Uma ferramenta essencial para qualquer empresa é o software de gerenciamento de documentos. Dependendo do serviço, ele pode acelerar a colaboração, proteger os dados de forma mais completa e garantir a conformidade com as leis. Uma ferramenta crucial para gerenciar e trabalhar com documentos digitais convenientemente para Windows, Android, etc. é o software gratuito de gerenciamento de documentos. Além disso, melhora a eficiência do seu fluxo de trabalho e libera tempo e recursos. Assim, essas ferramentas permitem que você crie um arquivo eletrônico que o ajuda a armazenar seus documentos inestimáveis, em vez de vasculhar um oceano de arquivos e quantidades insondáveis de papel.
Software de gerenciamento de documentos gratuito
À medida que os documentos são criados, armazenados e distribuídos por toda a organização usando um software de gerenciamento de documentos, a eficiência aumenta enquanto o custo e a confusão de manter registros em papel diminuem. Seus registros em papel podem ser facilmente convertidos em arquivos digitais e organizados com a ajuda de um excelente software de gerenciamento de documentos (DMS).
Uma ferramenta de gerenciamento de documentos deve ter certos componentes essenciais para ser eficaz, incluindo armazenamento, compartilhamento e colaboração de documentos, controle de versão e segurança confiável. Seus arquivos físicos serão primeiro escaneados e digitalizados usando um sistema típico de gerenciamento de documentos. Em seguida, ele indexa o arquivo digitalizado recentemente para que sempre possa ser encontrado quando necessário. Finalmente, os arquivos são organizados e mantidos em um banco de dados seguro.
Características de um Sistema de Gestão de Documentos?
# 1. Acesso à nuvem
O upload e o download de documentos devem ser possíveis de qualquer lugar a qualquer momento com um DMS. Os documentos devem estar acessíveis aos funcionários em todos os momentos e de qualquer local por meio de upload, acesso e download. Como resultado, os sistemas de gerenciamento de documentos exigem acesso à nuvem. O maior benefício de um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem é que ele oferece aos membros da equipe a flexibilidade de colaborar e acessar arquivos de qualquer local.
# 2. Interface fácil de usar
Uma interface de usuário amigável e atraente é crucial para um DMS porque é usada com frequência. Um sistema de gerenciamento de documentos deve possuir uma interface amigável para facilitar o acesso aos documentos. Você não obterá o máximo valor de seu investimento e a produtividade será prejudicada se seu sistema de gerenciamento de documentos for difícil de usar.
#3. Recursos de pesquisa robustos
Um sistema de gerenciamento de documentos deve ter um recurso de pesquisa que permita aos usuários navegar rapidamente por todo o conteúdo e encontrar o documento necessário. Ele suporta todos os tipos de arquivo. Um sistema de gerenciamento de documentos deve ser capaz de lidar com uma variedade de tipos de arquivos para ser verdadeiramente dinâmico e robusto.
#4. Suporte para todos os formatos de arquivo
Qualquer pessoa que tenha acompanhado o desenvolvimento da tecnologia nas últimas décadas está ciente da evolução contínua dos formatos de arquivo. Ainda existem outros formatos de arquivo disponíveis, embora extensões populares como.pdf e.docx atualmente governem o mundo profissional. Seu sistema de gerenciamento de documentos deve suportar o maior número possível de tipos de arquivos diferentes. Isso garantirá que você não terá problemas no futuro.
Tipos de software de gerenciamento de documentos
#1. Software de armazenamento de documentos
A utilização deste tipo de software permite o armazenamento e organização centralizada e segura de documentos. Normalmente, ele tem elementos como pesquisa de documentos, marcação e arquivamento.
#2. Software de colaboração de documentos
O objetivo desse tipo de software é facilitar a colaboração de vários usuários. Freqüentemente, consiste em elementos como gerenciamento de tarefas, controle de versão e compartilhamento de documentos.
#3. Software de geração de imagens de documentos
A digitalização de documentos e o armazenamento digital são realizados usando esse tipo de software. Normalmente, ele possui recursos como reconhecimento de código de barras e reconhecimento óptico de caracteres (OCR).
#4. Software de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)
Estão disponíveis sistemas de gerenciamento de documentos em larga escala e outros sistemas de gerenciamento de conteúdo para gerenciar imagens, vídeos e arquivos de áudio. Normalmente, ele possui elementos como automação de fluxo de trabalho, controle de versão de documentos e segurança.
