MELHORES SISTEMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS EM 2023

Sistemas de gerenciamento de documentos
Fonte da imagem: iStock
Conteúdo Esconder
  1. O que é gerenciamento de documentos?
  2. Sistemas de gerenciamento de documentos
  3. Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos
  4. Exemplo de Sistemas de Gestão de Documentos
  5. Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
  6. Os benefícios do uso de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos
    1. #1. Redução do espaço de armazenamento
    2. #2. Maior segurança
    3. #3. Melhor Conformidade Regulatória
    4. #5. Colaboração aprimorada
    5. #6. Melhor recuperação de desastres e backup
    6. # 7. Produtividade aumentada
  7. Os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos mais comuns
    1. #1. Clique para cima
    2. # 2. Folha inteligente
    3. #3. Espaços de trabalho em equipe
    4. #4. segunda-feira.com
    5. # 5 HubSpot
    6. # 6. pCloud
    7. #7. Ao ar livre
    8. #8. LógicoDOC
    9. #9 Escritório Feng
    10. #10. Nuxeo
  8. Sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto
  9. Melhores sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto
    1. #1. Opendocman
    2. #2. Ao ar livre
    3. #3. Edição da Comunidade do LogicalDoc
    4. #4. Kimios
    5. #5. Edição da Comunidade OpenKM
  10. A Microsoft possui um sistema de gerenciamento de documentos?
  11. Quais são as três funções de um sistema de gerenciamento de documentos?
  12. Qual é o melhor software de controle de documentos?
  13. A Microsoft possui um Sistema de Gerenciamento de Documentos?
  14. Qual é a diferença entre CMS e DMS?
  15. Quais são as etapas do sistema de gestão de documentos?
  16. Quais são os sete critérios para documentação de alta qualidade?
  17. Em conclusão,
  18. Quais são os componentes de um sistema de gerenciamento de documentos?
  19. Qual é a diferença entre gerenciamento de documentos e controle de documentos?
  20. Por que o gerenciamento de controle de documentos é importante?
    1. Artigos Relacionados
    2. Referências

Nesta era digital, as pessoas esperam poder acessar seus documentos vitais a qualquer momento, em qualquer lugar. A maneira mais eficaz de tornar esse processo consideravelmente mais fácil é usar sistemas de gerenciamento de documentos. Os benefícios desses sistemas de gerenciamento de documentos não podem ser superestimados, pois eles ajudam você a gerenciar e armazenar seus documentos para permitir que você os acesse sempre que quiser. Neste guia, veremos uma lista dos melhores softwares de sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos e de código aberto para ajudá-lo a gerenciar seus documentos com eficiência. Leia.

O que é gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é o processo pelo qual as empresas gerenciam e rastreiam documentos eletrônicos.

O Document Management agora está disponível em uma variedade de configurações, desde um pequeno aplicativo autônomo até instalações corporativas de grande escala que incluem funções típicas de preenchimento de documentos.

Essas características são as seguintes:

  • Local de armazenamento
  • Controle de acesso e segurança
  • Indexação e auditoria
  • Pesquisa e recuperação, classificação
  • Integração com software de desktop

Sistemas de gerenciamento de documentos

Os sistemas de gerenciamento de documentos referem-se ao gerenciamento eletrônico de documentos e software de acesso.

Tipos de Sistemas de Gerenciamento de Documentos

  • Gestão de conteúdo
  • Gestão de fluxo de trabalho
  • Gerenciamento de registros
  • Imagens de documentos
  • Gerenciamento de conteúdo corporativo

Exemplo de Sistemas de Gestão de Documentos

Um exemplo de sistema de gerenciamento de documentos é o leitor de PDF que permite armazenar seus arquivos e acessá-los offline.

Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) são programas de software que organizam e armazenam vários tipos de documentos. Este é um tipo mais específico de sistema de gerenciamento de documentos, um tipo mais geral de sistema de armazenamento que auxilia os usuários na organização e armazenamento de documentos em papel ou digitais. EDMS refere-se a um sistema de software que gerencia documentos digitais em vez de documentos em papel, enquanto esses sistemas também podem lidar com versões digitalizadas de documentos em papel originais em alguns casos.

O software de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) permite o armazenamento central de um número significativo de documentos digitais. Muitos desses sistemas também incorporam a funcionalidade de recuperação de documentos. Para ser eficaz, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve incluir os seguintes componentes:

  • Importar: Esta função abre um novo documento no sistema.
  • Armazenamento: Para manter os arquivos do sistema e usar o armazenamento.
  • Identidade: Para recuperar documentos com precisão, atribuindo índices.
  • Exportar: Para remover objetos do sistema, exporte-os.
  • Segurança de senha em arquivos específicos para usuários permitidos.

Os benefícios do uso de sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos

Converter grandes montanhas de documentos em papel para digital pode ser intimidante. As empresas que investem em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, por outro lado, dão a si mesmas a base para auxiliar na agilização de fluxos de trabalho e dimensionamento de procedimentos críticos para os negócios. Aqui estão os principais benefícios do software de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) para o seu negócio, além de aumentar a produtividade do negócio.

#1. Redução do espaço de armazenamento

Os preços dos imóveis comerciais estão subindo, assim como o custo de armazenamento de documentos em papel. Um DMS baseado em software que pode eliminar a necessidade de armários de arquivo, caixas e compartimentos de armazenamento é um grande trunfo para qualquer empresa, pois libera espaço valioso no escritório. Muitas vezes, cópias impressas de documentos podem ser mantidas em locais mais baratos, como um depósito externo ou um cofre.

#2. Maior segurança

A segurança de documentos é crucial para empresas de todos os tamanhos para proteger dados confidenciais. O DMS permite mais controle sobre informações críticas e o acesso a documentos pode ser gerenciado no nível da pasta para diferentes grupos ou pessoas. Um DMS também rastreia quem visualizou um documento, quando foi acessado e como foi editado. Os documentos gerenciados são altamente rastreáveis ​​e podem ser rotulados para permitir avisos automatizados.

#3. Melhor Conformidade Regulatória

Os requisitos de conformidade de certos documentos podem ser bastante complexos. O descumprimento pode resultar em multas, revogação de licença e, em algumas situações, acusações criminais. Sarbanes Oxley e HIPAA são duas regras regulatórias federais e estaduais que exigem diretrizes rígidas de segurança e privacidade. As soluções de gerenciamento de documentos reduzem a probabilidade de não conformidade. Os agendamentos de retenção de registros, por exemplo, podem ser automatizados e novos registros podem ser categorizados e mantidos com mais facilidade.

#4. Recuperação de documentos simplificada

Procurar e recuperar documentos pode levar muito tempo – e todos sabemos que tempo é dinheiro. O trabalhador de escritório médio gasta de 30% a 40% do dia procurando documentos impressos, enquanto as empresas gastam em média US$ 20 para arquivar um documento, US$ 120 para encontrar um documento arquivado incorretamente e US$ 220 para reproduzir um documento perdido. Esses gastos desnecessários com gerenciamento de documentos limitam o orçamento de uma organização, impedem a produtividade e limitam seu potencial de crescimento.

#5. Colaboração aprimorada

Um sistema avançado de gerenciamento de documentos simplifica substancialmente a capacidade de acessar rapidamente o conteúdo e colaborar. Documentos adquiridos de várias fontes podem ser acessados ​​em vários locais. A geração de imagens eletrônicas permite o compartilhamento de documentos em uma rede via e-mail ou Internet. O DMS aumenta a visibilidade dos processos de negócios e permite um monitoramento aprimorado do fluxo de trabalho. Usuários externos com autorização podem ter acesso concedido e monitorado.

