ORIENTAÇÃO PARA NOVOS FUNCIONÁRIOS: Lista de verificação detalhada, modelo e exemplos

orientação de novos funcionários
Fonte da imagem: Echo360

A orientação dos colaboradores é uma das formas de fomentar uma relação saudável entre os seus novos colaboradores e os já existentes, bem como o seu novo ambiente. Dá aos seus funcionários uma visão sobre o que esperar e o que se espera deles na organização. Mostraremos como você pode conduzir uma orientação de funcionários bem-sucedida com uma lista de verificação para orientá-lo. Primeiro, vamos ver uma visão geral de como é a orientação de um novo funcionário.

O que é orientação para novos funcionários?

A orientação de novos funcionários é o processo de familiarizar os funcionários recém-contratados com seu novo ambiente. Ele oferece aos funcionários as informações organizacionais fundamentais de que precisam para se sentirem preparados para sua nova equipe, departamento e trabalho dentro da empresa. A orientação eficaz dos funcionários informa os funcionários sobre os padrões e expectativas da empresa, lida com qualquer papelada e aborda quaisquer dúvidas ou preocupações que possam ter antes de iniciar seus novos empregos.

O objetivo da orientação de novos funcionários é dar as boas-vindas a novos funcionários na organização, explicar informações críticas sobre política e cultura e familiarizá-los com seu novo local de trabalho.

Um plano e procedimento pré-determinados para orientação dos funcionários ajudarão a aliviar o estresse dos gerentes e profissionais de treinamento, permitindo que eles permaneçam produtivos em suas tarefas diárias e, ao mesmo tempo, iniciem um novo funcionário.

Por que a orientação para novos funcionários é importante?

A orientação é significativa, pois marca o início da relação empregado-empregador. O primeiro dia de trabalho é crucial porque os futuros funcionários desejam confirmar sua decisão de aceitar sua oferta de emprego.

Tanto os novos funcionários quanto seus novos chefes e colegas se beneficiam de uma transição suave para uma nova função. Um novo funcionário pode começar a ser produtivo em breve se as expectativas e obrigações forem claramente comunicadas a ele. Uma orientação completa e envolvente, como parte de um processo de integração eficiente, também pode ajudar a reduzir o atrito de novos funcionários devido a expectativas mal interpretadas ou não atendidas. Uma política clara de orientação aos funcionários também garantirá que todos os novos membros da equipe recebam o mesmo treinamento e informações.

Quanto tempo deve ser a orientação de novos funcionários?

A quantidade apropriada de tempo para gastar na orientação dos funcionários varia de acordo com a organização. Antes que os novos funcionários possam participar plenamente de suas tarefas, diferentes setores exigem níveis variados de treinamento e briefing. No entanto, a referência geral comumente aceita para orientação de novos funcionários é de três horas ou não mais do que um dia de trabalho completo.

Como criar um novo programa de orientação de funcionários

Para criar um novo programa de orientação de funcionários, siga estas etapas:

#1. Determine o seu horário de orientação.

Determinar o cronograma de atividades e procedimentos ao planejar a orientação. Você pode exigir diferentes quantidades de tempo dependendo do tamanho de sua organização e do número de pessoas em cada programa de orientação. Para algumas empresas, algumas horas de orientação são suficientes. Se você estiver orientando um grupo maior de novos contratados ou cobrindo mais terreno, talvez queira estender sua orientação para alguns dias.

#2. Disponibilizar orientação adequada e materiais de acesso

Dependendo de onde você faz sua orientação, pode ser necessário fornecer aos seus novos contratados acesso ao prédio, como um cartão-chave ou código de acesso. Fornecer informações como um mapa, direções para edifícios e onde estacionar pode ajudar os novos membros da equipe a se sentirem mais à vontade durante a orientação. Documentos, incluindo informações sobre o que a orientação envolve e o cronograma, podem ajudar os novos membros da equipe a se prepararem para o dia.

#3. Faça um tour pelas instalações e escritórios.

Você pode iniciar sua orientação com um tour pelos prédios e outros locais que os funcionários podem precisar acessar. Por exemplo, você pode começar com uma visita geral ao escritório, que inclui diferentes departamentos, o refeitório ou refeitório, salas de descanso, áreas externas e a área do saguão. Descrever as portas de entrada e saída ideais, bem como as saídas de emergência e procedimentos. Você também pode fornecer informações sobre onde estacionar, bem como a localização das escadas e elevadores.

#4. Planeje um tempo para completar a papelada.

O preenchimento da documentação necessária faz parte do processo de integração para novos funcionários. Agendar um horário durante a orientação pode garantir que todos os novos contratados entendam a papelada e sejam capazes de completá-la antes de iniciar seu cargo. Também pode ser vantajoso para os novos contratados preencherem sua papelada com a presença de um especialista em recursos humanos, para que, se não entenderem algo ou precisarem de assistência, possam perguntar a você.

#5. Envolva a equipe atual na orientação.

