Minutas para uma reunião: significado, exemplo e como redigir uma

minutos para uma reunião
Fonte da imagem: Lifesize

Fazer atas é importante para todas as reuniões. E se você é uma secretária ou recebeu a tarefa de fazer anotações durante uma reunião, é importante entender o que fazer e o que não fazer ao fazer atas. Aqui, detalhamos o conceito de ata de reunião com uma amostra de cinco etapas que você deve incluir ao redigir atas.

O que são atas de reunião?

A ata de reunião é um registro escrito das discussões e decisões tomadas em uma reunião. Elas se aplicam a qualquer tipo de organização dentro de uma corporação, como conselhos de administração, equipes de liderança e investidores.

Atas de reunião devem ser escritas para qualquer reunião que exija um registro oficial. Esse registro escrito pode então ser usado para informar os membros da equipe que não puderam comparecer sobre o que ocorreu ou para acompanhar as escolhas e itens de ação que podem ser revistos. Como resultado, as atas de reuniões anteriores podem ser usadas para tomar decisões organizacionais futuras.

Organizações sem fins lucrativos, órgãos governamentais, escolas, empresas públicas e sindicatos estão entre os grupos que normalmente são obrigados a manter atas de reuniões.

Por que eles são chamados de atas de reunião?

O termo “atas” não tem nada a ver com tempo, o que é um fato interessante em relação às atas de reunião. Na verdade, deriva da frase latina “minutia” (que significa ninharias ou detalhes). Algumas fontes afirmam que a expressão “atas de reunião” se originou inicialmente no século 18, diretamente do latim “minuta scriptura”, que significa “pequenas notas”.

Atas de reunião, em outras palavras, são os detalhes (ou um breve resumo) do que ocorreu durante uma reunião.

Para que servem as atas de reunião?

As atas das reuniões servem como registro histórico das conversas, decisões e estratégias de longo prazo da empresa. Os participantes podem usar as atas da reunião como um registro para referência futura para identificar quais tipos de progresso ocorreram.

Pessoas que não compareceram à reunião, mas precisam ser informadas sobre as decisões e próximos passos, por outro lado, podem consultar a ata.

Quais são os tipos de atas de uma reunião?

As atas das reuniões são classificadas em três tipos. Eles são os seguintes: ação, discussão e verbatim.

#1. Minutos de ação

Atas de ação são o tipo mais comum de atas de reunião. Essa forma de ata, também conhecida como ata apenas de decisão, traz apenas as conclusões alcançadas e as ações a serem tomadas, não a discussão que ocorreu ao longo do processo de tomada de decisão. As atas de ação fornecem um resumo executivo das decisões tomadas em uma reunião. Reuniões como diretoria, conselho ou reuniões de audiência frequentemente requerem atas de ação.

Por ser transmitido apenas internamente, tem um estilo informal e pode ser escrito como marcadores. O tomador de atas frequentemente participa das discussões da reunião. Esses minutos são diretos, podem ser registrados rapidamente e são precisos.

#2. Atas verbais

Este é um registro literal de todas as conversas e decisões. A ata literal de uma reunião é um registro de cada palavra dita. Eles são freqüentemente longos e difíceis de navegar para uma informação específica. Um registro literal de uma reunião raramente é exigido, com exceção de audiências de julgamento e do Congresso.

Os minutos tomados literalmente são frequentemente bastante longos. É difícil para o anotador capturar minutas verbais, e gravar o diálogo com um microfone pode ser muito útil para revisar minutas. Minutas literais, ao contrário de atas de ação e discussão, concentram-se em declarações individuais em vez de concordância geral.

#3. Atas de Discussão

Atas de discussão, também conhecidas como atas anedóticas, são registros de concordância das conversas que levaram às conclusões e ações necessárias. Na maioria das circunstâncias, atas de discussão são recomendadas. O redator da ata deve destacar ideias importantes levantadas pelo grupo, evitando registrar comentários pessoais. As atas de discussão são semelhantes às atas de ação, pois incluem as discussões que ocorrem durante o processo de tomada de decisão.

A ata de discussão é a opção ideal para conduzir reuniões de comitês, reuniões de equipe e afins. Como resultado, as atas serão em forma de parágrafos, bem divididas em seções e organizadas de acordo com a sequência das discussões.

As pessoas raramente são abordadas pelo nome nesse tipo de ata, pois as ações e discussões serão tomadas por um conselho e, portanto, serão declaradas como conselho ou comitê nas atas. A secretária fará as atas porque provavelmente não participará da conversa e, portanto, estará livre para registrar as atas apropriadamente.

