O valor do mercado mundial de gestão de carteiras foi recentemente estimado em US$ 4.2 bilhões, segundo estudo realizado em 2019. A projeção é de crescimento de 13.4% nos próximos sete anos. Está se tornando cada vez mais conhecido e reconhecido ao longo do tempo e é de importância significativa para as empresas e outras organizações. O gerenciamento de um portfólio é comparável ao gerenciamento de projetos individuais? Leia este artigo para entender os fundamentos de um sistema de gerenciamento de portfólio em relação ao gerenciamento de projetos e o que está envolvido.
O que é um portfólio?
Empresas de qualquer tamanho utilizam diversas ferramentas e aplicativos para planejar e monitorar vários projetos simultâneos.
Isso implica que a complexidade de um sistema de gerenciamento de projetos aumenta à medida que a organização cresce.
Um portfólio é usado por muitas empresas para acompanhar seus vários projetos e operações.
Um portfólio é um repositório para os projetos, aplicativos e outros softwares acumulados de uma empresa.
Podem ser procedimentos e software para supervisionar outros projetos, operações ou funções. Um portfólio é desenvolvido para ajudar as empresas a coordenar suas operações e projetos em maior escala para garantir a implantação oportuna e bem-sucedida desses projetos.
Com isso, os investimentos da empresa em seus diversos projetos podem ser melhor aproveitados, aumentando sua eficiência geral. Usando esta ferramenta, as empresas podem maximizar o retorno sobre suas despesas de capital.
A criação de um portfólio é um processo complexo que requer consideração cuidadosa de muitos elementos. Cite apenas alguns exemplos: a proficiência do gerente de portfólio, a influência do patrocinador, a transparência de todas as iniciativas e programas, a abertura da organização para mudanças estratégicas e o grau de alinhamento com a governança são fatores cruciais.
O que é um sistema de gerenciamento de portfólio?
Uma vez que a definição de um portfólio foi estabelecida, uma discussão mais aprofundada sobre gerenciamento de portfólio pode começar.
Os recursos mais valiosos das organizações – seus projetos e programas – são gerenciados como parte do portfólio.
A seleção, priorização e gerenciamento dessas iniciativas garantem que elas contribuam consistentemente para os objetivos estratégicos abrangentes da empresa.
Enquanto novas mudanças no programa estão sendo introduzidas em toda a organização, o objetivo principal do gerenciamento de portfólio é manter os negócios como sempre.
Maximizar o retorno sobre o investimento (ROI) enquanto mantém (ou aumenta) a produtividade é essencial.
Devem ser geridos de forma adequada, pelo que é essencial que possam continuar a contribuir para a organização ao mais alto nível.
Os gerentes da carteira de investimentos de uma empresa têm a tarefa de analisar seu desempenho e tomar decisões com base no que aprenderam.
Por que o sistema de gerenciamento de portfólio é importante?
Quando as táticas de gerenciamento de projetos são mal aplicadas, vários problemas podem surgir.
De acordo com pesquisas recentes, uma organização pode perder até US$ 109 milhões em um projeto de US$ 1 bilhão devido a essas dificuldades.
Isso representa mais de 10% do custo total do projeto e não é a razão inédita para seu fim.
Neste momento, é hora de implementar o gerenciamento de portfólio de projetos.
A utilidade do gerenciamento de portfólio decorre do fato de permitir que as empresas prevejam os resultados de suas estratégias futuras e monitorem a eficiência das atuais.
Os investimentos futuros são planejados tendo em mente a tolerância a riscos, os recursos financeiros e os objetivos de retorno dos investimentos da empresa. Ele oferece uma visão geral completa de todos os projetos em andamento e concluídos, permitindo que as empresas gerenciem melhor os riscos e prevejam possíveis problemas.
O gerenciamento de portfólio também ajuda as empresas a avaliar se têm ou não recursos suficientes para embarcar em mais iniciativas.
Isso ajuda na administração dos projetos em andamento, garantindo que todos sejam concluídos no prazo e com um alto padrão.
