Gerenciando contas a receber: ferramentas, políticas e como gerenciá-las com eficiência

Gerenciando contas a receber

Como empresa ou organização, para você estabelecer um forte gerenciamento de recebíveis. Você deve conhecer as ferramentas, políticas, contas e o que costuma ser a parte mais crítica do gerenciamento de recebíveis com motivos. 

Gerenciando contas a receber

Gerenciando contas a receber é fundamental para qualquer empresa, pois as atividades do dia-a-dia dependem muito disso. Além disso, é onde você deve tirar dinheiro para pagar sua equipe, financiar as despesas diárias de sua empresa e construir a empresa, portanto, os pagamentos devem ser recebidos no prazo.

As organizações são obrigadas a usar dinheiro em sua reserva que foi destinado a outros fins, uma vez que não possuem os fundos esperados.

Além disso, as empresas que declaram falência geralmente têm problemas decorrentes de um sistema de cobrança ineficiente. Como eles não conseguiram coletar o que seus clientes deixaram de pagar.

Assim, de acordo com pesquisas, um em cada quatro pequenas empresas tem dificuldade em gerenciar suas contas a receber. Devido a vários clientes que os pagam a menos, pagam além dos prazos fornecidos ou simplesmente não conseguem pagar devido a contratempos financeiros causados ​​pela crise econômica.

Esses problemas podem ser superados seguindo algumas etapas simples para melhorar o gerenciamento de suas contas a receber

#1. Examine seu histórico financeiro e de crédito

Realize uma verificação de antecedentes no histórico financeiro e de crédito de qualquer empresa antes de se comprometer a fazer negócios com eles. Se necessário, busque feedback de outras organizações com as quais tenham feito negócios anteriormente.

Algumas empresas já possuem uma grande lista de créditos vencidos. o que é um melhor sinal de que eles estão tendo dificuldades financeiras. Portanto, é aconselhável não entrar em acordos de longo prazo com eles até que tenham resolvido completamente seus problemas financeiros.

Considere oferecer condições que sejam razoáveis ​​para eles. enquanto permanece benéfico para sua organização ao lidar com empresas que têm um histórico de pagamentos em atraso.

#2. Estabeleça Termos Específicos de Pagamento

Estabeleça condições de pagamento claras entre seu cliente e sua organização.

Dê ao seu cliente uma estimativa dos gastos que incorrerão. E também negocie um arranjo confortável para eles que não comprometer lucro da sua empresa.

#3. Utilize a Nota Fiscal Eletrônica

O correio tradicional não é mais a única opção para entregar faturas na porta dos clientes. Além disso, as empresas agora podem enviar faturas por e-mail usando aplicativos disponíveis na internet graças aos avanços da tecnologia.

Você também não precisa esperar pelos faturamentos mensais do ciclo. porque você pode enviar faturas assim que as tarefas forem concluídas. Além disso, o envio de contas em dia pode ajudar os clientes a se prepararem para a data de vencimento.

O excelente é que muitos desses aplicativos de faturas apresentam indicações internas que mostram quando os clientes viram o e-mail. Assim, tornando mais difícil para eles justificar os pagamentos atrasados. Nós estaremos olhando para ferramentas na gestão de recebíveis.

Ferramentas no gerenciamento de contas a receber

Quando seu sistema de cobrança está com problemas, existem algumas ferramentas de gerenciamento de contas a receber que são sempre úteis de usar. Listamos todos eles abaixo.

A política de crédito e cobrança foi atualizada

Você tem uma política de crédito e cobrança em vigor, que defina as regras e procedimentos que as vendas e os cobradores devem seguir? Esta pode ser uma ferramenta útil para garantir que vendedores e colecionadores. Aderir às melhores práticas e procedimentos voltados para aumentar as vendas e, ao mesmo tempo, proteger sua empresa de dívidas incobráveis.

Pesquisas anteriores indicaram que apenas cerca de 20% dos departamentos de crédito têm políticas definidas (Credit Research Foundation). E mais de 50 por cento daqueles que têm um não o atualizam com regularidade suficiente para que seja eficaz (Credit Today).

Softwares para automação

Não basta ter uma política de crédito e cobrança. Além disso, não garante que seja implementado por sua equipe, principalmente quando se trata de cobrança de faturas. Enquanto isso, não estamos insinuando que os coletores de empresas pulem processos intencionalmente. Mas eles podem esquecer um ou não ter tempo para concluir cada etapa com cada fatura. 

