Gerenciamento de despesas: definição e 13 melhores softwares de gerenciamento de despesas

No mundo digital em que vivemos, o sistema de transporte trazido pela tecnologia facilitou as viagens, principalmente para as empresas. Este guia nos levará ao software de gerenciamento de despesas, ao sistema, às soluções e às empresas envolvidas.

Gerenciamento de despesas

O gerenciamento de despesas é um sistema que uma empresa usa para processar, pagar e revisar as despesas iniciadas pelos funcionários. Essas despesas também podem incluir, mas não estão limitadas a, despesas de viagem e entretenimento.

Além disso, as viagens de negócios estão crescendo no mundo digital de hoje, graças à conveniência do transporte proporcionada pela tecnologia moderna. Por outro lado, o gerenciamento de despesas é necessário para processar todas as despesas incorridas como resultado de viagens corporativas.

No entanto, quando os viajantes de negócios estiverem na estrada em nome de sua empresa por motivos comerciais. Eles podem incorrer em custos adicionais, como hospedagem, transporte, refeições e assim por diante, que normalmente são custeados pelo empregador.

Importância do Gerenciamento de Despesas

Geralmente, para permanecer no negócio, todas as empresas devem ser capazes de pagar suas contas em dia, e uma dessas contas são as despesas com funcionários. No entanto, o gerenciamento de despesas sempre será crítico para qualquer empresa com funcionários que realizam negócios fora do escritório. Pode ser algo tão simples quanto um diretor de vendas externo pagando pelo almoço de um cliente deve ser documentado, aceito e reembolsado.

Portanto, as empresas que possuem sistemas eficazes de gerenciamento de despesas podem emitir esses reembolsos com rapidez e precisão. Os funcionários não gostam de esperar meses depois de incorrer em uma despesa para serem reembolsados.

O que é um software de gerenciamento de despesas?

O software de gerenciamento de despesas agiliza e organiza a entrada de despesas de uma empresa, remove rastros de papel e reduz o esforço administrativo. Em segundo lugar, o software de gerenciamento de despesas também fornece aos administradores visibilidade e rastreamento completos do uso dos recursos financeiros da empresa pelos funcionários. Além disso, o software de gerenciamento de despesas examina as despesas gerais, descobre opções de corte de custos e limita gastos excessivos. Além disso, software de controle de tempo, software de gerenciamento de viagens, software de contabilidade e software de gerenciamento de força de trabalho se fundem rotineiramente com o software de gerenciamento de despesas.

O melhor software de gerenciamento de despesas

Abaixo está o software para gerenciamento de despesas que você deve considerar. Continue lendo porque com certeza vai ajudar você e sua empresa.

#1. Software de gerenciamento de despesas SAP Concur

A SAP Concur é a fornecedora líder mundial de soluções de gerenciamento de viagens, despesas e faturamento. Além disso, este software orienta os trabalhadores em cada viagem. As cobranças são facilmente inseridas em relatórios de despesas e as permissões de fatura são automatizadas. Além disso, as empresas podem saber exatamente o que estão gastando, integrando dados em tempo real e utilizando IA para auditar 100% das transações. No entanto, as soluções da Concur reduzem os procedimentos demorados do passado, facilitam o trabalho de hoje e auxiliam as empresas a atingirem seu pico de forma consistente.

#2. Software de gerenciamento de despesas Expensify

Basicamente, o Expensify permite que você monitore gastos, pague contas, envie faturas e planeje viagens com facilidade. Além disso, com a digitalização ilimitada de recibos, você pode tirar uma foto de qualquer recibo e a tecnologia SmartScan do Expensify coletará as informações. Melhor ainda, você pode comprar o Cartão Expensify e dizer adeus aos recibos para sempre.

O software de gerenciamento de despesas também marca e carrega despesas comerciais para aprovação simples, reembolso no dia seguinte e sincronização automatizada. Além disso, o Expensify extrai informações das contas dos fornecedores e as aprova e paga automaticamente. Em seguida, crie e envie faturas enquanto coleta pagamentos e sincroniza automaticamente com seu software de contabilidade. Por fim, os especialistas organizarão seus voos, hotéis e automóveis em um único bate-papo.

#3.Software de gerenciamento de despesas TripActions

Este software é a principal plataforma T&E baseada em nuvem. Além da combinação de tecnologia líder do setor com o melhor serviço de agência de viagens da categoria. Posteriormente, está rapidamente se tornando o padrão para viagens corporativas e gerenciamento de gastos. TripActions, em que gerentes de viagens e equipes financeiras confiam, em mais de 4,000 empresas em todo o mundo. ele usa informações em tempo real para monitorar a segurança dos funcionários que viajam, limitar custos e economizar tempo.

