Você acredita que não precisa se preocupar em estabelecer um manual de funcionários sólido? Considere novamente.
À medida que sua empresa cresce, um manual do funcionário serve como um guia sobre o que seus funcionários podem esperar de você e o que você espera deles. Portanto, a menos que você seja um único funcionário de sua empresa ou administre uma empresa familiar com apenas você, sua irmã e seu primo como funcionários, você precisa de um manual do funcionário. Criar um manual do funcionário, por outro lado, pode ser uma tarefa exigente. Este artigo discute os benefícios de um manual do funcionário, o que deve ser incluído em um manual do funcionário e com que frequência um manual do funcionário deve ser revisado e atualizado.
O que é um Manual do Funcionário?
Os manuais do funcionário geralmente são conhecidos como guias de campo do funcionário ou manuais da equipe. Ele informa novos funcionários e funcionários sobre a empresa, como:
- Missão
- Visão
- Valores
- Políticas
- Procedimentos
- Condições do local de trabalho
- Expectativas de comportamento/código de conduta
Esta informação é crítica para os novos contratados começarem no primeiro dia. Eles devem ter um conhecimento sólido da empresa após a leitura do manual, incluindo como as coisas são feitas e o que se espera deles. Isso lhes dá mais confiança na abordagem de seu trabalho e aumenta sua eficiência imediatamente.
Os funcionários existentes podem usar o manual como um recurso sempre que precisarem de conhecimento sobre o local de trabalho, como procedimentos de folha de pagamento ou seus direitos trabalhistas.
Os novos funcionários devem receber o manual no primeiro dia de trabalho. Cada vez que o manual é atualizado, os funcionários existentes devem receber uma cópia.
O que deve conter no manual do funcionário?
Um manual do funcionário deve ser dividido em partes para que uma ampla gama de informações possa ser fornecida.
Aqui estão alguns exemplos do que deve ser incluído em um manual do funcionário:
- Os fundamentos do emprego
- Políticas no local de trabalho
- Código de Ética
- Remuneração e promoção
- Vantagens e vantagens
- Jornada de Trabalho, Folga Remunerada e Férias
- Demissão e demissão do empregado.
Ao conectar essas seções, você pode criar um manual abrangente do funcionário da empresa. Todo o modelo inclui esses elementos, bem como uma introdução para ajudá-lo a receber novos funcionários em sua organização.
Para ajudá-lo ainda mais, aqui está nossa explicação do que cada seção compreende, bem como recomendações para elaborar seu próprio manual do funcionário para atender às necessidades de sua empresa:
#1. Os fundamentos do emprego
Esta parte é amplamente instrutiva e o ajudará a estabelecer definições básicas relacionadas ao trabalho. Ele informará sua equipe sobre as condições de seu contrato e classificação de trabalho. Eles podem se referir a esta parte como um recurso sempre que tiverem dúvidas fundamentais.
Este também é um bom lugar para estabelecer políticas de atendimento. Você também pode descrever seu processo de contratação para possíveis gerentes de contratação em sua empresa.
Aqui estão algumas coisas a serem mencionadas na seção Noções básicas de emprego:
- As várias formas de contratos de trabalho. Defina funcionários em período integral e meio período, bem como estagiários, aprendizes e outros trabalhadores.
- Oportunidades iguais de emprego. Esta é uma declaração obrigatória não apenas por questões legais, mas também para fomentar uma cultura de meritocracia e respeito em seu negócio.
- Processo de recrutamento e seleção. Descreva aqui as etapas típicas do seu processo de contratação. Além disso, se você realiza verificações pré-contratação com frequência, especifique o estágio em que os gerentes de contratação podem solicitá-las e até mesmo como lidar com elas. Da mesma forma, se você tem um programa de indicação permanente ou frequentemente oferece bônus por indicação, este é um bom local para esclarecer a abordagem e as diretrizes relevantes.
