A realocação do escritório é um anúncio difícil para algumas pessoas dizerem em voz alta por causa das razões para a mudança. Pode ser o resultado de um modelo de negócios de sucesso. Às vezes é o resultado de boa sorte, mas outras vezes é o resultado de má gestão. Algumas empresas tiveram um tremendo crescimento por meio de seus serviços nos últimos anos, o que as levou a considerar a realocação de escritórios. Essa é uma das muitas boas razões para escolher um novo local para o seu negócio! Os fundos da empresa também podem levar a uma mudança. O aluguel de sua instalação pode ter aumentado ou você pode não ser mais lucrativo em sua localização. Como você pode ver, uma corporação pode se mudar por vários motivos. Seja qual for o motivo, a realocação do escritório é importante. Portanto, há uma necessidade de uma lista de verificação de realocação de escritório.
O que é realocação de escritório?
A realocação de escritórios refere-se à mudança das atividades do negócio que estão sendo realizadas no prédio excluído para o novo prédio de escritórios como parte do processo de realocação de escritórios.
Como você planeja uma realocação de escritório?
Sem o planejamento, preparação e organização adequados, realocar um escritório pode ser uma provação caótica, frustrante e demorada. Caso esta seja a sua primeira mudança de local de trabalho, você pode não saber como começar ou o que procurar em um bom plano. Aqui estão alguns planos para uma realocação de escritório bem-sucedida.
#1. Designar uma pessoa de ponto
Atribua a responsabilidade principal pela realocação a você mesmo ou a outra pessoa dentro de sua organização. Você pode pensar nessa pessoa como o coordenador de realocação do escritório. Ele ou ela precisa ser um mestre em logística, um porta-voz eficaz para sua organização e um pensador rápido em situações de crise.
Como regra, é melhor manter as equipes de planejamento para projetos no lado menor. A equipe da lista de verificação de realocação do escritório será liderada pelo coordenador de mudança interno e seu trabalho será a base do novo layout do seu escritório.
#2. Escolha datas cruciais
Descubra quando o seu contrato existente termina quando você deseja se mudar, quando deseja assinar um novo contrato, quando deseja iniciar e terminar a construção de seu novo local de trabalho e quando deseja se mudar completamente.
#3. Crie um plano abrangente
O gerente de realocação deve ter uma estratégia abrangente que possa ser prontamente comunicada à alta administração e ao restante da força de trabalho. Cronogramas, responsabilidades atribuídas e outros desenvolvimentos do projeto devem ser claramente exibidos neste plano.
Se possível, seria ideal utilizar um aplicativo de gerenciamento de projetos que esteja atualmente em uso regular em sua organização, pois isso tornaria a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe muito mais fáceis. Comece com um modelo completo que especifique quais etapas são cruciais, como esta ou esta.
Além disso, o número e o tipo de pessoal no escritório, bem como o tamanho geral da empresa, determinarão o escopo dos requisitos logísticos associados aos serviços de realocação. Enquanto as grandes organizações podem construir a partir do zero, as empresas menores podem apenas alugar uma estrutura existente e se mudar.
#4. Determine que tipo de instalações no local de trabalho você precisa
O espaço de trabalho ideal pode variar muito dependendo da natureza da empresa em que você trabalha. Se você deseja que seu novo escritório seja o ambiente mais propício para o trabalho e o crescimento, é crucial que você identifique seus itens obrigatórios como parte do plano de realocação.
#5. Estabeleça qual provedor de realocação você usará
Primeiro, descubra se você fará toda a embalagem e mudança ou se contratará serviços completos de mudança. Um coordenador de mudanças profissional pode cuidar da logística da mudança real se você contratar uma empresa de mudanças com serviço completo. Sua empresa de mudanças cuidará de toda a logística, portanto não há necessidade de incluir isso no plano do seu projeto. No entanto, você precisa levar em consideração o tempo para encontrar e contratar as melhores empresas de mudança de escritório com serviço completo para sua programação.
Serviços de realocação de escritórios
Pode ser estressante organizar uma realocação de escritório. A desmontagem e a remontagem envolvem uma série interminável de tarefas, cada uma das quais deve ser realizada sem falhas ou a empresa perderá dinheiro. O uso dos serviços e empresas de realocação de escritórios da Chipman garante uma transição suave com o mínimo de interrupção para o seu negócio.
