Executar a folha de pagamento é um requisito para todos os negócios. E, embora possa não ser o trabalho mais glamoroso, é necessário. Acompanhar a folha de pagamento da sua empresa garante que todos da sua equipe sejam pagos em dia. No entanto, o processo de folha de pagamento pode ser tedioso, demorado e repetitivo. Quando você tem um grande número de funcionários, o processo de folha de pagamento pode se tornar complicado. Você pode executar a folha de pagamento de forma rápida e eficiente com a ajuda de um sistema de folha de pagamento. Você pode se concentrar em outras necessidades de negócios mais prementes gastando menos tempo e esforço na folha de pagamento. Neste artigo, explicaremos o que é o gerenciamento do sistema de folha de pagamento, como a folha de pagamento é feita e como um processo de folha de pagamento pode beneficiar sua empresa. Continue lendo para saber mais sobre os vários tipos de software de sistema automatizado de folha de pagamento para uma pequena empresa.
O que é um Sistema de Folha de Pagamento?
Um sistema de folha de pagamento é qualquer método de pagamento de funcionários, depósito de impostos sobre a folha de pagamento e acompanhamento de transações. Essas tarefas podem ser concluídas manualmente ou automatizadas com software para economizar tempo e reduzir o risco de erro.
Gestão do Sistema de Folha de Pagamento
Simplificando, um sistema de gerenciamento de folha de pagamento é um processo pelo qual os empregadores pagam os salários de seus funcionários. É também como eles demonstram seu compromisso com seus funcionários, cumprem suas obrigações com agências governamentais e mantêm os registros financeiros em ordem.
Por que é importante o gerenciamento do sistema de folha de pagamento?
O gerenciamento do sistema de folha de pagamento é uma parte importante de qualquer negócio porque ajuda a melhorar o envolvimento dos funcionários e a conformidade regulamentar. Os empregadores podem enfrentar reivindicações salariais e multas caras se não tiverem um método eficiente e preciso de pagamento de funcionários, depósito e declaração de impostos e manutenção de registros.
Quais são as fases do processo de gerenciamento do sistema de folha de pagamento?
Independentemente de como os empregadores optam por gerenciar a folha de pagamento, o processo geralmente consiste em três etapas:
#1. Pré-folha de pagamento
Os empregadores coletam dados relevantes para o período de pagamento com base nas políticas definidas da empresa e nos requisitos regulamentares, como horas trabalhadas de funcionários não isentos, tempo de exceção (férias, doença, dever do júri etc.) e ajustes de funcionários, como novas contratações, separações , aumentos salariais ou alterações nas deduções de benefícios e retenções de impostos. Esses dados são então validados e usados para processar a folha de pagamento.
#2. Cálculos
Os empregadores calculam o salário líquido tomando o salário bruto total recebido por cada funcionário durante o período de pagamento e deduzindo impostos e deduções. Eles também acumulam suas obrigações fiscais para o mesmo período.
#3. Pós-folha de pagamento
A folha de pagamento é reconciliada, os impostos são pagos na data de vencimento e quaisquer pagamentos relacionados, como ordens de retenção de salário, são processados. Eles também pagam seus funcionários e fornecem um contracheque ou declaração de salário, o que é exigido na maioria das jurisdições.
Quais são alguns métodos de gerenciamento do sistema de folha de pagamento?
Os empregadores têm várias opções de gerenciamento de folha de pagamento, dependendo do orçamento e do nível de envolvimento desejado, incluindo:
#1. Gestão manual da folha de pagamento por meio de planilhas
Os empregadores com poucos funcionários podem preferir gerenciar a folha de pagamento manualmente, usando planilhas. No entanto, as economias de custos potenciais são geralmente superadas pelas desvantagens. Os processos DIY manuais aumentam a probabilidade de erros dispendiosos e desviam o tempo das atividades que promovem o crescimento dos negócios.