- Comparecimento. As políticas de comparecimento do estado, por exemplo, descrevem o que os funcionários devem fazer se não puderem comparecer ao trabalho ou as circunstâncias nas quais a ausência não declarada pode ser justificada.
#2. Políticas do local de trabalho
Esta seção define seu local de trabalho e como ele deve ser. É sobre as circunstâncias de trabalho de sua equipe. Inclua padrões antiassédio e de saúde e segurança em seu manual do funcionário para criar um ambiente legal e agradável onde seus funcionários possam prosperar.
Aqui estão as políticas incluídas, juntamente com sugestões sobre como adaptá-las ao seu próprio local de trabalho:
- Confidencialidade e segurança de dados. Mencione essas leis e como você garante a conformidade, bem como o que espera que sua equipe desempenhe.
- Assédio e violência. O respeito por e dos colegas de trabalho é um componente essencial de um ambiente de trabalho agradável. Nesta seção, você pode afirmar inequivocamente seu compromisso de eliminar o assédio e a violência no local de trabalho. Você também definirá o que constitui assédio e discutirá possíveis consequências.
- Segurança e saúde no local de trabalho. Esta seção fornecerá diretrizes para os funcionários seguirem a fim de manter um local de trabalho saudável e seguro. Você pode incluir as atividades que sua organização realizou para garantir a conformidade com as leis de saúde e segurança ocupacional, bem como para proteger os funcionários em trabalhos perigosos ou em caso de emergência. Nosso modelo inclui seções sobre prevenção, gerenciamento de emergência, tabagismo e um local de trabalho livre de drogas. Se sua organização tiver requisitos relevantes, você também pode incluir uma política de saúde mental.
#3. Código de Ética
Seu Código de Conduta serve como uma diretriz para o comportamento dos funcionários. Você explicará como espera que os funcionários tratem os outros, sejam eles colegas de trabalho, parceiros, clientes ou partes interessadas externas. É tudo uma questão de ética e confiança e de criar um ambiente seguro e profissional para todos.
Inclua as seguintes seções em seu próprio Código de Conduta:
- Código de roupa. Mesmo que sua empresa não tenha um código de vestimenta, você pode indicá-lo aqui. Os funcionários devem estar cientes do que podem e não podem usar. Descreva os critérios o mais detalhadamente possível; por exemplo, o que significa 'roupa formal' para a sua organização?
- Dispositivos digitais e segurança cibernética. Aborde o uso da Internet, telefones celulares da empresa, e-mail corporativo e uso de mídia social corporativa e pessoal. Estabelecer padrões sem ser excessivamente restritivos aos funcionários; a maioria das pessoas espera alguma liberdade nessas coisas, desde que as diretrizes de segurança e proteção de dados sejam seguidas.
- Conflito de interesses. Você pode descrever o que é um conflito de interesses, o que os funcionários podem fazer se encontrarem um e quais são as consequências da violação intencional de leis relevantes ou regras da empresa.
- Vínculo e confraternização de funcionários. Embora muitas empresas estejam abertas para que os funcionários se tornem amigos ou namorem, regras básicas devem ser seguidas para evitar rumores ou incidentes não profissionais.
- Parentes empregados. Esta parte é fundamental para evitar alegações de nepotismo e favoritismo. Forneça diretrizes precisas para as relações de trabalho permitidas entre parentes em sua organização.
- Visitantes no local de trabalho. Esta é uma questão de segurança, bem como de proteção de dados e propriedade da empresa. Descreva o procedimento para convidar visitantes para os terrenos corporativos de forma que o pessoal esteja sempre vigilante e responsável.
- Distribuição e solicitação. Nesta seção, você pode discutir tentativas de terceiros ou funcionários de solicitar ou distribuir panfletos, produtos ou serviços, bem como como os funcionários devem lidar com tais situações.