Benefícios dos serviços de realocação de escritórios
As realocações de escritórios são conhecidas por causar paralisações inesperadas, estresse e até mesmo a estranha doença dos trabalhadores no dia da mudança. A contratação de serviços de realocação de escritórios, no entanto, pode aliviar o estresse, encurtar a transição e garantir o sucesso no novo local. Aqui estão alguns dos benefícios dos serviços de realocação de escritório.
#1. Relaxe e esqueça o transporte
Ansioso que o caminhão de mudança alugado não seja grande o suficiente para acomodar as mesas do seu escritório, computadores e móveis da sala de descanso? Contratar alguns serviços e empresas profissionais de realocação de escritório, como Perry Moving & Storage, é a maneira mais tranquila de transportar suas coisas de A para B. Eles são especialistas em realocar itens grandes, volumosos ou inconvenientes e ficam felizes em fazer isso para você.
#2. Economizar
Os serviços e empresas de realocação de escritórios profissionais às vezes são mal interpretados como proibitivamente caros, mas isso raramente é o caso. Quando os custos de tempo de inatividade adicional, diminuição da produtividade e mercadorias danificadas são considerados, fica claro que a contratação de profissionais é a opção mais econômica. Os profissionais são treinados para transportar itens de um local para outro sem causar danos ou danos aos itens que estão sendo movidos ou a qualquer um de seus funcionários que possam estar ajudando. Como um bônus adicional, você não terá que gastar dinheiro em despesas relacionadas à mudança, como aluguel de caminhão, equipamento de mudança profissional, caixas de embalagem e assim por diante.
#3. Reduza ao mínimo as perdas de produtividade
Você pode confiar seus pertences de escritório nas mãos rápidas e cuidadosas de empresas e serviços profissionais de realocação de escritório. Isso significa que você pode reduzir a quantidade de tempo que sua empresa está fechada antes de perder dinheiro. No mundo comercial, tempo é dinheiro, por isso é importante priorizar a restauração das operações o mais rápido possível.
#4. Experiência
Ao contratar serviços ou empresas de realocação de escritórios, você obtém acesso a uma equipe de especialistas qualificados com amplo conhecimento dos processos de mudança e configuração. Quando você trabalha com especialistas, eles cuidam dos detalhes, como localizar fios que foram deixados para trás ou descobrir como reorganizar os móveis para acomodar tomadas elétricas mal localizadas.
O que deve ser incluído em um pacote de realocação?
Para se mudar com sucesso para o trabalho, é importante ter conversas extensas sobre seus desejos e preocupações com sua empresa. Você pode tirar o máximo proveito das negociações do seu pacote de realocação com sua nova empresa se dedicar um tempo para examinar cuidadosamente o conteúdo do seu pacote e identificar as áreas nas quais você precisa de assistência extra. São coisas a serem incluídas.
- Ajustes de pagamento ou bônus.
- Auxílio em custos imobiliários.
- Reembolso de mudança.
- Data de início flexível.
- Visitas gratuitas.
Lista de Verificação de Mudança de Escritório
Mover um escritório é um pequeno inconveniente para um empresário ou empreendedor iniciante que resultaria em mais receita; já foi feita a escolha de expandir para atender mais clientes ou reduzir custos indiretos. É hora de seguir em frente e obter uma lista de verificação de realocação de escritório agora que você assinou um novo contrato de aluguel.
As listas de verificação de realocação de escritório são muito mais difíceis e confusas do que as mudanças de casa, e até mesmo um pequeno erro pode fazer com que sua empresa perca dinheiro. Além disso, realocar um escritório é uma tarefa difícil para qualquer empresa, independentemente do tamanho. Não apenas todo o pessoal do escritório está sendo movido, mas também todo o maquinário, eletrônicos, acessórios, computadores e móveis. Como resultado, você quer ter certeza de que tudo corra da melhor maneira possível, porque todas essas coisas, incluindo o pessoal, são o que paga as contas. Ao organizar suas tarefas em uma linha do tempo com a ajuda de uma lista de verificação de realocação de escritório, você sempre saberá o que fazer em seguida e se está ou não no caminho certo para realocar dentro do cronograma.
