Escrever um relatório mensal é uma ferramenta valiosa para apresentar suas realizações e tarefas atuais para sua empresa. À medida que você revisa seus níveis de desempenho e produtividade mais recentes, o processo de produção de relatórios também pode dar responsabilidade à sua equipe. Vamos ver um formato de relatório mensal detalhado que nos ajudará a escrever ou criar um bom relatório mensal.
O que é um Relatório Mensal?
Um relatório mensal resume todas as ações que ocorreram e estão em andamento em um projeto durante um determinado mês. Os relatórios mensais são usados pelos gerentes de projeto para notificar os clientes sobre desvios de escopo, ameaças ao cronograma, orçamento ou recursos e outros problemas. O relatório mensal também oferece uma visão geral das tarefas do projeto que ainda precisam ser cumpridas.
Os relatórios mensais devem ser breves, mas abrangentes, abrangendo atividades e ações importantes realizadas, bem como metas para o próximo mês.
Componentes básicos de um relatório mensal
#1. Rótulo e Título
Para garantir que qualquer pessoa que leia seu relatório entenda do que se trata, dê um título e rotule-o de forma clara e precisa, incluindo informações importantes, como o tipo de relatório, o período coberto pelo relatório, a data de envio do relatório, o nome do departamento ou da equipe e seu próprio nome. Vamos ao formato do título de uma mensalidade no exemplo abaixo.
Exemplo:
SMARTASSET.COM
RELATÓRIO MENSAL DA EQUIPE DE CONFORMIDADE DE JANEIRO DE 2020
Compilado por Jane Reed
Data de submissão: 3 de fevereiro de 2020
#2. Formato
Antes de escrever seu primeiro relatório mensal, verifique com seu supervisor se existe um modelo específico que você deve seguir. Portanto, se sua organização ou departamento não tiver um modelo, pergunte ao seu chefe se ele tem alguma preferência para o layout do seu relatório.
#3. Conquistas e Status Atuais
Use listas com marcadores para apresentar tudo o que foi alcançado ao longo do mês e o status de quaisquer iniciativas em andamento, de forma concisa.
Exemplo:
- Completou uma revisão linha por linha dos padrões de regulamentação de licenciamento de avaliação de cada estado.
- Os pedidos de aprovação para Introdução à Avaliação Imobiliária foram apresentados a Illinois, Nova York e Montana; o tempo de retorno projetado para Illinois é de três semanas e de quatro a seis semanas para Nova York e Montana.
- Alabama e Geórgia aprovaram o curso.
- Na Califórnia, participei de uma convenção industrial.
- O processo de certificação para o desenvolvimento da educação continuada foi concluído.
Descreva seus objetivos para o próximo mês.
Seu relatório mensal deve incluir informações sobre o planejamento do próximo mês. Embora esta peça não precise ser extensa, ela deve enfatizar que você e sua equipe estabeleceram metas difíceis para o futuro próximo.
Exemplo:
Objetivos e planos de março de 2020
- Comece a rever as leis de licenciamento de corretores de imóveis em cada um dos 50 estados.
- Envie inscrições para aprovação do curso de Avaliação Intermediária para Carolina do Sul, Arkansas, Texas e Indiana.
- Stephen e Christine participarão da reunião trimestral do Florida Appraisal Board em Orlando.
- Inicie o processo de design do curso para três novos cursos de EC imobiliário.
Dê um resumo
Quando necessário, escreva um resumo de onde as coisas estão para sua equipe ou seu trabalho individual.
Exemplo:
A equipe de conformidade teve um mês produtivo em janeiro de 2020. Concluímos nossa revisão dos regulamentos estaduais de licenciamento de avaliação, enviamos solicitações de aprovação de três cursos aos órgãos reguladores estaduais, recebemos a aprovação do curso de dois estados, participamos de um evento de networking na Califórnia e concluímos nove processo de certificação de um mês para que possamos avançar com o desenvolvimento de programas de educação continuada. Julie Connor merece um reconhecimento especial por seu esforço em contatar 50 conselhos reguladores por telefone e e-mail para confirmar que nossos dados estavam corretos.
Outras coisas a considerar
Aqui estão algumas outras coisas para pensar quando você quiser escrever um relatório mensal:
Seu supervisor pode solicitar uma rápida visão geral financeira de suas despesas do mês. Incluir uma tabela em seu documento pode ser a abordagem mais eficaz para transmitir seus números.
Embora o objetivo de um relatório mensal seja fornecer um relato rápido de suas ações no mês, também é importante agradecer aos colegas que fizeram parte de sua equipe ou que o ajudaram. Certifique-se de incluir seus nomes no relatório e, claro, que seus nomes estejam escritos corretamente.
Quando você quiser criar um novo relatório mensal, consulte os anteriores. Certos projetos e atividades, como o envio de solicitações às autoridades estaduais, podem levar muito tempo para serem realizados. Faça uma contabilidade completa de tudo o que você fez e realizou.
Como escrever ou criar um bom relatório mensal
Relatórios de projeto é uma ferramenta eficaz para gerenciamento dentro e fora do projeto. O relatório mensal de progresso geralmente é um livro de registro que pode ser consultado no caso de uma disputa legal. Todos os membros do projeto têm o dever profissional de relatar com precisão o projeto da melhor maneira possível, usando os dados disponíveis no momento.
O relatório mensal também é um mecanismo para influenciar mudanças significativas em um projeto. No entanto, se ninguém ler o relatório ou se for muito complicado, ele perde sua finalidade e eficácia. Aqui estão cinco dicas para manter em mente enquanto você escreve ou cria seu relatório mensal para garantir que eles tragam valor significativo para o projeto.
