SISTEMA DE RASTREAMENTO DE INVENTÁRIO: O que é, tipos e ferramentas gratuitas

Código de barras do Inventory Tracking System para pequenas empresas de varejo
Conteúdo Esconder
  1. Sistema de Rastreamento de Inventário
  2. Sistema de rastreamento de inventário de código de barras
    1. #1. códigos de barras 1D
    2. #2. códigos de barras 2D
    3. Como funciona o rastreamento de inventário de códigos de barras?
    4. Por que o rastreamento de inventário de códigos de barras é usado?
    5. Como começar a utilizar um sistema de rastreamento de inventário de código de barras para pequenas empresas
  3. Sistema de rastreamento de estoque para pequenas empresas
    1. #1. Gestão de Inventário Periódico
    2. #2. Gestão de Inventário Perpétuo
    3. #3. Sistema de rastreamento de inventário de código de barras
    4. #4. Sistemas de identificação por radiofrequência (RFID)
  4. Sistema de rastreamento de estoque de varejo
    1. #1. Loja Mage
    2. # 2 Shopify
    3. #3. Varejo Lightspeed
    4. #4. Praça para Varejo
    5. #5. PDV de vendas
  5. O que exatamente está sendo rastreado?
    1. #1. Uma contagem de estoque atual
    2. #2. Locais para Estoque
    3. #3. Precisão de inventário
    4. #4. Custos de transporte
    5. #5. Avaliação de Inventário
    6. #6. Movimentação de Estoque
    7. #7. Reorganizar Níveis
  6. Por que o sistema de rastreamento de estoque é necessário?
    1. #1. Uma visibilidade de estoque aprimorada
    2. #2. Evitar escassez
    3. #3. Previsões de inventário aprimoradas
    4. #4. Rastreando Vários Locais
    5. #5. Detecção de erro mais rápida
  7. Qual é o melhor programa para controlar o estoque?
  8. Qual é a maneira mais fácil de rastrear o estoque?
  9. Como faço para gerenciar o inventário no Excel?
  10. Quais são as 5 etapas para sistemas de inventário eficazes?
  11. Pensamentos finais
  12. Artigos Relacionados
  13. Referências

O dever mais fundamental de qualquer empresário de varejo, grande ou pequeno, é garantir que o estoque adequado esteja disponível nas quantidades certas. Para cumprir esse dever, seu sistema de gerenciamento de estoque deve ter um rastreamento de estoque preciso. Este artigo explica o que é um sistema de rastreamento de estoque com código de barras. Ele também oferece um destaque do sistema de rastreamento de estoque para pequenas empresas e sistemas de rastreamento de estoque de varejo que seriam úteis para você.

Sistema de Rastreamento de Inventário

A prática de uma empresa rastrear regularmente cada item de estoque que possui é conhecida como rastreamento de estoque. Embora o termo “estoque” tenha muitos significados, os mais comuns são “matérias-primas”, “mercadorias inacabadas” e commodities “prontas para vender”. Você obtém acesso a dados como seus níveis de estoque precisos, a localização de cada item ou SKU, status de entrega atualizados e outras informações relacionadas ao estoque com rastreamento de estoque. Cada local de uma empresa que interage com o estoque possui rastreamento de estoque, incluindo empresas de manufatura e produção, armazéns, lojas de varejo, etc.

Nunca foi tão crucial garantir que os clientes possam adquirir o que desejam com o mínimo de trabalho, especialmente com os gigantes do varejo online, colocando as pequenas empresas no setor de comércio eletrônico sob grande pressão. Se os clientes não conseguirem encontrar o que estão procurando, sem dúvida encontrarão com bastante facilidade de um cliente concorrente que você achará difícil reconquistar.

Portanto, é crucial para gerenciar os estoques de forma eficaz. Para monitorar adequadamente os níveis de estoque e levar em consideração as mudanças na demanda do consumidor, seu sistema de gerenciamento de estoque também deve estar à altura da tarefa. No entanto, para maximizar o valor da vida útil do cliente e atender às crescentes expectativas do consumidor, isso é essencial.