Benefícios de um software de gerenciamento de documentos
#1. Maior produtividade
Uma clara vantagem do DMS é que ele economiza tempo, o que frequentemente se traduz em maior produtividade porque o tempo é valioso. A recuperação de documentos mais rápida e eficaz pode melhorar a satisfação do cliente e o moral da equipe. Além disso, os programas de gerenciamento de documentos podem ser dimensionados para acomodar os requisitos de mudança de qualquer empresa. É exatamente por isso que simplificar os processos de negócios faz sentido. A utilização de um sistema de gerenciamento de documentos para organizar e gerenciar seus arquivos aumentará a produtividade de sua equipe e sua própria.
# 2. Maior Segurança
Para proteger documentos confidenciais, o software de gerenciamento de documentos oferece recursos de segurança aprimorados, como criptografia e controle de acesso. Quando os arquivos em papel ainda estavam em uso, protegê-los exigia o uso de medidas de segurança demoradas e ineficazes, como folhas de registro, arquivos trancados e protocolos de segurança. As organizações podem criptografar documentos usando sistemas de gerenciamento de documentos, que também permitem que cada arquivo tenha um nível de segurança diferente. Não só é mais fácil para a empresa e seus funcionários, mas também melhora a eficácia do processo de segurança de documentos.
# 3. Simplificadod Colaboração
A colaboração em documentos com colegas de trabalho é simplificada pelo software de gerenciamento de documentos, permitindo fluxos de trabalho mais rápidos e eficazes. Um sistema avançado de gerenciamento de documentos simplifica muito o processo de acesso rápido ao conteúdo e colaboração. A capacidade de acessar documentos que foram baixados de várias fontes está disponível em muitos lugares. Documentos compartilhados podem ser enviados por e-mail ou pela Internet, graças à imagem eletrônica. Com o DMS, os processos de negócios são mais visíveis e o monitoramento do fluxo de trabalho é potencialmente aprimorado. O acesso autorizado por usuários externos pode ser permitido e monitorado.
#4. Fácil Recuperação
Não é mais costume guardar papéis em armários ou espaços de armazenamento. Quando um documento é convertido em formato digital usando um software de gerenciamento de documentos, qualquer pessoa com acesso a ele pode visualizá-lo imediatamente. Os usuários de um sistema de gerenciamento de documentos podem pesquisar documentos usando o nome do documento, uma palavra-chave, seu conteúdo ou qualquer outra informação de identificação usada para catalogá-lo e rastreá-lo. Esta tarefa pode ser concluída de forma rápida e eficaz por um funcionário usando um computador.
Critérios para escolher um software de gerenciamento de documentos
- Custo: leve em consideração o preço do software, bem como quaisquer cobranças adicionais de manutenção, atualizações e suporte.
- Suporte: escolha um fornecedor de software com atendimento ao cliente confiável.
- Escalabilidade: certifique-se de que o software crescerá com sua empresa à medida que ela se expande.
- Recursos: leve em consideração os recursos do software, incluindo automação de fluxo de trabalho, versão de documento e funcionalidade de pesquisa.
- Verifique a compatibilidade do software com os sistemas e programas que você já possui.
- Para gerenciar seus documentos de forma rápida e simples, procure um software simples de usar e compreender.
Software de gerenciamento de documentos pessoais grátis
# 1. Confluence
Um espaço de trabalho em equipe que incentiva o compartilhamento e a colaboração do conhecimento, o Confluence, é adequado para trabalhadores remotos. Pode funcionar como um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos. Os usuários podem gerenciar, organizar, pesquisar e gerenciar versões de documentos graças aos recursos integrados. O Confluence substitui um repositório de documentos compartilhado do começo ao fim, agindo como um software inteligente de controle de documentos.
O Confluence é mais adequado para organizações de pequeno, médio e grande porte que utilizam uma variedade de outros programas de gerenciamento de documentos. Outros sistemas de gerenciamento de documentos, como Box, Dropbox e Google Drive, podem ser integrados direta e perfeitamente ao Confluence.
Além disso, o Confluence permite que os usuários importem documentos atuais do Word para as páginas wiki do Confluence, reduzindo a necessidade de programas de desktop e seus documentos associados.
Preços
- Grátis: $ 0
- Standard: $ 5.50
- Premium: $ 10.50
#2. Dropbox Empresarial
Com sua sincronização de arquivos líder de mercado, colaboração e recursos abrangentes de administração e segurança, o Dropbox Business é a principal plataforma de gerenciamento de documentos eletrônicos usada por mais de 300,000 equipes de negócios em todo o mundo e a maioria das empresas da Fortune 500. O 1 TB de espaço inicial fornecido pelas contas comerciais do Dropbox pode ser aumentada conforme e quando necessário. Os usuários também podem controlar o acesso dos membros da equipe e das pastas. Qualquer arquivo, pasta ou disco rígido pode ser copiado para um local de armazenamento externo seguro usando o Dropbox.