#2. Software de gestão de folha de pagamento
Ao automatizar tarefas demoradas, o software de folha de pagamento de alta qualidade reduz as cargas de trabalho administrativas. Os empregadores podem contar com ele para calcular com precisão os salários brutos, deduções e pagamento líquido, mantendo algum controle sobre o processo.
#3. Terceirização
Os empregadores que desejam descarregar completamente a folha de pagamento geralmente contratam um provedor de folha de pagamento de serviços administrativos ou firmam um acordo de co-emprego com uma organização profissional de empregadores (PEO). Nesses casos, o provedor ou PEO pode lidar com todos os aspectos da administração da folha de pagamento, incluindo depósitos de impostos, relatórios e conformidade.
Tipos de software de gerenciamento de folha de pagamento
Software de gerenciamento de sistema de folha de pagamento pode ser categorizado por algumas classificações principais; nuvem x empresa, geral x setor específico, bem como de acordo com o tamanho da empresa. No entanto, há outra maneira de categorizar os sistemas de gerenciamento de folha de pagamento, que se concentra nos fundamentos da plataforma e no impacto que ela pode ter nos fluxos de trabalho da empresa.
#1. Software de gerenciamento de folha de pagamento dedicado
As soluções dedicadas de software de gerenciamento de folha de pagamento são frequentemente chamadas de sistemas autônomos. Eles vão além para fornecer recursos e capacidades robustos que abordam os principais processos envolvidos na folha de pagamento e outras funções de gerenciamento de RH.
A maioria dos sistemas dedicados de gerenciamento de folha de pagamento inclui funções especializadas que beneficiam equipes e departamentos de RH. Esses recursos incluem controle de tempo e comparecimento de funcionários, relatórios personalizados e gerenciamento de impostos e benefícios.
#2. Solução integrada de gestão de folha de pagamento
As soluções integradas de gerenciamento de folha de pagamento são frequentemente incluídas em outras plataformas de gerenciamento de RH com recursos e capacidades abrangentes que cobrem uma ampla gama de funções.
Contabilidade, gerenciamento de recursos humanos e folha de pagamento são processos de negócios importantes que normalmente se sobrepõem. Como resultado, os serviços e produtos de software que atendem a esses processos frequentemente oferecem aos clientes a opção de integrar uma variedade de módulos projetados para atender às necessidades específicas de cada organização.
#3. Software de sistema de folha de pagamento
O software de gerenciamento do sistema de folha de pagamento é uma ferramenta abrangente e rica em recursos projetada para facilitar a folha de pagamento e outros processos importantes de gerenciamento de RH, desde a organização de dados pertinentes de RH até a automação dos processos cruciais do dia a dia envolvidos no cálculo e pagamento de funcionários/funcionários salários.
Quais são os benefícios de usar o software do sistema de folha de pagamento?
O software do sistema de folha de pagamento facilita qualquer negócio ou organização por meio da automação de processos, centralização e segurança de dados, eficiência do fluxo de trabalho, produtividade de RH, economia de custos, personalização e integração.
As empresas que usam a solução correta de folha de pagamento podem economizar tempo e dinheiro, além de evitar erros humanos. O sistema garante que o valor correto seja pago ao funcionário correto, que as organizações paguem seus impostos corretamente e que os dados confidenciais da empresa e dos funcionários sejam protegidos.
As soluções de software de gerenciamento de folha de pagamento também ajudam a aumentar a transparência dentro da organização, fornecendo acesso fácil a acordos, benefícios de funcionários, planilhas de horas e outros dados semelhantes, permitindo a resolução rápida de disputas. Além disso, com um conjunto tão diversificado de recursos e ferramentas à sua disposição, os usuários poderão personalizar os relatórios para as partes interessadas e para o pessoal autorizado.