Sistema de rastreamento de inventário de código de barras

Uma maneira eficiente de as empresas rastrearem o estoque é por meio de um sistema de rastreamento de estoque com código de barras. Quando um produto contém um código de barras, ele é escaneado e imediatamente sincronizado com o software de gerenciamento de estoque usando um dispositivo móvel portátil.

Embora gerenciar o estoque manualmente ou com planilhas seja uma opção, fazer isso é trabalhoso e sujeito a erros humanos. Por esse motivo, muitas empresas usam código de barras para gerenciar seu estoque com mais eficiência. Existem dois tipos de sistema de rastreamento de inventário de códigos de barras:

#1. códigos de barras 1D

Os bens de consumo frequentemente têm códigos de barras unidimensionais, que são o tipo de código de barras mais comum. As etiquetas para códigos de barras 1D apresentam um design distinto de linhas pretas verticais contra um fundo branco. O espaçamento entre linhas permite que o leitor de código de barras reconheça as informações do produto.

# 2. Códigos de barras 2D

Padrões de pontos, quadrados e outras formas são usados ​​em códigos de barras bidimensionais para codificar dados. Esses códigos de barras podem conter mais dados do que os códigos de barras 1D, como informações do site, fotos e áudio, graças aos seus layouts intrincados. As pessoas podem digitalizar códigos QR com seus smartphones para acessar sites, tornando-os um dos tipos mais comuns de códigos de barras 2D.

Como funciona o rastreamento de inventário de códigos de barras?

A adequação de um sistema de inventário de código de barras para sua empresa deve ser estabelecida antes da implementação. Este sistema provavelmente será útil se você supervisionar qualquer tipo de inventário físico.

  • Você mantém o estoque em um depósito: lidar com centenas ou até milhares de produtos sem um mecanismo para rastreá-los pode ser um desafio.
  • Os códigos de barras são necessários para os produtos que seus fornecedores ou comerciantes compram de você, mesmo que você possa funcionar sem um sistema de gerenciamento de estoque que use códigos de barras.

Por que o rastreamento de inventário de códigos de barras é usado?

Quando uma empresa se torna mais sofisticada, algumas tarefas devem ser automatizadas para atender à demanda. Por dois motivos, o controle de estoque se enquadra nessa categoria:

  • As contagens manuais de inventário são cansativas e consomem recursos que podem ser usados ​​para empreendimentos mais produtivos.
  • Manter os níveis de estoque manualmente aumenta a possibilidade de erros humanos, que podem levar a erros caros, omissões e perda de material.

Ambos os problemas podem ser resolvidos com um sistema de código de barras. Você pode atualizar rapidamente seus registros de inventário digitalizando o código de barras em vez de inserir manualmente os SKUs em uma planilha. No tempo que levaria para inserir manualmente alguns caracteres, você poderia rastrear dezenas de itens.

Como começar a utilizar um sistema de rastreamento de inventário de código de barras para pequenas empresas

Veja como usar um sistema de rastreamento de inventário de código de barras para pequenas empresas:

#1. Estabeleça seus SKUs

Agora é hora de construir um banco de dados de suas unidades de manutenção de estoque (SKUs) ou códigos universais de produtos (UPCs) para simplificar o gerenciamento de estoque. Cada item em um inventário deve ter um ou mais dos seguintes descritores:

  • Tamanhos das mercadorias
  • Custo de compra
  • O mínimo que você precisa para o seu inventário
  • A descrição física de um item

#2. Escolha um sistema de rastreamento de inventário de código de barras

Sem um sistema de software para gerenciamento de estoque, os códigos de barras são inúteis. Para diminuir os erros e automatizar ainda mais os processos da sua empresa, o QuickBooks Enterprise inclui recursos de leitura de código de barras.

#3. Escolha os tipos de códigos de barras que deseja empregar

A escolha do código de barras depende da quantidade de dados que você precisa codificar neles. Os códigos de barras 1D devem ser adequados se você precisar rastrear apenas uma quantidade modesta de dados e tiver uma pequena quantidade de estoque.

