Para ser produtivo no trabalho, você deve usar maneiras eficazes de concluir suas tarefas. Dependendo de quantas pessoas ou departamentos usam esse procedimento como parte de seu fluxo de trabalho, um processo ineficiente pode impactar toda a organização. Conhecer os sinais de processos ineficientes pode ajudá-lo a identificá-los em seu local de trabalho e substituí-los por maneiras melhores de fazer as coisas. Este artigo explica os efeitos de processos ineficientes, compartilha como identificá-los no trabalho e oferece sugestões para melhorá-los
Como Identificar Processos Ineficientes no Trabalho
Empresas, funcionários e clientes podem ser prejudicados de diferentes maneiras por operações que não funcionam tão bem quanto poderiam. A produção acabará diminuindo, o que pode diminuir o moral, as receitas e a satisfação do cliente. Quando seus processos de trabalho não estão funcionando bem, você também tem menos chance de desenvolver novas ideias e progredir em seu campo. As ineficiências devem ser corrigidas o mais rápido possível se você quiser tirar o máximo proveito do seu trabalho e se divertir ao máximo.
12 maneiras de identificar processos ineficientes no trabalho
Aqui estão algumas maneiras de identificar processos ineficientes no trabalho, juntamente com recomendações sobre como lidar com cada um deles:
#1. Mal-entendidos repetidos
Quando mal-entendidos atormentam você e sua equipe diariamente, pode haver um problema mais sério com os sistemas e procedimentos do negócio. Mesmo que os indivíduos devam assumir a responsabilidade por sua comunicação interpessoal, pode ser um desafio conectar-se efetivamente com colegas de trabalho e clientes se eles confiarem em métodos antiquados ou práticas de comunicação inadequadas. As pessoas geralmente se comunicam mal porque perdem mensagens, respondem tarde ou não entendem o que os outros dizem.
Solução
Modernizar as tecnologias de comunicação da sua organização é uma maneira de resolver esses problemas. Configure um programa de mensagens em seu escritório para que todos possam conversar imediatamente e organizar suas mensagens por equipes, departamentos e canais.
#2. Tendo problemas para encontrar informações
A má gestão da informação é um sinal predominante de empresas com procedimentos ineficazes. O gerenciamento de informações, a documentação e a distribuição de dados são cruciais para a eficiência nas empresas modernas. Os projetos podem ser adiados quando as pessoas têm problemas para localizar informações sobre a empresa, necessárias para que possam realizar suas tarefas com eficiência.
Solução
Você pode combater informações indisponíveis criando um único banco de dados compartilhado que está sempre disponível. A eficiência total dos processos de negócios pode ser significativamente melhorada com a criação de um departamento de TI para gerenciar dados ou simplesmente transferindo todos os registros da equipe para um único local.
#3. Tecnologia desatualizada
O uso de hardware e software desatualizados também pode tornar os processos ineficazes. Embora nem todos desatualizados, é importante observar os novos desenvolvimentos do mercado e os padrões da indústria para os problemas do equipamento usado. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver sistemas desatualizados que dificultam a colaboração com empresas que utilizam software contemporâneo ou atualizam seu equipamento.
Solução
Para garantir que você tenha acesso à tecnologia mais recente, procure regularmente versões atualizadas de software e driver. Além disso, é fundamental examinar quaisquer novos avanços de mercado e padrões da indústria para o equipamento a ser usado.
#4. Muitos negócios
Altas taxas de rotatividade de pessoal podem resultar de ineficiências generalizadas no local de trabalho. Em vez de criar novos processos e implementar eles próprios a mudança, os funcionários que percebem que uma empresa tem regras e procedimentos ineficazes podem decidir pedir demissão e procurar outro emprego. Funcionários antigos podem eventualmente ficar irritados com ineficiências, e novos contratados podem notar imediatamente um local de trabalho ineficiente.
Solução
Comunique com os funcionários sobre as melhorias que eles desejam ver para resolver o excesso de rotatividade causado por procedimentos ineficazes. Pergunte aos novos contratados quais procedimentos em sua posição são diferentes daqueles em empregadores anteriores e discuta qual automação e tecnologia eles desejam usar para facilitar seus trabalhos.
