MATRIX MANAGEMENT: Definição e Como Funciona

gerenciamento matricial

Uma organização de gestão matricial permite que os funcionários se reportem a vários gerentes. Algumas empresas usam o gerenciamento matricial para simplificar suas operações. Embora esse tipo de organização possa não ser para todos, é fundamental entender seus benefícios e aplicações para avaliar se é o mais adequado para você e para a empresa para a qual trabalha. Nesta postagem, exploraremos a estrutura de gerenciamento matricial, seus benefícios e desvantagens, bem como a melhor forma de implementá-la em seu local de trabalho.

O que é Gestão Matricial?

O gerenciamento matricial é a estrutura organizacional usada pelas empresas para distribuir as funções dos funcionários e fazer com que eles se reportem a vários supervisores. O gerente de projeto e o gerente funcional são as duas cadeias básicas de comando no gerenciamento matricial.
Devido aos vários estilos de gerenciamento matricial, é crucial entender o que eles estão tentando alcançar para avaliar se esse tipo de gerenciamento é adequado para você e sua empresa.

Tipos de Gestão Matricial

Os estilos de gerenciamento de matrizes podem ser divididos em três categorias:

#1. Matriz Fraca

O gerente de projeto tem pouca autoridade nesses sistemas matriciais. Isso pode significar que eles não estão sendo relatados. O poder muda para o gerente funcional em uma matriz fraca, enquanto os gerentes de projeto assumem mais um papel de coordenador de projeto.

#2. Matriz balanceada

Gerentes de projeto e gerentes funcionais têm igual autoridade e poder em uma matriz equilibrada. Os gerentes de projeto identificam os recursos necessários para um projeto e os gerentes funcionais alocam pessoal para atender a essas necessidades. Os membros da equipe mantêm ambos os gerentes atualizados sobre seu progresso e prioridades.

#3. Matriz Forte

Os gerentes de projeto têm mais autoridade em uma matriz forte e os membros da equipe se reportam a eles. Isso implica que os gerentes de projeto também devem dividir os recursos e atribuir responsabilidades a cada membro da equipe. Uma matriz poderosa geralmente tem um profissional com maior influência sobre um projeto, permitindo que os membros da equipe direcionem sua comunicação para esse único gerenciamento.

Responsabilidades e Funções em uma Estrutura de Gestão Matricial

Embora uma estrutura de gerenciamento matricial tenha várias funções, as seguintes são as mais importantes.

#1. Funcionários da Matriz

Colaboradores individuais em uma organização matricial são chamados de funcionários matriciais. Como dito anteriormente, os funcionários da matriz e seus conjuntos de habilidades são usados ​​por vários departamentos para realizar vários projetos. Como resultado, eles devem se reportar ao seu gerente funcional, bem como aos seus gerentes de linha. Também é necessário que eles aprimorem seu conjunto de habilidades regularmente e permaneçam relevantes para sua função atual, a fim de serem facilmente implantados em outras iniciativas.

#2. Gerentes Funcionais

Os gerentes funcionais (outra palavra para gerentes de projeto) são responsáveis ​​por uma determinada função ou projeto. Eles exigirão vários tipos de recursos para cumprir suas obrigações de entrega ao longo do ciclo de vida do projeto. Como resultado, eles entram em contato periodicamente com os gerentes de recursos correspondentes para integrar ou dispensar profissionais. Depois que os recursos são atribuídos a uma unidade funcional, é papel do gerente funcional supervisionar suas operações diárias. Enquanto implantados nesse projeto, os recursos têm uma linha de reporte pontilhada para o gerente funcional.

#3. Gerentes de linha

Dentro da organização matricial, todos os recursos se reportam diretamente a um gerente de linha ou gerente de departamento. Esses gerentes são responsáveis ​​por tarefas como avaliações de desempenho, ajustes de remuneração, planos de treinamento e desenvolvimento e assim por diante. Eles não são responsáveis ​​pelas ações diárias de seus subordinados diretos (DRs), mas usam o feedback de desempenho dos gerentes funcionais relevantes para tomar decisões importantes. Eles também são conhecidos como gerentes de pessoal, e a linha de subordinação entre um gerente e um DR não é alterada com frequência. Em uma organização matricial, um funcionário também pode atuar tanto como gerente funcional quanto como gerente de linha.