#4. Faça seus códigos de barras agora

Para criar os códigos de barras que acompanham seu inventário, use seu sistema de software de inventário. Um gerador de código de barras no QuickBooks Enterprise gera um código especial para cada item.

#5. Coloque códigos de barras em seu inventário

A etapa mais fácil e crucial no procedimento é esta. Use uma impressora de código de barras para imprimir suas etiquetas e cole-as em cada item. Certifique-se de que a etiqueta esteja visível para que possa ser rapidamente digitalizada.

Sistema de rastreamento de estoque para pequenas empresas

Como sabemos da importância de um sistema de rastreamento de estoque para pequenas empresas, por que não adquirir um para sua pequena empresa hoje? Confuso sobre qual escolher? Aqui está o sistema de rastreamento de estoque para pequenas empresas que você pode usar:

#1. Gestão de Inventário Periódico

Se você está procurando uma alternativa para o gerenciamento diário de estoque, considere mudar para um sistema de estoque periódico. Isso pode acontecer toda semana, todo mês, todo trimestre ou todo ano. Você não precisa de um software de gerenciamento de inventário para o sistema. Em vez disso, todos os itens do estoque são contados manualmente e registrados em lançamentos contábeis manuais.

O benefício de adotar um sistema de gerenciamento de estoque periódico é que ele é fácil de configurar e manter. Portanto, é perfeito para pequenas empresas que não mantêm estoques significativos.

#2. Gestão de Inventário Perpétuo

Os sistemas para gerenciamento de estoque mantêm o controle permanente do estoque. Isso significa que, quando as coisas são compradas ou um novo estoque é recebido, as modificações nos níveis de estoque são feitas automaticamente e as compras e devoluções são imediatamente registradas em suas contas de estoque. As empresas precisam de software, geralmente um sistema POS ou software de gerenciamento de estoque, para usar o sistema perpétuo.

As principais vantagens de um sistema de gerenciamento de estoque permanente são não ter que criar entradas de fechamento e sempre ver as informações mais atualizadas sobre os níveis de estoque, o que ajuda as organizações a solicitar a quantidade correta de mercadorias.

#3. Sistema de rastreamento de inventário de código de barras

Cada produto vendido é identificado por um número usando sistemas de inventário de código de barras. O fabricante e fornecedor das mercadorias, sua localização, peso, quantidade de cada item em estoque e outros detalhes podem ser representados pelos números do código de barras.

O uso de sistemas de inventário de código de barras está relacionado a contagens de inventário em andamento. O programa de inventário pode ser usado para escanear o código de barras exclusivo de cada produto quando ele é comprado, vendido ou transportado. Isso altera instantaneamente os níveis de estoque e outros dados.

#4. Sistemas de identificação por radiofrequência (RFID)

As ondas de rádio são transmitidas de um dispositivo de leitura para uma etiqueta (um pequeno microchip) na tecnologia RFID. Os dados da etiqueta, que muitas vezes compreendem um número de identificação de estoque ou dados específicos do produto, como números de estoque e lote e datas de fabricação, são lidos pelo leitor.

Os sistemas de código de barras são aprimorados pelos sistemas de inventário RFID. Eles não exigem varredura de linha de visão e podem ler etiquetas a 40 metros de distância. Os sistemas RFID são uma opção adequada por causa disso para empresas que administram grandes estoques, armazéns de vários níveis ou instalações de distribuição.

Sistema de rastreamento de estoque de varejo

Com um sistema de rastreamento de estoque de varejo, você pode gerenciar seus produtos de maneira adequada e eficiente. Os sistemas de gerenciamento de estoque são usados ​​pelos varejistas para agilizar e automatizar o processo de estoque para as operações diárias da loja.