Como escolher o software do sistema de folha de pagamento
Algumas considerações importantes devem ser feitas antes de implementar uma solução de software de sistema de folha de pagamento. Essas plataformas vêm em muitos pacotes diferentes, de modo que algumas estão disponíveis como um recurso extra em ERP, HRM e sistemas de contabilidade, enquanto outras estão disponíveis como uma solução autônoma independente, conforme mencionado anteriormente.
Antes de se comprometer com um serviço, fornecedor ou plano de assinatura específico, considere os seguintes fatores para garantir que você obtenha o melhor valor pelo seu dinheiro:
#1. Custo de propriedade
As organizações (independentemente do tamanho ou setor) devem equilibrar constantemente os custos operacionais, o custo de propriedade e outras despesas da empresa. Você pode gastar dinheiro para ganhar dinheiro, mas não pode gastar tanto a ponto de prejudicar seus resultados.
Quando se trata de software de gerenciamento de folha de pagamento (ou qualquer outra solução de software), existem algumas opções disponíveis para obtê-los: uma taxa única de licenciamento ou uma assinatura mensal, trimestral, anual ou semestral. Nem todos os fornecedores oferecem essas opções, mas quando você procura preços de software, essas são as opções de pagamento que você normalmente encontrará.
#2. Serviço baseado em nuvem ou implantação no local
Como ele será usado em sua pequena empresa é outra coisa a se pensar ao comprar um software de sistema de folha de pagamento. Enquanto outros são oferecidos como um serviço baseado em nuvem, alguns sistemas de software são instalados no local. Existem prós e contras para esses dois métodos de implantação diferentes.
#3. As principais características que o produto oferece
Você também deve considerar os principais recursos da solução de software e se sua empresa os requer ou não. Alguns sistemas de gerenciamento de folha de pagamento fornecem uma infinidade de recursos e ferramentas, mas isso nem sempre significa que eles são a melhor opção para sua empresa. Só porque um produto tem muitos recursos, não significa que você usará todos eles.
#4. Integração e escalabilidade
A escalabilidade é crítica, especialmente para uma empresa em crescimento. À medida que sua empresa cresce e sua força de trabalho cresce, você deve poder contar com a solução de software para ajudar no gerenciamento da folha de pagamento. O sistema de gerenciamento de folha de pagamento que você escolher deve ser capaz de resistir ao teste do tempo, bem como acompanhar o ritmo de crescimento de sua organização.
Sistema de folha de pagamento para pequenas empresas
Trabalhar com software de folha de pagamento é um processo simples que economizará tempo e esforço no gerenciamento de seu calendário de folha de pagamento, mesmo se você não for um empresário experiente em tecnologia. O software do sistema de folha de pagamento da sua pequena empresa precisa ser configurado primeiro. Embora geralmente seja um processo simples, muitos provedores de folha de pagamento oferecem assistência ou até mesmo configuram sua conta para você.
Ao configurar sua conta, você ou um representante de suporte ao cliente fornecerá ao software informações bancárias para sua empresa e funcionários. As informações fornecidas permitirão que o software de folha de pagamento deposite diretamente os salários nas contas bancárias de sua equipe, calcule os impostos sobre a folha de pagamento e acompanhe os salários dos funcionários, PTO, registros pessoais e muito mais. Em seguida, você criará seu calendário de folha de pagamento, decidindo quais dias da semana e com que frequência seus funcionários serão pagos.
Seu software de folha de pagamento pode ser integrado ao software de contabilidade, ponto e presença e RH fornecido por seu provedor de folha de pagamento ou por um provedor terceirizado, uma vez que seu calendário de folha de pagamento esteja configurado. As integrações simplificam o processo de folha de pagamento sincronizando sua folha de pagamento com o horário de trabalho de seus funcionários. Isso simplifica o processo de automatização de seu calendário de folha de pagamento. No entanto, você ainda desejará verificar tudo, mesmo que decida automatizar sua folha de pagamento.