#6. Melhor recuperação de desastres e backup

Um plano de backup de dados e recuperação de desastres deve ser incluído em todas as soluções de gerenciamento de documentos. Os documentos em papel são preservados de incêndios, inundações e outros desastres com o arquivamento digital como backup. Os documentos em um DMS são altamente rastreáveis ​​e podem ser rastreados usando uma variedade de critérios. Os recursos de rastreamento de documentos diminuem a possibilidade de arquivamento incorreto ou perda de documentos após a leitura.

# 7. Produtividade aumentada

O tempo é valioso e o DMS economiza tempo, o que geralmente se traduz diretamente em maior produção. A recuperação de documentos mais rápida e eficiente pode melhorar o moral dos funcionários e a satisfação do cliente. Além disso, as soluções de gerenciamento de documentos são escaláveis ​​para acomodar as necessidades em evolução de qualquer empresa. Um sistema robusto de gerenciamento eletrônico de documentos oferece às empresas uma série de benefícios intangíveis, incluindo:

  • Flexibilidade
  • Competitividade
  • Melhor relacionamento com o cliente
  • Tranquilidade mental

Os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos mais comuns

Vamos dar uma olhada em alguns dos softwares de sistemas de gerenciamento de documentos mais proeminentes que são comumente usados ​​para eliminar a documentação baseada em papel e aumentar o desempenho baseado em documentos de uma organização.

#1. Clique para cima

O ClickUp inclui ferramentas para criar documentos, wikis e bases de conhecimento, entre outras coisas:

  • Tem a capacidade de alterar o texto.
  • Ele permite a colaboração através da edição multijogador.
  • Possui opções para compartilhamento de documentos e permissões específicas.
  • Ele fornece recursos de realce de texto para adicionar comentários a documentos.

# 2. Folha inteligente

O Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de documentos criada especificamente para atender às necessidades e demandas do seu negócio.

O software permite que os usuários planejem, gerenciem, capturem e relatem o trabalho de qualquer lugar.

O software fornece às equipes de negócios um painel visual ao vivo, onde podem colaborar remotamente em um trabalho específico.

Os usuários podem relatar indicadores críticos e ver o progresso em tempo real em suas atividades.

O Smartsheet automatiza fluxos de trabalho com eficiência para manter todos os membros da equipe informados e engajados enquanto trabalham para concluir suas tarefas na plataforma.

#3. Espaços de trabalho em equipe

O Teamwork Spaces fornece software de gerenciamento de documentos repleto de recursos que facilitam o gerenciamento de tarefas.

Você pode editar seus projetos em um ambiente colaborativo em tempo real com seus colegas usando o software.

Você pode incorporar filmes, fotos e gráficos em seus documentos para torná-los mais atraentes.

Com a ajuda de ferramentas abrangentes de permissão e gerenciamento de usuários, você pode controlar quem tem acesso a quais partes do documento.

A plataforma também oferece uma variedade de opções para ajudar os usuários a colaborar sem esforço entre as equipes e receber feedback do cliente.

#4. segunda-feira.com

O Monday.com é um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem que fornece todas as ferramentas necessárias para centralizar e planejar seu projeto do início ao fim.

A plataforma oferece formulários personalizáveis ​​que você pode usar para gerar coisas rapidamente.

Também é bastante simples usar o Monday.com para automatizar aprovações e atividades de projetos.

Você também pode colaborar com os membros de sua equipe em um documento em tempo real usando a plataforma. Em um documento, você pode conversar, atribuir alterações e marcar indivíduos ou grupos.

O painel do projeto fornece informações detalhadas, métricas e insights sobre seu trabalho.

Além disso, os dados em tempo real fornecidos pelo Monday.com sobre seu trabalho podem ser usados ​​para gerenciar, monitorar e remover riscos do projeto.