É vantajoso incluir os funcionários atuais no processo de orientação. Isso pode envolver ter líderes de equipe ou gerentes liderando aspectos específicos de orientação para demonstrar suas habilidades de liderança e começar a criar um relacionamento com o novo membro da equipe. Isso também pode envolver a apresentação de funcionários atuais a novos membros da equipe por meio da participação em atividades. Você também pode incentivar alguns funcionários da equipe a entrar em contato com contratações recentes para recebê-los na organização e responder a perguntas específicas dos funcionários.

#6. Coordenar atividades de formação e orientação de equipes

Se você planejar suas atividades de formação de equipe com antecedência, terá mais tempo para reunir suprimentos e organizar cada exercício. Considere juntar novos membros da equipe para apresentá-los a todos os outros, se você estiver liderando uma grande orientação. Considere iniciar conversas ou criar jogos que incentivem os novos recrutas a colaborar e competir por prêmios.

#7. Fornecer treinamento de programa e dispositivo

Ajudar cada membro da equipe a instalar e usar sua tecnologia pode tornar seu primeiro dia de trabalho mais eficaz. Por exemplo, você pode ensiná-los a utilizar o computador ou um programa de trabalho. Fornecendo a eles seus detalhes de login e informações sobre como sua empresa mantém seus cíber segurança irá ajudá-los a proteger seus dados e seguir a política de tecnologia da empresa.

#8. Planeje suas ações para depois da orientação.

Faça um plano para o que fazer depois que um novo contratado tiver concluído sua orientação. Você pode adicionar uma reunião com o novo membro da equipe agendada por um supervisor ou especialista em recursos humanos neste plano. As taxas de retenção podem ser aumentadas garantindo que eles estejam confortáveis ​​e tenham sucesso em seus trabalhos. Após a orientação, você pode agendar sessões de acompanhamento duas semanas, um mês e dois meses depois. Intervalos diferentes podem ser mais apropriados dependendo da empresa e do setor.

Para compreender melhor os sentimentos do novo membro da equipe, os líderes de equipe ou especialistas em recursos humanos podem fazer as seguintes perguntas durante essas reuniões:

  • Você acredita que foi adequadamente preparado para o novo papel?
  • Você acredita que conhece bem a empresa?
  • Quais são os seus pensamentos sobre o seu papel nesta organização?
  • Há alguma pergunta que ainda não foi respondida?
  • Sua comunicação com seus gerentes tem sido frutífera?
  • Que planos futuros você tem para o desenvolvimento dos funcionários?
  • O treinamento relacionado ao trabalho que você recebeu foi benéfico?
  • O treinamento foi informativo o suficiente?
  • Você acredita que seu treinamento valeu a pena?

Preparando-se para uma orientação bem-sucedida para novos funcionários

Você pode utilizar as seguintes sugestões para construir uma orientação de recrutamento recente eficaz e bem-sucedida:

Crie um ambiente de boas-vindas: Você pode criar um ambiente agradável cumprimentando os novos funcionários assim que eles entrarem nas instalações e orientando-os. Pequenos presentes ou pacotes de boas-vindas também são excelentes maneiras de criar um ambiente acolhedor.

Forneça informações detalhadas: quando os novos membros da equipe não entendem o que está acontecendo ou para onde ir, pode ser confuso, portanto, certifique-se de fornecer a eles o máximo de informações possível. Considere enviar um e-mail antes da orientação para perguntar sobre quaisquer dúvidas que os novos membros da equipe possam ter para entender melhor as informações de que precisam.

Adicione intervalos para café e comida: você pode incluir intervalos para bebidas, café e lanches, dependendo da duração da sua sessão de orientação. Pode ajudar a manter os novos funcionários motivados e dar oportunidades para o diálogo espontâneo.

Ajude os funcionários a definir objetivos: Durante a orientação, você pode usar o tempo para ajudar os novos membros da equipe a definir metas de desempenho e produtividade. Isso pode ajudá-los a definir um cronograma e monitorar seu progresso em relação às metas iniciais.

Facilite as apresentações remotas: se você tiver uma equipe remota, tente incentivar seus funcionários a se apresentarem aos novos contratados. Você pode fazer isso solicitando que cada funcionário entre em contato com novos contratados por e-mail ou um espaço de trabalho online.

Crie uma lista de verificação de orientação do funcionário: uma lista de verificação que abranja cada item que você gostaria de concluir pode ajudá-lo a planejar e acompanhar seus objetivos de orientação ao funcionário. Considere dar uma cópia para o novo funcionário e manter uma para acompanhar seu desenvolvimento.

Solicitar feedback sobre a orientação: você pode obter feedback sobre a orientação administrando uma pesquisa ou agendando uma reunião com novos contratados. Novos membros da equipe podem sugerir maneiras de melhorar o processo.

O que é uma lista de verificação de orientação do funcionário?

Uma lista de verificação de orientação do funcionário descreve um processo de orientação organizado para garantir que cada novo funcionário receba uma introdução adequada à organização, conheça as pessoas certas e tenha as ferramentas necessárias para se tornar um funcionário produtivo em breve. Aqui está uma lista de verificação para você começar uma nova orientação para funcionários:

#1. Explique a missão, os valores e as políticas da empresa

Se sua organização é inflexível em fornecer um excelente atendimento ao cliente ou é apaixonada pelo trabalho em equipe, o programa de orientação pode garantir que essa mensagem seja comunicada a todos os novos contratados de maneira consistente.