#4. Remuneração e promoção
Esta seção explica como você compensa e reconhece os funcionários por seus esforços, além de auxiliá-los em seu desenvolvimento. Essas políticas demonstram seu apreço pelos funcionários e os incentivam a permanecer com você.
Inclua as seguintes seções para trabalhar nisso:
- Status da folha de pagamento e remuneração. Esta seção é particularmente significativa para os Estados Unidos, que possui regras que regem o pessoal isento e não isento. Você pode explicar a estrutura legal e esclarecer as leis sobre horas extras. Você também pode especificar os dias em que os funcionários recebem seus salários.
- Gestão de desempenho Esta parte informa os funcionários sobre como seu desempenho será avaliado e prepara os supervisores para responsabilidades gerenciais. Você pode discutir os objetivos das avaliações de desempenho e como os gerentes devem liderar suas equipes.
- Desenvolvimento e treinamento de colaboradores. Esta é sua oportunidade de destacar um aspecto importante de sua estratégia de retenção: garantir que os funcionários cresçam pessoal e profissionalmente. Você pode discutir oportunidades de treinamento e, se aplicável, orçamentos de educação.
Leia também: QUEM É UM FUNCIONÁRIO ASSALARIADO? Tudo o que você precisa saber
#5. Remuneração e Desenvolvimento
Você já ouviu um funcionário dizer: “Nossa, não sabia que tínhamos desconto na academia”? É muito provável que os funcionários não conheçam toda a gama de benefícios e incentivos oferecidos pela sua organização. Esta seção ajuda você a manter a equipe informada sobre este tópico.
As seguintes partes podem ser incluídas em nossos benefícios e regalias (mas adicione suas próprias vantagens e regalias exclusivas):
- Bem-estar do funcionário. Seguro de saúde privado, academia e programas de bem-estar são exemplos disso. Inclua explicações de leis pertinentes, como FMLA e COBRA.
- Compensação trabalhista. Descreva o procedimento que os funcionários devem seguir se forem feridos no trabalho, bem como os benefícios que você fornecerá. Modifique nosso modelo de acordo com a legislação local.
- Opção de trabalhar em casa. A oportunidade de trabalhar em casa está se tornando cada vez mais comum. Explique como os funcionários podem solicitar trabalho remoto e os regulamentos que devem seguir (por exemplo, segurança cibernética em casa). Descreva também os regulamentos para trabalhadores remotos permanentes.
- Custos com funcionários. Mencione quais despesas relacionadas ao trabalho você cobrirá e como funciona o procedimento de reembolso.
- Carro fornecido pela empresa. Se você fornecer automóveis corporativos como um benefício, certifique-se de notificar os funcionários sobre como você espera que eles se comportem enquanto dirigem e quais despesas você cobrirá (por exemplo, combustível e taxas).
- Estacionamento. Da mesma forma que o benefício do carro corporativo, se você fornecer estacionamento gratuito no local de trabalho, certifique-se de que a equipe entenda como lidar com o espaço designado. Descreva os critérios que você usa para alocar vagas de estacionamento se tiver um número restrito delas.
- Equipamentos fornecidos pela empresa. Se você fornecer equipamentos aos funcionários (como telefones ou laptops), certifique-se de que eles saibam como cuidar deles. Inclua o que acontece se o dispositivo for roubado ou danificado.
#6. Jornada de Trabalho, Folga Remunerada e Férias
Esta é uma das seções que mais interessará aos funcionários. Eles querem saber como podem dividir seu tempo entre trabalho e lazer ou atividades fora do trabalho quando ingressarem na sua organização.
Você pode criar suas próprias políticas aplicáveis consultando as áreas abaixo:
- Jornada de trabalho e PTO (folga remunerada). Mencione o horário geral de funcionamento da sua empresa, bem como eventuais desvios. Em seguida, especifique o número de dias de folga pagos que você oferece aos funcionários e descreva o processo para solicitar o PTO.
- Feriados. Liste todos os feriados observados por sua organização e explique como você compensará os funcionários se eles forem obrigados a trabalhar nesses dias.
