Para manter a legalidade de sua empresa e a segurança de seus funcionários, é essencial garantir a conformidade do RH. Para reduzir o risco legal da empresa, uma equipe dedicada de Compliance de Recursos Humanos ou uma pessoa de RH designada é responsável por negociar diferentes regras e regulamentos federais e estaduais. O RH auxilia na prevenção de possíveis responsabilidades, penalidades e controvérsias que possam prejudicar a reputação da empresa dessa forma. Nesta postagem, veremos o que significa compliance de RH, seu trabalho, treinamento, software e sua importância.
Vamos rolar!!!
Conformidade de RH
A criação de políticas e procedimentos para garantir que sua empresa cumpra as leis e regulamentos trabalhistas atuais é conhecida como compliance de RH. O RH não apenas trabalha para verificar se os regulamentos do local de trabalho estão em conformidade com a legislação estadual e local, mas também faz cumprir as políticas para garantir que todos os funcionários as obedeçam.
Como todos os empregadores são obrigados a cumprir suas obrigações legais, a conformidade de RH é essencial para sua empresa. A não conformidade pode resultar em multas, penalidades ou até mesmo ações legais que podem ser ruins para os negócios. Em outras palavras, para proteger sua empresa, os líderes de RH devem priorizar a conformidade de RH.
Dentro do RH, existem inúmeras variações na observação. Começaremos com quatro:
- Conformidade estatutária: A conformidade estatutária implica colocar em prática e manter as regras estabelecidas pelo governo em relação ao emprego e ao local de trabalho.
- Conformidade regulamentar: este tópico ocasionalmente se sobrepõe à conformidade estatutária, mas há uma diferença no fato de que sua empresa deve cumprir os regulamentos de uma determinada autoridade reguladora.
- Cumprimento contratual: Como deve ser, o cumprimento contratual refere-se à adesão da sua organização às regras e condições a que está sujeita.
- Cumprimento da lei sindical: algumas empresas podem trabalhar com funcionários sindicalizados. O Screen Actors Guild, por exemplo, representa quase 100,000 atores e técnicos.
Trabalho de Conformidade de RH
Abaixo estão alguns trabalhos em que você pode trabalhar como um trabalho de conformidade de RH:
#1. Trabalho de Gerente de Conformidade, Auditoria e Política de RH
Com o Workday servindo como a base de seu departamento de Operações Globais de RH interdivisional, a Flutter está atualmente realizando uma emocionante transição de RH. As marcas e divisões da Flutter receberão serviços de alta qualidade e soluções de RH ágeis e escaláveis deste centro de excelência para pessoas. A fim de impulsionar e apoiar iniciativas em áreas como recompensa; talento, engajamento, aprendizado; auditoria, política e conformidade, uma nova função de suporte de serviços especializados colaborará com equipes de RH especializadas.
#2. Trabalho de Consultor de Conformidade de RH
Esta posição, que se reporta ao Gerente de Serviços Compartilhados de RH, é responsável por garantir que todas as tarefas administrativas de RH necessárias – incluindo contratação, demissão e todas as verificações regulamentares necessárias – sejam realizadas. O escolhido terá um contrato de 12 meses a termo certo e terá a opção de trabalhar tanto no escritório quanto em casa.
#3. Estagiário de compliance de RH - 12 meses de trabalho
O estagiário de conformidade de RH ajudará em muitas iniciativas de conformidade de RH no Reino Unido e na Europa Ocidental, enquanto trabalha com o gerente de conformidade de RH da Europa Ocidental e o analista de conformidade de RH do Reino Unido. Haverá uma variedade de tarefas, como revisar políticas, responder a perguntas ad hoc de funcionários e ajudar com a papelada de integração. Além disso, será necessária assistência com auditorias remotas de locais para verificar a conformidade com as leis nacionais e as políticas e procedimentos de RH da SLB. Esta será uma posição prática, portanto, o candidato ideal deve estar muito interessado em compliance e leis trabalhistas em geral.