#1. Revise seu aluguel
Você tem uma rescisão antecipada de locação? Você precisa consertar algum dano antes da mudança? Há alguma disposição no contrato que você precisa estar ciente? Para ter certeza de que não está faltando nada, faça essas perguntas a si mesmo e revise cuidadosamente o contrato de locação.
#2. Informe-se com empresas de mudanças
Você pode economizar dinheiro e garantir uma mudança perfeita comparando cotações de mudanças das principais empresas. Quanto mais cedo você começar a pesquisar, melhor. Você deve obter muitos lances porque essas empresas que se deslocam frequentemente têm longas pendências que podem durar meses. Considere o equipamento que você está movendo também. Máquinas de grande porte podem exigir um transportador especializado, pois nem todas as empresas de mudanças estão equipadas para lidar com isso.
#3. Crie um plano de gastos e um orçamento
Um orçamento é essencial, sem dúvida. Descubra quanto dinheiro você precisará para realocar e quais serviços você precisará imediatamente, mas pode prescindir, se necessário. Muitas empresas, por exemplo, pedem às transportadoras que embalem alguns materiais de escritório para os trabalhadores. Este é um bom ter ao invés de um must-have. É possível economizar dinheiro fazendo com que os trabalhadores embalem suas próprias coisas.
Certifique-se de que há dinheiro suficiente no orçamento para pagar as despesas de realocação de pessoal. Mesmo que sua empresa seja muito pequena, isso consumirá uma porcentagem considerável de seus fundos. Esta é a lista de verificação de realocação de escritório mais importante.
#4. Nomear um Grupo de Trabalho
A nomeação de uma equipe de planejamento para coordenar muitos dos itens desta lista de verificação de realocação de escritório é crucial. A realocação de um escritório é uma tarefa importante, portanto, é importante trabalhar com profissionais confiáveis.
É por isso que muitos querem trabalhar com uma empresa de mudanças profissional como a ARC. Aqui, nós cuidamos de todos os detalhes para que você não precise. Você terá mais facilidade e a empresa não perderá nenhuma receita devido a uma interrupção na produção.
Como você se comunica com uma mudança de escritório?
- Expresse-se honestamente. Para ter conversas produtivas, você deve primeiro ser sincero em suas intenções.
- Aumente a comunicação de cima para baixo.
- Comece cedo.
- Nós o ajudaremos em todas as facetas de sua realocação de escritório.
Empresas de mudança de escritório
Mudar seu escritório por conta própria pode ser uma provação estressante. Contratar empresas de realocação comercial ou um serviço de realocação especializado em transferências de escritórios pode diminuir muito o impacto na produtividade e no moral durante a transição. Além disso, se você estiver considerando uma transferência ou realocação de escritório, entre em contato com uma das empresas que recomendamos abaixo. Lembre-se de que antes de concordar com qualquer trabalho, qualquer serviço de remoção confiável fornecerá um orçamento gratuito e sem compromisso.
#1. Remoções de Tsi-Tsi
A TSi-TSi Removals é uma empresa de mudanças comerciais com sede em Oxfordshire que atende a uma ampla variedade de empresas locais. Eles são especialistas em realocar locais de trabalho com tempo de inatividade mínimo. Uma equipe de mudanças irá embalar, carregar, descarregar e desembalar todos os seus pertences como parte de seu serviço completo de mudança de casa. Suas alternativas para uma transferência de escritório sem estresse garantirão que sua realocação de escritório ocorra sem problemas.
#2. Especialistas em remoções e armazenamento
Localizada em Londres, a Removals & Storage Experts é uma empresa de armazenamento que oferece serviços completos de mudança de escritório para aliviar a carga de seus clientes. Eles têm uma vasta experiência com armazenamento e remoções de negócios e fornecem um serviço completo que inclui embalagem, transporte, armazenamento e entrega. Contratá-los significa que você e sua equipe não terão que levantar um dedo (ou fazer uma viagem para a instalação de armazenamento) até que você solicite especificamente o contrário.