Independentemente do tipo de ata, todas as atas devem ser sucintas e precisas e, para isso, as notas devem ser redigidas corretamente na ordem e estilo corretos. Conforme indicado anteriormente, faça anotações o mais simples possível, fazendo alguns preparativos preliminares antes da reunião.

A ata também deve auxiliar quem não pôde comparecer à reunião a entender o ocorrido, eliminando a necessidade de nova reunião para esclarecer as mesmas discussões.

Por que as atas de reunião são importantes?

As atas das reuniões fornecem evidências de por que e como uma corporação fez certas escolhas. Isso pode ser útil para responder a quaisquer perguntas sobre decisões que foram tomadas ou discussões que ocorreram.

A importância das atas de reunião pode ser dividida assim:

  • Eles são um registro das decisões e atos de um grupo.
  • Eles servem como um lembrete de quem recebeu tarefas.
  • As atas funcionam como prova dos prazos.
  • Eles são úteis para pessoas que não estão presentes quando as escolhas são feitas.

As atas de reuniões podem dar proteção jurídica à sua empresa, além de servir como registro oficial das conversas e conclusões. A devida diligência é frequentemente documentada nas atas da empresa. Isso pode então ser oficializado e documentado para provar as práticas éticas e justas da organização.

Quais são as cinco etapas que você deve incluir ao redigir atas de reunião?

Escrever atas de reunião envolve cinco etapas:

#1. Pré-planejamento

Uma reunião bem planejada contribui para atas de reunião eficazes. É muito mais fácil registrar atas se o presidente e o secretário ou o ata colaborarem para garantir que a agenda e a reunião sejam devidamente pensadas. Por exemplo, dependendo da estrutura da reunião e das ferramentas utilizadas, o redator da ata pode colaborar com o presidente para estabelecer um formato de documento que sirva como agenda e esboço da ata.

As etapas envolvidas no pré-planejamento incluem:

Informando a pauta da reunião

No mínimo, obtenha uma cópia da agenda da reunião e use-a como referência ou estrutura para fazer anotações, organizar o formato da ata da reunião e criar as atas - com a sequência e a numeração das coisas nas atas da reunião correspondendo às do agenda.

Além disso, a ordem do dia e/ou os editais de reunião fornecem informações que devem constar da ata, como nomes de todos os participantes da reunião, incluindo convidados ou palestrantes documentos que acompanham a ordem do dia ou são entregues na reunião – cópias (digital ou cópia impressa) dos folhetos devem ser armazenados com as atas da reunião para referência futura e compartilhamento com aqueles que não puderam comparecer à reunião (e outros conforme determinado pela reunião)

Definindo Expectativas

Quando você assumir uma nova função como ata ou secretário, certifique-se de perguntar ao presidente do comitê ou diretoria quais são as expectativas dele sobre sua função durante a reunião, bem como o nível de detalhes que ele espera em os minutos. Por exemplo, se sua diretoria ou comitê estiver lidando com moções ou votando em itens/questões, determine se você precisa fornecer nomes de pessoas que apresentam moções, moções de apoio e assim por diante. Se você estiver lidando com tais procedimentos, você (e seu presidente) deve consultar as Regras de Ordem de Robert.

#2. Tomando notas durante as reuniões

Antes de começar a fazer anotações, é fundamental entender o tipo de informação que você precisará documentar durante a reunião. Como dito anteriormente, sua organização pode ter material obrigatório e um formato de mãe específico que você deve seguir, no entanto, as atas de reunião geralmente incluem o seguinte:

  • Data e hora da reunião
  • Nomes dos participantes da conferência e daqueles que não puderam comparecer 
  • Aceitação de atas de reuniões anteriores ou correções/emendas
  • Decisões sobre cada item da ordem do dia
  • Novos itens de negócios devem ser retidos
  • Data e hora da próxima reunião

Como você faz boas anotações?

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a fazer anotações melhores:

  • Crie um esboço – Como observado anteriormente, ter um esboço (ou modelo) com base na agenda permite que você simplesmente rabisque comentários, decisões e assim por diante em cada item à medida que avança. Considere colocar espaço abaixo de cada item em seu esboço para anotações manuscritas, imprima-as e use-as para coletar atas se estiver fazendo anotações à mão.
  • Marque os participantes assim que eles entrarem na sala – se você conhece os participantes da reunião, pode fazer um check-out assim que eles chegarem; caso contrário, faça com que as pessoas se apresentem no início da reunião ou circule uma lista de presença que elas mesmas possam verificar.
  • Registre julgamentos ou notas sobre itens de ação em seu esboço assim que eles ocorrerem para garantir a precisão.
  • Se necessário, peça esclarecimentos. Por exemplo, se o grupo seguir em frente sem chegar a uma resolução ou conclusão óbvia, busque esclarecimentos sobre a decisão e/ou passos futuros envolvidos. Você não conseguirá acompanhar se tentar anotar o diálogo literalmente, então simplesmente (e claramente) escreva (ou digite) apenas as escolhas, atribuições, etapas de ação e assim por diante.
  • Grave - literalmente, se você estiver preocupado em não conseguir acompanhar as anotações, considere gravar a reunião (por exemplo, em seu smartphone, iPad, dispositivo de gravação etc.), mas certifique-se de que os participantes estejam cientes de que está sendo gravado. Embora você não deva utilizar a fita para fazer uma transcrição palavra por palavra da reunião, ela pode ser útil se você precisar de esclarecimentos.