#4. Software de gerenciamento de despesas Emburse Certify

A Emburse reúne algumas das principais e confiáveis ​​automação de processos financeiros do mundo. Como parte da oferta de produtos. A Emburse Certify promete personificar o trabalho enquanto fornece gerenciamento de despesas, contas a pagar e remédios para viagens de negócios para organizações em crescimento. Enquanto isso, o Certify Expense é um software de gerenciamento de despesas e viagens pela Internet. Empresas que desejam automatizar rapidamente os procedimentos manuais e, ao mesmo tempo, receber gratuitamente excelente suporte organizacional e final. Além disso, o Certify fornece uma ampla gama de integrações, reserva de viagens e assistência ao vivo para todos os usuários.

#5. Software de gerenciamento Pleo

O Pleo é o aplicativo de investimento empresarial que sua equipe merece. Além disso, cartões de visita inteligentes e software que ajudam você a rastrear e pagar despesas, faturas e muito mais.

#6. Software de gerenciamento Zoho

Zoho Expense é uma solução web. que permite que as empresas gerenciem com sucesso viagens e gastos de negócios. No entanto, o Zoho Expense se concentra em automatizar a contabilidade de despesas desde o recebimento até o balanço, economizando uma quantidade significativa de tempo e esforço das organizações. O Zoho Expense também facilita viagens e reservas da empresa, em segundo lugar, impõe liberações em vários níveis e, finalmente, gerencia pagamentos antecipados. Portanto, os custos indiretos com relatórios manuais de despesas são significativamente reduzidos graças à capacidade do Zoho Expense de agilizar a aprovação e outros processos. por fim, regras e limites de gastos poderosos e análises ajudam a manter as rédeas dos gastos sob controle.

#7. Software de gerenciamento de despesas Brex

Você quer poder de compra e controle? Os cartões corporativos Brex fornecem ambos. Desbloqueie requisitos mais baixos, recompensas perfeitas e controle de gastos integrado. Basicamente, 94% dos clientes acreditam que a Brex se preocupa com o sucesso de seus negócios. E 95% dos clientes dizem que mudar para o Brex é simples. Além disso, 98% de nossos clientes que interagiram com nossa equipe de suporte ao cliente ao vivo os acharam amigáveis ​​e agradáveis. 

#8. Software de gerenciamento de despesas Emburse Abacus

Publique e controle os custos dos funcionários em tempo real. Chega de relatórios de despesas ou acumulação de recibos. Ábaco de embolso Capture as despesas à medida que ocorrem para uma visibilidade completa dos gastos. Ele também cria regras de roteamento de aprovação personalizadas para cada despesa e automatiza sua política de despesas para reduzir erros e melhorar a eficiência. Conseqüentemente, a interface minimalista e elegante limpa a confusão e apenas solicita aos funcionários o que é necessário, enquanto organiza e classifica as despesas em relatórios à medida que são enviados.

#9. Software de gerenciamento de paylocity

Nossa plataforma de software tudo-em-um permite que os profissionais de RH gerenciem facilmente as tarefas diárias de folha de pagamento, benefícios, talentos e gerenciamento de força de trabalho. Mas o que nos distingue é que nossa tecnologia está em apoio a uma cultura que genuinamente se preocupa com o sucesso de nossos clientes. Os provedores simplesmente venderão um produto. Um parceiro, por outro lado, se preocupa genuinamente com você e seu negócio. Um parceiro leva tempo para conhecê-lo e entender suas necessidades. Colaboramos com você para identificar as melhores soluções que beneficiarão seus negócios hoje enquanto preparamos o caminho para um amanhã melhor. E amanhã é tudo sobre sua equipe. Tudo é para ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

#10. Software de Gestão Webdespesas

Como líder global no fornecimento de viagens pela Internet e software de gerenciamento de gastos para empresas de todos os tamanhos em mais de 70 países. As despesas da Web atendem aos seguintes processos manuais, melhoram a visibilidade dos gastos, evitam erros e demonstraram se concentrar na economia de tempo e dinheiro das empresas. Nossa solução de gerenciamento de despesas de honra está no centro de nosso pacote e demonstrou reduzir os gastos com T&E em até 30%.

