RASTREAMENTO DE DOCUMENTOS: Definição, Serviços e Guia

RASTREAMENTO DE DOCUMENTOS
Crédito da foto: Business.com

Todos nós usamos o mesmo sistema de rastreamento de documentos para acompanhar nossos arquivos. Seja você advogado, médico ou até mesmo contador, é importante saber quais tipos de serviços estão disponíveis em sua área. A melhor maneira de saber mais sobre eles é visitando sua biblioteca local ou perguntando a alguém que trabalha neste campo. No entanto, eu forneci tudo o que você precisa saber e obter rastreamento de documentos simples com sistemas, software e Davao City Portal Document Tracking 2. Continue lendo.

O que é rastreamento de documentos?

O rastreamento de documentos é o processo de acompanhar os documentos e arquivos que são compartilhados com outros usuários. Isso pode ser feito usando um sistema de rastreamento de documentos ou uma ferramenta de rastreamento de arquivos.

O principal benefício do rastreamento de documentos é acompanhar todos os documentos que foram compartilhados com outros usuários para que você saiba o que é deles e o que é seu.

Serviços de rastreamento de documentos

O rastreamento de documentos é um serviço que permite acompanhar o andamento dos documentos pelo sistema. Você pode conseguir isso com qualquer tipo de documento, como e-mails, arquivos e mensagens.

O rastreamento de documentos é diferente do gerenciamento de arquivos, pois fornece mais informações sobre cada documento original do que apenas um número de referência. Em alguns casos, isso inclui metadados anexados a cada arquivo, como data de criação ou tamanho no momento do upload, para que você saiba quanto tempo levou para passar pelo processo de fluxo de trabalho antes de ser arquivado ou excluído por outro membro da equipe.

O rastreamento de documentos é importante para empresas que precisam processar e acompanhar muitos documentos. Isso pode incluir consultórios médicos, agências governamentais, escritórios de advocacia e muito mais. O rastreamento de documentos permite que todos na equipe vejam onde cada documento está no processo de fluxo de trabalho, para que saibam quando ele estará pronto para ser visto ou acessado por outra pessoa.

Como funciona o sistema de rastreamento de documentos?

Um programa de software, o sistema de rastreamento de documentos, é útil para acompanhar os rastros de papel. Instituições e corporações podem usar isso para armazenar e distribuir documentos, arquivos e outros dados.

Você pode se perguntar por que precisaria de um sistema de rastreamento de documentos. A resposta é simples: se você deseja que os funcionários ou clientes de sua empresa possam acessar seu produto de trabalho em qualquer dispositivo em qualquer lugar do mundo a qualquer hora; então esse tipo de tecnologia faz sentido para suas necessidades.

Sistemas de rastreamento de documentos

Os sistemas de rastreamento de documentos são usados ​​para rastrear documentos. Eles podem ser usados ​​para rastrear documentos que foram compartilhados com outros usuários e também para acompanhar as alterações feitas no documento.

Este sistema também permite que você mantenha guias sobre onde um arquivo ou banco de dados foi salvo pela última vez, quem fez alterações, quando essas alterações foram feitas e qual versão do documento foi salva ou aberta pela última vez.

O que são ferramentas de rastreamento de arquivos?

Compartilhando arquivos com outras pessoas? Use uma ferramenta de monitoramento de arquivos para acompanhar o que todo mundo está fazendo com eles. É uma ótima maneira de acompanhar os arquivos que você está compartilhando com outros usuários. Você pode usá-lo para rastrear o arquivo que está compartilhando com outros usuários.

Software de rastreamento de documentos

O software de rastreamento de documentos é um software que ajuda a rastrear os documentos que estou compartilhando com outros usuários. Ele é usado para manter o controle de documentos no escritório e também em organizações empresariais.

O software de rastreamento de documentos pode ser usado para diferentes fins, como:

  • Rastreamento de documentos durante seu uso por diferentes pessoas ou departamentos dentro de uma organização. Por exemplo, se você estiver usando o modelo XYZ do Word e precisar alterar algum texto nele, poderá rastrear facilmente essa alteração usando o software de rastreamento de documentos, pois ele mostrará todas as alterações feitas neste arquivo automaticamente após salvá-lo novamente. Dessa forma, toda vez que alguém fizer alguma alteração no(s) seu(s) documento(s), ele também saberá sobre essas alterações sem ter acesso a elas!

Qual solução ajuda a rastrear o documento que estou compartilhando com outros usuários?

Existem várias soluções para rastrear o documento que você está compartilhando com outras pessoas.