Gerenciamento de pedidos de compra, avisos de estoque baixo, pedidos de transferência, agrupamento, inventário em vários locais, sincronização de estoque em vários canais, alocação de custos de desembarque, levantamento de estoque e recursos de relatório de inventário são recursos comuns do software. Você pode acompanhar seu estoque, sincronizar vendas e níveis de estoque e determinar o que reabastecer e quando. Sua cadeia de suprimentos será mais eficiente e seu desempenho de vendas aumentará com um sistema de gerenciamento de estoque de varejo competente. Aqui vai o sistema de rastreamento de estoque de varejo que você precisa conhecer

#1. Loja Mage

Um sistema robusto de gerenciamento de estoque está incluído no sistema de ponto de venda (POS) conhecido como Magestore. É nativo do Magento e funciona bem para as lojas omnichannel sincronizarem todos os canais de distribuição e vendas. Com acesso simples de qualquer dispositivo e navegador, você pode centralizar todas as atividades e dados em um back-end. Isso dá flexibilidade e segurança à sua loja de varejo.

# 2 Shopify

Independentemente da localização, a plataforma de comércio eletrônico da Shopify permite que os proprietários de empresas vendam mais de seus itens online. Ele fornece uma vitrine virtual com temas profissionais e um construtor de sites baseado na web, onde você pode gerenciar listas de produtos e desenvolver sua marca.

Ele tem a reputação de fornecer opções de pagamento simples, interfaces integradas e gerenciamento operacional eficiente, incluindo monitoramento de produtos, gerenciamento de lojas e estatísticas de desempenho. As funções fundamentais de controle de estoque para varejistas são fornecidas pelo sistema de gerenciamento de estoque Shopify, que está incluído no pacote.

#3. Varejo Lightspeed

Para pequenas lojas de varejo, o Lightspeed combina gerenciamento de estoque e software de ponto de venda. Por meio da conectividade entre pedidos feitos pessoalmente e online, o Lightspeed, plataforma desenvolvida exclusivamente para lojas físicas e online, auxilia as empresas no acompanhamento de seus estoques e vendas. É uma solução móvel completa baseada em nuvem que aprimora o gerenciamento de suas lojas e o atendimento ao cliente, ao mesmo tempo em que agiliza sua cadeia de suprimentos.

A Lightspeed Retail fornece um ótimo software de gerenciamento de estoque, além de sua oferta principal, que é o ponto de venda. Juntamente com vários conectores, ele pode gerenciar pedidos de compra, manter estoque e concluir pedidos de clientes. Com um laptop, iPad ou telefone celular, você pode gerenciar estoque, clientes, equipe e vendas.

#4. Praça para Varejo

Um sistema de ponto de venda baseado em nuvem para varejistas chamado Square for Retail tem funcionalidade semelhante ao software de inventário de varejo. A Square fornece aos proprietários de lojas informações e dados relevantes, processa transações rapidamente e simplifica o gerenciamento de estoque. Este sistema de gerenciamento de estoque é o mais utilizado e recomendado para novos empresários. Para organizações de varejo, a Square oferece um serviço de registro completo, uma variedade de recursos robustos e uma interface fácil de usar.

Controlar estoques, processar pagamentos, gerenciar relacionamentos com clientes, relatórios e gerenciamento de pessoal são funções importantes. Qualquer equipamento Square pode se integrar ao recurso de processamento de pagamentos integrado do Square.

#5. PDV de vendas

O Vend é um software de PDV e inventário de varejo que é executado na nuvem e pode ser dimensionado para acomodar qualquer tipo de negócio no setor de varejo. Pode ajudá-lo a gerir o seu negócio na loja, online e em viagem, quer tenha um pequeno, médio ou grande estabelecimento retalhista. Uma grande variedade de recursos está disponível no software para gerenciar vendas, estoque, informações do cliente e experiências do cliente. Possui um aplicativo específico para dispositivos iOS e é compatível com uma variedade de gadgets, incluindo PCs, Macs e iPads.

Para proprietários de empresas de varejo, a Vend atua efetivamente como um balcão único. Seu preço é justo e flexível o suficiente para acomodar as necessidades e recursos de várias empresas.

O que exatamente está sendo rastreado?

