Para garantir que as organizações cumpram os requisitos legais e regulamentares, alguns órgãos - OCC, FDIC e CFPB - criaram sistemas que hoje conhecemos como sistemas de gerenciamento de conformidade. Esses sistemas consistem em documentos e ferramentas integrados que ajudam as organizações a atender seus requisitos. Vamos discuti-los em detalhes neste capítulo.
O que são os Sistemas de Gestão de Compliance?
Os sistemas de gerenciamento de conformidade (CMS), que tornam mais simples para as organizações cumprirem os requisitos legais e regulatórios, consistem em um sistema integrado de documentos, processos, ferramentas, controles internos e funções. Por promover a conformidade legal, um CMS também diminui os danos aos consumidores.
Além disso, um CMS ajuda as organizações a gerenciar melhor os riscos, garantindo que as políticas e procedimentos cumpram as leis e os requisitos regulatórios relevantes. Também facilita o gerenciamento de treinamento, comunicação e monitoramento de funcionários.
Uma organização pode identificar, compreender e cumprir suas obrigações de conformidade com a ajuda de um CMS. Mais especificamente, um CMS ajuda a garantir que os funcionários estejam cientes de suas obrigações e que os procedimentos de negócios levem em consideração os requisitos de conformidade.
Além disso, uma organização pode usar um CMS para avaliar como ele funciona. Os sistemas de gerenciamento de conformidade incluem:
- MyeasyISO
- armário de conformidade
- Compucal
- Pronto
- paradigma 3
- Cofre Bloomberg
O que é Gestão de Conformidade?
O termo “gestão de conformidade” refere-se a sistemas de negócios que centralizam, consolidam, automatizam e agilizam processos, arquivos e comunicações relacionados à adesão de uma organização ao atendimento de padrões governamentais e profissionais, bem como leis e regulamentos necessários em seu setor.
Além disso, é necessário implementar a gestão de compliance para evitar que sua empresa pague multas caras.
Sistema de Gestão de Conformidade FDIC
Usando um sistema de gestão FDIC, um banco pode garantir que os funcionários estejam cientes de suas funções na conformidade do consumidor. Isso significa que essas funções são integradas aos processos e implementadas e que ações corretivas são tomadas quando necessário.
O que é FDIC e o que eles fazem?
A Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) e a National Credit Union Administration regulam os sistemas de gerenciamento de conformidade nas organizações. Mas eles também supervisionam e asseguram cooperativas de crédito que fornecem seguro de depósito para depositantes em instituições depositárias americanas.
No entanto, o FDIC prevê que a administração e o conselho de administração de um banco usarão um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) personalizado para sua estratégia de negócios para gerenciar o risco de conformidade. Portanto, deve estar de acordo com o escopo e a complexidade dos mercados, bens e serviços da empresa. O FDIC também avalia o risco do sistema de gestão de conformidade.
Riscos de conformidade é a possibilidade de infringir qualquer uma das regras e leis que regem as operações das cooperativas de crédito. Eles também incluem aqueles relativos às leis federais de proteção financeira ao consumidor do FDIC e ao sistema de gerenciamento de conformidade. Ele tenta avaliar o quão bem um banco está gerenciando o risco de violações de conformidade sob várias leis, como a Lei de Sigilo Bancário e a Lei SAFE.
A base do Sistema de Classificação de Gerenciamento de Conformidade do Consumidor da FFIEC serve como base para a estratégia de CMS usada pelo FDIC. Portanto, o Sistema de Gestão de Conformidade FDIC consiste em dois componentes:
- Supervisão do conselho e da administração
- Programa de conformidade do consumidor
Supervisão do Conselho e da Administração
De acordo com o FDIC, as decisões do conselho e da administração determinam se um Sistema de Gestão de Conformidade é bem-sucedido ou não. A direção e o conselho devem:
#1. Contrate um Compliance Officer
O FDIC aconselha que o conselho deve nomear um responsável pela conformidade como sua primeira ação ao estabelecer um programa de sistema de gestão de conformidade. Essa pessoa pode trabalhar em tempo integral ou parcial, ser compartilhada com outra organização ou ser terceirizada.
