Gestão do Conhecimento: Processos, Tipos, Exemplos e Ferramentas

Geralmente, nas organizações, o trabalho de desenvolvimento abrange uma rede variada de pessoas e também equipes que trabalham em prol de objetivos comuns. Os grupos que são mais eficazes no cumprimento desses objetivos têm sistemas implantados com os quais eles comunicam de forma consistente o conhecimento vital. Assim, eles obtêm acesso rápido às pesquisas mais recentes e integram as lições aprendidas em melhores programas. Além disso, a gestão do conhecimento pode aumentar a coordenação e melhorar a aprendizagem significativa, a colaboração e também a aplicação. Assim, este artigo será um guia para a organização do processo de gestão do conhecimento, os vários tipos, e também alguns exemplos de como funciona esta gestão do conhecimento. Além disso, veremos algumas ferramentas que podemos usar para uma gestão de conhecimento eficaz.

O que é gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento (GC) é o processo de localizar, organizar, armazenar e compartilhar informações dentro de uma organização. Quando o conhecimento não está facilmente disponível dentro de uma organização, pode ser extremamente caro para uma empresa, uma vez que desperdiça um tempo valioso buscando informações relevantes em vez de realizar tarefas.

Um sistema de gerenciamento de conhecimento (KMS) aproveita o conhecimento compartilhado de uma organização, resultando em maior eficiência operacional. O uso de uma base de conhecimento auxilia esses sistemas. Eles são normalmente cruciais para uma boa gestão do conhecimento porque fornecem um local centralizado para armazenar informações e acessá-las facilmente.

As empresas que implementam uma estratégia de gestão do conhecimento obtêm melhores resultados de negócios mais cedo porque aprendizado organizacional e a colaboração entre os membros da equipe permite uma tomada de decisão mais rápida em toda a empresa. Ele também agiliza outros processos organizacionais, como treinamento e integração, resultando em maior satisfação e retenção de funcionários. Temos diferentes tipos de gestão do conhecimento.

Tipos de Gestão do Conhecimento

Existem três tipos de gestão do conhecimento, de acordo com a definição: conhecimento tácito, implícito e explícito. A codificação da informação é o que distingue esses tipos de gestão do conhecimento.

Conhecimento tácito é o conhecimento que é adquirido através da experiência e é instintivamente apreendido. Como resultado, é difícil expressar e codificar, dificultando a comunicação dessas informações a outras pessoas. Linguagem, reconhecimento facial e habilidades de liderança são exemplos de conhecimento tácito.

Enquanto alguma literatura equipara conhecimento implícito com o conhecimento tácito, vários acadêmicos distinguem esse tipo, afirmando que o conceito de conhecimento estratégico é mais matizado. Embora o conhecimento tácito seja difícil de codificar, o conhecimento implícito nem sempre tem esse problema. Em vez disso, o conhecimento implícito ainda não foi documentado. Ele normalmente existe dentro de processos e eles geralmente se referem a ele como conhecimento de “know-how”.

Conhecimento explícito: O conhecimento explícito está em vários tipos de documentos, como manuais, relatórios e diretrizes, permitindo que as organizações troquem conhecimento rapidamente entre as equipes. Esse tipo de conhecimento é provavelmente o mais conhecido, e os exemplos incluem ativos de conhecimento, como bancos de dados, white papers e estudos de caso. Esse tipo de conhecimento é vital para a retenção de capital intelectual dentro de uma empresa, bem como para a transferência bem-sucedida de conhecimento para novos funcionários.

Ferramentas para Gestão do Conhecimento

As organizações podem colher os benefícios da gestão do conhecimento utilizando uma variedade de ferramentas. Exemplos de ferramentas para sistemas de gestão do conhecimento incluem:

#1. Sistemas de gerenciamento de documentos

Eles servem como um sistema de armazenamento centralizado para documentos digitais, como PDFs, imagens e arquivos de processamento de texto. Esses sistemas melhoram os processos da equipe, permitindo a fácil recuperação de documentos, como lições aprendidas.