# 5 HubSpot

O software HubSpot Sales Document Management e Sales Tracking será útil para criar uma biblioteca de conteúdo de vendas para toda a equipe. Ele pode permitir que você compartilhe documentos da sua caixa de correio do Gmail ou Outlook. Ele também o notificará quando os clientes em potencial se envolverem com o conteúdo que você fornecer a eles. Além disso, revelará como o conteúdo de vendas está auxiliando no seu processo de vendas e com que frequência o conteúdo é utilizado pela equipe.

A HubSpot oferece um software de vendas completo com vários recursos, como rastreamento de e-mail, agendamento de e-mail, automação de vendas, bate-papo ao vivo, relatórios e muito mais.

# 6. pCloud

Você pode configurar permissões de grupo e níveis de acesso individuais no pCloud. Você também pode restringir o acesso a dados por meio de pastas compartilhadas. O pCloud também permite que você deixe comentários em arquivos e diretórios. Ele mantém registros completos da atividade da conta e disponibiliza qualquer versão anterior de seus arquivos para você. Inclui gerenciamento de arquivos, compartilhamento, proteção, controle de versão de arquivos, backup de arquivos e recursos de gerenciamento de ativos digitais.

#7. Ao ar livre

É um ECM gratuito e de código aberto que oferece gerenciamento de documentos, colaboração, gerenciamento de conhecimento e conteúdo da Web, gerenciamento de registros e imagens, repositório de conteúdo e fluxo de trabalho.

Ele suporta o Common Interface File System (CIFS), que permite a compatibilidade de documentos com sistemas operacionais Windows e Unix-like.

O Alfresco inclui suporte à API e funciona como back-end para armazenar e recuperar conteúdo.

Os recursos mais fortes do Alfresco, fácil personalização e controle de versão também são os mais difíceis de usar.

#8. LógicoDOC

LogicalDOC é um sistema de código aberto baseado em Java que pode ser acessado usando qualquer navegador da web. Este sistema é acessível através da sua própria rede e permite-lhe produzir e gerir uma quantidade ilimitada de documentos. Melhora a produtividade e a colaboração dos sistemas de gerenciamento de documentos.

#9 Escritório Feng

O Feng Office é um sistema de gerenciamento de documentos de código aberto com uma plataforma de colaboração baseada na web. Controle de tempo, gráficos de Gantt, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de conhecimento são elementos úteis do Feng Office. É simples de usar e permite que você marque itens. Você pode até rastrear e enviar o conteúdo para várias pessoas de uma só vez.

A principal desvantagem é que, a cada atualização, algumas de suas funções se tornam apenas pagas.

#10. Nuxeo

Nuxeo é um sistema de código aberto que regula o fluxo de conteúdo ao longo do ciclo de negócios.

A tecnologia testada e comprovada diminui o tempo necessário para pesquisa e recuperação de conteúdo. Ele oferece vários métodos para capturar o conteúdo, incluindo digitalização de imagens.

O log de auditoria é um dos aspectos úteis do rastreamento de conteúdo e também é um método mais conveniente. No entanto, é difícil para iniciantes e a modificação pode ser complicada em alguns casos.

Leia também: SISTEMAS DE ARQUIVO PARA NEGÓCIOS: Como arquivar documentos corretamente (guia detalhado)

Sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto

Seja qual for o tamanho da sua empresa, você terá um fluxo constante de documentação para desenvolver, gerenciar e organizar para que tudo funcione bem. Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) tornaram-se um componente vital do inventário de software de uma empresa, mas a maioria dos pacotes é cara para comprar e manter. É aqui que entram os sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto. Este software web de baixo custo (às vezes gratuito) está amplamente disponível e é uma excelente resposta para a maioria dos processos da empresa.

Melhores sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto

#1. Opendocman

O OpenDocMan foi projetado para atender aos critérios de gerenciamento de documentos da ISO 17025 e é amplamente considerado como um dos melhores sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto disponíveis. Ele é utilizado para gerenciamento de documentos por um número crescente de empresas da Fortune 500, pequenas empresas, instituições de ensino, agências governamentais e indivíduos. Também é acessível em dez idiomas diferentes.