#11. Software de gerenciamento de despesas de arquivo

A situação se transformou nas últimas três décadas, assim como o gerenciamento de despesas de tempo. A Fyle criou uma maneira nova e simples de fazer relatórios de despesas em tempo real. Assim, os funcionários enviam os custos em qualquer lugar usando aplicativos que usam todos os dias, como Gmail, Outlook, Slack, WhatsApp e a galeria de telefones. No entanto, todas as despesas são enviadas somente após terem sido verificadas quanto a violações da política. Isso significa que os funcionários são notificados diretamente nesses aplicativos se violarem alguma política da empresa.

#12. Software de gerenciamento de despesas de rampa

Como um serviço financeiro projetado para economizar dinheiro e esforço. Enquanto isso, o Ramp é uma solução de software 5 em 1 que combina cartões corporativos, gerenciamento de despesas, pagamentos de contas, contabilidade e relatórios em uma única solução simples. O que mais? Além disso, a Ramp está rapidamente se tornando o cartão de visita de crescimento mais rápido da América e o software com classificação nº 1 devido à sua abordagem exclusiva aos serviços financeiros.

#13. Software de gerenciamento de divisões

A Divvy fundiu o software de gerenciamento de custos suave com o cartão. Assim, os usuários não terão que lidar com outro relatório de despesas. Com o Divvy, você pode utilizar a divulgação de despesas mais rápida, orçamentos exequíveis e uma única plataforma para fornecer visibilidade real de todos os custos. Além disso, prepare-se para exercer mais controle e otimizar seu gerenciamento de gastos. 

Tipos de software de gerenciamento de despesas que existem

Alguns softwares de contabilidade e sistemas ERP têm rudimentary funções de gestão de gastos. que são frequentemente inadequados para empresas com um grande número de funcionários móveis. No entanto, esses sistemas são úteis para consolidar dados de gerenciamento de despesas, mas não são adequados para aprovações, rastreamento ou monitoramento de gastos.

#1. Software de gerenciamento independente

Separado de outros sistemas, existe um software autônomo de gerenciamento de despesas. Além disso, esse tipo de software se concentra apenas no gerenciamento de despesas e tem pouca ou nenhuma capacidade de gerenciamento de viagens. Além disso, a integração com software de gerenciamento de viagens, sistemas ERP e software de contabilidade geralmente é fornecida pelos fornecedores.

#2. Viagens e despesas

O software de gerenciamento de despesas pode ser incluído em soluções de viagens e despesas. Portanto, pode ser um pacote separado que só pode ser adquirido e utilizado como um único sistema. No entanto, as empresas que oferecem produtos distintos para gerenciamento de viagens e despesas tendem a agrupá-los em suítes para negócios que exigem os dois tipos de recursos.

Sistema de gestão de despesas

Um sistema de gestão de despesas é um software que organiza a maioria dos processos de recuperação de custos dos trabalhadores. Além disso, o software elimina a necessidade de papel, diminui o tempo gasto no gerenciamento de gastos e reduz os erros.

O que o sistema de gerenciamento de despesas faz

• Em primeiro lugar, este sistema pode realizar o registro, rastreamento, autorização e taxa de despesas reembolsáveis ​​dos funcionários. O software de gerenciamento de despesas trabalha de mãos dadas com o sistema de gerenciamento da empresa para garantir que as despesas aprovadas (ou não aprovadas) não sejam gastas demais.

• Em segundo lugar, o sistema de gestão de despesas também oferece ferramentas analíticas que auxiliam a empresa. A fim de tomar melhores decisões sobre despesas futuras e informar quaisquer mudanças de política necessárias. Por fim, ao simplesmente relatar todas as despesas, o sistema ajuda as organizações a manter a conformidade e a responsabilidade.

• Em terceiro lugar, combinar um software de gestão de despesas com um ERP ou sistema de contabilidade tem vantagens significativas. Por um lado, elimina a necessidade de o departamento de contas inserir ou carregar manualmente os dados do relatório de despesas. economizando tempo e reduzindo o risco de erros. Além disso, as despesas são agendadas instantaneamente para pagamento assim que aceitas, resultando em um reembolso rápido dos funcionários.

• Por fim, mesclar relatórios de despesas e dados de ERP também resulta em uma análise mais abrangente em todas as categorias de gastos. Incluindo por região, marca ou outro segmento de negócios. A integração, por exemplo, permite que os provedores de serviços relacionem mais facilmente as cobranças a projetos individuais. Reduzindo questões sobre como os gastos devem ser distribuídos ou para qual cliente eles devem ser pagos.