Essa pessoa deve compreender todas as leis e regulamentos relevantes do consumidor, bem como a forma como o banco opera. Ele/ela é responsável
- Criação de políticas e procedimentos de compliance,
- Educar a gerência e a equipe sobre as leis e regulamentos de proteção ao consumidor
- Revisão de políticas e procedimentos para conformidade.
- Identificando problemas emergentes ou responsabilidades potenciais
- coordenar o tratamento de reclamações de consumidores
- Informar o conselho de atividades de conformidade e resultados de auditoria/revisão
- Enquanto Garantir a tomada de ações corretivas prontamente e que as descobertas não se repitam.
No entanto, ele deve receber o treinamento, tempo e recursos necessários para concluir seu trabalho. O conselho e a administração ainda têm responsabilidades de conformidade, mesmo na presença de um responsável pela conformidade. Além disso, o conselho e a administração ainda são responsáveis por garantir a conformidade, embora o responsável pela conformidade tenha autoridade para fazê-lo.
#2. Mostrar Liderança.
O conselho e a administração devem discutir a conformidade em suas reuniões e deixar bem claro para os funcionários e prestadores de serviços externos (fornecedores) que a conformidade é uma prioridade e parte integrante das operações diárias. Em outras palavras, uma cultura de compliance é essencial.
#3. Implementar Declarações de Política.
Elas delineiam a filosofia do banco e orientam as diversas etapas do processo.
#4. Investir recursos para garantir a conformidade
A complexidade das operações no banco deve ser adequada para eles.
#5. Fique de olho nos estranhos.
porque a conformidade de parceiros e fornecedores externos é responsabilidade do conselho e da administração. Avaliação de risco, due diligence, estruturação e revisão de contratos e supervisão adequada de atividades de terceiros devem fazer parte do processo de gerenciamento de risco de conformidade.
Sistema de Gestão de Conformidade CFPB
Ao pesquisar seu sistema de gerenciamento de conformidade para o CFPB, você precisa certificar-se de que as ferramentas disponíveis atendem aos padrões, atuais e futuros, e ajudar sua equipe a monitorar e gerenciar as práticas reais.
O que é CFPB e o que eles fazem?
O Consumer Finance Protection Bureau (CFPB) é uma das principais organizações governamentais que emitem sistemas de gestão de conformidade em uma organização. Além disso, sua criação é exclusiva para proteger os consumidores. Esta é uma agência do governo dos Estados Unidos responsável pela proteção do consumidor no setor financeiro.
De acordo com o CFPB, uma instituição deve ter um sistema de gestão de compliance integrado à sua estrutura. No entanto, para continuar em conformidade, o sistema deve seguir certos requisitos.
O sistema CMS escolhido não deve apenas simplificar o processo de manter a conformidade com os padrões atuais ou apenas com os regulamentos federais. Mas também deve dar a você a tranquilidade de saber que é capaz de lidar com cenários futuros e pode sintetizar a miríade de regulamentações federais, estaduais e locais em um conjunto de regras que garante sua adesão.
O CFPB está procurando o seguinte em seu sistema de gerenciamento de conformidade:
#1. Políticas, Procedimentos e Práticas
Existem requisitos que devem ser atendidos para sustentar um sistema de gestão de conformidade. Além disso, você deve confirmar que suas políticas estão em conformidade com as regras exigidas pelo CFPB. Internamente, você deve estar ciente desses indicadores. No entanto, você também deve verificar com seu fornecedor de CMS para garantir que eles o atualizem rotineiramente para todas as facetas do seu setor, além de garantir que a conformidade seja atendida no momento.
Suas políticas devem corresponder às técnicas que você emprega. Para identificar rapidamente quaisquer erros ou problemas e resolvê-los, os procedimentos que você cria devem ser exigidos e registrados. Por fim, operacionalizar sua abordagem de conformidade garantirá que suas ações reais estejam alinhadas com as políticas e procedimentos estabelecidos.
