Um dos maiores problemas enfrentados pelos proprietários de pequenas empresas nos EUA é o roubo de funcionários. O roubo de funcionários representa cerca de 44% das perdas em roubos de lojas, de acordo com a Federação Nacional de Negócios Independentes (NFIB). Roubo de funcionário é 15 vezes mais provável de ocorrer de um empregador do que de um não funcionário. De acordo com o Departamento de Comércio dos Estados Unidos, o roubo ou fraude de funcionários responde por quase um terço das falhas de negócios. Neste artigo, examinaremos o roubo de tempo do funcionário, a cobertura de roubo, como denunciar o roubo do funcionário à polícia e como lidar com a suspeita de roubo do funcionário.
Roubo de Funcionário
Roubo de funcionário é a tomada de ativos ou propriedades de uma empresa para benefício próprio. Abrange as definições mais comuns de roubo, como roubo de propriedade ou dinheiro, bem como roubo de “tempo” (não dedicar o número necessário de horas de trabalho ou trabalhar em projetos pessoais enquanto o negócio está aberto).
Embora 95% das empresas tenham encontrado roubo de funcionários no passado, existem medidas que você pode tomar para impedir ou diminuir isso. Isso implica implementar uma política em toda a organização, treinar sua equipe de gerenciamento e fazer auditorias.
Roubo de tempo do funcionário
Você acredita que um trabalhador está tirando tempo do seu negócio? O roubo de tempo do funcionário pode assumir muitas formas diferentes. Além disso, o roubo de tempo dos funcionários pode custar dinheiro à sua empresa.
Considere um funcionário que trabalha cinco dias por semana e rouba 15 minutos de cada turno. O trabalhador recebe $ 10 por hora. Você pagaria $ 12.50 por semana pelo tempo que o funcionário não trabalhou devido ao roubo de tempo do funcionário. Mesmo que esses salários não pareçam muito hoje, eles podem aumentar.
Imagine que você tem dez funcionários que executam essa tarefa da mesma maneira. Você pode perder até $ 6,500 por ano ou $ 125 por semana. Você pode economizar o dinheiro da sua empresa evitando o roubo de tempo dos funcionários.
Tipos de roubo de tempo dos funcionários
Existem inúmeras variações de roubo de tempo. Em sua empresa, você deve estar atento aos seguintes tipos de fraude de tempo dos funcionários.
#1. roubo de relógio
Os trabalhadores podem falsificar seus cartões de ponto ou relógios.
Um trabalhador pode solicitar que outro trabalhador marque sua entrada ou saída. Um funcionário pode pular uma parte ou talvez todo o turno fazendo isso.
Patty, por exemplo, está atrasada para o trabalho. Ligando para seu colega de trabalho, Austin, ela pede que ele a inscreva no horário de início programado. Patty é marcada por Austin, mas ela não aparece por mais 30 minutos. Isso é roubar tempo.
Pode haver maneiras adicionais para um funcionário fabricar suas horas trabalhadas. Se você acompanha o tempo da sua empresa no papel, isso é simples. Os funcionários também podem alterar facilmente seu horário inserindo-o em um programa.
Os funcionários freqüentemente arredondam as horas em seus cartões de ponto. Digamos que um funcionário saia do escritório às 4h48. O trabalhador pode arredondar para 5:00 como horário de partida
#2. Intervalos prolongados
Ao fazer pausas mais longas do que a política de intervalo do funcionário permite, os funcionários podem roubar seu tempo. Um trabalhador pode fazer uma pausa e sair mais cedo ou ficar até mais tarde.
Considere permitir aos membros da equipe uma pausa para o almoço de 30 minutos. Durante o almoço, Jesse faz um recado. Ele volta 15 minutos atrasado por causa do trânsito. Ele marca seu cartão de ponto como se tivesse almoçado 30 minutos, embora tenha feito uma pausa de 45 minutos.
#3. Tempo pessoal excessivo
Funcionários que desempenham funções pessoais no trabalho podem estar roubando da organização. Quando os trabalhos individuais se acumulam, eles freqüentemente se transformam em roubo de tempo.
Um funcionário pode fazer inúmeras ligações para tratar de assuntos pessoais. Para gerenciar finanças, filhos e outros membros da família, escolas, babás, assistência médica e muito mais, por exemplo, eles podem estar constantemente ao telefone.
Além disso, os funcionários podem passar muito tempo trocando mensagens ou e-mails.
Se um funcionário tiver um negócio paralelo, ele pode operá-lo no horário de expediente. Isso pode envolver o retorno de telefonemas e o envio de e-mails. Ou, dependendo do seu local de trabalho, um funcionário pode ter uma reunião com um cliente enquanto você está trabalhando.