Benefícios para soluções de sistema de gerenciamento de despesas 

Se você deseja aumentar a eficiência operacional instalando novas soluções que se integram melhor ao seu ERP atual (planejamento de recursos empresariais). Existem vantagens significativas em automatizar o relatório de despesas da sua empresa como soluções para o sistema de gestão de despesas

• O acesso a todos os gastos com telecomunicações é uma das soluções para gestão de gastos.
• Ao monitorar regularmente o faturamento, você pode eliminar erros ou cobranças indevidas.
• Melhore as operações de negócios fazendo melhor uso do tempo da equipe.
• Melhore a precisão do monitoramento, relatórios e orçamentos de seus gastos.
• Evite incorrer em taxas atrasadas e multas por faturas não pagas.
• Analise o uso para garantir que ele possa lidar com o volume enquanto mantém os custos sob controle.

Empresas de gerenciamento de despesas

Abaixo estão as empresas de gestão de despesas de telecomunicações 

• sentinela
• Avoto
• Soluções de ponto de controle
• Informações da fatura
• Gestão de despesas MBG para empresas
• Linha de lucro
• Soluções de software Quickcomm
• mina fluvial
• Symphony Spend Management Solutions para empresas de despesas

Como posso gerenciar melhor minhas despesas?

As seguintes maneiras são maneiras de gerenciar melhor suas despesas:

• Faça um orçamento pessoal
• Monitore seus gastos
• Salvar para aposentadoria
• Economize para emergências
• Plano para quitar dívidas
• Estabeleça bons hábitos de crédito
• Melhore sua mentalidade de dinheiro

O que é uma ferramenta de gerenciamento de despesas?

Um exemplo de aplicativo que agiliza o processo do recebimento ao reembolso é o software de gerenciamento de despesas. Com a ajuda desse software, as empresas podem gerenciar reservas de viagens, automatizar o envio de relatórios de despesas, agilizar aprovações, acelerar reembolsos e monitorar relatórios de despesas em tempo real.

Como funciona o gerenciamento de despesas?

Empresas de todos os tamanhos utilizam o sistema de gerenciamento de despesas para rastrear gastos, processar pagamentos e registrar despesas de funcionários. Isso inclui processos internos, diretrizes e relatórios de despesas que especificam como uma organização pagará as despesas de seus funcionários.

Por que o gerenciamento de despesas é importante?

O software para gerenciamento de despesas aumenta a precisão, o que tem o benefício adicional de acelerar os reembolsos dos funcionários. Os funcionários podem, por exemplo, inserir dados incorretamente ao processar despesas manualmente. Os dados podem ser recuperados de contas bancárias e transações de cartão de crédito por meio de um software de gerenciamento de despesas.

Qual é a diferença entre custo e despesa?

Custo e despesa são termos distintos, pois o custo designa um desembolso, enquanto a despesa se refere ao uso dos bens adquiridos. Como esses termos são frequentemente usados ​​de forma intercambiável, as pessoas que estudam para se tornarem contadores podem achar difícil fazer a distinção entre eles.

A depreciação é uma despesa?

Quase todas as empresas incluem a depreciação em sua demonstração de resultados. Por ser declarado como despesa, deve ser considerado sempre que um item for calculado para fins de imposto de final de ano ou para estabelecer se o item é válido para liquidação.

O que são Despesas Comuns?

O orçamento anual é usado para determinar o valor das despesas comuns. O custo de reparos, prêmios de seguro, depósitos de fundo de reserva, contabilidade e taxas legais, taxas de administração de propriedade, custos de remoção de neve, custos de paisagismo, serviço de elevador e custos de manutenção e custos de remoção de resíduos são normalmente incluídos nos orçamentos.

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de despesas

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O gerenciamento de despesas rastreia o comportamento de gastos dos funcionários e determina como a organização os reembolsará pelos custos incorridos. Com o gerenciamento de despesas tradicional, as empresas usam um sistema baseado em papel e planilha para processar, pagar e auditar as despesas de seus funcionários

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O gerenciamento de despesas é uma das principais áreas em que as empresas precisam trilhar uma linha tênue entre cortar despesas e gastar com eficiência. … Eles são responsáveis ​​por melhorar o processo de gerenciamento de despesas, controlar custos e reduzir erros que podem custar caro

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Um software de gerenciamento de despesas é um aplicativo que ajuda os funcionários a gerenciar e relatar suas despesas comerciais. Além disso, é usado por equipes financeiras para gerenciar reembolsos, relatórios de despesas e solicitações de viagens

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Conclusão

O gerenciamento de despesas é simplesmente usar um sistema para gerenciar como os trabalhadores gastam ou gerenciar as despesas da empresa

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