Como Implementar a Estrutura de Gestão Matricial

Considere as seguintes etapas para implantar corretamente uma estrutura de gerenciamento matricial em seu local de trabalho:

#1. Determine a quem os funcionários se reportarão.

O levantamento de todas as pessoas e dos projetos em andamento é a primeira etapa para a implantação de um sistema de gestão matricial na empresa. Depois de determinar quais talentos são necessários para um determinado projeto, aloque funcionários ou equipes individuais para esses projetos e identifique a quem eles se reportam.
Isso pode ajudar os funcionários a identificar seus superiores e promover uma comunicação mais eficiente. Isso também mantém você e seu pessoal organizados e as operações funcionando sem problemas.

#2. Mantenha uma comunicação clara

É fundamental que os gerentes façam o check-in com seu pessoal. Veja se há algo que você possa fazer por eles ou quaisquer perguntas que você possa responder.

Manter uma boa comunicação e ser um ouvinte ativo demonstrará à sua equipe que você se importa e é confiável. Entre em contato com eles com frequência, principalmente quando surgirem problemas.

Mantenha uma linha de contato aberta com seus vários gerentes se você for um funcionário. É fundamental mantê-los informados sobre quaisquer problemas, bem como sobre o status do seu projeto. Também é fundamental apreciar os pensamentos dos membros de sua equipe.

Mesmo que você discorde deles, seja um ouvinte atento e receptivo ao que eles têm a dizer. Bons relacionamentos com sua gerência, bem como com os membros de sua equipe, podem ajudar o projeto a progredir mais rapidamente.

#3. Tome nota do que funciona e do que não funciona.

Preste muita atenção ao sucesso e aos problemas de cada projeto. Isso pode incluir se todos se comunicam com sucesso, se os membros da equipe podem usar uma certa habilidade de uma nova maneira ou se o projeto se beneficiaria com menos gerenciamento.

Tome nota do que não funciona para evitar situações semelhantes no futuro. Da mesma forma, lembre-se do que torna a equipe bem-sucedida e aplique essas informações no próximo projeto.

Benefícios de uma Estrutura de Gestão Matricial

Embora a estrutura de gestão matricial seja mais complexa do que a estrutura hierárquica, ela apresenta inúmeras vantagens. O design matricial tem várias vantagens, incluindo objetivos de projeto claros, uso eficaz de recursos, fluxo livre de informações e treinamento para gerentes de projeto.

#1. Especifique os objetivos do projeto

O desenho organizacional matricial pode ajudar a esclarecer os objetivos do projeto. Quando sua equipe relata seu progresso tanto para o gerente de projeto quanto para o chefe de departamento, é vital estabelecer metas de projeto. A organização do projeto torna-se uma prioridade quando o gerente do projeto se sente apoiado por outros membros da alta administração.

Suponha que sua equipe esteja trabalhando em um projeto de desenvolvimento de aplicativo. Como você tem uma estrutura matricial, os desenvolvedores de TI se reportam a você como gerente de projeto e diretor do departamento de TI. O objetivo do projeto é desenvolver um software móvel de pesquisa de palavras-chave para profissionais de marketing. O aplicativo é produzido mais rapidamente quando o chefe do departamento de TI e o gerente de projeto comunicam um objetivo de projeto claro aos desenvolvedores de TI.

#2. Utilização de recursos eficiente

Como as equipes contêm profissionais de vários departamentos, a estrutura matricial permite o uso mais eficiente dos recursos. Isso diminui os custos indiretos, bem como o tempo necessário para realizar um trabalho. Há menos gerentes por equipe em uma estrutura hierárquica onde cada equipe se reporta a apenas um gerente. Como carecem de pessoal com diversas especialidades, essas equipes podem levar mais tempo para concluir uma única entrega do projeto.

Cenário: A equipe que desenvolve o aplicativo de pesquisa de palavras-chave pode incluir especialistas dos departamentos de TI, finanças e marketing. Quando esses membros da equipe se reportam com sucesso aos chefes de departamento e gerentes de projeto, eles aumentam a produtividade da equipe, economizam tempo e concluem o projeto mais rapidamente.

A equipe matricial economiza dinheiro, pois as corporações teriam que reorganizar as equipes e talvez contratar novos membros para a equipe toda vez que um novo produto ou serviço fosse desenvolvido sem um grupo combinado de especialistas.