#2. Sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS)

São softwares que gerenciam o material da web e permitem que os usuários finais atualizem e publiquem conteúdo. Os CMSs são frequentemente confundidos com sistemas de gerenciamento de documentos, mas os CMSs também podem oferecer suporte a outros tipos de mídia, incluindo áudio e vídeo.

#3. Intranets

São redes privadas que operam inteiramente dentro de uma organização e permitem o compartilhamento de capacitação, ferramentas e processos entre as partes interessadas internas. Embora possam ser demorados e caros para operar, eles fornecem uma variedade de funções de groupware, como diretórios internos e pesquisa, que auxiliam na cooperação.

#4. Wiki

Devido à sua facilidade de uso, pode ser uma ferramenta popular de gestão do conhecimento. Eles simplificam a publicação e alteração das informações, mas essa conveniência pode levar a preocupações com a desinformação, pois os trabalhadores podem atualizá-los com informações falsas ou obsoletas.

#5. Armazéns de dados

Eles consolidam dados de várias fontes em um único armazenamento de dados centralizado e consistente para facilitar a análise de dados, mineração de dados, inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina. Os dados são recuperados desses repositórios para que as empresas possam obter insights, capacitando a equipe a tomar decisões orientadas por dados.

Exemplos e melhores práticas para gestão do conhecimento

A gestão do conhecimento será diferente dependendo das demandas da empresa. A seguir estão alguns dos tipos mais comuns de exemplos de gestão do conhecimento:

#1. Tutoria e treinamento, comunidades de prática, perguntas e respostas e local de especialização

Todos esses exemplos de gestão envolvem a transferência de conhecimento diretamente do portador do conhecimento.

Isso pode ser feito por meio de aulas particulares, seminários de treinamento em toda a empresa, bate-papos na Internet e discussões em grupo, ou uma combinação dessas e outras abordagens.

Para que a colocação de especialistas seja uma parte bem-sucedida de um sistema de gestão de conhecimento, uma matriz pesquisável que permita a documentação de competências deve ser criada.

Prós:

1. As perguntas podem obter respostas imediatamente.
2. Se o material não estiver claro, esclarecimentos podem ser feitos.
3. Sessões de brainstorming podem ser facilitadas, utilizando o poder combinado da experiência e conhecimento do grupo.
4. O aprendizado presencial é mais provável de ser lembrado com clareza.

Contras:

1. Pode ser demorado e distrair das tarefas que o detentor do conhecimento está tentando fazer.
2. Construir e manter um sistema de localização de especialistas pode ser demorado.
3. Pode ser difícil documentar e salvar para uso futuro.
4. Se o portador do conhecimento deixar a empresa, você corre o risco de perder o conhecimento.

#2. Documentação, instruções, diretrizes, perguntas frequentes e tutoriais

Essas trocas escritas são excelentes para preservar e compartilhar conhecimento. Portanto, este exemplo de gerenciamento de conhecimento baseado em texto requer o uso de um sistema para armazenar, categorizar e navegar por assuntos. Assim, em muitas circunstâncias, os metadados podem ser de grande ajuda.

Prós:

1. Pode ser facilmente arquivado e mantido
2. É simples compartilhar informações online.
3. É simples agregar a experiência de várias pessoas em um único pacote.
4. Quando as soluções são ordenadamente organizadas, elas podem ser alcançadas rapidamente.

Contras:

1. Leva mais tempo para criar
2. Se o conhecimento não tiver uma boa estrutura, será difícil encontrá-lo.
3. O conhecimento deve ser mantido atualizado.

#3. Fóruns, intranets e ambientes colaborativos

Essas ferramentas online incentivam a discussão e reúnem uma gama diversificada de detentores de conhecimento. Tópicos, subfóruns e grupos podem ser classificados por tópico, nível de experiência ou qualquer outro critério.