Ele ajuda a melhorar os pontos fracos dos processos da empresa e alinha o propósito de cada projeto com os objetivos organizacionais maiores.
Tipos de sistema de gerenciamento de portfólio
Três portfólios distintos são desenvolvidos para auxiliar as empresas a maximizar sua eficiência operacional e obter sucesso em seus projetos.
Cada um desses três tipos de portfólio visa resolver um conjunto único de desafios para os projetos realizados dentro de uma empresa.
Em geral, as seguintes categorias podem ser classificadas como tipos de carteiras:
- Sistema de Gestão de Portfólio que enfatizou a geração de valor para os projetos da organização com o auxílio de iniciativas estratégicas e transversais
- Sistema de gerenciamento de Portfólio de Projetos que visa aumentar a produtividade de uma empresa no local de trabalho.
- Sistema de gestão de Portfólio de Projetos cujo objetivo principal é a conclusão bem-sucedida das iniciativas necessárias para manter uma empresa em conformidade com a legislação aplicável.
Como funciona o sistema de gerenciamento de portfólio?
Um dos primeiros passos na gestão de portfólio é classificar os diversos projetos que compõem o portfólio.
Os projetos são avaliados para garantir que estejam alinhados com os objetivos de negócios da empresa depois de terem sido descobertos e categorizados.
Em seguida, estabelecem-se as prioridades e elabora-se um plano para a conclusão dos projetos.
Além disso, a próxima etapa é construir um banco de dados padronizado para todos os ativos da organização, que também passarão a fazer parte do portfólio.
Os projetos recebem sua parcela dos recursos do banco com base em sua importância relativa, disponibilidade de recursos e necessidades específicas dos projetos.
As necessidades financeiras da carteira são comparadas com o orçamento, e ajustes são feitos caso haja lacunas.
Depois de realizadas as ações anteriores, os projetos do portfólio podem ser gerenciados individual e coletivamente.
Isso é feito regularmente para garantir que todas as iniciativas estejam funcionando conforme o esperado.
Quais são os objetivos do sistema de gerenciamento de portfólio de projetos?
Um resumo abrangente de todos os projetos, programas e procedimentos em andamento, bem como dos recursos organizacionais disponíveis, pode ser obtido por meio do gerenciamento de portfólio.
Isso significa que ele é responsável por supervisionar as operações gerais da organização e garantir que todos os recursos sejam priorizados e distribuídos adequadamente por toda a empresa.
Além disso, o gerenciamento de portfólio garante que todas as iniciativas da empresa continuem em conformidade com as leis e regulamentos impostos pelos governos relevantes.
A seguir está uma lista de alguns dos objetivos que as corporações devem se esforçar para alcançar através da gestão de portfólio:
- Ajudar a manter as partes interessadas do projeto informadas sobre o progresso de cada projeto e a colocar em ação o feedback das partes interessadas.
- Contribuir para a melhoria geral da comunicação da organização.
- Aprimore sua capacidade de tomar decisões sobre estratégias de negócios, planos de projetos e estratégias gerais de negócios, principalmente sobre assumir riscos calculados.
- Auxiliar no alinhamento dos objetivos de iniciativas separadas com os objetivos de negócios abrangentes da empresa.
- Determine com precisão a quantidade de tempo que pode ser dedicada a um determinado projeto por cada membro das equipes de trabalho do projeto da empresa e, em seguida, compare esse compromisso de tempo com a quantidade total de trabalho que deve ser concluído para esse projeto específico.
O Sistema de Gestão de Portfólio Processa e Orienta
Uma abordagem rotineira é necessária para o gerenciamento de portfólios de projetos.
Isso permite que as empresas identifiquem rapidamente quaisquer pontos fracos em seus procedimentos.
Uma quantidade significativa de software disponível para gerenciamento de programas torna o processo de manutenção de um portfólio significativamente mais simples.
Esse processo de gerenciamento de portfólio pode ser dividido em quatro etapas principais, que são as seguintes:
- A fase de inventário
- A fase de análise
- A fase de alinhamento
- A fase de gerenciamento
#1. A Fase de Inventário
Durante a fase de inventário, todos os projetos são classificados adequadamente e listados em um local centralizado assim que a fase é concluída.