#1. Design gráfico
Ao redigir seu relatório mensal, substitua o texto por uma tabela ou figura sempre que possível. Quando se trata de desenvolver relatórios diretos e fáceis de entender, o ditado “uma imagem vale mais que mil palavras” não poderia ser mais verdadeiro. Grandes volumes de dados podem ser facilmente explicados usando gráficos e outras medidas. Seguimos a regra de que quanto mais alto na cadeia alimentar seu relatório for, mais importante será resumir os dados em um “nível de quinta série”. Isso não quer dizer que os gerentes seniores sejam alunos da quinta série, mas seu tempo é limitado, e um relatório confuso baseado em texto pode deixá-los no escuro sobre os problemas reais do projeto.
#2. Substitua frases longas e complicadas por frases curtas e significativas
Muitos membros da equipe de projeto cometem o erro de digitar frases longas quando poderiam dizer muito mais com muito menos. Relatórios de projeto não devem ser agradáveis. Eles devem ser repletos de fatos, números e observações. Portanto, um excelente relatório deve mostrar onde o projeto está, para onde está indo, as preocupações significativas e como eles abordam essas questões.
#3. Números de página devem ser incluídos no índice
Um leitor pode exigir apenas um fato, figura ou declaração de seu relatório mensal. Simplifique para eles encontrarem as informações de que precisam. Certifique-se de que cada seção esteja bem nomeada e tenha um número de página no índice. Nada frustra mais os leitores do que pegar um relatório e ver que o índice não tem números de página. Se você não quiser incluir números de página, chame-o de “Report Outline” em vez de “Table of Contents”.
#4. Verifique o corpo do texto para anexos
Anexos ao relatório são incluídos para fornecer aos leitores mais informações conforme necessário. Crie uma observação ou observação no relatório mensal e envie ao leitor os anexos apropriados se desejar examinar os dados ou informações de suporte.
#5. Elabore um poderoso resumo executivo
Um relatório mensal não é o mesmo que uma dissertação de faculdade. A verdade é que a maioria dos leitores lerá apenas o sumário executivo e algumas outras seções. Portanto, use o resumo executivo para argumentar e inspirar ações em todo o projeto. Se houver problemas, não tenha medo de trazê-los à tona. Se você não lidar com as preocupações imediatamente, elas voltarão para assombrar a equipe do projeto.
Tipos de Relatório Mensal
Os relatórios mensais são classificados em três tipos:
#1. Relatório de Status Mensal
Um relatório mensal de status é frequentemente entregue ao supervisor como uma atualização sobre os planos e atividades do funcionário. É quase certo que será enviado ao gerente do supervisor como um acréscimo ao seu próprio relatório. Ele também atua como um registro do histórico de trabalho de um funcionário e é um recurso útil durante as avaliações anuais de desempenho.
#2. Relatório Mensal do Projeto
Esta forma de relatório não requer tantos detalhes como um relatório semanal do projeto, mas fornece uma visão de alto nível dos desenvolvimentos do projeto. As partes interessadas geralmente estão interessadas em acompanhar o orçamento, as despesas, a qualidade dos resultados do projeto e os riscos, problemas e questões que influenciam o projeto.
#3. Relatório Mensal de Progresso
Os empreiteiros, por outro lado, criam um relatório de progresso mensal para dar ao cliente uma ideia de onde o projeto está no momento. Por causa de suas localizações, o cliente e o contratado podem não se ver regularmente. O cliente pode não ter tempo suficiente para acompanhar o andamento do projeto. Um relatório mensal de status do projeto atua como um canal crítico de comunicação entre o empreiteiro e o cliente; nesse caso, o relatório deve ser o mais completo possível.
Como devo apresentar um relatório?
Um resumo ou introdução é sempre a primeira parte do seu relatório que você começa a escrever. Isso deve ocupar apenas uma ou duas páginas para dar ao leitor uma visão geral rápida de suas descobertas ou resultados.
Como faço para criar um breve relatório?
Um breve relatório inclui detalhes importantes sobre um determinado assunto que visam educar o leitor. Um relatório pode ser entregue oralmente ou por escrito como um memorando ou carta. Geralmente inclui uma visão geral do relatório, algumas informações básicas, um objetivo claro e uma conclusão.
Para que servem os relatórios?
Os resultados da pesquisa são apresentados e discutidos em relatórios. A justificativa para a pesquisa, uma descrição da metodologia de pesquisa, as descobertas, resultados, uma discussão lógica e conclusões/recomendações são dadas ao leitor.
Uma introdução é necessária para um relatório?
E a introdução é crucial para qualquer relatório. O leitor deve estar convencido de que o relatório contém informações dignas de leitura nesta seção, que costuma ser a mais lida.
Resumo
É fundamental lembrar que o relatório deve estar livre de quaisquer problemas gramaticais ou tipográficos e que a forma como o relatório foi apresentado representa a personalidade e o profissionalismo de seu redator.
Perguntas frequentes sobre o relatório mensal
O que faz um bom relatório mensal?
Um bom relatório inclui todas as informações que sua equipe de gerenciamento precisa para tomar decisões. Inclua uma visão geral de alto nível do scorecard de sua organização ou departamento para facilitar isso para eles. O conteúdo deste scorecard deve ser estruturado na ordem em que será lido.
O que é relatório gerencial mensal?
Os relatórios gerenciais mensais são documentos que analisam e avaliam mensalmente o desempenho financeiro e operacional da sua empresa. Esses relatórios permitem que sua equipe de gerenciamento acompanhe o desempenho passado e presente de sua empresa e tome decisões de negócios informadas.
O que é o relatório mensal de progresso?
O termo “Relatório de Progresso Mensal” ou “Relatório de Progresso” refere-se a um relatório de progresso dos Trabalhos que atende aos padrões conforme indicado pelo Proprietário/Gerente de Projeto.
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