As empresas agora têm acesso aos novos recursos administrativos do Dropbox que simplificam o gerenciamento de equipes, oferecem suporte à segurança e conformidade dos dados e fornecem informações úteis sobre como suas equipes estão operando.
Preço:
- Padrão: US$ 12.50 por usuário por mês
- Padrão + DocSend: $ 50 por usuário por mês
- Avançado: $ 20 por usuário por mês
# 3. Caixa
A caixa é uma plataforma de fluxo de trabalho de documento único que ajuda as empresas a criar, colaborar e gerenciar conteúdo de maneira eficaz. Com a ajuda da plataforma de gerenciamento de documentos nativa da nuvem “Box”, equipes e organizações podem criar e colaborar com segurança em conteúdo de qualquer dispositivo, mantendo sua segurança e controle.
O Box oferece mais transparência porque permite que equipes e empresas apliquem classificações de segurança, bloqueiem arquivos para impedir a edição e definam permissões de usuário estritas em arquivos individuais.
Preço:
- Inicial: $ 5 por usuário por mês
- Negócios: $ 15 por usuário por mês
- Business Plus: $ 25 por usuário por mês
- Empresa: Caixa de contato para informações detalhadas sobre preços.
- O Box Personal é gratuito para um usuário. Oferece uma avaliação gratuita de 2 semanas
Algumas das maiores empresas e organizações do mundo usam a excelente ferramenta de gerenciamento de documentos conhecida como SharePoint. O gerenciamento de documentação e o compartilhamento de informações dentro das organizações se beneficiaram muito do SharePoint. Além de ser altamente personalizável, o SharePoint é ideal para empresas que usam o ecossistema de aplicativos de produtividade da Microsoft porque economiza uma quantidade significativa de tempo para os usuários.
Com a adição de dispositivos móveis, o SharePoint não é mais apenas um aplicativo de desktop ou laptop. Como resultado, o SharePoint é uma ferramenta ativa de gerenciamento eletrônico de documentos.
Preço:
- SharePoint Online (Plano 1): US$ 5.00 por usuário por mês
- SharePoint Online (Plano 2): US$ 10.00 por usuário por mês
- Office 365 E3: $ 20.00 por usuário por mês
# 5. Google Drive
Organizações de todos os tamanhos contam com o Google Drive, que está entre as melhores e mais confiáveis plataformas de gerenciamento de documentos. Com seu controle de versão superior e recursos de compartilhamento, o Google Drive pode ser usado em uma ampla variedade de dispositivos diferentes. Para equipes e organizações, é uma opção fantástica porque se integra perfeitamente ao Gmail e permite que os usuários criem fluxos de trabalho de documentos usando pastas e subpastas.
Um dos melhores aspectos do Google Drive é a capacidade de uma equipe trabalhar em conjunto em documentos, planilhas, apresentações e desenhos. Até 50 pessoas podem colaborar em um único documento ao mesmo tempo.
Os usuários podem realizar pesquisas inteligentes de arquivos e pastas usando o Google Drive. O mecanismo de pesquisa no Google Drive procura arquivos que contenham palavras específicas no título ou no conteúdo. Os usuários têm acesso a uma variedade de opções de pesquisa, incluindo a capacidade de procurar arquivos compartilhados por ou com uma determinada pessoa, por tipo de arquivo, datas específicas em que um arquivo foi editado e muito mais.
Preço:
- Gratuito: 15GB
- Básico: 100 GB por US$ 1.99 por mês ou US$ 19.99 por ano.
- Padrão: 200 GB por US$ 2.99 por mês ou US$ 29.99 por ano.
- Premium: 2 TB por US$ 9.99 por mês ou US$ 99.99 por ano
# 6. Microsoft onedrive
Um componente do pacote de produtividade do Microsoft Office, o Microsoft OneDrive oferece sincronização e armazenamento de arquivos online. Os usuários podem armazenar arquivos lá e acessá-los de qualquer dispositivo, e possui recursos para colaboração em tempo real.
Ele fornece uma quantidade considerável de armazenamento gratuito (5 GB), fortes recursos de colaboração que permitem que você veja as alterações feitas por outros usuários em tempo real e é perfeitamente compatível com as ferramentas do Microsoft Office
O Microsoft OneDrive possui uma grande variedade de ferramentas para criar e editar documentos, planilhas e apresentações. Por outro lado, uma pequena quantidade de espaço de armazenamento (além dos primeiros 5 GB) pode não ser suficiente para alguns usuários.
