Não fique muito confiante de que o desempenho de um funcionário não ficará aquém das expectativas, mesmo que uma organização selecione trabalhadores capazes que possam realizar suas tarefas sem a interferência dos gerentes. Portanto, há certamente a necessidade de uma gestão ativa por exceção. Quando os gerentes têm controle sobre as áreas problemáticas, o gerenciamento por exceção geralmente é o mais eficaz. Este artigo irá ajudá-lo a aprender mais sobre gerenciamento de exceções ativo e passivo.
O que é Gestão por Exceção?
A gestão por exceção é o sistema de detectar e relatar uma situação à gestão apenas quando um membro da equipe de nível de gerente está realmente em necessidade.
Os gerentes empregam o conceito de gerenciamento por exceção para se concentrar em áreas cruciais do desempenho do negócio, e não em toda a empresa. Os gerentes só têm interesse em áreas onde há desvios significativos das previsões padrão ou orçadas. É também uma técnica de trabalho comum nos setores financeiro e empresarial. Em certas questões, essa técnica inclui apenas os gerentes dos funcionários.
Um funcionário que supervisiona o orçamento da empresa, por exemplo, pode precisar apenas alertar seu gerente se a conta ficar abaixo de um limite especificado. Essa técnica permite que os especialistas trabalhem de forma autônoma, dando à gerência mais tempo para se concentrar em assuntos mais urgentes do que as operações do dia-a-dia. Também garante que os profissionais de gestão dediquem a maior parte de seu tempo e esforço para desenvolver novas regras e fazer escolhas da empresa, em vez de participar das operações do dia-a-dia.
Além disso, o principal objetivo é fazer o uso mais eficiente do tempo de gestão, incorporando-o apenas quando houver um desvio significativo do desempenho regular ou normal do negócio.
Assim, eles terão mais tempo para analisar uma questão muito importante onde há grandes diferenças. Mas ser capaz de dar toda a atenção ao problema e corrigi-lo. Por outro lado, funcionários de nível inferior podem lidar diretamente com outros problemas menores. Esse método fornece ao gerenciamento um relatório curto e detalhado que não muda muito e cobre todas as partes importantes do problema. Ele ajuda a gestão a encontrar e se livrar de obstáculos que precisam de decisões e as ações corretas a serem tomadas.
Como Funciona a Gestão por Exceção?
O gerenciamento por exceção funciona das seguintes maneiras:
#1. Estabeleça uma linha de base para operações regulares
A organização deve estabelecer um padrão para as operações diárias a fim de selecionar quais questões os funcionários devem relatar aos supervisores. Cada funcionário conhece os eventos normais do dia de trabalho e os padrões da indústria sobre questões específicas.
#2. Criando uma estrutura hierárquica
Quando usam “gerenciamento por exceção”, algumas empresas configuram sua liderança de modo que os gerentes de nível inferior cuidem dos pequenos problemas e os gerentes de nível superior cuidem dos grandes problemas. Embora nem todas as empresas usem essa forma de hierarquizar a gestão por exceção, aquelas que sabem a quem os funcionários devem relatar certos problemas.
#3. Avaliações de desempenho dos funcionários
Quando os gerentes avaliam o desempenho dos funcionários, eles podem ver como a produtividade de seus funcionários se compara à norma de negócios desejada. Monitorar a atividade da empresa é uma etapa crucial no controle da minha exceção, pois permite que os gerentes e outros funcionários saibam quando precisam de assistência do gerente.
#4. Examinando e Resolvendo Problemas
Quando os profissionais encontram situações ou dados fora do comum para a empresa, eles avisam o gerente certo. O gerente então cuida do problema sozinho ou com um grupo. Por exemplo, se um gerente perceber que um departamento não está cumprindo suas metas de produção, ele investigará isso. Então, eles criam uma maneira de resolver o problema e trazer a empresa de volta à sua antiga glória.
Gestão passiva e ativa por exceção
A gestão ativa por exceção significa que o gestor é proativo ao lidar com as situações, auxiliando nos problemas, participando de todas as atividades em tempo real e mantendo-se atento ao que seus colaboradores estão fazendo para evitar erros. A gestão passiva, por exceção, é aquela em que a gestão intervém apenas quando as metas planejadas não são cumpridas. Mudanças de planejamento são necessárias e correções são necessárias. Essa estratégia de gerenciamento passivo por exceção normalmente é usada apenas no caso de uma ocorrência rara. O gerenciamento passivo ou ativo por exceção é vital, e você pode usar qualquer um deles dependendo das necessidades do seu negócio.