Prós:

1. A colaboração alimenta a inovação.
2. Muitos especialistas, não importa onde estejam no mundo, podem ser reunidos em um só lugar.
3. Facilitar o contato com trabalhadores remotos promove o trabalho em equipe e o compartilhamento de conhecimento.

Contras:

1. Pode ser um ambiente caótico e barulhento.
2. O conhecimento não é avaliado ativamente à medida que é apresentado às discussões.
3. Leva tempo para filtrar várias mensagens e tópicos para respostas pertinentes.
4. Mensagens e tópicos não podem ser arquivados.

#4. Ambientes de aprendizado e desenvolvimento

Criar um local de trabalho onde eles valorizem o aprendizado motivará os funcionários a continuar sua educação. Além disso, incentivá-los a usar seus sistemas de gestão do conhecimento resultará em indivíduos qualificados e prontos para assumir responsabilidades de liderança em sua empresa.

Os funcionários devem ser capazes de usar tecnologia de aprendizagem e desenvolvimento estruturada e acessível para que isso ocorra.

Prós:

1. Isso motiva o pessoal a crescer em seu próprio ritmo.
2. Além disso, os caminhos de treinamento podem ser mapeados.
3. Finalmente, pode-se encontrar assuntos com mais facilidade graças à estrutura.

Contras:

1. Demora muito tempo e esforço para construir e manter.
2. O conteúdo deve ser desenvolvido e também mantido regularmente.

# 5. Estudos de caso

Essas investigações aprofundadas em disciplinas específicas fornecem guias abrangentes para um assunto.

Examinar as ações tomadas, os resultados dessas atividades e também as lições aprendidas podem ser incrivelmente benéficas, permitindo que as lições aprendidas sejam completamente documentadas e arquivadas.

Prós:

1. Permite a documentação completa e também o arquivamento das lições aprendidas.
2. Além disso, é facilmente compartilhável
3. Também é eficaz na comunicação de informações difíceis

Contras:

1. É preciso muito tempo e talento para fazer algo.
2. Pode ser muito específico para aplicar o conhecimento amplamente.

#6. Seminários on-line

Essas palestras online podem ser bastante benéficas na disseminação de ideias entre equipes, filiais ou toda a empresa.

Prós:

1. Pode ser gravado e reutilizado
2. É simples para todos os funcionários interessados ​​em participar.

Contras:

1. Dedique tempo e esforço para planejar, escrever e também entregar.
2. É preciso organizar.

Processo de Gestão do Conhecimento

Uma empresa pode usar esses processos de gestão do conhecimento de quatro etapas para organizar a gestão do conhecimento. Estes são descobrir, obter, processar e compartilhar/benefícios

#1. Descoberta

Como o conhecimento será descoberto dentro da organização?

Existem inúmeras fontes de conhecimento em cada empresa.

Esta etapa do processo identifica as fontes de conhecimento, bem como onde o conhecimento crítico está armazenado, o que pode ser obtido com esse conhecimento e se o conhecimento pode ou não ser perdido durante o processo.

Uma sólida compreensão do fluxo de conhecimento da organização auxilia o processo de descoberta.

#2. Obtivermos

Como o conhecimento existente e o novo serão armazenados?

Toda empresa inclui uma grande quantidade de conhecimento, que deve ser cuidadosamente guardado e também estruturado. Aqui o conhecimento é mais facilmente recuperado, e a estrutura organizacional é aumentada pela construção de um sistema mapeado e depois categorizado.

Isso pode incluir digitalização de documentos, uso de metadados e indexação.

#3. Processar

Como esse conhecimento pode ser melhor sintetizado e integrado?

Esta etapa envolve um exame minucioso do conhecimento obtido nos dois processos anteriores. Assim, a organização deve organizar e analisar o conhecimento para determinar a melhor forma de incorporá-lo à estrutura da organização.