# 7. DocuWare
O DocuWare é uma excelente ferramenta de gerenciamento de documentos baseada em nuvem com muitos usos fora de sua função principal. É uma ferramenta que pode ser utilizada para lidar com faturas, gerenciar funcionários, promover vendas e outras tarefas.
Ele pode ajudar na digitalização de todos os tipos de arquivos físicos. Os documentos podem então ser mantidos em arquivos eletrônicos privados. Além das vantagens listadas acima, o software se destaca em automatizar fluxos de trabalho e tornar compreensíveis procedimentos complexos de gerenciamento.
O DocuWare é outra ferramenta que aprimora a colaboração e o compartilhamento de documentos. A conexão com funcionários que trabalham remotamente é possível usando o DocuWare. Preço: avaliação gratuita, preços personalizados
# 8. Birtrix24
Você pode facilmente armazenar e gerenciar seus arquivos usando o software. Ele permite a administração de vários tipos de arquivos, incluindo calendários, galerias, wikis e outros tipos de arquivos, e está equipado para suportar alguns serviços de intranet. Recursos avançados relacionados à equipe são acessíveis e recursos de CRM também estão disponíveis, juntamente com ferramentas de colaboração. Tem as seguintes características:
- As opções incluem auto-hospedagem, nuvem pública e nuvem
- Assistência na edição de documentos localmente e online.
- Fácil de usar em iOS e Android
- Fornece opções de armazenamento local e na nuvem.
- Permite que você trabalhe de forma mais eficaz com seus colegas de trabalho
Software de gerenciamento de documentos Windows grátis
# 1. OpenDocMan
Um DMS de código aberto chamado OpenDocMan é feito para armazenar e acessar documentos centralmente. Ele atrai os usuários com sua interface amigável e altamente intuitiva. Windows e Mac podem usá-lo e sua implantação é baseada na web. Em dispositivos com iOS, Android, Windows ou Blackberry, você também pode usá-lo como um aplicativo de software de gerenciamento de documentos. Você pode baixar a versão completa do programa de gerenciamento de documentos gratuitamente. Além disso, torna possível a segurança e o compartilhamento de aplicativos. Suas principais funções são o armazenamento e indexação de documentos. Além disso, o OpenDocMan permite o gerenciamento de fluxos de trabalho e e-mails e oferece suporte a vários idiomas.
# 2. Arquivos M
Ao manter todos os arquivos em um único local, o M-Files simplifica o processo de gerenciamento de documentos. Ele ainda pode se integrar com suas pastas e sistemas atuais usando tecnologia AI inteligente e integrada que organiza e protege automaticamente seus dados sem exigir nenhum esforço manual de sua parte. M-Files é um dos softwares de gerenciamento de documentos para usuários do Windows. Suas principais características incluem:
- Gerencia documentos estruturando e organizando o conteúdo.
- Melhore a produtividade dos funcionários automatizando processos manuais.
- Há um registro e rastreamento de todas as alterações feitas nos documentos.
- Esta ferramenta online de gerenciamento de documentos oferece uma interface de usuário simples de usar.
# 3. Krystal DMS
Os usuários do Windows podem baixar este software gratuito de gerenciamento de documentos. Gerenciamento, rastreamento e armazenamento de documentos são possíveis com ele. Você pode criar uma variedade de pastas e colocar documentos dentro delas para gerenciar documentos. Ele permite que você compartilhe documentos com vários usuários. Você pode controlar quem tem acesso para visualizar e editar documentos específicos. Ao utilizar a opção Checkout, você pode limitar ainda mais o acesso do usuário aos documentos. Este software registra logins, logouts, datas, endereços IP, nomes de pastas, etc. para garantir a segurança do documento. Além disso, oferece um recurso de proteção por senha para impedir que pessoas não autorizadas acessem seus documentos. Você só pode usar 512 MB de espaço de armazenamento para armazenar documentos ao usar a versão gratuita do Krystal DMS. Além disso, este programa é excelente na gestão de documentos.
# 4. Ao ar livre
Este é um software adicional gratuito de gerenciamento de documentos do Windows, gratuito e repleto de recursos. Com este software, gerenciar um grande número de documentos é simples. Você recebe armazenamento centralizado neste caso, protegido por uma senha. Você pode criar usuários com este software e compartilhar facilmente documentos com eles. Além disso, você pode dar aos usuários a capacidade de apenas visualizar ou editar determinados documentos. Embora seja gratuito, oferece todos os recursos de gerenciamento de documentos necessários sem nenhuma restrição de armazenamento.