Por exemplo, implementar um processo manual que verifica apenas uma porcentagem específica de dispositivos ou confiar na segurança da senha para ser aleatório são abordagens inferiores. Se você não verificasse cada máquina separadamente, sua organização não poderia garantir que os números se sustentassem em uma auditoria.
Leia também: Diretor de Conformidade: Diretor de Conformidade é um Bom Trabalho (+ Guia Detalhado)
#2. Supervisão do Conselho e da Administração
Com a supervisão da diretoria, a principal preocupação é a criação e gestão de um sistema de compliance com o CFPB. Isso inclui a criação da funcionalidade de conformidade, a aprovação de políticas de conformidade, a seleção de responsáveis pela conformidade e a revisão de rotina do status de conformidade da empresa.
#3. Programa de conformidade
O programa de conformidade precisa ser um programa formal e escrito. Isso inclui políticas e procedimentos escritos detalhados. Os procedimentos precisam ser organizados em uma estrutura flexível para que as revisões possam ser feitas conforme necessário. Isso também permite que as empresas atualizem e revisem suas políticas à medida que os riscos evoluem ou se novos dados são identificados para sinalizar riscos.
# 4. Treinamento
O treinamento inclui instrução regular, específica e abrangente para todos os dirigentes e diretores. As iniciativas de treinamento devem abordar todos os aspectos das leis de proteção financeira.
#5. Resposta a Reclamações de Consumidores
É necessário um procedimento para lidar com reclamações de clientes. Por exemplo, a forma como as reclamações são relatadas, como elas são tratadas e como as informações obtidas das reclamações são incorporadas às revisões e supervisão do programa de conformidade devem ser determinadas por este procedimento.
#6. Auditoria de conformidade
Os controles internos do seu sistema precisam ser bem organizados e focados no risco. Essas salvaguardas devem permitir observação interna contínua, testes imparciais e auditoria de conformidade. Para garantir que os problemas de conformidade sejam reconhecidos internamente e prontamente corrigidos, você também deve ter supervisão, um registro de todos os resultados e a capacidade de compartilhar esses relatórios com a administração e o conselho.
Sua auditoria de conformidade é uma ferramenta para ajudar a criar processos melhores de forma proativa quando os dados revelam uma área que precisa ser aprimorada, além de ajudá-lo a manter bons registros, o que é uma grande parte do que se trata.
#7. Manutenção e revisão de registros
O intrincado componente de manutenção de registros do processo. Registros precisos são cruciais para a conformidade porque demonstram a dedicação da organização em seguir as regras e tomar todas as medidas necessárias para avaliar e fortalecer seu compromisso com os clientes.
A documentação servirá como prova de procedimentos de conformidade caso você esteja sujeito a uma auditoria. Além de fornecer registros escritos de todas as políticas para demonstrar a conformidade, ele demonstra o esforço que sua empresa fez para manter e monitorar as políticas que você desenvolveu.
O que acontece quando você não cumpre?
Quando se trata do processo de multa, o CFPB tem muita discrição, por isso pode ser um desafio para as empresas prever o tipo de multa ou sanções que podem encontrar. O CFPB poderia impor uma multa para cada dia que você estivesse fora de conformidade. No entanto, os custos podem aumentar rapidamente e as próprias multas podem ser astronomicamente altas.
Sistema de Gestão de Conformidade OCC
O Escritório do Controlador da Moeda (OCC) é uma agência independente do Departamento do Tesouro dos EUA.
Um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS), de acordo com o Office of the Comptroller of the Currency (OCC), é “a abordagem pela qual um banco gerencia o risco de conformidade do consumidor, apoia a conformidade com as leis e regulamentos relacionados à proteção do consumidor e evita danos ao consumidor. .”
Gerenciar o risco de conformidade é apenas uma função de um CMS. De acordo com o OCC, um sistema de gestão de conformidade também aborda o risco de reputação, risco estratégico e risco operacional. Como os riscos estão interligados, também ressalta que essa lista não é exaustiva. Saiba mais sobre o software OCC.
O que um OCC precisa em um sistema de gerenciamento de conformidade?
O OCC exige que cada banco supervisionado “desenvolva e mantenha um Sistema de Gestão de Conformidade eficaz que seja apropriado para o tamanho, complexidade e perfil de risco de suas operações”.