  • Cultura
  • Valores
  • Visão/Missão
  • Políticas

#2. Antes do primeiro dia de trabalho do novo funcionário

  • Quando e onde devo chegar?
  • Onde devo estacionar?
  • A quem devo reportar?
  • Informe outros funcionários que um novo funcionário está começando.
  • Estações de trabalho, material de escritório e outros equipamentos estão prontos.
  • O acesso ao computador e ao telefone está configurado ou planejado.

#3. Orientação por Departamento e Cargo

  • Descreva seu horário/turno de trabalho.
  • Dias de pagamento
  • Arrumação e vestuário
  • Tempo de folga para férias
  • Licença por doença
  • Breaks
  • Descrever os procedimentos e expectativas de treinamento.
  • Descreva a avaliação de desempenho.
  • Manual do Funcionário

#4. Saudações aos seus novos funcionários 

  • Saudações cordiais
  • Apresente a nova contratação a todo o pessoal crítico.
  • Apresente o novo contratado a todos com quem o novo contratado trabalhará durante um turno.
  • Mostre o “quadro geral” ou como cada posição está relacionada às outras da equipe.
  • Mostre como a equipe interage com outros departamentos ou divisões do negócio.
  • Se possível, o funcionário deve se reunir com o proprietário, CEO ou outro executivo sênior.
  • Compartilhe a visão, o objetivo, os valores e a história da sua empresa.
  • Atribua um “amigo” ao seu novo contratado que possa abordar questões processuais simples posteriormente.

#5. Os essenciais 

  • Indique a localização do banheiro.
  • Indique a localização do refeitório.
  • Faça um breve tour pelas instalações.
  • Mostre ao seu novo contratado onde guardar itens pessoais.
  • Indique a localização da sala de descanso ou onde fazer as pausas.

#6. Explicar as políticas e padrões da empresa 

  • Política de fumar
  • Disciplina
  • Roubo
  • Uso da Internet e do telefone durante o horário comercial
  • Absentismo
  • Local de trabalho livre de bullying e assédio
  • Melhorias e treinamento no local de trabalho
  • Pratique durante o dia
  • Uso pessoal de materiais e equipamentos
  • Listas de empregos e promoções
  • Barganha coletiva
  • Procedimentos de reclamação, informais e formais
  • Treinamentos

#7. Procedimentos de segurança, proteção e emergência no local de trabalho 

  • Como proteger
  • Como Solicitar Assistência
  • Como lidar com um funcionário ou cliente perigoso
  • Técnicas de segurança contra incêndio
  • Precauções de segurança pessoal
  • Relatório de acidentes
  • Estação/recursos de primeiros socorros
  • Plano de Saúde e Segurança para COVID-19
  • Protocolos, políticas e procedimentos de saúde e segurança COVID-19
  • Equipamento de segurança pessoal

#8. Termine toda a papelada 

  • Incentivar possíveis contratações a se inscreverem nos planos de benefícios da empresa.
  • Faça com que o novo funcionário preencha todos os formulários de folha de pagamento.
  • Explique quando, como e para que são compensados.

Se o novo funcionário for representado por um sindicato, geralmente há um componente do treinamento no qual o representante do sindicato explica os requisitos e benefícios da filiação sindical.

#9. Estabeleça as expectativas do trabalho e da empresa 

  • Fase de estágio e período de avaliação de desempenho
  • Examine a descrição do trabalho, destacando o que está previsto em termos de:
  • Principais funções e deveres
  • Critérios de desempenho
  • horas
  • Reuniões de equipe
  • Carga de trabalho
  • Treinamentos

Dê ênfase especial ao comunicar seu conceito de atendimento ao cliente.

#10. Comece a orientação do funcionário 

Forneça instruções preliminares no primeiro dia, seja como usar a caixa registradora ou como gerenciar chamadas telefônicas.

Explique que você fornecerá treinamento contínuo nos próximos dias, seja um mentor individual ou participando de uma sessão de treinamento.

Em conclusão,

A orientação de novos funcionários ajuda seus novos funcionários a se familiarizarem com seu novo ambiente. A lista de verificação acima irá guiá-lo para a condução de um bom programa de orientação dos funcionários.

PERGUNTAS FREQUENTES

Quais são os três tipos de orientação do funcionário?

Os três tipos de orientação do funcionário são a orientação tradicional, a orientação interativa e a reorientação.

Qual é o objetivo da orientação de novos funcionários?

O objetivo da orientação de novos funcionários é fazer com que o novo funcionário se sinta bem-vindo, integrado à empresa e capaz de desempenhar o novo cargo com sucesso o mais rápido possível.

O que é um bom programa de orientação?

Um bom programa de orientação é aquele que permite que os funcionários façam perguntas e forneçam feedback sobre como se sentem em relação ao trabalho.

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