#4. Trabalho de Diretor de Compliance e RH
A posição exige uma combinação de habilidades analíticas, conhecimento dos requisitos de negócios, alta consciência comercial, habilidades administrativas aguçadas e atenção aos detalhes. Juntamente com uma atitude alegre e positiva, a experiência anterior de trabalho com ISO 13485 ou 9001 seria uma grande vantagem.
#5. Trabalho de Diretor de Conformidade e Integração de RH
Você pode interagir com enfermeiras, médicos e outros profissionais de saúde ao lidar com seus pedidos de imigração, pedidos de direito ao trabalho, verificações DBS, referências e autorizações de saúde ocupacional como parte de sua função de equipe em ritmo acelerado. Para garantir que todas as verificações pré-emprego sejam concluídas antes da data de início programada, você redigirá contratos de trabalho e trabalhará sob pressão. Como ponto de contato inicial dos novos contratados, você será responsável por estabelecer um relacionamento com eles e seu novo gerente de linha.
#6. Trabalho de Coordenador de RH / Administrador de RH
A função do Coordenador de RH é gerenciar o processo e produzir documentação para ofertas de emprego, novas contratações, desligamento de funcionários, períodos probatórios e promoções, além de fornecer coordenação e assistência administrativa para a função de RH. assistência com tarefas relacionadas a funcionários para o Parceiro de Negócios de RH e Líderes de Unidade de Negócios.
Treinamento de Conformidade de RH
Portanto, o treinamento de conformidade de RH é o processo de informar os funcionários sobre as regras e regulamentos que afetam suas responsabilidades diárias de trabalho. Ajuda na prevenção de problemas no local de trabalho, como organizações que infringem a lei. Para regulamentar as atividades e locais de trabalho, vigorosas regras, leis e regulamentos federais e estaduais foram implementados. Esses critérios de conformidade sofrem alterações anuais em determinadas áreas. Treinamento regular deve ser realizado para garantir que empregadores e funcionários estejam sempre informados sobre essas regras.
Por que o Treinamento de Conformidade de RH é tão importante?
Os indivíduos muitas vezes sucumbem aos seus preconceitos e agem de maneiras que levam a situações desorganizadas. Ao oferecer treinamento de conformidade de RH, cada funcionário tem um ponto de check-in. Para evitar comportamentos ofensivos, prejudiciais e perturbadores, como assédio e discriminação, o treinamento de conformidade em sua empresa tem apenas uma função: responder à pergunta.
O comportamento desrespeitoso e impróprio das pessoas em relação a funcionários específicos pode ser coibido quando eles são especificamente notificados de que tal comportamento é proibido, permitindo que eles permaneçam concentrados em suas obrigações de trabalho. O treinamento de conformidade de RH também garante uniformidade na forma como o assédio e a discriminação são vistos, relatados, investigados e documentados em sua empresa.
O primeiro e mais importante passo para estabelecer um local de trabalho agradável e produtivo e uma cultura de honestidade, confiança e conformidade é, portanto, o treinamento de conformidade de RH. O treinamento regular de conformidade também pode ajudá-lo a defender sua empresa de quaisquer ações judiciais que os funcionários em potencial possam apresentar.
Quais tópicos devem ser abordados em um curso de conformidade de RH?
Seu objetivo principal deve ser educar todos os funcionários sobre o que constitui assédio, discriminação e violência no local de trabalho. Seu pessoal deve aprender quais comportamentos são inaceitáveis durante o treinamento. Deve enfatizar que o comportamento impróprio deve ser relatado e explicar as implicações de tais atividades. O processo de denúncia de assédio, agressão e discriminação precisa ser muito específico.
Seus supervisores de recrutamento devem ser instruídos a não mencionar essas características diretamente durante a entrevista e o processo de seleção ou levá-las em consideração ao tomar qualquer decisão de contratação de pessoal.
Com que frequência os trabalhadores devem receber treinamento de conformidade?
Para os funcionários atuais, o treinamento de conformidade de RH é normalmente obrigatório pelo menos uma vez por ano. Novos contratados devem, no entanto, sempre ter uma sessão individual de treinamento de compliance. Considere que você já deu treinamento de conformidade de pessoal anteriormente; nesse caso, é provável que você tenha todas as informações necessárias para apresentar, como arquivos PDF ou longas palestras em vídeo. Eles podem ser usados para fornecer regularmente à sua equipe treinamento de atualização para que eles possam manter a conformidade em primeiro lugar.