Uma abordagem passiva é apropriada para empresas com um ambiente descontraído e funcionários que estão cientes de suas tarefas e obrigações. Pode ser benéfico aumentar o moral e a independência dos funcionários. Enquanto uma abordagem mais ativa usa funcionários menos atenciosos com menos funcionários, organizações mais rigorosas exigem orientação passo a passo para concluir seu trabalho.
Além disso, a gestão por exceção engloba tanto a gestão “ativa” quanto a “passiva”. Como se poderia pensar, a gestão ativa por exceção implica auxiliar os indivíduos na resolução de desafios e se esforçar para prevenir problemas. Em contraste, a abordagem passiva da gestão por exceção implica que só intervimos quando há um problema. Gerenciar por exceção não implica necessariamente que um líder seja totalmente inacessível e inalcançável. Um líder ainda pode participar de práticas de gestão mais ativas para incentivar os membros de sua equipe ao longo do caminho.
Os Princípios de Gestão da Exceptionion
Estes são os princípios que os profissionais usam para descrever a gestão
# 1. Delegação
A atribuição de tarefas de menor prioridade é como funciona o gerenciamento por exceção. Os funcionários realizam atividades mais básicas e ajudam a gerenciar a produção. No entanto, essa técnica de negócios não exige que os gerentes sejam ativos em todas as partes das operações diárias de uma empresa. Os gerentes são responsáveis por atividades mais importantes, como fazer escolhas financeiras em toda a empresa e fazer cumprir os padrões do local de trabalho.
# 2. Organização
Os profissionais usam suas habilidades organizacionais para ficarem atentos a eventuais diferenças em relação às normas da empresa. Isso é necessário para que o gerenciamento por exceção funcione bem em um negócio. Os especialistas então analisam como estão os líderes de sua empresa para descobrir a quem contar sobre a diferença.
#3. Aperfeiçoamento Profissional.
O gerenciamento ativo por exceção ajuda os profissionais a crescer, definindo um padrão de quão produtiva uma empresa deve ser. Além disso, os profissionais devem ser capazes de lidar com pequenos problemas sem serem observados. Os funcionários que não estão cumprindo o produtividade padrão pode ser capaz de entender e planejar como melhorar seu desempenho no trabalho usando o padrão.
#4. Produtividade
O objetivo da gestão de práticas de produtividade por exceção é promover um ambiente de trabalho ativo e eficiente. A gestão por exceção ajuda as empresas a conseguir isso, garantindo que os profissionais de nível superior se concentrem no desenvolvimento da empresa enquanto outros profissionais auxiliam no cumprimento das metas operacionais diárias.
#5. Objetivos comuns
As empresas definem as metas da empresa ao concordar com um nível de normas de produção no local de trabalho. Os funcionários da empresa, então, trabalham para atingir esses objetivos aderindo aos padrões da empresa.
#6. Análise
Gerentes e funcionários monitoram as operações corporativas usando ideias e habilidades analíticas. Isso permite que os profissionais mantenham os padrões da empresa e detectem possíveis problemas. Os gerentes também empregam a análise para encontrar respostas para essas questões.
As vantagens da gestão por exceção
Essa abordagem pode ser usada para uma variedade de propósitos. Eles são os seguintes:
- Diminui o número de resultados financeiros e operacionais que a administração deve revisar, aproveitando melhor seu tempo.
- O gerenciamento por exceção permite que os gerentes liderem efetivamente seus negócios delegando trabalho. Os gerentes se concentram em atingir a visão da empresa, enquanto os demais funcionários lidam com as tarefas do dia-a-dia que mantêm o negócio funcionando. Isso permite que todos os funcionários permaneçam produtivos enquanto se especializam em tarefas específicas.
- Os gerentes podem definir prioridades claras definindo uma referência de produtividade da empresa.
- Os funcionários podem estar mais dispostos a assumir mais responsabilidades no trabalho se tiverem a oportunidade de trabalhar por conta própria de tempos em tempos.
- Os profissionais que exercem a gestão por exceção reagem imediatamente a todas as situações que surgem. Isso pode ajudar as empresas a resolver problemas em tempo hábil.
- Também promove comunicação efetiva, permitindo que os gestores descubram soluções rápidas para os problemas.
