressão e impressoras em sistemas Windows 11, os administradores de desktop podem usar o snap-in Windows Print Management do Microsoft Management Console. A instalação, exibição e gerenciamento de impressoras são possíveis pelo snap-in do Microsoft Management Console (MMC), conhecido como Gerenciamento de impressão.
Conclusão
O gerenciamento de impressão permite que as empresas gerenciem com eficiência os dispositivos de impressão e simplifiquem os fluxos de trabalho, resultando em redução de sobrecarga, custos mais baixos e processos de rede mais fáceis. A eliminação da complexidade da rede por meio do gerenciamento de impressão aprimora as operações comerciais. Para entregar documentos de forma mais confiável e simplificar os fluxos de trabalho, as empresas se beneficiam de velocidades mais rápidas de impressão e digitalização. Além disso, fácil identificação de impressão, painéis de controle personalizáveis e um ambiente seguro e estável contribuem para aumentar a satisfação do usuário final com o gerenciamento de impressão.
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Referências