Geralmente, um sistema de rastreamento de estoque pode ficar de olho nos seguintes dados:

#1. Uma contagem de estoque atual

A quantidade de cada recurso que você possui é mostrada por este número. Essas informações devem ser continuamente atualizadas para que você possa determinar se possui estoque suficiente para todas as suas operações comerciais, incluindo a produção de novos produtos e o atendimento de pedidos de clientes. Além disso, os dados adicionais rastreados têm como base os níveis de estoque.

#2. Locais para Estoque

Seu estoque não deve ficar em um lugar por muito tempo, mesmo na melhor das hipóteses. (Se isso acontecer, ele se transformou em estoque de baixa rotatividade ou estoque morto.) Assim que o estoque chega ao seu depósito, ele é movido conforme é classificado e categorizado, depois armazenado e, finalmente, recuperado e transferido para o seguinte passo em sua cadeia de suprimentos. Como seu estoque não fica no mesmo lugar o tempo todo, é fundamental manter o controle de onde ele está para que você possa localizá-lo rapidamente em caso de emergência.

#3. Precisão de inventário

A relação entre a quantidade de estoque que foi rastreada e a quantidade de estoque que está fisicamente presente em sua posse é chamada de KPI (Key Performance Indicator). Embora o ideal seja que ambos os números coincidam, pode haver diferenças devido a questões como roubo, danos, erros de cálculo e falta de fornecedores. Você pode avaliar o tamanho dessas diferenças observando a precisão do inventário. Para que seus processos de negócios sejam executados com eficiência, a precisão do estoque é tão importante quanto os níveis de estoque.

#4. Custos de transporte

Esta é a soma total de dinheiro gasto em manter, armazenar e possuir seus bens. Você deve considerar quanto gasta com segurança, pessoal, armazenamento e despesas relacionadas. Você pode determinar quanto tempo sua empresa pode manter esse estoque antes de começar a perder dinheiro como resultado, observando suas despesas de manutenção. As duas principais causas dos altos custos de manutenção são o estoque lento e o estoque morto, portanto, você precisará encontrar um meio de remover ou vender as coisas se quiser reduzir seus custos de manutenção.

#5. Avaliação de Inventário

Durante a preparação das demonstrações financeiras de uma empresa, esse procedimento é usado para determinar o valor do estoque não vendido. Seu estoque restante recebe um valor financeiro por meio da avaliação de estoque, que deve ser incluída em seu balanço. Além disso, isso pode ser usado para calcular seu giro de estoque.

#6. Movimentação de Estoque

A taxa na qual seus produtos são vendidos é conhecida como rotatividade de estoque. Vendas mais fortes são indicadas por um valor maior e vendas piores são indicadas por um valor menor. Se sua empresa está indo bem ou se sua abordagem de vendas precisa ser melhorada, o giro de estoque pode informá-lo. Para determinar o seu, use nossa calculadora gratuita de rotatividade de estoque.

#7. Reorganizar Níveis

O nível preciso de estoque para um determinado item abaixo do qual ele precisa ser reabastecido ou substituído é conhecido como ponto ou nível de reabastecimento. Pontos de reabastecimento são necessários para evitar rupturas de estoque (situações em que o vendedor fica sem estoque).

Por que o sistema de rastreamento de estoque é necessário?

O sistema de rastreamento de estoque é necessário porque:

#1. Uma visibilidade de estoque aprimorada

Você pode acompanhar todos e cada um de seus produtos à medida que eles se movem em seu depósito ou instalação de armazenamento, desde o momento em que chegam até o momento em que saem, usando o rastreamento de estoque. Terá assim acesso a informação sobre a localização atual de cada produto, níveis de stock, ordens de compra e venda pertinentes, etc.

#2. Evitar escassez

Você pode determinar o que não tem e reabastecer seu suprimento a tempo se tiver uma contagem precisa de seus bens. Ao fazer isso, você pode evitar ficar sem suprimentos e perder vendas valiosas. Em pesquisa da Peoplevox, 34% das empresas disseram que entregavam os pedidos com atraso porque não tinham os itens em estoque, mesmo que não soubessem disso no momento do pedido.