#3. Remoções de relógio
A Clockwork Removals tem 25 anos de experiência em realocação corporativa e entende de logística. Eles atribuem um gerente de projeto a cada cliente para diminuir custos, encurtar as cadeias de suprimentos e minimizar o tempo de inatividade dos negócios.
Clockwork ajuda as empresas do Reino Unido a trabalhar em casa. entregar, instalar e substituir equipamentos quando for seguro. A Clockwork está ajudando as empresas com a configuração do espaço de trabalho à medida que mais funcionários retornam ao trabalho.
Quanto dinheiro as empresas dão para realocação?
Os pagamentos, por exemplo, podem variar de US$ 2,000 a US$ 100,000 por ano, embora isso varie muito de acordo com o plano e o indivíduo.
Quanto custa um pacote de realocação típico?
As organizações podem incorrer em custos significativos quando precisam realocar um funcionário. De acordo com a American Relocation Connections (ARC), uma empresa de realocação corporativa, o custo típico de um pacote de realocação é entre $ 19,309 e $ 24,216 para locatários e entre $ 72,627 e $ 97,116 para proprietários.
Anúncio de mudança de escritório
Um dos passos mais importantes em uma mudança de escritório bem-sucedida é dizer às pessoas que você está se mudando. Seja você uma startup ou uma empresa da Fortune 500, seus funcionários e clientes apreciarão sua atenção aos detalhes.
É fácil ignorar a importância de fazer um anúncio formal e uma lista de verificação quando você está focado na miríade de detalhes envolvidos na realocação do escritório. No entanto, se sua empresa tem cem ou mil funcionários, a realocação de um escritório não é algo que pode ser tratado com um simples anúncio de bebedouro. A realocação de um escritório requer planejamento e preparação extensivos por parte de todos os funcionários, incluindo logística como viagens, localização, estacionamento, instalações e até realocação.
Se você possui uma empresa que interage diretamente com o público, como uma loja de varejo ou um restaurante, é crucial avisar seus clientes antes da realocação. Mesmo que você não esteja, é importante que eles saibam como entrar em contato com você e onde você está para que os negócios continuem normalmente com o mínimo de interrupção possível.
Razões pelas quais é importante fazer um anúncio de realocação de escritório
Ao informar a todos sobre a próxima mudança, você pode manter todos na mesma página e garantir que o anúncio de realocação do escritório seja executado sem problemas.
#1. Comunicando a mudança aos funcionários
Os funcionários precisam de tempo para absorver as notícias e se ajustar às mudanças, que é o coração da maioria das empresas. A forma como você anuncia isso depende do tamanho da organização, mas uma comunicação clara é crucial desde o início. Qualquer anúncio do escritório deve ser feito bem antes da mudança para anular a especulação. Deve ser claro e conciso sobre para onde a empresa está indo, por que e para onde expressar opiniões.
#2. Divulgando a palavra para clientes e colegas de trabalho
Se os clientes visitarem seu local de trabalho, eles precisarão saber onde você estará. Mesmo que você não os veja, informe-os sobre as alterações. A qualidade do trabalho pode ser prejudicada se a equipe tiver dificuldades com uma mudança de escritório, o que pode afetar os clientes. Os clientes exigem garantias de que fazer negócios com você não prejudicará seus interesses.
Enviar um e-mail de banco de dados com a data da mudança, novos detalhes de contato e quem contatar para obter mais informações pode ser suficiente. Para aliviar as ansiedades dos clientes, pode ser importante conversar com eles individualmente. Esta é a parte mais importante do anúncio de mudança de escritório.
#3. Canais que você pode utilizar para o anúncio do seu escritório
Esta é a era digital, portanto, há muitas opções de transmissão. É claro que o site da sua empresa, a intranet e um e-mail direto serão os pontos iniciais de contato para a maioria, mas não descarte o poder de um anúncio de mudança de escritório bem colocado, comunicado à imprensa ou carta manuscrita para seu pessoal e clientes.
Nem todo mundo verá seu anúncio de mudança de escritório na mídia tradicional, portanto, usar as mídias sociais para espalhar a notícia pode ser útil. Plataformas de mídia social como LinkedIn, Instagram e Facebook são ótimas não apenas para fazer um anúncio público, mas também para envolver o pessoal e o público, fornecendo atualizações regulares sobre o processo à medida que ele se desenrola.
