Planejamento de Eventos: Fundamentos e Serviços de Planejamento de Eventos

Planejamento de Eventos
fonte da imagem: filosophi

Precisa de sugestões para organizar um evento? Você chegou ao local apropriado. Ao longo dos anos, participamos de eventos organizados por vários grupos. Também temos várias práticas recomendadas para você usar, mesmo que não possamos listar todos os detalhes que você precisa considerar (geralmente depende do tipo de evento!). Além disso, criamos esta lista de verificação gratuita e simples de usar para a preparação do seu evento, para que nada escape. Podemos ajudar se você estiver planejando um evento virtual. Isso é tudo o que você precisa saber sobre planejamento de eventos, serviços, empresas que oferecem o melhor e o checklist para planejar sem mais delongas.

Vamos rolar!!!

Planejamento de Eventos 

A empolgante habilidade de coreografar pessoas e atividades para produzir uma performance que deixe as pessoas com memórias duradouras é conhecida como planejamento de eventos. É semelhante a dirigir uma performance de palco ao vivo para planejar e realizar um evento, seja uma conferência, evento corporativo, arrecadação de fundos, feira comercial ou qualquer outro tipo de evento. Para quem gosta de viajar, também oferece uma oportunidade fantástica de visitar hotéis opulentos e novos locais intrigantes, além de socializar com palestrantes e participantes de todo o mundo. E você pode fazer tudo isso com muita liberdade e independência!

Quem é um planejador de eventos?

Um planejador de eventos, muitas vezes referido como planejador de reuniões e/ou convenções, é uma pessoa que organiza todas as facetas de reuniões e eventos de negócios, não devendo ser confundido com um planejador de casamentos. Freqüentemente, eles decidem onde realizar as reuniões, planejam o transporte e organizam muitos outros detalhes.

O que faz um planejador de eventos?

Os coordenadores de eventos organizam todos os aspectos de um evento, do início ao fim. Por exemplo, os planejadores de reuniões se reunirão com os clientes antes de uma reunião para avaliar a participação e determinar o objetivo da reunião. Eles cuidam dos detalhes da reunião, incluindo o registro do visitante e a configuração do áudio/visual do alto-falante durante a reunião. Os participantes são entrevistados após a conferência para determinar seus principais interesses.

Além disso, locais de reunião como hotéis e centros de convenções são procurados pelos planejadores de eventos. Levam em consideração a capacidade de hospedagem e serviços das instalações, a facilidade de acesso dos visitantes e as atrações locais. Os planejadores agora também estão levando em consideração se uma reunião online pode atingir os mesmos objetivos de uma reunião presencial.

Quais são alguns fundamentos do planejamento de eventos?

A arte (e ocasionalmente a ciência) da conceituação, planejamento, organização e operação de eventos é conhecida como planejamento de eventos. É hora de entrar em contato com um coordenador de eventos ou agência de planejamento quando um evento significativo e de grande escala precisa ser bem executado. Os principais provedores de serviços que podem garantir uma produção e execução de eventos tranquilas são planejadores de eventos. Eles realizam essas tarefas para exposições comerciais, eventos para idosos, galas de caridade e muitas outras ocasiões.

Por que as pessoas contratam serviços de planejamento de eventos?

Dois fatores principais levam as pessoas a usar os serviços de planejamento de eventos:

  • Para que os participantes e convidados de honra possam se divertir sem prestar atenção à função.
  • Para que o evento ocorra sem problemas.

Considere um casamento normal como ilustração. Com o objetivo de coordenar, organizar e realizar os preparativos do casamento, muitos casais de noivos usam planejadores de eventos ou serviços de planejamento de eventos. Portanto, os noivos não terão que se preocupar com coisas como bufê, estacionamento ou expulsar convidados barulhentos e, em vez disso, poderão aproveitar seus dias especiais e se concentrar no casamento. Em vez disso, o planejador do casamento lida com esses detalhes.

Além disso, alguns eventos são tão complicados – especialmente aqueles com centenas ou mais pessoas – que é quase impossível planejá-los e organizá-los adequadamente por conta própria. Planejadores de eventos experientes e conhecedores sabem como gerenciar multidões, quanta comida fornecer e outros elementos que podem fazer ou arruinar um evento significativo.

