A necessidade de software de gerenciamento de contratos está crescendo como resultado da complexidade e incerteza do ambiente corporativo atual. Especialistas jurídicos e outros profissionais podem desenvolver, negociar, renovar e coletar dados sobre contratos comerciais atuais com o uso de sistemas de gerenciamento de contratos. Neste artigo, definimos o gerenciamento de contratos e compilamos uma lista dos melhores sistemas de gerenciamento de contratos corporativos para sua pequena empresa.
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Gestão de Contratos
O gerenciamento de contratos é o processo de gerenciamento de contratos por meio da formação, administração e análise para maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização, minimizando os riscos financeiros. As organizações estão sob crescente pressão para economizar despesas e melhorar o desempenho da empresa. O gerenciamento de contratos é um aspecto demorado de uma empresa, destacando a necessidade de um sistema de gerenciamento de contratos eficiente e automatizado.
O que são sistemas de gestão de contratos?
O sistema de gestão de contratos é uma forma avançada de manter o controle de todos os seus contratos. Este sistema utiliza programas de software, dados e instruções para tornar mais fácil e rápida a gestão de acordos legais e aumentar a eficácia do procedimento de aquisição.
Usando o software de gerenciamento de contratos, as empresas podem redigir seu contrato, acordá-lo, assiná-lo, renová-lo e, enquanto isso, dados acionáveis são coletados. Ele ajuda advogados e outros trabalhadores contratados a substituir o gerenciamento manual de contratos físicos para que as empresas lidem com grandes volumes de contratos rapidamente sem empregar mais funcionários.
Por que a gestão de contratos é tão importante?
80% das vendas B2B são regidas por contratos, portanto, processos contratuais mal gerenciados podem colocar as empresas em sério perigo legal. O IACCM descobriu que 92% do tempo gasto em contratos é gasto no processo, o que é semelhante à forma como a contratação manual ineficiente desperdiça muito tempo.
A capacidade de uma empresa de fechar negócios pode sofrer com a falta de velocidade, e a má administração de contratos incentiva o desacordo entre as equipes. A má gestão do ciclo de vida pode levar a prazos perdidos e altas taxas de renovação. Um dos principais objetivos da gestão de contratos é o estabelecimento de um sistema de manutenção de registros para diminuir esse risco.
Quem usa o software de gerenciamento de contratos?
As equipes jurídica, de vendas, de recursos humanos, de compras e de finanças são os principais consumidores de soluções de gerenciamento de contratos, embora cada empresa tenha suas próprias necessidades específicas.
#1. Escritórios de advocacia
O departamento jurídico frequentemente “possui” o processo contratual em uma corporação. As equipes jurídicas internas usam software de gerenciamento de contratos para atualizar seus modelos e produzir documentos regularmente. Isso permite que seus colegas de trabalho em toda a organização façam o mesmo.
#2. Grupos de RH
Os departamentos de recursos humanos das grandes empresas geralmente produzem muitos contratos, pois frequentemente contratam novos funcionários. O RH normalmente usa tecnologia de gerenciamento de contratos para redigir contratos de trabalho que foram revisados por advogados, apesar de não serem advogados. Alguns produtos interagem com os populares sistemas de software de RH Workday e Greenhouse.
#3. Equipes de vendas
Como eles odeiam qualquer coisa que atrapalhe o fechamento de negócios, as vendas geralmente usam uma ferramenta de gerenciamento de contratos para gerar contratos rapidamente, em vez de contratar um advogado para fazer isso. Os usuários de software de vendas frequentemente escolhem opções que funcionam com o software de uso diário que usam, como o Salesforce.
#4. Grupos Financeiros
As equipes financeiras geralmente desejam acesso a contratos por vários motivos. Eles devem avaliar contratos e faturas e fornecer previsões precisas de receita para seus negócios. Essa transparência é viabilizada por meio de um software de gestão de contratos.
Melhores sistemas de gerenciamento de contratos
Para identificar as melhores soluções de gestão de contratos, incluindo customização e automação, avaliamos mais de trinta fornecedores usando um conjunto de critérios.
#1. DocuSign
A DocuSign começou como uma empresa de assinatura eletrônica em 2003, e as empresas a usam com frequência, pois é fácil de usar para todas as partes. Embora soluções de ponta a ponta estejam disponíveis para fluxos de trabalho que envolvem muitos contratos, de acordo com nosso estudo, os planos de assinatura eletrônica da DocuSign são ideais para pequenas organizações. Você pode usar este programa baseado em navegador online ou o aplicativo móvel da DocuSign para Android e iOS para levar seus contratos com você aonde quer que vá. Modelos reutilizáveis, lembretes de destinatários, cobrança de pagamentos, alertas de comentários em tempo real e repositórios de conteúdo são apenas alguns dos recursos oferecidos pelos programas de assinatura eletrônica e CLM.
