Mudanças e estresse andam de mãos dadas, mas pode ser ainda mais complicado quando empregadores e funcionários não podem passar por nenhum tempo de inatividade entre as mudanças. Outras situações podem complicar ainda mais o processo, como desorganização e falta de comunicação entre os departamentos.
Para evitar complicações e garantir que a mudança do seu escritório ocorra sem problemas, aqui estão alguns pontos cruciais que os empregadores e o RH devem seguir antes, durante e depois da mudança.
Fazer: criar uma lista de verificação de movimentação
Não apenas “siga seu instinto” em relação à sua estratégia de realocação de escritório. Caso contrário, você perderá alguns detalhes importantes que farão com que você e sua equipe batalhem no último minuto. Criar um lista de verificação de mudança de escritório que descreve todos os detalhes da sua mudança, do início ao fim.
Não: Faça tudo em um mês
Embora seja possível concluir sua mudança em um mês com uma lista de verificação, você vai estressar sua força de trabalho. Comece a planejar seis meses antes do seu grande dia entrando em contato com empresas de mudanças, revisando seu aluguel, estabelecendo seu orçamento e designando uma equipe de tarefas.
Faça: comunique-se com seus funcionários
Seus funcionários precisam saber que seu escritório está se mudando para outro lugar com bastante antecedência. Dependendo de onde você está se movendo, isso pode afetar o deslocamento ou a capacidade de limpar a mesa. Além disso, se todos souberem com antecedência, os empregadores poderão resolver rapidamente os problemas de trabalho/armazenamento.
Não: espere que seus funcionários ajudem
Muitos de seus funcionários não terão tempo, paciência ou força física para participar da mudança. Além de mover seus próprios equipamentos pessoais, não deve haver a expectativa de que seus funcionários devam mover propriedades comerciais. Contrate uma empresa de mudanças para este trabalho.
Fazer: contratar ou designar um gerente de projeto
A mudança de escritórios não está diretamente relacionada com a geração de negócios do seu escritório, mas ainda requer um gerente de projeto. Você precisa de alguém para transferir utilitários, instalar os telefones, embalar o equipamento, atribuir estacionamento no novo escritório e garantir que todos os funcionários estejam prontos para a mudança.
Não: Continue movendo a data de entrada
Informe apenas seus funcionários, gerente de projeto e outros fornecedores (empresa de mudança ou fornecedor de serviços públicos) que você está se mudando até finalizar a data. Não há problema em cometer erros, mas se você estiver constantemente mudando a data, sua equipe terá dificuldade em aceitar a mudança.
Fazer: mapear uma planta baixa
Seu novo escritório será maior ou menor que o atual. Independentemente disso, é improvável que seu novo escritório tenha a mesma aparência do antigo. Crie uma planta baixa para saber onde todos os seus móveis irão. Uma planta baixa ajudará seus trabalhadores e funcionários a se instalarem mais rapidamente.
Não: Jogue fora os itens após a mudança
Um novo escritório dá-lhe a oportunidade de atualizar a sua tecnologia ou mobiliário. Se você planeja fazer isso, considere encomendar novos equipamentos que chegarão ao novo escritório. Jogue fora o equipamento que você já substituiu no dia da mudança, pois a maioria das empresas de mudanças pode jogar no lixo itens para você.
Fazer: revisar antes de mudar
Tome nota de qualquer coisa que não pareça certa e limpe seu espaço novo e antigo enquanto eles estiverem vazios. Certifique-se de ter feito tudo em sua lista de verificação e revise seu orçamento. Uma semana antes da mudança, tudo deve ser contabilizado e os suprimentos da mudança devem ser compilados.
Não: Descarregue seu estresse nos outros
Não importa o quão preparado você esteja para a mudança, todos estarão passando por um pouco de estresse. É importante manter o moral sendo útil e solidário durante o processo. Quando todos estiverem instalados no novo escritório, dê uma festa e parabenize todos pelo trabalho árduo.
Se seus funcionários estão se mudando para o exterior, tente ter empatia com a situação deles. Eles provavelmente estão deixando sua família e amigos. Nunca é uma má ideia colocar funcionários internacionais com um amigo, seja um colega de trabalho ou outro americano realocado, com quem eles possam interagir.
O que deve ser feito para informar clientes, funcionários e partes interessadas sobre o novo local após a mudança de escritório?
É importante informar os clientes, funcionários e outras partes interessadas sobre sua nova localização, atualizando o site da empresa, as páginas de mídia social e quaisquer outras listas online. Você também deve alterar seu endereço comercial oficial com agências governamentais e outras organizações relevantes.
Que medidas devem ser tomadas para limpar e reorganizar o novo escritório após uma mudança de escritório?
Depois de uma mudança de escritório, é importante reservar um tempo para limpar o novo espaço e reorganizá-lo para torná-lo funcional e eficiente. Isso pode incluir tarefas como desempacotar caixas, organizar móveis, configurar equipamentos e criar um sistema organizacional para arquivos e suprimentos.
Por que é importante ter um sistema para rastrear itens durante uma mudança de escritório?
Ter um sistema para rastrear itens durante uma mudança de escritório ajuda a garantir que nada seja perdido ou deixado para trás durante a transição. Isso pode incluir o uso de etiquetas, listas de inventário e marcação de itens com um sistema de codificação de cores específico.
Por que ter um plano de contingência é importante durante uma mudança de escritório?
Ter um plano de contingência durante uma mudança de escritório ajuda a se preparar para eventos inesperados e minimizar o potencial de estresse e interrupções. Isso pode incluir o planejamento de contingências, como atrasos relacionados ao clima, quebra de equipamentos ou incidentes de tráfego.
Por que é importante seguir os regulamentos de saúde e segurança durante uma mudança de escritório?
Seguir os regulamentos de saúde e segurança durante uma mudança de escritório é importante para proteger os trabalhadores e garantir uma mudança segura e eficiente. Isso pode incluir seguir técnicas de elevação adequadas, fornecer equipamento de proteção adequado e observar os procedimentos de segurança e evacuação contra incêndio.
Por que é importante levar em consideração os arranjos de estacionamento para o caminhão de mudança durante uma mudança de escritório?
Levar em consideração os arranjos de estacionamento para o caminhão em movimento é importante para garantir que a mudança ocorra sem problemas e sem interrupções. Isso inclui reservar estacionamento nos locais antigo e novo e providenciar o acesso aos elevadores e outras áreas do edifício.
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comentários 4
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Ich muss nämlich den Umzug meiner Firma planen, der in etwas more als einem halben Jahr vonstattengehen wird. Einen Projektmanager einzustellen, ist schonmal eine sehr gute Idee!
Vielen Dank für den hilfreichen Kommentar! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und überlegen noch, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen ou den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen und möchte demnächst in ein größeres Büro ziehen. Ich unterstze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins rollen. Você é superlegal, ob sie seu Mitarbeiter wohl um Hilfe mordido pode, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, was ich alles beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich dennoch als Erstes machen, sobald die neue Wohnung frei ist.