O OpenManDoc é totalmente adaptável às suas necessidades, suportando uma ampla variedade de sistemas operacionais e tipos de arquivos (incluindo Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista e Windows 7). Ele fornece acesso de qualquer local e funcionalidade de backup simples baseada na web como uma solução totalmente baseada na web.

#2. Ao ar livre

Este programa desconstrói o Alfresco Enterprise Edition (software de gerenciamento de conteúdo e arquivos) para empresas que podem se auto-suportar e desejam explorar e adaptar os avanços para suas próprias necessidades. O Alfresco Community Edition é flexível para desenvolvedores que desejam trabalhar com os recursos mais recentes do Alfresco em contextos não críticos porque é gratuito e prontamente disponível. Este é o melhor repositório de documentos de código aberto para criar novos recursos para sua empresa.

O Alfresco inclui elementos sofisticados de usuário e fluxo de trabalho com recursos de fácil acesso que permitem a colaboração no local e remota por meio de aplicativos móveis e acesso offline. Ele também inclui um conjunto abrangente de recursos de colaboração, como sites de equipe, listas de tarefas e rastreamento de versão.

#3. Edição da Comunidade do LogicalDoc

Esta é a versão gratuita de gerenciamento de documentos de código aberto do software LogicalDOC, que é suportada pelos desenvolvedores, semelhante ao software Alfresco mencionado acima. O LogicalDoc Community Edition é uma versão de código aberto que não possui todos os recursos das edições comerciais pagas, mas inclui muitas das funcionalidades básicas necessárias para obter o máximo do software.

O LogicalDoc Community Edition possui uma interface de desktop multilíngue e recursos fáceis de usar, incluindo indexação de texto completo multilíngue, controle de versão completo, gerenciamento de tarefas, importação de arquivos zip e pesquisa de documentos para ajudá-lo a manter o controle de seus documentos.

#4. Kimios

Kimios procura otimizar o trabalho documental como uma alternativa aos sistemas de gestão de negócios grandes e complicados. Ele faz isso principalmente simplificando várias tarefas para facilitar o uso diário.

A funcionalidade de pesquisa é uma área em que alcançou essa facilidade de uso. É um aspecto importante deste armazenamento de documentos de código aberto. O conteúdo e os metadados de cada documento são indexados, portanto, podem ser encontrados usando consultas de pesquisa de texto completo ou booleanas. Kimios desenvolve um poderoso motor de busca de documentos combinando vários parâmetros de busca.

#5. Edição da Comunidade OpenKM

O último da nossa lista dos melhores sistemas de gerenciamento de documentos de código aberto para sua organização é o OpenKM Community Edition. Esta é uma ótima opção gratuita para pequenos repositórios e dados não críticos.

Apesar de seu status gratuito, o OpenKM Community Edition é adaptável à maioria das situações de trabalho. É compatível com uma ampla variedade de sistemas operacionais e bancos de dados (incluindo Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora e outros) (HSQL, H2 e MySQL).

A Microsoft possui um sistema de gerenciamento de documentos?

Sim, a Microsoft possui vários sistemas de gerenciamento de documentos, como Microsoft Dynamics e SharePoint.

Quais são as três funções de um sistema de gerenciamento de documentos?

As três principais funções de um sistema de gerenciamento de documentos são capturar, armazenar e distribuir documentos.

Qual é o melhor software de controle de documentos?

Os cinco melhores softwares de controle de documentos incluem:

  • Arquivos M
  • Modelo
  • efilecabinet
  • Controle máximo
  • assine agora

A Microsoft possui um Sistema de Gerenciamento de Documentos?

Ele faz, de fato. Para gerenciamento de documentos, o Microsoft Office 365 oferece várias opções de software, como SharePoint, Microsoft Dynamics e OneDrive. De acordo com as demandas de cada organização, qualquer uma das opções acima pode ser utilizada.

Qual é a diferença entre CMS e DMS?