Pode haver trabalhadores mais ousados. Eles podem desperdiçar seu tempo tirando uma soneca no trabalho. A pessoa não está trabalhando, mesmo que esteja trabalhando quando deveria.
#4. roubo de tempo na internet
Por meio do uso da tecnologia para atividades não relacionadas ao trabalho, os funcionários também podem estar roubando tempo.
Os funcionários podem usar seu tempo para navegar na internet. Eles podem realizar pesquisas independentes. Eles também podem fazer compras online.
O uso de mídias sociais entre determinados funcionários enquanto eles deveriam estar trabalhando é possível. Eles podem optar por criar postagens e se envolver com outros usuários, em vez de apenas percorrer seus feeds sociais.
Jogar videogame é outra forma de os funcionários roubarem o tempo. Esses jogos podem ser baixados em um computador de trabalho, jogados online ou jogados em telefones celulares.
#5. Funcionários desaparecidos
Viajar a trabalho permite que um funcionário seja mais astuto nas tentativas de roubo de tempo. São funcionários como auxiliares de saúde domiciliar, faxineiros, entregadores, entre outros.
Você pode achar difícil localizar seu pessoal móvel. Eles podem parar o carro e sentar dentro dele. Eles podem sair em um restaurante ou cafeteria. Ou, após o término do turno, eles podem voltar para casa.
Cobertura de roubo de funcionários
Isso também conhecido como Cobertura de Desonestidade do Funcionário, protege as empresas contra roubo de funcionários. A cobertura de roubo de funcionários oferece proteção financeira para perdas ou danos a dinheiro, valores mobiliários e outras propriedades provenientes diretamente de roubo perpetrado por um funcionário, seja esse indivíduo identificado ou não, esteja esse funcionário trabalhando sozinho ou em conjunto com outros.
Uma das principais áreas de cobertura de uma apólice típica de crimes empresariais é a cobertura de roubo de funcionários, que pode ser adquirida separadamente ou em combinação com outros planos de crimes. Uma apólice de propriedade comercial típica pode oferecer uma pequena cobertura para danos causados pela criminalidade de terceiros, mas geralmente exclui perdas causadas por roubo de funcionários. Os planos típicos de propriedade comercial deixam uma lacuna de cobertura, que é preenchida pela Cobertura de Roubo do Funcionário.
Por que é importante ter cobertura de roubo de funcionários?
O roubo de funcionários é um problema comum que custa às empresas US$ 3.7 trilhões por ano em todo o mundo. Mesmo que você acredite que as empresas menores são menos vulneráveis, nos Estados Unidos, os casos de roubo de funcionários envolvendo pequenas e médias empresas representaram cerca de 68% de todas as ocorrências. O roubo de funcionários, de acordo com o Departamento de Comércio, é responsável por 30% das falhas nos negócios. Particularmente durante recessões e tempos econômicos difíceis, o roubo de funcionários torna-se mais frequente porque sua equipe está sob mais pressão financeira.
As pequenas empresas são particularmente vulneráveis à desonestidade dos funcionários, pois muitas não têm fundos, conhecimento ou tempo para implementar as precauções e medidas preventivas necessárias. Além disso, os proprietários de pequenas empresas podem relutar em identificar as poucas pessoas com quem trabalham diariamente como possíveis criminosos e podem confiar muito nos trabalhadores de longo prazo. Os dados, no entanto, indicam que os trabalhadores de longo prazo são mais propensos a cometer roubos de uma empresa do que novos contratados. As verificações de antecedentes podem não ser um indicador preciso do risco potencial de roubo de funcionários, porque apenas um pequeno número de casos de fraude de funcionários é cometido por indivíduos com condenações anteriores.
O roubo de funcionários pode assumir muitas formas diferentes, sendo o roubo de dinheiro e a fraude de cheques dois dos tipos mais comuns. Os funcionários podem desviar centenas de milhares de dólares do dinheiro dos negócios, roubar produtos da empresa para vender no mercado negro ou aumentar as faturas de fornecedores externos para receber propinas da empresa com a qual têm contratos. Embora você possa ter contratado pessoas na esperança de que elas não traíssem sua confiança roubando seus negócios, é crucial para seus interesses financeiros proteger sua organização contra o comportamento desonesto dos funcionários.
O que é coberto pelo seguro contra roubo de funcionários?
O seguro contra roubo de funcionários oferece cobertura para perdas ou danos aos ativos, valores mobiliários ou dinheiro de sua empresa que sejam diretamente atribuíveis ao roubo de funcionários. O roubo pode ser perpetrado por um único funcionário, uma equipe de funcionários ou funcionários que trabalham em conjunto com terceiros. A falsificação perpetrada por trabalhadores é coberta pela Cobertura de Roubo do Funcionário.