Serviços de planejamento de eventos 

O que exatamente os serviços de planejamento de eventos implicam, você pode estar se perguntando? Porque cada evento é tão distinto, os serviços prestados serão diferentes para cada um. Descubra nossos 5 principais serviços de planejamento de eventos nos próximos parágrafos, juntamente com os benefícios de contratar um especialista.

#1. Local

Encontrar um local é consideravelmente mais complicado do que parece. Há muitas coisas para se pensar, como capacidade, disponibilidade e orçamento. Alguns locais têm uma lista de fornecedores preferenciais, enquanto outros permitem que comida de fora seja trazida. Use a equipe de garçons e bartenders fornecidos pelo local, pois eles podem não permitir que você traga trabalhadores de fora.

O local é de fácil acesso? Existem hotéis próximos para pessoas vindas de fora da cidade? Você terá que providenciar sua própria roupa de cama, cadeiras e mesas para o evento? As respostas às perguntas acima mencionadas podem ser extremamente assustadoras. A Tigris Events preenche essa necessidade. Estamos cientes de que investigar uma variedade de configurações para determinar se elas são adequadas pode levar algum tempo. Nossos coordenadores de eventos fornecerão uma pequena lista de lugares disponíveis e perfeitos que cabem no seu orçamento e no seu conceito preferido. A escolha pode ser determinada em apenas alguns segundos, olhando para a sua apresentação!

#2. Artes

A aparência e a atmosfera de um local podem ser radicalmente alteradas pela decoração. Ele contém flores, enfeites de mesa, logotipos, cenários e outras coisas. A decoração será o fator decisivo se você busca um apelo íntimo ou grande. Para ajudá-lo a visualizar sua festa ideal, um planejador de eventos fornecerá a decoração, oferecendo ideias e layouts de piso. Eles recomendaram provedores que têm o know-how para mudar o curso do seu evento.

Uma banda ao vivo, um DJ ou até mesmo acrobatas são possíveis alternativas de entretenimento! Você também pode incorporar entretenimento interativo, como um mágico, estações para enrolar charutos ou jogos de cassino, se realmente quiser impressionar seus visitantes. Frequentemente também oferecemos mascotes para eventos sazonais! O processo de seleção de talentos é simplificado pelo one-stop shopping que os serviços de planejamento de eventos oferecem a cada fornecedor.

# 3. Refeições

Você gosta de um buffet de jantar ou de aperitivos? Haverá uma bebida especial incluída? Você deve confirmar não só a quantidade de comida, mas também o tipo de comida. Existe alguma restrição alimentar ou alergia alimentar? Ao negociar o catering para o seu evento, estas questões devem ser devidamente tidas em conta. As alternativas de catering oferecidas por diversas empresas e estilos de alimentação fazem parte dos serviços de planejamento de eventos. Ao contratar um planejador de eventos, você pode garantir que a quantidade e o tipo de comida corretos sejam fornecidos para sua reunião. Você envia convites em papel ou convites eletrônicos para convidados? De que maneira você está gerenciando os RSVPs? Haverá inscrição no local? Existem opções manuais ou computadorizadas?

Saber o número aproximado de visitantes confirmados pode ajudá-lo a planejar o evento com eficiência. Simplifique todo o processo contratando um planejador de eventos que cuidará da distribuição de convites, gerenciamento de RSVP e pessoal de registro de convidados.

#4. Equipe de Eventos

Além disso, a equipe de eventos é oferecida por uma empresa de planejamento de eventos com serviço completo. Essas pessoas podem ajudar com bartender, saudação e registro. Eles podem ajudar com mensagens importantes, distribuindo brindes e sacolas de presentes e promovendo a participação se você tiver uma ativação presente em seu evento. A equipe do evento deve sempre ser usada para registro e verificações de casacos. Dá à ocasião uma sensação polida!

Empresas de Planejamento de Eventos 

Todos os anos, essas conhecidas empresas de planejamento de eventos elevam a fasquia. Além disso, suas performances habilmente roubando o palco deixam uma marca no público. Veja abaixo sugestões sobre as melhores empresas de planejamento de eventos do mundo que você pode usar para o seu próximo evento.