DMS: mantém dados estruturados e se preocupa principalmente com documentos no sentido convencional, incluindo Word, PDF, PowerPoint, Excel, etc. Conteúdo da Web (HTML, arquivos PDF) e ativos digitais (imagens, arquivos de áudio e vídeo) são exemplos de dados estruturados que podem ser gerenciados por um sistema de gerenciamento de conteúdo.

Quais são as etapas do sistema de gestão de documentos?

O ciclo de vida de um documento consiste em sua criação, armazenamento, classificação, marcação de metadados, distribuição ou compartilhamento, reutilização, revisão e relatório, arquivamento e eventual destruição.

Quais são os sete critérios para documentação de alta qualidade?

É responsabilidade do provedor garantir que as anotações feitas sejam legíveis, confiáveis, exatas, abrangentes, consistentes, claras e oportunas.

Em conclusão,

Os sistemas de gerenciamento de documentos ajudam você a armazenar e gerenciar seus documentos de forma eficaz. Fornecemos uma lista dos melhores sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos e de código aberto que você pode usar. No entanto, aconselhamos que você faça uma pesquisa completa antes de fazer sua escolha.

Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de documentos

Quais são os componentes de um sistema de gerenciamento de documentos?

Captura de documentos, armazenamento, metadados, controle de versão, segurança, indexação e recuperação são todos componentes importantes de um sistema de gerenciamento de documentos.

Qual é a diferença entre gerenciamento de documentos e controle de documentos?

O gerenciamento de documentos é o processo de armazenamento, troca e gerenciamento de papéis para aumentar a eficiência de suas operações. No entanto, o controle de documentos está relacionado ao gerenciamento do fluxo de informações e dados dentro de sua organização.

Por que o gerenciamento de controle de documentos é importante?

O gerenciamento de documentos ajuda uma organização a garantir que apenas a papelada aprovada e atual seja utilizada em toda a organização, evitando o uso não intencional de processos ou procedimentos obsoletos.

{
“@contexto”: “https://schema.org”,
“@type”: “FAQPágina”,
“entidade principal”: [
{
“@type”: “Pergunta”,
“nome”: “Quais são os componentes de um sistema de gestão documental?”,
“aceitoResposta”: {
“@tipo”: “Resposta”,
"texto": "

Captura de documentos, armazenamento, metadados, controle de versão, segurança, indexação e recuperação são todos componentes importantes de um sistema de gerenciamento de documentos.

"
}
}
, {
“@type”: “Pergunta”,
“nome”: “Qual a diferença entre gestão documental e controle documental?”,
“aceitoResposta”: {
“@tipo”: “Resposta”,
"texto": "

O gerenciamento de documentos é o processo de armazenamento, troca e gerenciamento de papéis para aumentar a eficiência de suas operações. No entanto, o controle de documentos está relacionado ao gerenciamento do fluxo de informações e dados dentro de sua organização.

"
}
}
, {
“@type”: “Pergunta”,
“nome”: “Por que a gestão do controle de documentos é importante?”,
“aceitoResposta”: {
“@tipo”: “Resposta”,
"texto": "

O gerenciamento de documentos ajuda uma organização a garantir que apenas a papelada aprovada e atual seja utilizada em toda a organização, evitando o uso não intencional de processos ou procedimentos obsoletos.

"
}
}
] }

  1. FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS: usos, ferramentas gratuitas e guia
  2. MELHOR SOFTWARE DE GESTÃO DE POLÍTICAS: 2023 Comentários
  3. CONTABILIDADE INTERMEDIÁRIA: Guia simples para iniciantes
  4. DINHEIRO ELETRÔNICO: Como funciona, vantagens e desvantagens
  5. SISTEMAS DE E-MAIL PARA EMPRESAS: 17+ Melhores Escolhas em 2023 (Revisão Detalhada)

Referências

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Os campos obrigatórios são marcados com *

Você pode gostar