#3. Fluxo livre de informações

Trabalhar em uma estrutura matricial permite que as informações fluam livremente entre as equipes porque cada equipe se reporta a muitos líderes. Em uma estrutura hierárquica, os membros da equipe devem se lembrar de retransmitir informações, mas a matriz requer fluxo de informações. Relatar informações para vários líderes pode parecer demorado, mas com o sistema de gerenciamento de projetos correto, os membros da equipe precisam fazer pouco ou nenhum trabalho.

Cenário: Se a equipe de desenvolvimento do aplicativo de pesquisa de palavras-chave simplesmente reportasse ao gerente de projeto, as informações sobre um patch de bug poderiam ser perdidas. Porém, quando faz parte do processo matricial, a transmissão de informações para o responsável pelo departamento de TI é simples.

#4. Educação em gerenciamento de projetos

A estrutura distinta da organização matricial concede aos gerentes de projeto muita autoridade. Os gerentes de projeto são responsáveis ​​por orientar suas equipes durante o ciclo de vida do projeto. Essa estrutura testa os gerentes de projeto e os prepara para se tornarem gerentes multifuncionais em outras áreas.

Cenário: Sua equipe encontra várias correções de bugs e um atraso no cronograma do projeto enquanto trabalha neste projeto. É sua obrigação como gerente de projeto colaborar com o chefe do departamento de TI para resolver todas as questões com sucesso. Como resultado, você descobre uma paixão pessoal por TI, bem como uma futura oportunidade profissional em potencial.

#5. Retenção de equipe

Como os especialistas estão posicionados juntos, a equipe de produto permanece forte na organização matricial. Esses membros da equipe são atribuídos a gerentes de projeto depois de trabalharem sob os chefes de departamentos funcionais. Trabalhar com especialistas geralmente é agradável e pode aumentar o desempenho do projeto.

Cenário: Durante o projeto do aplicativo de pesquisa de palavras-chave, a equipe do projeto é composta por vários especialistas em TI, marketing e finanças que entendem as complexidades do desenvolvimento de um aplicativo para usuários de telefone. Este grupo de especialistas provavelmente continuará a colaborar em inúmeros projetos no futuro.

Desvantagens da Estrutura Organizacional Matrix

A organização matricial, como a estrutura de subordinação hierárquica, tem desvantagens. A maioria das desvantagens se origina da complexidade dessa estrutura. Embora designs intrincados possam ser benéficos quando funcionam, eles também podem causar desacordo e tornar as coisas mais complicadas.

#1. Estilo complexo de relatórios

A complexidade da organização matricial pode ser negativa porque as equipes podem ter dificuldade em determinar a quem se reportar e quando. Embora o objetivo da matriz seja auxiliar as equipes, ela tem o potencial de complicar os projetos e confundir todo o processo.

Alternativa? O melhor método para evitar uma falha de relatório é garantir que cada membro da matriz entenda a quem e como se reportar. A estrutura matricial pode ser simplificada usando um software intuitivo de gerenciamento de projetos que oferece suporte à colaboração entre equipes.

#2. Tempo de resposta lento

A complexidade da matriz pode causar tempos de resposta atrasados, o que pode causar atrasos no projeto. A necessidade de reportar informações a várias pessoas causa lentidão nos tempos de reação. Ter mais pessoas participando é positivo, mas leva tempo para comunicar informações a outras pessoas.

Alternativa? O uso de um sistema de gerenciamento de projetos resolverá o problema dos tempos de resposta insatisfatórios da estrutura matricial. Como fonte única da verdade, a Asana pode reduzir a duplicação de esforços e aumentar a visibilidade entre equipes e líderes.

#3. Ideias conflitantes

Quando o gerente de projeto e o chefe do departamento não estão na mesma página, ocorrem orientações conflitantes. Enquanto a estrutura matricial visa promover o trabalho em equipe, dependendo das personalidades envolvidas, pode ter o efeito oposto.
Para evitar orientações contraditórias, implemente um mecanismo que permita que os gerentes se conectem diretamente uns com os outros. Os gerentes que estão alinhados com os objetivos do projeto e permanecem na mesma página podem evitar que os membros da equipe se sintam presos no meio.