#1. Bassett Eventos, Inc.

Localizado em Toronto, Canadá, eles fornecem uma ampla gama de serviços, incluindo produção e design de eventos completos, negociação de contratos de fornecedores, equipe, patrocínio e gerenciamento de mídia, produção de vídeo e muito mais. Não vá além do Bassett Events, esteja você organizando festas particulares de alto nível, eventos filantrópicos ou um casamento extravagante. O pequeno grupo, sob a direção de Jennifer Bassett, se destaca em adicionar uma sensação de surpresa até nas mais belas ocasiões.

#2. MKG

Oferecendo serviços como pesquisa de Insights, estratégia experiencial, desenvolvimento de campanha criativa, design de exposição e ambiente, produção de eventos e muito mais com locais na cidade de Nova York e Los Angeles. Quando grandes marcas querem produzir lançamentos de produtos incríveis, configurações dignas do Instagram e “experiências de marca” inesquecíveis, elas procuram a MKG. Esta organização não cria eventos típicos. Em seu site, você pode encontrar instalações de arte em tamanho real, piscinas de bolinhas de tamanho adulto e gangorras de cachorro-quente.

#3. David Tutera

Localizado em Los Angeles e oferece serviços como gerenciamento de fornecedores, planejamento, produção e conceito e design de eventos. Assim, David Tutera é bem versado no planejamento de um casamento luxuoso como apresentador de TV e designer de vestidos de noiva. A equipe deseja oferecer experiências que despertem sua imaginação mais vívida e realizem suas aspirações mais elevadas.

#4. Um Evento Perfeito

Eles podem estar localizados em Chicago e fornecer gerenciamento de eventos, flores, artigos de papelaria, estilo, favores e muito mais. Debi Lilly tem uma longa carreira em eventos e usa seu planejamento de eventos para ajudar os clientes a escapar da realidade. Além de projetar e produzir eventos, a empresa também opera um pequeno espaço para eventos chamado DL Lounge. Atender clientes conhecidos é algo pelo qual a Debi é conhecida. A ocasião mais conhecida foi a celebração do aniversário ao vivo de Oprah.

#5. País das maravilhas

A empresa tem escritórios em Londres, Nova York e Miami e fornece desenvolvimento de marca, design e produção de eventos, marketing experimental, mídia social e muito mais. Em comparação com outras empresas estabelecidas, a Events by Wonderland exala uma atitude mais positiva, contemporânea e jovem. A Wonderland tem mais de 15 anos de experiência trabalhando com luxo, viagens, varejo, tecnologia e outras marcas verticais por meio de eventos “experimentais liderados por criativos”.

Lista de verificação de planejamento de eventos

Uma lista de verificação de planejamento de eventos não deve ser utilizada no lugar de uma execução de show ou orçamento de evento porque não é necessariamente um plano de evento em si. Considere-o mais como uma referência que lista todos os aspectos do evento em ordem cronológica e os prazos de coordenação. Você pode evitar perder algo crucial ao longo da rota usando uma lista de verificação de planejamento de eventos. Simplificando, ele mantém você no caminho certo e organizado para que você possa realizar um evento de sucesso. Não existe um modelo único para todos, por isso é crucial adaptá-lo às suas necessidades e objetivos. Vejamos tudo o que você pode precisar para colocar em sua lista de verificação de planejamento de eventos para começar.

#1. Faça um modelo para uma lista de verificação de planejamento de eventos.

Coloque cada item em um modelo ao criar sua lista de verificação. Você pode criar o seu próprio no Google Docs ou Microsoft Excel, ou pode localizar um modelo online. Você também pode colaborar com seus funcionários de eventos usando um sistema de gerenciamento de projetos como Asana ou Podio.

#2. Decidir as necessidades para o evento.

A seguir, no checklist de planejamento, escolha alguns dos componentes essenciais para o seu evento:

  • Hora e data
  • Localização
  • tipo de ocasião
  • Finalidade do evento
  • Objetivos dos eventos
  • Público

Certifique-se de não pular essas etapas adicionando cada uma delas como um item de tarefa pendente à sua lista de verificação.

#3. Faça um Orçamento para o Evento.