O monitoramento e a documentação do treinamento de conformidade de RH precisam ser feitos?
É possível demonstrar a conformidade com os padrões do setor ou governamentais mantendo registros rigorosos que demonstram que sua empresa concluiu o treinamento de conformidade de pessoal. Portanto, você deve documentar quando cada sessão de treinamento de conformidade para sua equipe foi concluída. Usar um sistema de gerenciamento de aprendizado para rastrear e gerenciar registros de conformidade e treinamento é a solução mais fácil. Como alternativa, você pode gravar uma folha de assinatura de uma aula que está ministrando com um instrutor.
Como o treinamento de conformidade de RH pode inspirar a participação dos funcionários?
Dado o quão importante é para os trabalhadores manter a conformidade, as sessões de treinamento de conformidade devem ter o mesmo peso. Participar da equipe de liderança da sua empresa é a abordagem mais rápida para garantir o envolvimento total da força de trabalho. Por exemplo, quando o CEO ocasionalmente participa de um treinamento, a equipe reconhecerá sua importância imediatamente. Além disso, o grau de envolvimento e a participação geral no treinamento podem ser vinculados às avaliações dos funcionários. Apesar do fato de que esta medida pode parecer excessivamente rigorosa, ela funcionará. A verdade é que o sucesso da sua organização depende da implementação de treinamento extensivo de compliance.
Software de Conformidade de RH
Cada uma das soluções de gerenciamento de conformidade nesta lista tem um desempenho um pouco diferente. O que é adequado para você dependerá dos requisitos de sua empresa. O seguinte fornece uma visão geral sucinta de cada software de gerenciamento de conformidade. Aqui estão alguns dos recursos de destaque de cada programa, bem como capturas de tela que mostram a interface do usuário.
#1. Software de conformidade de RH: Deel
Deel é uma ferramenta de envio de RH de ponta que auxilia as empresas a garantir que seu pessoal seja empregado e pago de acordo com as leis e regulamentos regionais. Todas as principais áreas de conformidade, incluindo segurança, legislação trabalhista, folha de pagamento, benefícios e imigração, são cobertas pelos recursos do software, que incluem aprovações de fluxo de trabalho, gerenciamento de documentos e geração de relatórios.
A Deel oferece uma variedade de recursos que tornam mais fácil para os usuários gerenciar a conformidade das empresas. As integrações com soluções de software de RH populares estão entre os novos recursos mais recentes, simplificando a importação e exportação de dados de conformidade. Programas de software populares, incluindo Ashby, SCIM, Hibob, Expensify, Greenhouse, Netsuite, Okta, OneLogin, Quickbooks, Xero, Workday, BambooHR e Workable, todos têm integrações disponíveis. O Deel também inclui uma API aberta para facilitar integrações mais personalizadas.
#2. Software de conformidade de RH: iSpring Learn
Você pode realizar a integração da maneira mais eficiente possível e aumentar o treinamento de seus funcionários com a ajuda do iSpring Learn. Todos os documentos necessários podem ser digitalizados, as apresentações PPT podem ser convertidas para uma versão online, carregadas no site e entregues a novos contratados. Como alternativa, desenvolva cursos de treinamento on-line e organize-os em caminhos de aprendizado. Você pode obter os relatórios de progresso do aluno mais completos e abrangentes do iSpring Learn para um indivíduo específico, uma divisão ou toda a equipe. Você pode determinar os pontos fortes e áreas de melhoria de um funcionário, sua vontade de aprender novas habilidades e outros detalhes cruciais que o ajudam a determinar se eles devem ou não permanecer na empresa após o período de experiência e como melhor desenvolvê-los para alcançar seus objetivos. potencial total.