Além disso, a automação do gerenciamento de contas a receber permite que você incorpore suas regras e procedimentos ao sistema. O que elimina a necessidade de os coletores se lembrarem das etapas e economiza um tempo significativo. Quando você usa a automação de gerenciamento de contas a receber, o sistema realiza as etapas do processo que você definiu automaticamente ou instrui o cobrador a fazê-lo.

Adicionando mais funcionários

Muitas empresas que acreditam que o desempenho de suas contas gerenciando recebíveis é ruim acreditar que é devido à falta de pessoal. Normalmente, o primeiro impulso é contratar outra pessoa para ajudar com o fardo esmagador. Ao automatizar o processo, muitas vezes você pode eliminar a necessidade de pessoal adicional e os custos associados. Em outras circunstâncias, um funcionário de meio período ou outro funcionário de tempo integral pode ser absolutamente necessário.

Entrega e Pagamento de Notas Fiscais Eletrônicas

Se você ainda estiver usando papel para gerenciar o processo de cobrança e cobrança, é hora de retirá-lo em 2016. Enquanto isso, enviar contas por correio e esperar que os clientes recebam, processem e devolvam cheques podem adicionar vários dias ao faturamento -processo de caixa. Além disso, expõe seu cliente ao risco de fraude. Você pode enviar faturas e receber pagamentos de consumidores on-line com sistemas eletrônicos de apresentação e pagamento de faturas (EIPP). Além disso, essa tecnologia torna a cobrança de pagamentos de clientes consideravelmente mais rápida, fácil e menos onerosa do que as operações tradicionais baseadas em papel.

Opções de autoatendimento para clientes

Mais de 70% dos clientes, principalmente os de pequeno e médio porte. Prefira soluções de autoatendimento, como um portal online, para ajuda por telefone ou e-mail. Você realmente não pode culpá-los. Todo mundo está ocupado e ninguém quer perder tempo durante o horário de trabalho jogando tag de telefone ou esperando por respostas de e-mail. No entanto, você pode dar a eles esse poder fornecendo um portal on-line onde eles podem acessar 24 horas por dia, sete dias por semana, para recuperar faturas, pagar contas, fazer consultas, além disso, visualizar extratos, conversar com pessoas de suporte e muito mais. Você pode melhorar muito os pagamentos em dia e a satisfação do cliente, fornecendo aos consumidores o controle e o conforto que eles desejam. É verdadeiramente uma situação de vitória ganha.

Armado com essas quatro ferramentas, ou mesmo apenas uma delas, você ficará surpreso com a rapidez com que pode minimizar a quantidade de A/R pendente em seus livros, resultando em fluxo de caixa saudável e clientes mais felizes.

Políticas para Gerenciamento de Recebíveis

Tendo conhecido as ferramentas na gestão de recebíveis. Abaixo estão as políticas para gerenciá-lo.

Políticas de gerenciamento de recebíveis: envie faturas imediatamente

Para começar, certifique-se de que sua empresa envie faturas e extratos de conta no prazo. para que seus clientes saibam que um pagamento é devido. Um e-mail automatizado é crucial nesta situação. Além disso, implementar um software que envie e-mails automaticamente para seus clientes bem antes e na data de vencimento ajudará bastante a garantir o pagamento imediato. (Isso também economizará horas preciosas de sua equipe.) Enquanto isso, o Gerenciamento de cobranças de inteligência de recebíveis do D&B Finance Analytics automatiza esse procedimento com e-mails modelo que incluem extratos de conta e faturas vinculados.

Políticas de gestão de recebíveis: Simplifique os pagamentos

Se você enviar um e-mail automático informando ao seu cliente que o pagamento vence amanhã. Em seguida, certifique-se de que eles tenham um mecanismo para pagá-lo imediatamente online. Além disso, aguardar a chegada dos cheques pelo correio contribui para a diminuição do fluxo de caixa. Enquanto muitas empresas B2B ainda enviam cheques em papel, a tendência é para pagamentos digitais. 

Fique de olho nas contas atrasadas.