#3. Redação ou transcrição de atas

Quando a reunião terminar, compile suas anotações e redija as atas. Aqui estão algumas dicas que podem ser úteis:

  • Tente escrever a ata o mais rápido possível após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco em sua mente.
  • Examine seu esboço e faça quaisquer alterações ou esclarecimentos necessários. Verifique se todas as decisões, ações e moções estão totalmente documentadas.
  • Certifique-se de incluir informações suficientes.
  • Propomos fazer uma breve descrição de cada ação praticada, bem como a fundamentação da decisão, na ata do Conselho de Administração.
  • Se houve muito debate antes de uma moção ser aprovada, apresente os principais argumentos a favor e contra ela.
  • Edite para concisão e clareza para que as atas sejam fáceis de ler.

Aqui estão algumas coisas a ter em mente quando se trata do formato de atas de reunião:

  • Mantenha a objetividade.
  • Use o mesmo tempo todo.
  • Além de registrar movimentos e segundos, evite mencionar nomes.
  • Observações pessoais devem ser evitadas; as atas devem conter apenas fatos.
  • Não tente resumir outros documentos se precisar consultá-los. Em vez disso, simplesmente especifique sua localização ou anexe-os como um apêndice.

#4. Compartilhamento ou distribuição de atas de reuniões

Antes de distribuir as atas da reunião, certifique-se de que o presidente revisou, atualizou e/ou aprovou as atas para distribuição. A menos e até que isso ocorra, eles não são registro oficial de uma reunião. Atas também podem ser formalmente autorizadas antes do início da próxima reunião, dependendo do seu Conselho.

O método de compartilhamento ou distribuição será determinado pelas tecnologias usadas por você e sua empresa. Como as minutas e outros documentos podem gerar muito papel, é ideal empregar uma abordagem de compartilhamento sem papel. Por exemplo, se você estiver usando um programa de processamento de texto (como o Microsoft Word) que não suporta compartilhamento online, você pode querer fazer um PDF do documento e enviá-lo por e-mail junto com quaisquer anexos ou documentos da reunião. Se você estiver usando o Google Docs para convites de reuniões, agendas e outros compartilhamentos de documentos, basta "compartilhar" o documento com esse grupo depois que terminar. Os membros do Comitê ou do Conselho podem simplesmente visualizar os documentos online, economizando algumas árvores no processo!

Compartilhamento na nuvem

Se sua organização usa um sistema de gerenciamento de membros baseado em nuvem, você pode publicar as atas como uma página da web e restringir o acesso ao comitê ou aos membros do conselho com base em suas necessidades. Você pode construir uma Intranet on-line segura para sua diretoria e comitês usando páginas da Web exclusivas para membros.

#5. Arquivamento/Armazenamento de Atas de Reunião

A maioria dos comitês e Conselhos examina e aprova ou altera as atas no início da reunião seguinte. Depois de fazer as modificações essenciais, as atas precisarão ser arquivadas para referência futura. Algumas empresas podem mantê-los online (por exemplo, em documentos do Google ou SkyDrive) e também fazer backup deles em um disco rígido externo. Você também pode precisar imprimir e armazenar cópias em papel ou enviá-las a um membro da equipe ou ao presidente para arquivamento.

Amostra de Atas de Reunião

Aqui está uma amostra de como é uma ata de reunião:

Existe um modelo para atas de reunião?

Claro, existem modelos para atas de reunião. Aqui está um:

O que não deve constar nas atas de reunião?

As atas das reuniões não devem incluir opiniões pessoais ou comentários de julgamento. Toda declaração deve ser o mais objetiva possível. Evite fazer anotações sobre cada coisa que está sendo dita. A ata deve ser breve e expor os principais temas da reunião.

Em conclusão, 

As atas de reunião são críticas – afinal, elas capturam as informações essenciais de uma reunião. Mas tirar e preparar atas não precisa ser uma tarefa pesada. Com o que dissemos neste artigo, escrever atas de reuniões não deve mais ser um incômodo para você. 

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