Seu sistema de RH, sistema ERP, portal corporativo e outros sistemas estão perfeitamente integrados ao iSpring Learn. Essa plataforma oferece integrações com ADP, zoom, BambooHR, Salesforce e Workday. Você pode criar integrações exclusivas com outros produtos que possa estar utilizando graças à sua API REST/SOAP.
#3. Software de conformidade de RH: Homebase
Usando atualizações automáticas e outros recursos de monitoramento de conformidade, o Homebase é um software de recursos humanos completo que permite que pequenas empresas fiquem a par das normas trabalhistas e de conformidade. A Homebase ajuda as empresas a aderir às leis trabalhistas locais, estaduais e federais, salvando os dados necessários do cartão de ponto, monitorando as pausas e monitorando as horas extras para garantir que não excedam os limites permitidos.
O Fair Labor Standards Act determina que os empregadores em organizações sediadas nos EUA coloquem pôsteres de leis trabalhistas em todo o local de trabalho. A Homebase fornecerá a você um cartaz atualizado para agilizar o procedimento e garantir que você esteja sempre em conformidade quando as regulamentações trabalhistas mudarem, além de enviar avisos automáticos de conformidade. Para manter seus registros de treinamento em conformidade, ele também notifica automaticamente os usuários quando as certificações de funcionários estão prestes a expirar. Várias plataformas de RH conhecidas, incluindo Gusto, Quickbooks, ADP, Rippling, Square Payroll, Paychex e SurePayroll, bem como vários fornecedores de ponto de venda, têm opções de integração.
#4. Software de compliance de RH: Diligent ESG
O Diligent é um aplicativo de gerenciamento de qualidade e governança, risco e conformidade (GRC) com recursos criados para uma variedade de setores, incluindo saúde e bancos. Os recursos de conformidade incentivam a conduta legal entre os funcionários e fornecem informações úteis ao RH. Oponha-se diligentemente a preços e promoções. No entanto, através do site, você pode solicitar mais detalhes. É simples gerenciar conformidade e risco. O software auxilia o RH a ficar de olho nas atividades para identificar antecipadamente a não conformidade. Por exemplo, chamará imediatamente sua atenção para possíveis conflitos de interesse, para que você possa agir antes que eles se tornem um problema. Além disso, você pode desenvolver regras compatíveis e implementá-las para todo o pessoal da sua organização.
#5. Software de conformidade de RH: Cornerstone OnDemand
O Cornerstone é um sistema robusto de software de gerenciamento de talentos de RH focado em compliance. Eles ajudam na mitigação de riscos para toda a sua empresa. O produto é excelente para auxiliar os funcionários no treinamento de conformidade. Para garantir que todos concluam as lições pertinentes às suas profissões, você pode automatizar os caminhos de treinamento com base nas funções.
Os funcionários podem acessar facilmente o treinamento usando o painel do funcionário em um PC ou dispositivo móvel. Depois de concluírem os programas necessários, eles podem acessar cursos adicionais para continuar seus estudos. O RH pode monitorar estatísticas como a conclusão do curso usando o painel, enquanto isso. A ferramenta controla as ações que você realiza para manter a conformidade. Para garantir que você esteja preparado para as investigações, use esta trilha de auditoria. Você pode comunicar essas percepções aos líderes por meio de relatórios personalizáveis.
Importância da Conformidade de RH
Agora que vimos do que se trata o compliance de RH, vejamos sua importância:
#1. Importância da conformidade de RH: evitando multas e questões legais
Uma auditoria externa do seu negócio pode acontecer a qualquer momento. O objetivo de uma auditoria de conformidade externa é examinar como sua empresa cumpre os requisitos legais ao conduzir uma auditoria. Você pode evitar problemas legais e economizar dinheiro para sua empresa, aderindo às várias leis e regulamentos relevantes para seu setor.
#2. A importância da conformidade de RH: defendendo a reputação de uma empresa
Casos de não conformidade, como classificação incorreta de funcionários ou falta de segurança no local de trabalho, são frequentemente discutidos na mídia e podem prejudicar sua reputação como empresa e como empregador. Isso tem efeitos adicionais em suas estratégias de contratação, retenção e confiança do cliente.