Colocar um orçamento de evento pode ser desafiador quando você considera todos os custos envolvidos. É simples de fazer com uma planilha do Microsoft Excel. Comece com as áreas maiores primeiro, como aluguéis, bufê e decoração. Finalmente, deixe o Excel fazer o trabalho para você dividindo todos os gastos em cada categoria.

#4. Crie o Layout do Evento.

Por englobar os elementos do evento que mais influenciam os participantes, esse é o cerne do planejamento de eventos. Pense nas coisas precisas que você precisa adicionar à sua lista de verificação de eventos de planejamento enquanto as explora.

  • Agenda
  • traçado
  • Tema

#5. Prepare a decoração.

A decoração não é apenas atraente; é essencial para um evento de sucesso. Certificar-se de que você está cobrindo todas as suas bases pode ser difícil porque varia de aluguéis e buquês a toalhas de mesa e peças de destaque. Pergunte a si mesmo o que os participantes verão porque vivenciarão o evento por meio de seus cinco sentidos. som, odor, toque e sabor

#6. Seja criativo com suas refeições e bebidas.

Comida e bebida podem ser o ponto focal de uma reunião porque jantar juntos é uma verdadeira expressão de camaradagem. A comida é um símbolo de nutrição, portanto o anfitrião tem a chance de mostrar uma hospitalidade atenciosa. Sua lista de verificação ajuda a navegar nessas sutilezas para que você possa selecionar o bufê ideal, manter seu cardápio atualizado, proteger o meio ambiente e, o mais importante, garantir que seus visitantes saiam satisfeitos e amados.

#7. Crie uma Estratégia de Marketing.

O marketing de eventos gera entusiasmo, aumenta as expectativas e garante uma participação saudável. O plano de marketing pré e pós-evento pode ser mapeado em todos esses canais com o auxílio de uma lista de verificação do evento. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos online será muito útil para você e sua equipe neste momento.

#8. Esteja preparado para detalhes inesperados e menores.

Os mínimos detalhes podem ter um impacto significativo. Portanto, você deve acompanhar todos os pequenos detalhes que podem afetar a experiência de seus visitantes. Estas são as coisas pequenas, mas cruciais, que devem ser incluídas nos planejadores de reuniões.

#9. Faça um Diagrama da Logística do Dia do Evento.

Um cronograma minuto a minuto de tudo, desde a chegada e configuração do fornecedor até a execução e desmontagem pós-evento, deve ser incluído no cronograma de logística do evento, que você deve planejar construir. No dia do evento, há muitos elementos em movimento, portanto, imprevistos certamente ocorrerão. Você corre o risco de perder qualquer coisa que mais tarde se manifestará como um problema significativo se não tiver os detalhes do dia do evento em um T. Você pode utilizar sua lista de verificação para fazer uma programação detalhada para o dia do evento, então não há necessidade dessa preocupação extra.

Quais são os 7 elementos do planejamento de eventos? 

Infraestrutura de eventos, público, atendimento, organizadores, local e mídia são os sete principais componentes do gerenciamento de eventos. Todos esses componentes devem ser gerenciáveis ​​pelo software do evento.

O que é o processo de planejamento de eventos? 

Orçamento, criação de horários, escolha e reserva de locais de eventos, obtenção de permissões, organização de refeições, organização de transporte, criação de um tema, planejamento de atividades, escolha de palestrantes e palestras, organização de equipamentos e instalações e gerenciamento de riscos fazem parte do planejamento de eventos.

O que faz um planejador de eventos? 

O planejador de eventos é responsável por organizar todos os elementos móveis necessários para garantir que os eventos ocorram adequadamente, incluindo a seleção do local, alimentação e contratação de artistas. Antes do evento, eles organizam todos os detalhes e supervisionam a logística do dia.

Quais são as cinco etapas do processo de planejamento de eventos? 

Fase 1 – Pesquisa e Definição de Objetivos. 

2 – Desenhar o Evento. 

3 – Marcar o Evento. 

4 – Coordenação e Planeamento do Day-Of 

5 – Avalie o Evento

Quais são os seis PS do planejamento de eventos? 

Esses sete Ps do marketing de serviço são conhecidos como Produto, Preço, Praça, Promoção, Prova Física, Pessoas e Processo, caso você não se lembre deles.

Referências

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