# 5. LógicoDOC
Este é mais um software de gerenciamento de documentos de código aberto e gratuito para Windows. Ele pode ser utilizado para organizar documentos em um local. Para garantir a segurança dos dados, estabelece um único ponto de acesso. Portanto, somente usuários com permissão podem acessar os documentos. Este software é adequado tanto para empresas quanto para indivíduos, pois seu uso é bastante simples. Vários formatos de arquivo estão disponíveis para upload. Além disso, os documentos podem ser editados e visualizados aqui. Aqui, você pode criar pastas para organizar e separar documentos de acordo com suas preferências. Além disso, documentos importantes podem ser marcados para uso posterior. Ele executa regularmente backups automáticos dos dados recém-adicionados para evitar a perda de dados. Para sua comodidade, é oferecida uma indexação bastante robusta, facilitando a localização de qualquer tipo de documento.
Qual é o melhor software gratuito de gerenciamento de documentos?
Dependendo das necessidades e objetivos da sua organização, existe um software de sistema de gerenciamento de documentos gratuito que é melhor. Os melhores programas gratuitos de gerenciamento de documentos de código aberto são OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 e Alfresco Community.
O que é DMS de código aberto?
O software de código aberto tem um código-fonte distribuído gratuitamente que os usuários podem modificar e reutilizar frequentemente para melhorar o software. Usando software de gerenciamento de documentos de código aberto, as empresas podem digitalizar seus processos e armazenar seus dados em servidores privados. Eles estão prontamente disponíveis para qualquer pessoa acessar, alterar e atualizar. Além disso, os usuários podem adicionar seus próprios códigos a sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto para adicionar ou alterar recursos.
O Google tem um sistema de gerenciamento de documentos?
Um aplicativo baseado em nuvem chamado Google Drive permite que você crie, edite, armazene e compartilhe documentos. O único sistema de gerenciamento de documentos que possui integração perfeita com o Google Drive e o Workspace (anteriormente G Suite) é o AODocs
Como é chamado o sistema de gerenciamento de documentos da Microsoft?
Além do SharePoint, OneDrive e Microsoft Dynamics, o Microsoft 365 oferece várias opções de gerenciamento de documentos. MS Access. O MS Access é uma ferramenta forte (e gratuita) para criar um sistema produtivo de gerenciamento de documentos da Microsoft, apesar de parecer simples. Os documentos do Microsoft Office podem ser gerenciados usando um sistema de gerenciamento de documentos
O que é um sistema de gerenciamento fácil de documentos?
O simples DMS (Document Management System) é uma solução de ECM potente, adaptável e escalável. Como resultado, ele serve como o sistema de gerenciamento de documentos perfeito para empresas de todos os tamanhos, incluindo grandes e pequenas. O software DMS transforma seus dados corporativos e arquivamento digital em um recurso para o seu negócio.
O Acrobat é um sistema de gerenciamento de documentos?
Criar, editar e gerenciar arquivos PDF é facilitado pelo programa de gerenciamento de documentos Adobe Acrobat. Você e sua família podem gerenciar todos os tipos de documentos de forma rápida e fácil com a ajuda do Acrobat, liberando mais tempo para as coisas que importam.
O que é gerenciamento de documentos no Google Docs?
Os documentos podem ser criados, editados, armazenados e compartilhados usando o Google Drive, um aplicativo baseado em nuvem. Os documentos são armazenados na nuvem e sincronizados com as cópias locais do sistema dos usuários, que é como ele é usado como um sistema de gerenciamento de arquivos por muitas empresas.
Conclusão
Os documentos são frequentemente armazenados, acessados e gerenciados pelo sistema por meio de um repositório central. Além disso, pode ter opções para compartilhamento interno ou externo de documentos, bem como ferramentas de controle de publicação e revisão. O fluxo de trabalho de documentos, compartilhamento de arquivos e gerenciamento eletrônico de documentos são facilitados pelo software de gerenciamento de documentos, que beneficia empresas grandes e pequenas.
Não existe uma opção única para software de gerenciamento de documentos. O melhor software para o seu negócio dependerá de seus requisitos exclusivos e restrições financeiras. Passar algum tempo pesquisando suas opções o ajudará a identificar quais qualidades são mais importantes para você. Você pode aumentar a produtividade, melhorar o trabalho em equipe e simplificar seus processos de gerenciamento de documentos com o software de gerenciamento de documentos apropriado.
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Referências