Isso inclui 3 componentes principais:
- Supervisão do conselho e da administração
- Um programa de conformidade
- Violação da lei e dano ao consumidor
Supervisão do Conselho e da Administração
O conselho e a administração precisam entender a importância da conformidade e as possíveis consequências de não atender às expectativas regulatórias. Quatro áreas-chave a serem abordadas incluem:
# 1. Supervisão e compromisso com o CMS do banco.
O OCC deseja financiamento adequado para conformidade (incluindo controle sobre fornecedores externos), bem como pessoal competente responsável pelo sistema de gerenciamento de conformidade.
A responsabilidade do conselho é promover a conformidade, monitorar o uso do CMS pela administração e responsabilizar a administração. As atas das reuniões do conselho também devem mostrar que os dados relacionados à conformidade foram revisados.
Todos eles fazem parte das responsabilidades diárias da administração para o Sistema de Gestão de Conformidade de acordo com o OCC: Por exemplo,
- Monitoramento do gerenciamento de riscos de terceiros
- mudar a gestão
- gerenciamento de risco de conformidade,
- identificação e correção de falhas.
Deve definir funções de conformidade claras e designar comitês para supervisionar a conformidade. Além disso, isso pode envolver a nomeação de um responsável pela conformidade que possua as habilidades, poder, recursos e independência necessários para gerenciar a conformidade com eficiência.
É importante fornecer oportunidades de treinamento ao responsável pela conformidade e ao pessoal do banco. Por outro lado, o OCC dá ênfase especial ao gerenciamento de risco de terceiros e enfatiza que os bancos são responsáveis por garantir que os contratados que atuam em seu nome cumpram todas as leis, regras e políticas relevantes. De acordo com a agência, deve conter o seguinte, citando as orientações de gerenciamento de risco de terceiros da OCC:
- vigilância e monitoramento de conformidade
- acompanhamento de controles internos,
- políticas relacionadas à conformidade,
- treinamento
#2. Processos eficazes de gerenciamento de mudanças
Os bancos devem ter procedimentos para localizar, avaliar e colocar em vigor novas leis de proteção ao consumidor. Ao introduzir novos bens ou serviços ou alterar os atuais, deve-se levar em consideração a conformidade. Por exemplo:
Compreender, identificar e gerenciar os riscos resultantes das atividades, bens ou serviços do banco.
O risco precisa ser continuamente identificado, medido, vigiado e gerenciado.
avaliação de riscos potenciais.
Para reduzir os riscos atuais e futuros, os bancos devem realizar avaliações de risco usando dados quantitativos e qualitativos. Deve abranger todas as linhas de negócios, bens e serviços. Enquanto instituições mais complexas podem combinar os resultados de várias avaliações para uma visão de nível empresarial, instituições menos complexas podem realizar apenas uma avaliação de risco de rotina.
No entanto, a Administração deve identificar os problemas por conta própria e tomar medidas rápidas para resolvê-los.
#3. Identificação de Problemas.
A administração precisa reconhecer os problemas e agir rapidamente. Procedimentos de rastreamento, escalação e resolução de problemas devem existir. É importante identificar as causas subjacentes dos problemas, incluindo se são sistêmicas ou pontuais e se estão relacionadas a um produto, serviço ou linha de negócios específica.
Quando há problemas, o conselho precisa ser mantido informado e responsabilizado por quaisquer correções necessárias ou problemas sistêmicos. O conselho também deve estar ciente de questões significativas e planos de resolução, e deve responsabilizar a administração pela resolução de problemas e validação de ações corretivas.
Por que um sistema de gerenciamento de conformidade é importante?
À medida que o mundo se torna mais dependente da tecnologia, os padrões da indústria e os requisitos legais estão cada vez mais rígidos. Como a não conformidade pode resultar em multas, lapsos de segurança e danos à reputação de sua empresa, o gerenciamento de conformidade é crucial.
Os sistemas para gerenciamento abrangente de conformidade (CMS) garantem que sua empresa permaneça em conformidade com as regulamentações mais recentes e ajudem a evitar interrupções nos negócios.