Com sua conta configurada, você poderá processar a folha de pagamento rapidamente enquanto estiver em trânsito. Muitos provedores de folha de pagamento têm aplicativos móveis ou sites compatíveis com dispositivos móveis. E, a essa altura, bastam alguns cliques rápidos no celular para executar a folha de pagamento.
Sistema de folha de pagamento automatizado
Simplificando, os empregadores pagam seus funcionários usando um sistema de folha de pagamento. Da mesma forma, um sistema automatizado de folha de pagamento permite que um empregador processe a folha de pagamento online.
Recursos comuns do sistema automatizado de folha de pagamento
A maioria dos provedores de folha de pagamento tem uma infinidade de recursos automatizados, mas aqui estão seis recursos comuns e críticos a serem procurados.
- Processamento da folha de pagamento
- Administração da folha de pagamento
- Transferência Eletrônica de Fundos
- Gestão Fiscal
- Relatórios
- Manutenção de Registros
Os 3 principais sistemas automatizados de folha de pagamento
Escolher um provedor de sistema automatizado de folha de pagamento que atenda às suas necessidades pode ser um desafio, então aqui estão nossas três principais recomendações.
# 1. Gusto
Gusto é uma opção de baixo custo que também oferece um pacote de grande escala. A extensa gama de ferramentas e recursos de RH oferecidos por este serviço de folha de pagamento é um de seus recursos mais notáveis.
#2. ADP
Automatic Data Processing, ou ADP, é um processador líder de folha de pagamento. O nome é provavelmente o mais familiar para você nesta lista e por um bom motivo: eles são um grande nome no mundo do software comercial. O ADP fornece um painel simples e uma variedade de planos para empresas de todos os tamanhos.
#3. Cheque de pagamento
A Paychex fornece três planos com uma variedade de serviços complementares que permitem que as empresas dimensionem e personalizem facilmente o plano de acordo com suas necessidades. Eles também podem ser considerados o sistema de folha de pagamento automatizado mais adaptável para empresas.
O que é um exemplo de um sistema de folha de pagamento?
Exemplos de sistemas de folha de pagamento incluem Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks e Accent HRP.
Quais são os 2 tipos diferentes de sistemas de folha de pagamento?
Os três principais tipos de folha de pagamento são manual, software e terceirização.
O que é um sistema de RH e folha de pagamento?
RH (recursos humanos) e folha de pagamento são dois departamentos dentro de uma empresa. A folha de pagamento é uma lista de funcionários e a quantia que eles recebem, enquanto o RH lida com uma variedade de tarefas relacionadas ao gerenciamento de funcionários e administração, como contratação, demissão, benefícios, atendimento e muito mais.
Leia também: O QUE SÃO COLEÇÕES? Agência, dívida e como pagar
Qual é o software de folha de pagamento mais comum?
Os melhores sistemas de software de folha de pagamento:
- Folha de pagamento QuickBooks.
- pagamento.
- Gosto.
- Paycor.
- Ondulando.
- NoPay.
- Carrinho.
- Xero.
Quais são os quatro tipos de folha de pagamento?
Os quatro tipos de folha de pagamento são os seguintes:
- Sistemas de folha de pagamento gerenciados internamente
- Sistemas de folha de pagamento gerenciados profissionalmente
- Serviços de Folha de Pagamento Gerenciados por Agências do Sistema de Folha de Pagamento
- Sistemas de folha de pagamento gerenciados por software
O SAP é um sistema de folha de pagamento?
Sim, o software SAP HR inclui gerenciamento, administração e processamento de folha de pagamento por meio do SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Outros processos corporativos e de recursos humanos podem ser integrados à solução em nuvem.
Conclusão
Escolher o melhor software de folha de pagamento para sua empresa é uma decisão importante. Felizmente, várias soluções de software de folha de pagamento on-line oferecem recursos, integrações e interfaces de usuário robustos para atender proprietários de empresas sem muita experiência em processamento de folha de pagamento.
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Referências