Como denunciar furto de funcionário à polícia
Aqui estão os procedimentos gerais que você pode seguir se suspeitar de roubo por um funcionário e quiser denunciá-lo à polícia:
#1. Compilar evidências
Você deve reunir o máximo de provas possível antes de denunciar o roubo de funcionários à polícia. Isso pode incluir qualquer vídeo ou evidência fotográfica, registros de transações, declarações de testemunhas ou outras informações pertinentes que mostrem que o roubo ocorreu.
#2. Registre os detalhes.
Registre todos os detalhes do roubo, incluindo hora, data e quaisquer bens ou fundos específicos levados. Seu relatório à polícia deve incluir quaisquer outros detalhes que você possa ter, como o nome do funcionário envolvido no roubo, sua posição e qualquer comportamento estranho que você possa ter visto.
#3. Comunique-se com a polícia
Encontre o número de telefone não emergencial do departamento de polícia local. Diga ao operador da polícia que deseja denunciar um roubo de funcionário quando ligar para o número. Forneça a eles todos os detalhes que você reuniu e esteja pronto para responder a quaisquer perguntas que possam ter. Você será guiado por eles ao enviar seu relatório.
#4. Envie um boletim de ocorrência
A polícia frequentemente solicitará que você compareça à delegacia para fazer uma denúncia formal de furto de funcionário. Como alternativa, dependendo da situação, eles podem enviar um oficial para sua localização. Forneça a eles todos os detalhes que puder, tendo o cuidado de ser o mais preciso e completo possível.
#5. Auxiliar a investigação em seu trabalho
Seja muito cooperativo com as autoridades se elas decidirem que uma investigação formal é necessária. Isso pode implicar o fornecimento de mais provas, responder a perguntas ou conceder acesso a documentos pertinentes. Ajude-os com quaisquer solicitações ou instruções que tenham para garantir uma consulta abrangente.
#6. Peça aconselhamento jurídico
Pode ser benéfico falar com um advogado, especialmente se o roubo envolver uma quantia considerável de dinheiro ou se você tiver dúvidas sobre o processo legal. Durante todo o procedimento, eles podem aconselhá-lo sobre seus direitos e obrigações.
Lembre-se de que as etapas específicas podem mudar com base em onde você está e nos costumes locais de aplicação da lei. É sempre uma boa ideia procurar aconselhamento das autoridades locais ou de especialistas jurídicos para se certificar de que cumpre os regulamentos da sua jurisdição.
Como Lidar com Suspeita de Roubo de Funcionário
É um desafio discutir suspeitas de roubo. Ninguém quer acreditar no pior sobre seus trabalhadores, mas quando as evidências começam a crescer, não há nada que você possa fazer.
Você deve agir se achar que um funcionário está roubando você ou seus outros funcionários. Se o problema for ignorado, pode se tornar uma importante fonte de podridão para sua empresa. Se não forem controlados, roubos de material de escritório, dinheiro ou propriedade pertencente a colegas de trabalho podem afetar seus negócios a longo prazo.
As empresas devem ter o cuidado de lidar com o funcionário suspeito de envolvimento no roubo com sensibilidade e cuidado antes de escalar o assunto. O furto de funcionários é um assunto particularmente sensível que, se tratado de forma inadequada, pode trazer sérias consequências para todas as partes envolvidas, incluindo processos criminais.
As ações que você deve tomar para lidar com uma suspeita de roubo de funcionário são explicadas abaixo. Lembre-se sempre de que o melhor método para lidar com a suspeita de roubo por funcionário é interrompê-lo antes que comece.
#Passo 1: Prepare-se
Você deve ter regulamentos e procedimentos em vigor que estabeleçam claramente:
- Sua organização não permite roubo de funcionários de qualquer forma.
- Ilustrações de roubo de funcionários
- Como sua empresa responderá quando houver suspeitas de roubo
- As repercussões do roubo de funcionários, juntamente com as medidas disciplinares que você implementará
Como evidência escrita, que é crucial para qualquer possível processo judicial, esses documentos são cruciais para prevenir e combater o roubo de funcionários.
Eles devem ser mencionados em um código de conduta do pessoal que é distribuído a todos os trabalhadores. Certifique-se de que, quando começarem a trabalhar para a empresa, todos os novos contratados sejam informados sobre as políticas da organização. Quanto menor for a probabilidade de seus funcionários roubarem no futuro, mais bem informados eles estarão sobre a política de negócios. Faça com que os funcionários assinem um documento reconhecendo sua compreensão do manual para manter a responsabilidade.
