Manter registros de funcionários de maneira segura e precisa não é tarefa fácil. Quando você atribui IDs de funcionários a seus funcionários, o trabalho se torna menos trabalhoso.
Neste breve artigo, veremos o que são um ID de funcionário e um número de ID, por que eles são úteis e assim por diante.
Vamos começar.
O que é um ID de funcionário?
Um ID de funcionário é um código usado para identificar os funcionários que trabalham para a empresa. A implementação de um sistema de código de identificação de funcionário em sua empresa pode resultar em bancos de dados e registros de funcionários mais saudáveis, maior segurança de identidade e maior eficiência geral. Saiba mais sobre os números de identificação de funcionários e como eles podem ajudá-lo a aprimorar o gerenciamento de funcionários em sua empresa.
Como um ID de funcionário deve ser formatado?
Para IDs de funcionários, não há um formato universalmente aceito. Os empregadores podem desenvolver IDs de funcionários.
Aqui estão alguns exemplos de formatos comuns de ID de funcionário:
- Números em ordem de quando um funcionário foi contratado. Por exemplo, 00009 representa uma contratação antecipada, mas 00743 representa uma contratação consideravelmente posterior.
- Uma combinação de dígitos e letras, com a letra representando o departamento do funcionário. Por exemplo, ACC1234 pode ser um ID de funcionário no departamento de contabilidade.
- O pessoal temporário, como estagiários ou contratados, possui seus próprios códigos. Por exemplo, TEMP007.
É fundamental manter o formato de ID do funcionário que você escolheu, pois alterá-lo com frequência pode confundir os funcionários e anular a finalidade dos IDs.
Se você deseja que os IDs de funcionários de sua empresa sejam consistentes, todos devem vir do mesmo departamento. Por exemplo, você pode delegar esses IDs de funcionário ao seu departamento de Recursos Humanos para garantir que não haja duplicatas e que tudo esteja em ordem.
O que é um número de identificação do funcionário?
Os empregadores atribuem a cada funcionário um código de número de identificação de funcionário exclusivo. Às vezes, esse código de identificação é conhecido como número do funcionário, código do funcionário, ID do funcionário ou qualquer outro nome semelhante.
Como os IDs de funcionários representam um indivíduo único, eles também refletem suas informações pessoais e outras informações vitais da empresa. Isso pode incluir seu endereço, SSN, informações de folha de pagamento e outras informações.
Embora a emissão de IDs de funcionários não seja necessária, os benefícios tornam-se cada vez mais aparentes à medida que a empresa cresce e emprega mais pessoas. Os cartões de identificação dos funcionários não são necessários para fins fiscais, mas podem ajudar uma empresa a gerenciar melhor seus registros.
Qual é a diferença entre um número de identificação de funcionário e um número de folha de pagamento?
Um ID de funcionário difere de um número de folha de pagamento de uma maneira importante.
Um ID de funcionário geralmente é atribuído por um empregador para ajudar na identificação de fatos sobre um funcionário específico.
Um número de folha de pagamento, por outro lado, serve como um identificador para o cargo, em vez do funcionário que ocupa esse cargo.
Digamos que Jane trabalhe como redatora de conteúdo para a ABC. A ID de funcionário de Jane permaneceria a mesma independentemente de sua posição na organização, pois esse número está vinculado a ela como indivíduo.
Se ela fosse promovida de redatora de conteúdo a gerente de marketing de conteúdo, seu ID da folha de pagamento mudaria. Seu novo ID da folha de pagamento corresponderia ao seu cargo atual.
Os IDs da folha de pagamento são usados principalmente para fins de folha de pagamento e impostos, garantindo que os funcionários recebam o que devem.
O HMRC também controla os IDs da folha de pagamento dos funcionários que trabalham para empresas que usam o sistema de folha de pagamento Pay As You Earn (PAYE).
Identificação do funcionário x número do seguro social
Os números de identificação do funcionário (IDs) não são iguais aos números do Seguro Social (SSNs). Embora os SSNs sejam um método viável de identificação de pessoas, eles contêm informações pessoais confidenciais que, se usadas como identificação de funcionário, podem expor indivíduos a roubo de identidade. Ladrões de identidade podem utilizar SSNs para produzir documentos falsos e causar danos consideráveis à identidade do indivíduo e à segurança da empresa. Como resultado, os IDs dos funcionários devem ser usados para identificação diária e interna, enquanto os SSNs devem ser utilizados apenas quando absolutamente essencial.