As empresas pagam mais pela realocação?
Os empregadores normalmente fornecem assistência monetária aos trabalhadores que precisam se mudar por causa das oportunidades de emprego. Dependendo das circunstâncias, um empregador pode oferecer o pagamento de uma parte das despesas de mudança de um trabalhador ou conceder um subsídio monetário ao trabalhador para cobrir as despesas de mudança.
Quem são as partes interessadas na realocação de escritórios?
O projeto tem a influência mais positiva ou negativa sobre as principais partes interessadas. Aqueles indiretamente impactados pelo projeto são considerados stakeholders secundários. Funcionários, clientes, fornecedores e a empresa de mudança serão todos afetados por um projeto de mudança de escritório. Os funcionários do escritório atual serão diretamente afetados.
Tenho que fechar meu negócio no dia da mudança?
Dependendo do tipo de negócio que você dirige, quantos funcionários você tem e suas preferências pessoais, você pode decidir interromper as operações no dia da sua mudança. Algumas empresas decidem enviar alguns funcionários para um local remoto para atender os telefones e verificar e-mails, enquanto outras decidem dedicar um dia inteiro à mudança antes de voltar aos negócios normalmente. Certifique-se de que seus clientes sejam informados com antecedência se você decidir fechar por um dia ou mais e faça tudo ao seu alcance para atender às necessidades deles antes da mudança.
Por que as empresas realocam escritórios?
As empresas frequentemente listam esses cinco fatores como a justificativa para as mudanças de localização. A necessidade de expandir para novos mercados, a necessidade de atualizar instalações ou equipamentos, o desejo de diminuir despesas ou aumentar o fluxo de caixa e as considerações de qualidade de vida estão entre eles.
Devo ter meus funcionários ajudando com a mudança?
Embora possa parecer uma maneira fantástica de economizar dinheiro para que seus funcionários trabalhem enquanto você se muda, isso pode colocar seus negócios em risco. Quando seus funcionários estão no controle da transferência, você não está coberto por quaisquer objetos quebrados e pode ser responsabilizado por quaisquer ferimentos sofridos por eles. Dar ao seu escritório a proteção de que ele precisa, garantindo uma realocação segura e eficaz, oferece a tranquilidade de que você precisa.
Quem deve embalar o escritório?
Para garantir a segurança de seus móveis, eletrônicos e coisas sensíveis durante o transporte, sua empresa de mudanças pode cuidar de todas as embalagens para você. Você pode solicitar que os membros da equipe limpem suas mesas e armários, ou sua empresa de mudanças pode cuidar disso para você.
Como a realocação aumenta a eficiência?
Melhorou o ambiente de trabalho. Ao dar à sua equipe acesso a espaços de trabalho muito melhores e maiores, com ferramentas e equipamentos mais modernos, realocar sua operação comercial pode ajudar a aumentar a eficiência e os níveis de produção.
Conclusão
O processo de realocação da sede do seu escritório não será simples, mas não precisa ser carregado de estresse ou tomar muito tempo. A realocação oferece uma oportunidade de revitalizar sua empresa, inspirar sua força de trabalho e reduzir custos. Esta é uma ótima oportunidade para refletir sobre os princípios e a cultura de sua organização, bem como avaliar a eficácia do trabalho em equipe e da comunicação.
Perguntas frequentes sobre a realocação de escritórios
Quem são as partes interessadas em uma realocação de escritório?
Em uma mudança de escritório, os funcionários são os stakeholders mais evidentes.
Por que uma empresa se mudaria?
Existem cinco fatores-chave que levam uma empresa a se mudar. Preocupações com o trabalho e a força de trabalho, a expansão para novos mercados, a atualização de infraestruturas ultrapassadas, a redução de despesas e o aumento dos lucros e a melhoria da qualidade de vida dos trabalhadores são fatores a serem considerados.
Por que uma empresa deve ser realocada com muita cautela?
As operações e os resultados financeiros de uma empresa são vulneráveis a uma série de ameaças potenciais quando ela é realocada. A empresa pode sofrer perdas devido a coisas como despesas inesperadas, perda de funcionários importantes, perda de relacionamentos com clientes, fornecedores e funcionários e assim por diante.
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Referência