#5. Procedimentos de contratação demorados
Também é mais difícil recrutar e persuadir funcionários a se juntarem à sua equipe se seus processos forem ineficientes. Pode ser um sinal de que a empresa possui procedimentos antiquados e ineficazes que desencorajam funcionários em potencial de ingressar na equipe se vários candidatos concluírem o processo de entrevista, mas recusarem suas ofertas de emprego.
Solução
Considere por que as pessoas podem não achar o trabalho atraente quando você tem um processo de contratação demorado para cada posição, porque elas continuamente rejeitam a função. Pense nos vários elementos do fluxo de trabalho do local que dissuadem os candidatos e considere automatizar esses elementos para tornar a posição menos assustadora.
#6. Tempo extenso em tarefas tediosas
Mesmo que a gerência não aceite oficialmente esse método como padrão, os funcionários geralmente tentam encontrar uma maneira mais simples de fazer as coisas quando um processo não está funcionando bem. .
Solução
Pergunte aos membros da sua equipe se eles têm sugestões de maneiras mais eficientes de fazer seu trabalho, caso passem uma parte substancial do dia realizando tarefas monótonas e repetitivas. Perguntar diretamente a eles é uma técnica fantástica para lidar com esse problema específico, porque eles provavelmente têm ideias para agilizar sua rotina e economizar tempo.
#7. Prática padronizada ruim
Mesmo que a gerência não aceite formalmente essa abordagem como padrão da empresa, os funcionários frequentemente se esforçam para encontrar uma opção mais fácil quando um local de trabalho tem um processo ineficiente. Como resultado, pode haver um aumento na falta de uniformidade do negócio. Enquanto algumas pessoas podem aderir a normas oficiais ineficazes, outras podem empregar táticas pessoais.
Solução
Aumente o envolvimento da gestão e garanta que todos utilizem os mesmos procedimentos se houver falta de uniformidade e uma mistura de vários métodos usados no local de trabalho. Você pode utilizar os dados para fazer modificações e melhorias de forma consistente depois de entender os resultados de uma metodologia.
#8. Aumento das despesas operacionais
O processo de fabricação de uma empresa provavelmente será menos eficiente se seus custos operacionais aumentarem abruptamente em relação às suas vendas. Isso pode resultar da incapacidade dos processos de produção de informar seus funcionários sobre quaisquer mudanças feitas por você que tenham afetado o trabalho deles, levando em consideração coisas como baixa motivação ou projetos mais difíceis - ineficiência do tronco.
Você pode usar a análise financeira para saber mais sobre a origem exata dos custos operacionais quando eles indicam ineficiências em uma empresa. Para determinar onde você está gastando mais dinheiro, compare os custos atuais em cada área de sua empresa com as despesas de períodos anteriores. Em seguida, crie medidas de corte de custos que caibam no orçamento desse departamento.
#9. Ignorando datas de vencimento
Processos ineficientes podem fazer com que você comece a perder prazos porque atrasam os fluxos de trabalho dos negócios. Um sistema ineficaz pode ser o culpado se você de repente começar a enviar trabalhos atrasados. Informe seus funcionários sobre quaisquer mudanças que você fez que afetaram suas carreiras, considerando coisas como baixa motivação ou projetos mais difíceis.
Solução
Quando você começar a perder prazos, veja quanto tempo levou para terminar cada parte do projeto para ver onde você pode ter ficado para trás. Isso pode ajudá-lo a descobrir qual etapa do processo está tornando-o menos eficiente. Além disso, você pode descobrir que o sistema como um todo não funciona, o que permitiria que você se concentrasse em criar uma maneira completamente nova de concluir sua tarefa ou uma nova maneira de estimar o tempo para poder definir prazos realistas.