Também é fundamental distinguir entre o ID do funcionário e o ID da folha de pagamento. Embora um ID de funcionário seja exclusivo para essa pessoa, um ID de folha de pagamento normalmente é alocado para uma determinada função ou posição em vez de um indivíduo. Ou seja, se outro funcionário assumir o cargo, ele herdará o ID da folha de pagamento e suas informações relacionadas, mas manterá seu próprio ID de funcionário.
Identificação do Empregado vs. Empregador
O ID do funcionário é frequentemente confundido com o ID do empregador (EIN). O IRS atribuiu a você um número de nove dígitos como seu EIN. O EIN de uma empresa, assim como seu SSN, é seu número de identificação federal exclusivo e é utilizado para fins de impostos, relatórios e regulamentação.
Quem é responsável por atribuir e gerenciar IDs de funcionários?
A responsabilidade de alocar e gerenciar IDs de funcionários geralmente fica sob a alçada do departamento de recursos humanos (RH) da organização, contadores ou funcionários da folha de pagamento, dependendo do tamanho da organização. Após a contratação, eles geralmente fornecem aos funcionários seus IDs exclusivos como parte do processo de integração.
Existem diretrizes para números de identificação de funcionários?
Como os números de identificação do funcionário são frequentemente visíveis ao público, você deve evitar o uso de informações confidenciais para gerá-los, como os quatro últimos dígitos do número do Seguro Social do funcionário. Não há restrições rígidas além disso, desde que os números façam sentido dentro da sua organização. Para obter mais informações sobre o número de identificação, você pode utilizar uma combinação de letras e dígitos.
Aqui estão algumas dicas para maximizar seu esquema de numeração de ID de funcionário:
- Para designar o departamento ou divisão do funcionário, inicie o número de identificação com um código de duas letras.
- Nunca use o número de identificação do funcionário demitido novamente. Para novos funcionários, sempre produza um número exclusivo e nunca usado antes.
- Adicione um “-[n]” ao final do número de identificação do funcionário, onde [n] é o número de crachás de identificação extras a serem impressos para esse funcionário. (Por exemplo, um ID de funcionário “7659-0” indica que o funcionário com número de ID “7659” recebeu apenas um ID de funcionário.) Isso é muito benéfico ao usar crachás para controle de acesso.
- Algumas empresas fornecem aos novos funcionários um número de identificação de funcionário temporário, indicado por um “T” antes ou depois do número, para usar até que recebam um número permanente.
- Inclua um dígito de verificação no final do número de identificação para evitar falsificação.
- Aconselhamos que os números de identificação dos funcionários tenham entre 4 e 8 dígitos, para que não sejam nem muito curtos nem muito longos.
- Atribua uma série de números aos crachás de identificação do visitante com antecedência. Você ainda pode rastrear para onde os visitantes vão sem precisar imprimir um novo crachá de visitante toda vez que alguém entrar.
Como usar números de identificação de funcionários com cartões de identificação
Os crachás de número de funcionário não apenas tornam seus IDs mais profissionais, mas também podem ajudar seu programa de crachás de identificação. Pode ser necessário registrar a frequência de uma sessão de treinamento profissional, por exemplo, o que seria facilitado por ter um número único de identificação do funcionário. Quando o funcionário visita outros sites ou locais, esse número pode ser necessário para ser registrado em um registro de visitantes. Além disso, o número impresso no crachá pode corresponder ao número codificado na tarja magnética, código de barras ou código QR do cartão, proporcionando outro tipo de identificação automática.
Como encontro meu número de identificação de funcionário?
Você não terá que lidar com essa consulta (muito comum) se o número de identificação de cada funcionário estiver impresso em seu crachá. Em nosso dia-a-dia agitado, já temos muitos números para lembrar; isso simplifica ainda mais as coisas para os membros de sua equipe.
Controle de acesso com cartões de identificação de funcionários
Usar cartões de identificação de funcionários para regular o acesso é um conceito brilhante. Você pode fazer com que seu sistema registre o ID de funcionário correspondente a cada uso, para que não haja confusão sobre quem está entrando em uma determinada sala ou área. Na realidade, a maioria dos sistemas de controle de acesso solicita que você forneça o número de identificação do funcionário para quem o crachá RFID foi emitido. Isso estabelece um link no banco de dados de controle de acesso entre o código RFID, a identificação do funcionário e o nome do titular do cartão.