#4. Conflito potencial

A principal distinção entre uma matriz e uma estrutura hierárquica é que os membros da equipe em uma estrutura matricial se reportam a dois gerentes. Isso complica a organização matricial e coloca maiores responsabilidades nos membros da equipe. Ter dois gerentes pode fornecer mais feedback e assistência aos membros da equipe, mas também pode causar conflitos.

Alternativa? É fundamental que o chefe do departamento e o gerente do projeto se comuniquem para evitar possíveis conflitos. Quando há um conflito entre gerentes, não deve ser responsabilidade da equipe escolher entre eles. Os gerentes podem evitar conflitos estabelecendo objetivos de projeto claros desde o início e trabalhando juntos para gerar um resultado de sucesso, seja pessoalmente ou por meio de plataformas virtuais.

#5. Gerenciando Prioridades

Se os supervisores não colaborarem, pode ser um desafio para os membros da equipe conciliar as prioridades em uma estrutura matricial. Se o chefe do departamento acredita que suas tarefas são as mais importantes e o gerente de projeto concorda, a equipe pode ter dificuldade para decidir qual conselho do gerente priorizar.

Quando os membros da equipe têm dificuldade em priorizar tarefas devido à falta de comunicação entre os supervisores, cabe aos gestores discutir as tarefas da equipe e escolher o que deve ser feito primeiro. A maioria dos desafios que podem surgir como resultado da estrutura matricial pode ser resolvida com boa participação da equipe, comunicação e clareza.

Habilidades necessárias para se tornar um MatrixLeader eficaz

Um gerente de projeto ou gerente de linha orienta a equipe para o sucesso. Por isso, devem desenvolver soft skills para garantir o bom funcionamento da equipe.
A seguir estão alguns dos mais notáveis:

#1. Resolução de disputas

Quando funcionários de diferentes departamentos colaboram em um projeto, eles trazem várias perspectivas para a mesa, o que frequentemente leva a desentendimentos e discrepâncias. Para resolver essas diferenças e manter a harmonia da equipe, todo gerente deve dominar as habilidades práticas de resolução de conflitos.

#2. Comunicação e Colaboração

Um gerente de projeto ou funcional é responsável por comunicar funções e deveres a todos os membros da equipe, mantendo a transparência. Como resultado, eles devem ter fortes habilidades de comunicação. Além disso, uma estrutura matricial exige o intercâmbio contínuo de conhecimento, arquivos e assim por diante entre os departamentos, tornando a colaboração um conjunto de habilidades essenciais para os gerentes.

#3. Habilidades analíticas que foram refinadas

Um gerente de projeto e um gerente de recursos em uma organização matricial podem encontrar uma variedade de dificuldades que podem afetar um projeto. Distribuição de carga de trabalho desigual, desengajamento, diminuição da produtividade, perdas cobráveis, estouro de cronograma/orçamento e assim por diante são alguns deles. Os gerentes devem melhorar suas habilidades analíticas para fazer julgamentos fundamentados, construir o projeto e o plano de recursos mais adequados e lidar com essas questões.

#4. status influente

Boa capacidade de persuasão é necessária para colocar todos na mesma página, ver o quadro geral e incentivar todos a se esforçarem em direção a um objetivo comum.
Para incentivar os outros a seguirem o exemplo, um gerente eficaz deve liderar pelo exemplo e demonstrar boa ética.

#5. Habilidade de resolução de problemas

Uma mentalidade de resolução de problemas é essencial para se manter atualizado sobre os desafios e resolvê-los com mais rapidez e eficiência. Como resultado, todo gerente funcional e de linha deve ter uma mentalidade positiva, bem como uma estratégia de solução de problemas.

Conclusão

A organização matricial é um modelo organizacional hierárquico que tem se mostrado eficaz em termos de produtividade e organização no local de trabalho. Porém, organizar a organização por projeto não é o segredo do sucesso. A estratégia de gestão correspondente é igualmente significativa. Para colher os verdadeiros benefícios desse tipo de estrutura organizacional a longo prazo, é fundamental garantir que os gerentes entendam como se comunicar, administrar suas emoções e tomar decisões futuras no melhor interesse da empresa. O gerenciamento ágil de projetos, bem como outras iniciativas, como gerenciamento de diversidade e inovação frugal, são fortemente recomendados.

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