#10. Falha em Satisfazer a Demanda
É um sinal de ineficiência se você tiver que recusar clientes e clientes porque sua infraestrutura não consegue acompanhar a demanda. Essa ineficiência pode ser útil para a empresa no curto prazo porque indica que você está pronto para expandir.
Solução
Você deve alterar seus procedimentos de negócios para aceitar mais perspectivas de negócios e acompanhar a demanda eventualmente. Isso significa procurar novos locais possíveis, comprar ferramentas de produção mais poderosas e contratar mais pessoas para lidar com mais pedidos de clientes.
#11. Uma má experiência do cliente
Quando os clientes não estão satisfeitos e recebem produtos ou serviços ruins, isso pode significar que os procedimentos e processos da sua empresa não estão funcionando. Isso mostra que a qualidade de sua produção caiu e que sua equipe de garantia de qualidade muitas vezes perde partes importantes do processo. À medida que uma empresa cresce, os clientes podem não receber tanta atenção pessoal, tornando mais fácil identificar problemas de produto e como o negócio funciona. As atualizações do sistema e o foco em tornar o negócio mais eficiente podem ajudar os clientes, o que é uma boa notícia.
#12. Reduções de preços por rivais
Se todos os concorrentes de uma empresa puderem baixar seus preços, isso poderá prejudicar sua eficiência. Devido a economias de escala e diferentes formas de fazer as coisas, é comum que algumas empresas cobrem menos do que outras. No entanto, grandes mudanças de preço podem significar que os padrões, procedimentos e práticas recomendadas do setor estão mudando.
Solução
Você pode se adaptar a essa transição observando novos desenvolvimentos em seu setor, aprendendo maneiras melhores de fabricar seus produtos e usando novas técnicas de fabricação.
O que são ineficiências de processo?
Significa quando recursos, máquinas ou equipes não estão funcionando bem ou progredindo, quando as equipes não se comunicam bem, quando o equipamento não está sendo usado porque as equipes estão esperando por recursos, quando o equipamento quebra, etc.
Quais são os sintomas típicos de um processo ruim ou ineficiente?
Aqui estão alguns sintomas típicos de processos ruins ou ineficientes
- A falta de comunicação entre as equipes ocorre com frequência.
- A taxa de rotatividade das empresas aumentou.
- É um desafio preencher novas vagas de emprego.
- Os aumentos de custos estão se tornando a norma.
- A insatisfação do cliente está piorando.
Quais são os três tipos de ineficiências?
Os três tipos principais de ineficiência são os seguintes: ineficiência produtiva, ineficiência do mercado de recursos e ineficiência X.
O que causa ineficiência no local de trabalho?
Uma das causas mais comuns de ineficiência no trabalho é a falta ou má comunicação. Isso mudará a forma como as pessoas podem medir seu progresso, ver se seus esforços estão fazendo diferença e agir com rapidez suficiente para fazer a diferença.
Quais são os tipos mais comuns de ineficiência?
Entre os tipos mais comuns de ineficiência estão:
- Ineficiência produtiva.
- Ineficiência distributiva
- Ineficiência alocativa
Como você identifica problemas de processos ineficientes?
Envolve descobrir o problema, analisá-lo, propor soluções possíveis, escolher a melhor, planejar os próximos passos e, em seguida, colocar a solução em ação enquanto avalia como funcionou.
Como você identifica um desempenho ruim?
- Aumento da quantidade de reclamações de clientes ou colegas de trabalho.
- Metas ou objetivos não alcançados.
- O trabalho concluído era de má qualidade.
- Ignorando datas de vencimento.
Como você reconhece a má gestão?
Estas são maneiras de reconhecer a má gestão.
- O troll.
- O chefe inexistente.
- A partição.
- Um microgerente
- Conforto e recusa em se adaptar
Conclusão
Dê uma olhada mais profunda em suas operações de negócios e identifique os sinais de alerta mencionados acima se você tiver alguma preocupação com o desempenho de seu pessoal ou acreditar que pode haver processos ineficientes. Embora ninguém goste de encontrar falhas em seu plano de negócios, seria melhor fazê-lo do que ter problemas sem saber deles.
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Referências