- Atestado médico. Descreva o que a lei exige que você ofereça aos funcionários, bem como quaisquer benefícios adicionais de licença médica que você optou por fornecer. Você pode incluir as definições de doença de curto e longo prazo.
- Partir para o luto. Permita que os funcionários que perderam um ente querido tenham alguns dias de licença por luto – este é um benefício sensível que pode ajudá-lo a construir relacionamentos de confiança com os funcionários.
- Serviço de júri e votação. Explique a lei que envolve a licença por obrigações cívicas e que documentação os funcionários podem ser obrigados a trazer.
- Licença parental. Isso pode incluir licença paternidade e maternidade legalmente obrigatória ou patrocinada pela empresa para funcionários que tenham ou adotem um filho. Você também pode incorporar benefícios de subsídio parental, como algumas horas de folga para participar de reuniões escolares.
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#7. Demissão e Demissão de Empregado
Os funcionários precisam saber como terminará sua relação de trabalho com sua organização caso algo não dê certo. Especialmente se houver um processo disciplinar envolvido.
A seguir, um esboço do conteúdo:
- Disciplina Progressiva. Examine as etapas do processo de disciplina progressiva e como você espera que os gerentes lidem com elas.
- Renúncia. Quando um funcionário se demite, ele deve estar ciente do tempo de aviso prévio, bem como do processo de demissão. Este também é um excelente momento para abordar questões como reembolso de mensalidades ou realocação, além de proibir claramente a demissão forçada.
- Terminação. Especifique as leis aplicáveis, bem como seu próprio procedimento interno de rescisão de funcionário. Mencione os termos de entrega do dinheiro da indenização, bem como como você planeja reembolsar as férias e licenças médicas restantes.
- Referências. Inclua uma breve declaração sobre o fornecimento de referências a funcionários que pediram demissão ou foram demitidos. Por exemplo, se um funcionário foi demitido por justa causa, você tem o direito de se recusar a fornecer referências a ele.
# 8. Conclusão
Você pode usar a conclusão para notificar a equipe sobre futuras modificações e solicitar que eles reconheçam a leitura do manual. No entanto, você deve terminar seu manual do funcionário em um bom tom. Reitere como você está satisfeito por um funcionário ter se juntado à sua organização e expresse sua gratidão.
Por que você deve montar um manual do funcionário?
#1. Conformidade com a lei
Não há nenhuma exigência de que você tenha um manual do funcionário. Muitos regulamentos federais e estaduais, no entanto, obrigam as empresas a informar os funcionários sobre seus direitos trabalhistas. Um dos melhores métodos para transmitir essas informações aos seus funcionários é por meio do manual da equipe.
#2. Resolução de conflitos
O código de conduta da empresa está descrito no manual do funcionário, para que os funcionários saibam quais atividades são aceitáveis e quais não são. Também enfatiza as ramificações do mau comportamento. Isso pode dissuadir os funcionários de se envolverem em comportamentos nocivos e incentivá-los a adotar atitudes e hábitos saudáveis.
#3. Boas-vindas calorosas aos novos funcionários
Os manuais do funcionário podem ajudar os novos funcionários a se sentirem à vontade em seus locais de trabalho. O envolvimento e a lealdade dos funcionários podem ser aprimorados aprendendo sobre a história, a missão e os valores básicos da empresa.
Além disso, o manual do funcionário:
- Permite que você estabeleça suas políticas e procedimentos de pessoal.
- Simplifica a integração de funcionários, dando a cada novo funcionário acesso simples às informações necessárias.
- Auxilia no desenvolvimento de políticas e processos consistentes, garantindo que todos os membros da equipe estejam na mesma página.
- Reduz a probabilidade de reclamações e ações judiciais de funcionários, como funcionários alegando que você não os informou sobre seus direitos no local de trabalho.