#Etapa 2: Promova a conscientização
Nem sempre assuma o pior. O funcionário pode nem estar ciente de que suas ações se qualificam como roubo em alguns casos de roubo. Um funcionário pode ter a melhor das intenções ao se apropriar de propriedade corporativa, copiar dados de computador para trabalhar em casa ou se envolver em roubo de tempo lidando com preocupações pessoais durante o horário de trabalho.
Certifique-se de que sua equipe seja informada sobre as regras antifurto de sua empresa durante a próxima reunião geral após a suspeita de roubo, dependendo da gravidade da perda. Apenas explique a política antifurto e certifique-se de que sua força de trabalho esteja ciente dela sem fazer acusações. Você só pode esperar que o trabalhador que você suspeita de roubar reconheça imediatamente que suas ações são contra a política da empresa e as mude.
Além disso, deixe sua equipe saber que eles podem vir até você em sigilo para discutir quaisquer problemas que possam estar tendo. Pode ser assustador para os funcionários abordar a gerência com preocupações sobre um colega de trabalho, então você precisa criar um clima onde eles se sintam seguros ao fazê-lo.
#Etapa 3: Comece a coletar informações e conduzir uma consulta
Quando você estabelecer que o roubo ainda está acontecendo, apesar de seus avisos, é hora de começar a manter os registros. Você será capaz de conduzir uma investigação completa com a ajuda de qualquer evidência tangível que coletar.
Imagens de câmeras de segurança, registros de computador que revelam padrões de gastos estranhos, registros de escassez de estoque e depoimentos de testemunhas podem ser usados como evidência. A imagem completa do roubo começará a tomar forma à medida que você coleta informações e compila evidências de apoio. Quanto mais forte for sua investigação interna, mais evidências você terá.
#Passo 4: Entreviste e confronte o funcionário acusado
Você deve entrevistar o suposto ladrão como parte de uma investigação completa. Descreva a reclamação para eles e mostre a documentação de apoio. Você pode querer ter seu advogado presente para ajudar a explicar a gravidade do assunto, já que você não é um advogado.
Esteja ciente de que seu funcionário pode ter permissão para trazer um representante sindical para a entrevista se todos trabalharem em um ambiente sindicalizado. Certifique-se de que sua equipe esteja ciente de seus direitos, verificando seus acordos coletivos de trabalho.
Se o seu funcionário confessar o roubo, você deve discutir as repercussões de suas ações durante a entrevista. Se você tiver provas concretas, deve tomar essa atitude mesmo que o funcionário não esteja disposto a confessar. Para garantir que os procedimentos da sua empresa sejam seguidos de forma justa, normalmente é aconselhável realizar essas reuniões com pelo menos mais um executivo sênior presente.
Embora a escolha seja sua, ela não deve ser feita levianamente.
Dependendo da gravidade do roubo, você pode optar por registrar um boletim de ocorrência. A ação legal deve, idealmente, ser o último recurso, porque terá um impacto significativo na vida de sua empresa e de seu funcionário. Depois de registrar o boletim de ocorrência, certifique-se de estar pronto para qualquer ação legal subsequente.
Qual é o roubo mais comum de funcionários?
A forma mais prevalente de roubo de funcionários é a apropriação indébita de ativos (ACFE). A apropriação indébita de ativos está envolvida em 86% de todas as ocorrências de fraude de funcionários. A apropriação indébita de ativos pode variar desde o roubo direto de dinheiro ou ações até a implementação de métodos complexos de faturamento ou folha de pagamento.
A desonestidade do funcionário cobre roubo?
Um tipo de vínculo de fidelidade que irá protegê-lo da atividade criminosa de seus funcionários é um vínculo de desonestidade do empregado. A maioria das formas de roubo de funcionários, incluindo tentativas de roubar ações, dinheiro ou propriedades, é coberta por um vínculo de desonestidade de funcionário.
O que acontece com os funcionários quando você rouba?
Funcionários que são descobertos roubando de seus empregadores podem estar sujeitos a duras repercussões legais. A possibilidade de ser detido e enfrentar acusações de roubo é um resultado. A mesma lei criminal é usada para punir tanto os empregados que roubam de seus empregadores quanto aqueles que roubam de alguém que não é seu empregado.
Resumo
O roubo de funcionários é um problema que afeta todas as organizações, mas pode ter um efeito maior nas pequenas. Em uma pesquisa recente, a Association of Certified Fraud Examiners descobriu que organizações com menos de 100 funcionários tiveram uma perda média por fraude ocupacional 50% maior do que a de empresas maiores (e que a fraude durou mais tempo).
Esses problemas afetam os relacionamentos de sua empresa com seus parceiros e clientes, bem como sua cultura, moral da equipe e desempenho financeiro. Este artigo deve ajudá-lo a reduzir seus riscos, ajudando-o a compreender as causas principais, as indicações de alerta e as estratégias de mitigação.
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Referências