#2. Concórdia
A Concord foi fundada em 2014 e seu layout simples ajuda as empresas a acompanhar as modificações e a conformidade ao longo da vida útil. Ele pode ser configurado rapidamente e todos os planos incluem assistência completa de integração. Com um procedimento de aprovação personalizado, relatórios, análises e grupos de usuários, eles também oferecem muita flexibilidade. Ele tem conexões com Salesforce, DocuSign e Dropbox. A empresa usa data centers seguros e criptografia que atendem aos padrões do setor bancário. Além disso, você ganha com as diretrizes rígidas de controle de versão que criam um novo log sempre que um campo é adicionado ou alterado e fornecem uma trilha de auditoria confiável. Edição ao vivo, Redline, comentários, bate-papo, armazenamento de modelos e campos inteligentes de preenchimento automático são alguns dos principais recursos do CLM.
#3. PandaDocName
Com o seu software de fácil utilização, o PandaDoc, fundado em 2011, permite-lhe gerir toda a vida útil dos seus contratos. Isso oferece temas personalizados com um editor simples de arrastar e soltar para rich media. Além disso, você pode criar fluxos de trabalho, procedimentos e regras exclusivos. Os clientes valorizam os 15 conectores de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), incluindo aqueles com HubSpot, Pipedrive e Microsoft Dynamics.
Planos mensais ou anuais estão disponíveis para o software PandaDoc CLM e você pode economizar até 34% pagando anualmente. A PandaDoc fornece soluções especializadas se você precisar de um programa compatível com a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA). Suas ferramentas poderosas, como a Biblioteca de Conteúdos e Contratos, Duplicação de Contratos, Assinatura Eletrônica, Notificações em Tempo Real, bem como Processamento de Pagamentos, auxiliam as empresas em grande escala.
#4. Empreitadas
Desde 2012, a ContractWorks fornece software de instalação rápida e fácil de usar. Por causa de sua marcação inteligente automática de documentos com tecnologia de IA, o ContractWorks é a opção perfeita para seus requisitos de automação. Os usuários apreciam a facilidade de uso, principalmente a função de download de arrastar e soltar e o mecanismo de pesquisa baseado em texto OCR que se assemelha ao Google. Estão incluídos muitos recursos populares, como esboços automáticos de contratos inteligentes, repositório de contratos, notificações de marcos, manutenção automática de registros etc.
O ContractWorks oferece uma variedade de opções de personalização, incluindo identidade visual e relatórios que permitem selecionar quais pontos de dados examinar. Planejar, compartilhar, exportar e salvar seus relatórios é muito simples. Os planos Professional e Enterprise do programa fornecem conexão Salesforce.
#5. Agiloft
O provedor mais antigo da lista, Agiloft, foi estabelecido em 1991. No entanto, ele continua sendo atualizado com frequência, oferecendo acesso a soluções sob medida para empresas de todos os tamanhos. Você pode criar fluxos de trabalho exclusivos, procedimentos de roteamento, relatórios e até mesmo um painel personalizado para monitorar seus principais indicadores de desempenho (KPIs) e alertas graças às suas configurações sem código. A Agiloft se conecta com o Google e a Microsoft para facilitar o carregamento de documentos usando os aplicativos de negócios que você já usa. Todas as empresas ganham com o treinamento on-line gratuito, a capacidade de criar contratos, uma biblioteca de cláusulas e contratos prontos para impressão
Sistemas de Gestão de Contratos Empresariais
Para permitir uma administração simples e completa, o gerenciamento de contatos corporativos combina as funções de uma empresa em um único sistema CLM. O gerenciamento de contatos corporativos agiliza o processo substituindo sistemas automatizados por técnicas ineficazes de gerenciamento de contratos humanos. Uma coleção de contratos, termos e modelos pode ser organizada para padronização e recuperação conveniente se você tiver um sistema computadorizado de administração de contratos. A seguir estão exemplos de sistemas de gerenciamento de contratos corporativos;
#1. PandaDocName
O primeiro da nossa lista de sistemas de gestão de contratos empresariais é o PandaDoc. Através da eliminação dos componentes de trabalho intensivo do fluxo de trabalho de documentos, o PandaDoc ajudou mais de 30,000 empresas em crescimento a serem bem-sucedidas. Com a ajuda do PandaDoc, uma plataforma abrangente para automatizar fluxos de trabalho de documentos, as equipes com alto crescimento podem criar, gerenciar e assinar vários tipos de documentos digitais, incluindo cotações, contratos e muito mais.
#2. LinkSquares
Outra ótima ferramenta que faz parte dos nossos sistemas de gestão de contratos corporativos é o LinkSquares. O LinkSquares fornece um verdadeiro CLM de ponta a ponta com soluções para pré-assinatura, assinatura eletrônica e pós-assinatura que são notavelmente intuitivas, todas criadas para as equipes jurídicas de hoje e alimentadas por IA. Os recursos oferecidos pelo LinkSquares incluem uma ferramenta de assinatura eletrônica construída nativamente, OCR proprietário, pesquisa de texto completo, modelo de contrato e redação de autoatendimento, relatórios e notificações personalizados, controle de versão, integrações sólidas e extração automática de mais de 100 contratos importantes datas, cláusulas e prazos.