Presença e Pontualidade com Identificação do Funcionário
Crachás de identificação de funcionários com números de identificação de funcionários embutidos podem ser facilmente configurados para funcionar com relógios de ponto. O TapTrack, por exemplo, pode ser configurado para receber o número via NFC (near-field communication). O ID do funcionário é usado para identificação exclusiva na maioria dos sistemas de controle de ponto e presença, como o Kronos. Você pode usar seus IDs para rastrear horários de trabalho em locais distantes usando relógios de ponto apropriados ou até mesmo telefones NFC.
Formato numérico para IDs de funcionários
Os números de ID do funcionário não têm um modelo ou formato definido. As organizações podem usar qualquer formato para códigos individuais, mas a maioria usa um modelo comum para gerar e atribuir novos IDs. Pode ser uma combinação aleatória de números e letras ou pode seguir um modelo que corresponda às informações sobre o funcionário, como cargo ou data de início. Considere os seguintes exemplos de identificação de funcionários:
- M028
- S067
As primeiras letras dessas amostras representam departamentos e os números mostram a sequência em que foram contratados pela empresa. O Exemplo A refere-se a um funcionário contratado para o departamento de marketing, enquanto o Exemplo B refere-se a um funcionário contratado posteriormente para o departamento de vendas.
Nenhuma informação pessoal ou sensível deve ser incluída nos números de identificação do funcionário, independentemente de como eles são formatados. Não inclua nenhuma parte do SSN do indivíduo ou outras informações confidenciais em seu ID de funcionário.
Benefícios dos números de identificação do funcionário
#1. Use para uma variedade de propósitos
Os IDs de funcionários têm uma variedade de aplicações, dependendo do negócio. Em um negócio de varejo, por exemplo, um ID de funcionário pode ser necessário para acessar os sistemas de caixa ou estoque. Eles também podem ser obrigados a utilizá-los para obter privilégios de funcionários, como comprar produtos com desconto para funcionários. Os funcionários em um ambiente de escritório podem ter diferentes níveis de autorização que lhes permitem fazer login em bancos de dados específicos usando seus IDs. Isso também pode fornecer um histórico digital de IDs de funcionários, caso você, seu RH ou equipes de contabilidade precisem auditar dados.
#2. Controle o acesso e a segurança das informações
Gerenciar o acesso a informações específicas, aplicativos e até salas pode ser benéfico para sua empresa. Você pode definir graus individuais de acesso ou segurança usando IDs de funcionários. Um vendedor, por exemplo, pode ter acesso ao banco de dados do CRM, mas ter acesso proibido a programas ou informações não relacionadas à sua função. Você também pode atribuir IDs temporariamente a visitantes que precisam de acesso a áreas específicas do edifício, como empreiteiros ou clientes.
#3. Organize grandes conjuntos de dados da empresa
Um sistema de identificação de funcionários pode ajudar na organização e manutenção de documentos e bancos de dados. É simples pesquisar, visualizar e organizar informações usando um único ID vinculado a todas as informações do funcionário.
#4. Manter a precisão da identidade
Se a sua empresa for pequena, você provavelmente não terá que se preocupar com nomes que podem causar confusão nos registros dos funcionários. No entanto, se a empresa crescer, alguns funcionários podem ter o mesmo nome, causando problemas na manutenção de registros. Isso pode comprometer a confidencialidade ou causar problemas de folha de pagamento. Você pode evitar esses problemas adotando um sistema de identificação de funcionário que garanta que cada funcionário seja único nos registros de sua empresa.
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#5. Melhore a segurança da entidade de ID
Você pode evitar a utilização de informações pessoais, empregando IDs de funcionários exclusivos. Um código de identificação do funcionário é um código interno exclusivo que serve como uma criptografia da identificação do funcionário. Os IDs de funcionários devem ser exclusivos e não conter informações pessoais, como SSNs, que possam comprometer a identidade do funcionário.
Você pode evitar a utilização de informações pessoais, empregando IDs de funcionários exclusivos. Um código de identificação do funcionário é um código interno exclusivo que serve como uma criptografia da identificação do funcionário. É fundamental que os IDs dos funcionários sejam exclusivos e não incluam nenhum colega de trabalho.
Resumo
Nunca é cedo demais para começar a emitir números de identificação de funcionários se você possui uma pequena empresa. Quando você tem apenas três funcionários, pode parecer bobagem, mas quando você tem 100 ou mais, ficará feliz por ter um sistema instalado. Para permitir o crescimento e o desenvolvimento, sempre propomos que as pequenas empresas integrem sistemas de grandes empresas sempre que possível.
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Referências