Quais são os 7 elementos de conformidade?
- Implementação de políticas e procedimentos escritos
- Designar um responsável pela conformidade e um comitê de conformidade
- Realização de treinamento e educação eficazes
- Desenvolvimento de linhas de comunicação eficazes
- Realização de monitoramentos e auditorias internas
- Aplicação de padrões por meio de diretrizes disciplinares bem divulgadas
- Respondendo prontamente aos problemas detectados e realizando ações corretivas
Como você implementa um sistema de gerenciamento de conformidade?
- Estabelecer e adotar políticas, procedimentos e padrões de conduta escritos.
- Criar supervisão do programa.
- Fornecer treinamento e educação de conformidade.
- Estabeleça comunicação bidirecional em todos os níveis.
- Implementar um sistema de monitoramento e auditoria.
- Aplique uma disciplina consistente
Qual é a função da gestão de compliance?
O gerenciamento de conformidade é o processo contínuo de monitoramento e avaliação dos sistemas organizacionais para garantir que eles cumpram os padrões de segurança, as leis vigentes e outros padrões do setor.
Quem é responsável pela gestão de conformidade?
Em uma organização, a conformidade com as leis e regulamentos é, em última análise, o dever do conselho.
Quais são exemplos de controles de conformidade?
- Normas e Políticas Publicadas.
- Procedimentos Documentados.
- Treinamento.
- Monitorização
- Auditoria interna.
O que são ferramentas de conformidade?
As ferramentas de conformidade são produtos de software que automatizam ou simplificam os processos e procedimentos que as empresas devem implementar para cumprir os padrões do setor, como requisitos legais, de segurança e regulamentares.
Quais são as três fases do gerenciamento de conformidade?
As três etapas desse processo incluem:
- Liste e identifique os riscos para sua organização.
- Verificações e auditorias regulares de conformidade.
- Diretrizes para implementação de SOD.
Conclusão
Os sistemas de gerenciamento de conformidade atuam como um hub para armazenamento, gerenciamento e compartilhamento de todos os dados entre as partes interessadas. As organizações têm o poder de controlar e limitar o acesso dos funcionários aos dados, garantindo que apenas os indivíduos autorizados dentro da organização tenham acesso às informações que lhes são destinadas.
Perguntas Frequentes:
O que é avaliação de risco
Para determinar a probabilidade de perda em um ativo, empréstimo ou investimento, a avaliação de risco é um termo geral usado em uma ampla variedade de setores. Encontrar o(s) processo(s) mais eficaz(is) para mitigar o risco e avaliar o valor de um investimento específico depende da avaliação de risco. Identificar e analisar potenciais eventos que possam afetar negativamente pessoas, propriedades e/ou meio ambiente; e a tomada de decisões são todos combinados em uma avaliação de risco, em termos gerais.
o que é compliance do consumidor
A conformidade do consumidor está preocupada principalmente com a aplicação e a observância das leis e regulamentos de proteção ao consumidor. O FDIC incentiva a adesão às leis federais de proteção ao consumidor, leis e regulamentos de empréstimos justos e a Lei de Reinvestimento da Comunidade por meio de atividades de supervisão e programas de divulgação.
o que é auditorias de conformidade
Uma avaliação da conformidade de uma empresa com a lei é feita por meio de uma auditoria de conformidade da CA. As políticas, procedimentos, processos, arquivos e documentação de uma organização são examinados como parte de uma auditoria de conformidade para verificar se estão em conformidade com as regras atualmente em vigor para esse setor.
Referências
- Software OCC
- Salesforce
- UCSF
- Techtarget
Artigos Relacionados
- Diretor de Conformidade: Diretor de Conformidade é um Bom Trabalho (+ Guia Detalhado)
- SISTEMA DE GESTÃO DA CONFORMIDADE: Definição e Importância
- MELHOR SOFTWARE DE GESTÃO DE POLÍTICAS: 2023 Comentários
- CONTROLES INTERNOS: Significado e Exemplos
- FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE CONTEÚDO: 17 melhores ferramentas de gerenciamento de conteúdo [2023]