#3. Importância da conformidade de RH: criando um local de trabalho fantástico
Estabelecer um ambiente em que seus funcionários se sintam seguros e possam confiar em você como empregador exige a conformidade do RH.
Como garantir a conformidade de RH?
Sua empresa estará mais bem preparada para o sucesso a longo prazo se você aderir às melhores práticas de compliance de RH.
#1. Observe os requisitos de conformidade que dizem respeito a você.
As leis e diretrizes que você deve seguir dependem de uma série de variáveis, incluindo sua região, o setor em que você opera e o tamanho de sua empresa. Você pode usar o software de conformidade para monitorar os requisitos regulamentares para ajudá-lo nisso.
#2. Atribua diferentes funções no departamento de RH para conformidade
Os membros de sua equipe de RH devem estar bem cientes de suas responsabilidades em garantir a conformidade de RH. Considere as seguintes perguntas ao planejar seu tempo: Muitos membros da equipe compartilham essa tarefa ou você designa um indivíduo para ser responsável pela conformidade? Em caso afirmativo, essa pessoa possui a experiência e o conhecimento necessários? Como eles seriam desenvolvidos se não?
Com base em seus requisitos, você pode até optar por trabalhar com uma agência de consultoria ou contratar um funcionário/gerente/equipe de conformidade de RH dedicado em uma grande empresa. Além disso, você pode precisar de assistência jurídica. Como resultado, pode ser necessário configurar uma equipe multifuncional para auxiliar na conformidade em sua empresa.
#3. Fique por dentro das mudanças legislativas
Fique atento às mudanças nas leis e regras que afetam sua empresa. As alterações ocorrem frequentemente no início do ano.
#4. Revise periodicamente suas políticas de RH
Realize regularmente auditorias de RH para verificar a observação de suas políticas de RH, como políticas de licença, políticas de não discriminação e políticas salariais. Reflita um pouco sobre a revisão de suas políticas. Além disso, você pode fornecer treinamento de conformidade de RH para sua equipe. Treinamento de plano de ação afirmativa, treinamento de conformidade de entrevista para agências de recrutamento e novos entrevistadores e treinamento sobre o Fair Labor Standards Act (FLSA) são alguns exemplos.
#5. Seja consistente em como você implementa suas políticas.
Você deve ser consistente ao realizar auditorias de RH, usar suas políticas de procedimento disciplinar, utilizar FMLA e realizar outros procedimentos. Alternativamente, poderia criar espaço para não conformidade e problemas legais.
#6. Faça uso da tecnologia de RH
Verifique primeiro a conformidade da sua tecnologia de RH com a legislação relevante, como o GDPR, se você trabalha na Europa, ou leis de privacidade. Além disso, muitos produtos de RH oferecem elementos de observação que simplificam a garantia da observância.
#7. Estabeleça uma lista de verificação de conformidade de RH.
Usar a lista de verificação de observação de RH pode ajudá-lo a se lembrar de tudo. Além de uma lista de verificação mais geral para observação corporativa, você pode criar uma lista de verificação de adesão para recrutar novos funcionários.
Quais são as funções e responsabilidades de conformidade de RH?
Compliance de RH envolve a criação de políticas e procedimentos para o cumprimento da legislação trabalhista e trabalhista.
O que é a lista de verificação de conformidade de RH?
Os profissionais de recursos humanos usam uma lista de verificação de conformidade de RH para se preparar para uma auditoria.
Quais são os componentes da conformidade de RH?
Isso inclui aderir aos requisitos específicos e completos da lei trabalhista com relação a avisos de funcionários, leis trabalhistas e proteções de segurança.
Quais são os 3 principais pilares da conformidade?
Os três pilares fundamentais do gerenciamento de conformidade eficiente são pessoas, processos e tecnologia.
Quais são os exemplos de compliance de RH?
- Lei de Padrões Justos de Trabalho (FLSA)
- Lei de cuidados acessíveis (ACA)
- Lei de Igualdade de Pagamento (EPA)
- Lei dos Americanos com Deficiência.
- Lei de licença médica e familiar.
- Lei de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA)
- Título VII da Lei dos Direitos Civis.
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Referências