#3. Previsões de inventário aprimoradas

Você pode prever quanto estoque precisará para atender à demanda futura se tiver uma contagem precisa de seu estoque em vários pontos ao longo do ano. Isso pode ajudá-lo a fazer escolhas de compras sensatas e evitar o excesso ou falta de estoque. As empresas podem economizar 10% em seus gastos com estoque, evitando o excesso e a falta de estoque, de acordo com uma análise da McKinsey & Company.

#4. Rastreando Vários Locais

Pode ser um desafio para as empresas manter o controle de seu estoque se usarem diferentes armazéns ou instalações de armazenamento para armazenar suas mercadorias. Você terá sequências mais longas de informações de localização, mais áreas para extraviar itens, mais locais para contar prateleiras, mais locais para organizar a entrega e assim por diante, se você tiver vários armazéns. É por isso que alguns sistemas permitem rastrear várias lojas a partir da mesma interface. A complexidade desses dados pode ser significativamente diminuída ao ter todos os seus dados acessíveis em um único local.

#5. Detecção de erro mais rápida

Você pode detectar anormalidades desde o início, sejam erros, quedas ou aumentos nas vendas ou custos imprevistos, monitorando consistentemente seus níveis de estoque. Se você puder identificar esses problemas antes que eles se tornem sérios, poderá corrigi-los.

Mesmo que o monitoramento de estoque pareça uma operação bastante simples, pode ser bastante desafiador quando há mais produtos envolvidos, como é o caso de empresas maiores. Rastrear manualmente suas coisas não é mais uma opção além de um certo ponto. Um método para rastrear o estoque pode ser útil nessa situação. O software que ajuda você a acompanhar o movimento e a localização de seu estoque é chamado de sistema de rastreamento de estoque. Mesmo que existam alguns sistemas autônomos usados ​​apenas para rastreamento de estoque, a maioria dos sistemas de rastreamento de estoque é, na verdade, um componente do software de gerenciamento de estoque.

Qual é o melhor programa para controlar o estoque?

Aqui está o melhor programa para manter o controle de estoque:

  • Melhor Geral: Cin7 Orderhive.
  • Melhor para empresas B2B: inFlow.
  • Melhor para lojas de varejo: Lightspeed Retail.
  • Melhor para restaurantes: Upserve.
  • Melhor para Manufatura: Megaventory.
  • Melhor opção gratuita: Zoho Inventory.

Qual é a maneira mais fácil de rastrear o estoque?

Usar um sistema de software de gerenciamento de inventário confiável e fácil de usar é o melhor método para acompanhar seu inventário. Você também pode usar códigos de barras e códigos QR para automatizar operações demoradas e propensas a erros, receber notificações em tempo real, adicionar fotografias importantes à sua lista de inventário e muito mais usando o software de gerenciamento de inventário.

Como faço para gerenciar o inventário no Excel?

Veja como gerenciar estoque no Excel:

  • Evite armadilhas e erros com o inventário do Excel
  • Atualize imediatamente
  • Use a nuvem
  • Aproveite o tempo para consolidar os dados
  • Revise seus dados
  • Auditoria e revisão
  • Saiba quando atualizar

Quais são as 5 etapas para sistemas de inventário eficazes?

A seguir estão as 5 etapas para sistemas de inventário eficazes:

  • Crie um sistema para obter informações precisas e acessíveis sobre seu inventário
  • Crie um processo exclusivo personalizado para o seu tipo de negócio
  • Fique de olho nas tendências contemporâneas do setor
  • Esteja preparado para flutuações na oferta e demanda

Pensamentos finais

Mesmo nas melhores circunstâncias, pode ser difícil manter seus consumidores satisfeitos. Essa dificuldade só aumenta. O software de gerenciamento de estoque correto pode fornecer uma série de vantagens, como maior produtividade, mais eficiência e visibilidade mais clara. No entanto, os verdadeiros vencedores serão, sem saber, seus consumidores por causa dessas vantagens.

Referências

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