#3. DocuSign CLM
Embora a assinatura eletrônica tenha mudado a maneira como muitas empresas lidam com contratos, processos manuais, planilhas e e-mails são frequentemente usados para gerenciar o ciclo de vida antes e depois da assinatura, o que retarda as operações corporativas, aumenta o risco e incomoda clientes e funcionários.
As empresas podem reduzir a duração do ciclo de vida do contrato usando o DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management), que transforma operações manuais analógicas em fluxos de trabalho automatizados digitais. O resultado é um ritmo de negócios mais rápido, maior conformidade e funcionários mais produtivos.
#4. DealHub.io
A plataforma de receita diferenciada do DealHub oferece o fluxo de trabalho de receita mais abrangente e integrado para sua empresa. As equipes de vendas podem fechar negócios novos e de assinaturas e mover clientes em potencial pelo funil de vendas de qualquer lugar, graças à plataforma de código zero.
#5. Accele
Em todo o mundo, provedores de serviços conceituados usam e admiram a Accelo por lidar com eficiência com o trabalho do cliente. Da perspectiva ao pagamento, a plataforma baseada em nuvem de ponta a ponta controla todos os aspectos do fornecimento de trabalho ao cliente, incluindo vendas, projetos, tíquetes, retentores, planilhas de horas, recursos e muito mais, onde quer que você esteja.
O Accelo aumenta a produtividade simplificando os fluxos de trabalho e aumentando a visibilidade em toda a organização e equipes. Como resultado, os líderes podem gerenciar melhor a empresa e os especialistas podem se concentrar nas tarefas mais importantes. Ao usar uma automação robusta, os gerentes podem simplesmente concluir os projetos no prazo e dentro do orçamento alocado. Os executivos têm a confiança necessária para tomar decisões informadas graças às análises seguras e atualizadas da Accelo, garantindo o crescimento e o sucesso do negócio.
#6. Empreitadas
O último da nossa lista de sistemas de gerenciamento de contratos corporativos é o ContractWorks. O ContractWorks simplifica a execução, o armazenamento e o rastreamento de acordos corporativos. Com sua implementação rápida, interface de usuário simples e preço baixo a partir de US$ 600/mês para usuários ilimitados, o ContractWorks torna o software de gerenciamento de contratos acessível a empresas e equipes de todos os tamanhos. Você receberá uma equipe de especialistas de suporte dedicados para ajudar sua empresa a aproveitar ao máximo seu portfólio de contratos, além das ferramentas necessárias para gerenciar seus contratos.
O que é um sistema de gestão de contratos?
A criação e o monitoramento de contratos, acordos de nível de serviço (SLAs) e contratos principais de compra são todos gerenciados por um sistema de gerenciamento de contratos, ou CMS, também conhecido como gerenciamento do ciclo de vida do controle.
Quais são os tipos de gestão de contratos?
Existem três tipos principais de contratos: Contrato de Preço Fixo (FP) Contrato de Tempo e Material (T&M) Contrato Reembolsável de Custo (CR)
Quais são os benefícios de um sistema de gestão de contratos?
A seguir estão os principais benefícios dos sistemas de gestão de contratos;
- Acelerar a revisão e execução de contratos.
- Reduzir o risco de negócios e melhorar a conformidade
- Uma única fonte de verdade, expandindo a visibilidade do contrato.
- Melhores renovações podem ser negociadas em menos tempo.
- Gestão de documentos com valor.
- Melhores práticas para privacidade e proteção de contratos.
Quais são os quatro componentes do gerenciamento de contratos?
A seguir estão os quatro componentes que compõem o gerenciamento de contratos;
- Estabelecimento da equipe para gestão e governança de contratos.
- Planejamento, configuração e execução da administração de contratos.
- Administração de relacionamento.
- gestão de desempenho.
Quais são as etapas da gestão de contratos?
A seguir estão sete etapas para gerenciar contratos de forma eficaz.
- A fase de planejamento
- Fase pré-contratual.
- A fase de entrega
- Fase de contratação.
- Fase de renovação preliminar.
- Período pós-contratual.
Quais são os tipos de gestão de contratos?
- Contrato de Preço Fixo (FP)
- Contrato de Tempo e Material (T&M)
- Contrato Reembolsável de Custo (CR)
Quais são os benefícios da gestão de contratos
- Melhorar a produtividade
- Colaboração
- Economia de tempo
- Aumenta a visibilidade dos contratos.
- Corta custos.
- Reduz os riscos de negócios e regulatórios
Conclusão
Em vez de perder tempo tentando fazer as coisas sozinho usando métodos tradicionais, você pode automatizar o processo e fazer as coisas em tempo recorde. Como é mais fácil desenvolver, renovar ou negociar um contrato usando sistemas de gerenciamento de contratos, é uma opção muito melhor do que tentar fazer as coisas sozinho.
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Referência