Este é o estágio em que uma organização deve fomentar e promover uma cultura de compartilhamento de conhecimento e, ao mesmo tempo, desenvolver funcionários para serem inovadores.

#4. Beneficie e compartilhe

Como os funcionários da empresa podem obter melhor acesso a esse conhecimento?

O objetivo da gestão do conhecimento é facilitar o acesso dos funcionários ao conhecimento dentro da empresa. A primeira etapa é criar um sistema funcional, mas os indivíduos devem entender como usar esse sistema. Além disso, a implementação de programas de treinamento pode auxiliar na compreensão dos sistemas de gestão do conhecimento.

Assim, após a utilização do sistema, a organização ganha maior produtividade, melhor tomada de decisão e também uma equipe mais inovadora.

Como você incentiva os funcionários a contribuir para um sistema de Gestão do Conhecimento?

Incentivar os funcionários a contribuir para um sistema de Gestão do Conhecimento pode ser feito reconhecendo e recompensando os colaboradores, tornando o processo de contribuição fácil e acessível e tornando-o parte de sua rotina diária de trabalho.

Como você garante que as informações em um sistema de Gestão do Conhecimento permaneçam atualizadas?

Garantir que as informações em um sistema de Gestão do Conhecimento permaneçam atualizadas pode ser feito revisando e atualizando regularmente as informações e incentivando os funcionários a fornecer feedback e fazer atualizações.

Qual é o papel da cultura na Gestão do Conhecimento?

A cultura desempenha um papel crítico na Gestão do Conhecimento, influenciando como a informação é compartilhada e usada dentro de uma organização.

Como você equilibra a necessidade de centralizar informações com a necessidade de tomada de decisão descentralizada?

Equilibrar a necessidade de centralizar informações com a necessidade de tomada de decisão descentralizada pode ser feito implementando um sistema flexível de Gestão do Conhecimento que permite o armazenamento centralizado de informações e o acesso descentralizado.

Quais são alguns desafios na manutenção de um sistema de Gestão do Conhecimento?

Alguns desafios na manutenção de um sistema de Gestão do Conhecimento incluem garantir a precisão das informações, incentivar a adoção do usuário e manter-se atualizado com as novas tecnologias.

Como você promove uma cultura de aprendizado contínuo dentro de uma organização?

A promoção de uma cultura de aprendizado contínuo dentro de uma organização pode ser feita oferecendo oportunidades para treinamento e desenvolvimento de funcionários, incentivando os funcionários a compartilhar conhecimento e reconhecendo e recompensando indivíduos que se envolvem em aprendizado contínuo.

Conclusão

Um dos desafios mais difíceis na implantação de um sistema de gestão do conhecimento é persuadir as pessoas a aceitá-lo. Assim, eles podem estar preocupados que a implementação de um novo sistema consumirá muito do seu tempo, ou que compartilhar seu conhecimento diminuirá o valor que eles agregam e colocará em risco seus empregos. Ou podem simplesmente hesitar em incorporar mais uma nova ferramenta ou processo em suas operações.

Como resultado, é fundamental ter uma estratégia não apenas para armazenar e compartilhar conhecimento dentro da organização, mas também para incentivar os colegas a fazerem o mesmo. Para ter sucesso, você deve procurar promover uma cultura no local de trabalho que valorize o compartilhamento de conhecimento. Também não faz mal ter um processo de sistema de gerenciamento de conhecimento que seja simples de usar e se integre aos fluxos de trabalho existentes de seus funcionários.

Além disso, o objetivo de uma ferramenta de gestão do conhecimento não deve ser apenas criar resultados de negócios favoráveis. Também deve ter um bom impacto em seu pessoal. Quando sua equipe compreende os benefícios, suas chances de implementar efetivamente um processo de gestão do conhecimento aumentam drasticamente.

Perguntas frequentes sobre gestão do conhecimento

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