O Document Tracking System (DTS) é um tipo de software que ajuda a rastrear seus documentos e armazená-los em um banco de dados. Vários usuários podem acessar o sistema simultaneamente sem medo de perda de dados. As empresas geralmente escolhem essa opção porque é fácil de usar e não custa muito.

Sistema de rastreamento de documentos on-line gratuito

O rastreamento de documentos é o processo de rastreamento de documentos à medida que eles se movem por uma organização ou empresa. Envolve a coleta, armazenamento e gerenciamento de dados relevantes relacionados a documentos, como data de criação, detalhes de propriedade, informações do autor, etc. Tempo.

Existem vários tipos de sistemas de rastreamento de documentos disponíveis para compra no mercado hoje:

#1. Edição de luxo:

Esta versão vem com recursos extras, como alertas ilimitados por e-mail quando novos documentos são adicionados ou modificados no sistema; acesso fácil de qualquer lugar através de um navegador da web (sem necessidade de aplicativos); backup automático a cada hora; e a capacidade de sincronizar entre dispositivos usando armazenamento em nuvem (Dropbox/Google Drive).

#2. Edição Padrão:

Inclui todos os recursos básicos mencionados acima, além de suporte para vários usuários com permissões de pastas compartilhadas, para que todos compartilhem o acesso em diferentes dispositivos sem se preocupar com quem recebe o quê e quando!

#3. Edição avançada:

Esta versão vem com um calendário integrado, análise do usuário e muito mais. Em suma, o software de rastreamento de documentos é uma ótima ferramenta quando você precisa acompanhar arquivos importantes, como contratos, pedidos de compra ou faturas.

Rastreamento de Documentos do Portal da Cidade de Davao 2

Para manter o controle sobre as trilhas de papel, use o “Davao City Portal Document Tracking 2”. Ele fornece detalhes completos de todos os usuários que acessaram o documento.

Muitas empresas e organizações utilizam sistemas de rastreamento de documentos para fins comerciais, como rastreamento de pedidos, faturas, etc. site ou até mesmo o visitou a partir do endereço IP de sua área local (Protocolo de Internet).

Por que o rastreamento é útil?

O rastreamento é útil porque ajuda você a saber quem tem o arquivo, onde está e quando foi modificado pela última vez. Se o seu computador falhar ou for roubado e você precisar recuperar os dados, o rastreamento o ajudará a encontrá-lo em segundos.

Se o seu funcionário usa uma versão antiga de um programa em seu computador, mas não deseja atualizar ainda (ou nunca), ele também pode usar esse recurso. Dessa forma, ele não perderá o acesso durante o processo de atualização, mas ainda terá todos os seus arquivos salvos em um único local, em vez de armazená-los individualmente em diferentes locais do seu PC ou laptop.

Como rastrear um arquivo?

Você pode rastrear um arquivo carregando-o no portal e enviando-o ao destinatário diretamente ou por e-mail.

#1. Carregamento de arquivo:

Carregue seus arquivos em sua conta e eles ficarão visíveis na seção Histórico de arquivos.

#2. Envio direto:

Esta opção permite que você envie um anexo de dentro da janela de composição do Gmail (ou outros aplicativos). Qualquer aplicativo, exceto o Gmail, que abrir esse link, enviará o anexo ao remetente.

#3. E-mail:

Se você tiver uma conta de e-mail associada à sua conta do Google, use este método para enviar anexos.

# 4. Whatsapp:

Se alguém compartilhou seu número do WhatsApp com você como parte de seu relacionamento conosco (e, portanto, também tem acesso), recomendamos usar o WhatsApp para enviar anexos, pois não há necessidade de que eles vejam nossos e-mails novamente.

Resumo

Neste artigo, discutimos o rastreamento de documentos em detalhes. É um serviço que permite que as pessoas compartilhem arquivos ou documentos com outros usuários. A melhor parte é que ajuda a manter um registro de todos os arquivos e documentos em seu sistema para que você possa encontrá-los facilmente novamente quando necessário.

Perguntas frequentes sobre rastreamento de documentos

O que o sistema de rastreamento de documentos deve fazer?

Automatiza o processo de acesso, pesquisa e edição de documentos e permite controlar quem visualiza ou edita um documento.

Como você define a gestão de documentos?

Um sistema ou processo usado para capturar, rastrear e armazenar documentos eletrônicos, como PDFs, arquivos de processamento de texto e imagens digitais de conteúdo em papel.

Referências

  1. www.business.com
  2. www.cmwlab.com
  1. MELHORES SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM 2022
  2. SOFTWARE DE ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS: Revisões dos 25 principais softwares de acompanhamento de projetos
  3. Gerenciamento de documentos 2022: 4 dicas para gerenciar todos os seus arquivos e documentos em 2022
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