- Serve como referência para requisitos de vestuário de funcionários, regulamentos de férias e licença médica, conselhos sobre estacionamento, políticas de cronometragem e assim por diante.
É fundamental escrever um manual do funcionário assim que você tiver uma declaração de meta e saber quais informações você deve ou deseja compartilhar com seus funcionários.
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Os funcionários devem receber o Manual do Funcionário
Nas orientações para novos recrutas e no treinamento empresarial anual, você pode fornecer cópias impressas do manual do funcionário. Se você tiver um escritório remoto, poderá enviar o manual do funcionário por e-mail aos funcionários. Você também deve informar os funcionários sobre como acessar o manual do funcionário a qualquer momento, seja por meio de uma cópia impressa na sala de descanso corporativa ou uma cópia eletrônica em uma intranet da empresa ou Google Drive compartilhado.
Revise regularmente o Manual do Funcionário e atualize-o conforme necessário.
O manual do funcionário deve ser revisado regularmente pela administração da empresa para verificar se as políticas e procedimentos são seguidos e alinhados com as práticas da empresa. O manual do funcionário deve ser atualizado conforme necessário, e quaisquer alterações devem ser notificadas aos funcionários o mais rápido possível.
Manual de dicas para o funcionário
- Mantenha um tom positivo, profissional e inteligível.
- Evite usar jargões jurídicos ou palavras ambíguas.
- Mantenha uma cópia do manual do funcionário à mão para todos os funcionários.
- Em seus arquivos pessoais, mantenha os agradecimentos dos funcionários.
- Inclua detalhes de contato de uma pessoa da empresa que esteja disponível para responder a perguntas.
- Comunique atualizações à equipe o mais rápido possível.
O que devo incluir em um manual do funcionário?
Comece com um modelo que abranja todos os temas principais que um manual deve incluir e, em seguida, adicione as informações apropriadas para sua empresa.
É obrigatório que as empresas forneçam um manual do funcionário?
Os manuais do funcionário não são exigidos por lei federal. Porém, dependendo do tipo, porte e estado da empresa, podem existir informações que devem ser prestadas aos funcionários. Um manual pode oferecer legalmente qualquer informação necessária, bem como informações cruciais e úteis para os funcionários.
Quais características distinguem um ótimo manual do funcionário?
Ao criar um manual do funcionário, mantenha-o atualizado e conciso. Evite o jargão ao demonstrar a cultura e o espírito da sua empresa. Uma versão móvel do seu manual também é benéfica.
Os manuais do funcionário são legalmente aplicáveis?
Os manuais do funcionário são considerados uma extensão do contrato do funcionário e, portanto, são legalmente obrigatórios no tribunal, a menos que expressamente declarado de outra forma.
O que é exigido por lei em um manual do funcionário?
Você não é obrigado por lei a ter um manual do funcionário, mas deve informar os funcionários sobre seus direitos. Algumas organizações exigem sinalização no local de trabalho, enquanto outras fornecem avisos por escrito durante o processo de integração.
É Necessário Assinar o Manual do Funcionário?
Embora não seja obrigatório por lei, é preferível receber um reconhecimento assinado dos funcionários, pois o manual descreve os princípios e diretrizes da empresa. Mesmo que o funcionário se recuse a assinar um aviso de recebimento, ele ainda pode ser responsabilizado pelas políticas e diretrizes especificadas no manual. Se um funcionário se recusar a assinar um aviso de recebimento, você deve conversar com ele sobre isso.
Com que frequência os manuais do funcionário devem ser revisados?
O manual do funcionário deve ser atualizado pelo menos uma vez por ano. Mantenha-se atualizado sobre a legislação e os regulamentos trabalhistas, no entanto, para proteger você e sua equipe, e reflita quaisquer alterações em seu manual do funcionário.
Conclusão
Um bom manual do funcionário deve ser profissional e útil, livre de linguagem jurídica e apoiar a cultura e os princípios da empresa.
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Referências