Não obstante seus melhores esforços, algumas contas pagarão com atraso ou não pagarão. Portanto, fique de olho nos clientes que não pagam em dia. Eles podem ter contestado uma fatura; primeiro, você deve resolver quaisquer problemas internos, como erros de cobrança, discrepâncias de preços e deduções. Esta é mais uma razão pela qual usar A/R software de gerenciamento é mais eficiente e econômico do que o processo manual. Os clientes que pagam lentamente, por outro lado, podem exigir um tratamento mais prático, como telefonemas, cartas escritas e envolvimento com seu representante de vendas. Além disso, é preferível tentar receber o pagamento por conta própria antes de entregá-lo a uma agência de cobrança de terceiros ou anulá-lo como uma dívida incobrável.

Motivos da Gestão de Recebíveis

Toda empresa deseja comprar na baixa e vender na alta com um bom preço de mercado. No entanto, correm o risco de perder tudo se os recebíveis não forem gerenciados adequadamente na última etapa do processo de venda (pagamento). Além disso, a má gestão dos recebíveis é responsável por mais da metade de todas as falências, demonstrando sua importância. Enquanto isso, os motivos adequados para gerenciar recebíveis envolvem muito mais do que simplesmente lembrar os consumidores de pagar. Também é necessário determinar os motivos do não pagamento. É possível que um produto ou serviço não tenha sido entregue? Ou a fatura foi manchada por um erro administrativo? Bons motivos para gerenciar recebíveis é um processo multifacetado que inclui:

  • determinar antecipadamente a pontuação de crédito do cliente é um bom motivo para gerenciar recebíveis.
  • Verificação e monitoramento de clientes para riscos de crédito em uma base regular
  • Acompanhando os clientes
  • Detecção de pagamentos atrasados ​​em tempo hábil
  • Detecção de problemas em tempo hábil
  • reduzindo o saldo total não pago (DSO)
  • Evitando qualquer inadimplência em recebíveis pendentes

Por que é importante gerenciar contas a receber?

A inadimplência é reduzida com uma gestão eficiente de recebíveis, o que, por sua vez, aumenta o lucro. Melhor fluxo de caixa e mais liquidez para os investimentos e aquisições da sua empresa são duas vantagens.

O que significa gerenciar contas a receber?

Os pagamentos devidos à sua empresa por bens ou serviços já fornecidos são referidos como contas a receber (AR). O processo de garantir que esses pagamentos sejam feitos dentro do cronograma, de forma consistente e confiável é conhecido como gerenciamento adequado de AR.

Qual a função do Gerente de Contas a Receber?

Gerente de Contas a Receber é uma posição de nível médio. É o cargo responsável pela gestão da divisão de contas a receber e do pessoal da organização, bem como pela cobrança de todos os pagamentos em nome da empresa. Além disso, envolve garantir que as políticas corporativas sejam seguidas e os prazos de pagamento sejam cumpridos.

Que outro título um gerente de contas a receber teria?

Gerentes de contas a pagar/receber são outro nome para gerentes de contas a receber. Os gerentes de contas a receber também são responsáveis ​​pela estabilidade financeira geral de sua empresa.

Conclusão

Gerenciar recebíveis ajuda você a economizar muito estresse com as ferramentas apropriadas. 

Perguntas frequentes de gerenciamento de recebíveis

Como os recebíveis são gerenciados?

Um processo de gerenciamento de contas a receber envolve o seguinte: Classificação de crédito, ou seja, a capacidade de pagamento dos clientes deve ser revisada antes de concordar com quaisquer termos e condições. Monitorar continuamente qualquer risco de não pagamento ou atraso no recebimento dos pagamentos.

Quais são as ferramentas na gestão de recebíveis?

  • POLÍTICA DE CRÉDITO E COBRANÇA ATUALIZADA. Você tem uma política de crédito e cobrança em vigor que descreva as regras e processos para vendas e cobranças a serem seguidas? …
  • SOFTWARE DE AUTOMAÇÃO. …
  • MAIS FUNCIONÁRIOS? …
  • ENTREGA E PAGAMENTO DE FATURA ELETRÔNICA. …
  • OPÇÕES DE AUTO-ATENDIMENTO AO CLIENTE.

Por que é importante gerenciar recebíveis?

Uma boa gestão de recebíveis contribuirá diretamente para o lucro do seu negócio devido à sua capacidade de reduzir a inadimplência. Os benefícios incluem melhor fluxo de caixa e maior disponibilidade de liquidez para os investimentos e aquisições do seu negócio.

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