Para fazer esta tarefa, as equipes podem fazer uso de planilhas do Excel. Listagens detalhadas e classificações de todos os projetos ativos podem ser encontradas aqui.
Não há nenhuma exigência de que todos os projetos sejam listados nesta fase. Eliminar os menos importantes tornará a tarefa muito mais simples.
#2. A Fase de Análise
Durante a fase de análise, você será responsável por entender todos os componentes dos projetos do portfólio incluídos no inventário.
Isso inclui a conscientização dos processos e programas dentro de um projeto que estão funcionando bem e aqueles que não estão funcionando com eficiência suficiente.
Além disso, é incluída uma análise de quaisquer perigos futuros potenciais que o projeto possa encontrar, bem como quaisquer soluções potenciais para esses perigos.
Na fase de análise, há também a consideração de quão bem os projetos estão vinculados aos atuais objetivos de negócios da empresa e quão bem todos os recursos estão realizando com seus respectivos projetos.
#3. A fase de alinhamento
A priorização do portfólio ocorre durante a fase de alinhamento do processo.
Depois que todos os projetos foram divididos em suas respectivas categorias e examinados, o próximo passo é classificá-los de acordo com a importância de sua conclusão.
Na maioria dos casos, isso é feito considerando quais têm maior influência sobre a organização.
Com base nessa priorização, mais recursos podem ser atribuídos para garantir que esses recursos atendam a seus critérios e operem de maneira ideal.
Isso ajuda a evitar riscos e prevenir a ocorrência de problemas futuros.
#4. A fase de gerenciamento
As etapas anteriores a esta foram medidas de preparação que auxiliariam na estratégia real de gerenciamento de portfólio, que ocorreria na etapa seguinte a esta. Terminada esta fase do processo, dá-se a gestão propriamente dita da carteira.
Esta fase é complicada por alguns fatores, alguns dos quais são os seguintes:
- Os projetos devem estar alinhados com os objetivos operacionais e estratégicos da empresa para serem bem-sucedidos.
- Modificações em ordem de importância, introdução de novas e remoção de antigas para diversos projetos e procedimentos.
Quais são os benefícios da gestão de portfólio?
Os benefícios do gerenciamento de portfólio incluem o seguinte:
- Ajuda a alinhar os objetivos do projeto com as estratégias de negócios
- Aumenta sua capacidade de tomada de decisão
- Ajuda a melhorar o processo de seleção de projetos
- Ajuda você a entregar projetos dentro do prazo estipulado
Quais são os Tipos de Portfólios?
Os 4 tipos de gerenciamento de portfólio incluem:
- Portfólio conservador
- portfólio agressivo
- carteira de renda
- Portfólio socialmente responsável
Qual a importância de um portfólio?
Portfólio Aprimora sua capacidade de tomar decisões sobre estratégias de negócios, planos de projetos e estratégias gerais de negócios, principalmente no que diz respeito a assumir riscos calculados.
Conclusão
O conceito de gerenciamento de portfólio está ganhando popularidade em todo o mundo como uma abordagem prática para o gerenciamento de projetos e ativos de negócios.
Os serviços de gerenciamento de portfólio podem ajudar as empresas a aprimorar suas operações e os processos envolvidos em seus projetos.
Empresas e indivíduos precisam investir em cursos de certificação de gerenciamento de projetos amplamente reconhecidos para obter uma melhor compreensão das melhores práticas de gerenciamento de projetos.
Sistema de gerenciamento de portfólio Perguntas Frequentes:
Quais são os 7 passos da gestão de portfólio?
As etapas u no gerenciamento de portfólio incluem:
- Ideias originais
- Realização de pesquisas
- Tomando decisões
- Estruturação de transações
- Executando transações
- Manter os investimentos
- Saindo dos investimentos
O que é um exemplo de gerenciamento de portfólio?
Um exemplo perfeito de gerenciamento de portfólio são os vários investimentos de um indivíduo
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Referências