- Uma opção de relatório minimamente invasiva é configurar o redator de relatório vinculado ao sistema de contabilidade para imprimir automaticamente relatórios em determinados intervalos que contenham os níveis de exceção predeterminados.
- Esse conceito permite que os funcionários adotem suas próprias abordagens para obter os resultados orçados da empresa. A administração só intervirá se houver circunstâncias excepcionais.
- Os auditores da empresa perguntarão sobre os principais desvios como parte de suas operações de auditoria anual. Portanto, a administração deve analisar essas questões antes da auditoria.
Desvantagens da Gestão Excepcional.
O paradigma de gerenciamento por exceção apresenta várias falhas, que são as seguintes:
Se o orçamento fosse mal construído, poderia haver um grande número de variações, muitas das quais desnecessárias e desperdiçariam o tempo de quem as pesquisasse.
- É necessário que os analistas financeiros façam resumos das variações e os enviem à administração. Por causa disso, a ideia precisa de uma camada extra de sobrecarga corporativa para funcionar corretamente. Um mau analista também pode perder um problema que pode ser muito importante e não trazê-lo à atenção da administração.
- Essa noção é construída sobre uma estrutura de comando e controle, na qual as situações são monitoradas e as decisões são tomadas por um grupo centralizado de executivos seniores. Em vez disso, você pode ter uma estrutura organizacional descentralizada na qual os gerentes locais podem verificar as condições diariamente e, assim, evitar a necessidade de um sistema de relatório de exceções.
- A ideia é que apenas os gestores possam sanar os desvios. Não haveria necessidade de gerenciamento por exceção se um negócio fosse projetado para que a equipe de linha de frente pudesse lidar com a maioria das variações assim que surgissem.
- É possível que não tome medidas profiláticas. Isso significa que uma empresa pode ser mais capaz de lidar com um problema do que impedi-lo de acontecer.
- Exige monitoramento constante. Como esses executivos não estão envolvidos nas operações do dia-a-dia, eles contam com outros especialistas para mantê-los atualizados sobre quaisquer preocupações que surjam.
O que é gerenciamento por estilo de liderança de exceção?
Quando algo dá errado no processo de produção, o gerente que pratica a gestão ativa por exceção corrige imediatamente a situação. Na gestão passiva por exceção, o líder só intervém quando os objetivos não foram alcançados ou quando os problemas saíram do controle.
Quais são os dois tipos de gestão por exceção?
Uma é a gestão ativa por exceção, na qual o líder participa ativamente e supervisiona os subordinados para prevenir erros. Dois, gerenciamento passivo baseado em exceção.
Qual é a desvantagem do MBE?
A maior desvantagem do MBE é que apenas os gerentes têm autoridade para fazer escolhas verdadeiramente cruciais, o que pode ser desencorajador para os trabalhadores em níveis mais baixos. 1. A maior desvantagem do MBE é que apenas os gerentes têm autoridade para fazer escolhas verdadeiramente cruciais, o que pode ser desmoralizante para os trabalhadores de níveis mais baixos.
Qual é o processo de MBE?
As quatro etapas da gestão por exceção são as seguintes: estabelecer as metas e definir a norma aceitável. avaliando o desempenho para determinar se está no caminho certo. examinando o produto de trabalho ou dados para detectar desvios de desempenho das metas examinando e resolvendo desvios da norma.
Pessoas normais podem obter um MBE?
Desde que correspondam aos padrões exigidos para a honra da rainha, qualquer pessoa pode ser indicada para um MBE. Um prêmio MBE pode ser concedido para uma variedade de realizações, mas é frequentemente concedido em homenagem a realizações locais ou por serviços comunitários “práticos” que inspiraram outras pessoas.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento por exceção
O que é gestão por liderança de exceção?
Quando um líder gerencia por exceção, ele só quer que eventos incomuns sejam relatados. Se tudo estiver indo bem, eles não são necessários. Eles serão contatados apenas se algo excepcional acontecer.
Quais são os riscos da gestão por exceção?
- Ele precisa de um sistema de registro e avaliação forte.
- Isso aumenta a papelada.
- Até que a situação se torne crítica, o sistema permanece em silêncio.
- Alguns aspectos críticos, como o comportamento individual, são difíceis de quantificar.
A gestão por exceção é boa?
Sim, porque é uma ótima maneira de administrar qualquer tipo de negócio. Os gerentes o utilizam para manter sua atenção no desempenho do negócio, e não em toda a unidade de negócios.
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