As empresas devem evoluir e se adaptar constantemente para enfrentar uma variedade de desafios, incluindo mudanças na tecnologia, surgimento de novos concorrentes e mudanças nas leis, regulamentações ou tendências econômicas subjacentes. Não fazer isso pode resultar em estagnação ou, pior ainda, falha. Aproximadamente metade de todas as iniciativas de mudança organizacional falha, destacando a importância de gerentes e líderes empresariais saberem como planejar, coordenar e realizar a mudança. Você foi encarregado de liderar uma iniciativa de mudança significativa em sua empresa? Você gostaria de demonstrar que é capaz de liderar tal iniciativa na próxima vez que ela surgir? Aqui está uma visão geral do que é o gerenciamento de mudanças, as principais etapas do processo e as ações que você pode realizar para melhorar suas habilidades gerenciais e tornar sua função mais eficaz.
O que é Gerenciamento de Mudanças?
O gerenciamento de mudanças é o processo de orientar a mudança organizacional do início ao fim, incluindo planejamento, implementação e consolidação da mudança. Refere-se a como as empresas lidam com mudanças, como a implementação de novas tecnologias, mudanças nos processos existentes e mudanças na hierarquia organizacional. Dependendo do tipo de alteração que você está fazendo, esse processo pode parecer diferente.
Por que o gerenciamento de mudanças é importante?
A criação de um plano de gerenciamento de mudanças permite que as organizações façam uma transição mais suave durante os períodos de mudança. Você pode impor mudanças, mas, a menos que tenha um plano para implementar, monitorar e relatar o sucesso dessas mudanças, estará se preparando para o fracasso. O gerenciamento de mudanças oferece mais controle sobre todo o processo, que normalmente suporta um plano de implementação e investimento caros, independentemente do tipo de mudança que você deseja fazer.
A seguir estão alguns dos vários níveis de gerenciamento de mudanças:
- Mudança organizacional ou transformacional: Esses são projetos de gerenciamento de mudanças de grande escala e escopo. Essas transformações, como mudar a hierarquia organizacional, lançar um novo produto ou passar por uma transformação digital, são frequentemente dramáticas.
- Mudança adaptativa ou gradual: Esses projetos de mudança têm um escopo menor e envolvem mudanças menores em produtos, processos, estratégias e fluxos de trabalho. A implementação de novas ferramentas de software, a contratação de um novo membro da equipe para resolver um problema ou a atualização de uma política de trabalho remoto são exemplos de projetos de mudança adaptativa.
- Gestão de mudanças individuais: Esses projetos de mudança auxiliam os indivíduos no gerenciamento de mudanças para avançar em suas funções e/ou atingir metas específicas. Isso pode implicar o aprendizado de uma nova habilidade.
Nem toda iniciativa de mudança se encaixa perfeitamente em um dos níveis de gerenciamento de mudança. É perfeitamente possível que os níveis se sobreponham.
Suponha que você esteja mudando seu organograma e lançando uma iniciativa de treinamento de qualificação para os funcionários existentes. Se o Workday também for implementado para simplificar o gerenciamento de capital humano, sua mudança abordará todos os três níveis.
Benefícios do gerenciamento de mudanças
O gerenciamento de mudanças bem pensado beneficia todas as mudanças, grandes ou pequenas. Sem um gerenciamento adequado, você provavelmente encontrará obstáculos e desperdiçará tempo e dinheiro porque a mudança não ocorre naturalmente para pessoas ou organizações. A chave para implementar mudanças duradouras é o gerenciamento de mudanças.
No nível organizacional, abordar a gestão de mudanças tem as seguintes vantagens:
- Lutar ativamente contra a oposição interna à mudança.
- Estabelece objetivos claros para iniciativas de mudança, permitindo que as empresas acompanhem o progresso.
- Desenvolve estratégias efetivas de implementação de mudança que podem ser padronizadas e aplicadas a vários projetos de mudança em toda a organização.
- Leva em consideração e equilibra várias facetas da mudança, incluindo pessoas, processos, tecnologia e assim por diante.
- Permite que indivíduos e funcionários naveguem pelas mudanças mais rapidamente, permitindo que sejam mais produtivos.
- Permite que as organizações encontrem o ROI em seus projetos de transformação, permitindo o sucesso dos projetos de mudança.
Tipos de Gerenciamento de Mudanças
Dependendo da mudança específica pela qual você está navegando, você pode empregar várias práticas e teorias recomendadas de gerenciamento de mudanças. Considere como você pode abordar cada um desses quatro tipos de mudanças:
- Mudança excepcional: eventos isolados que alteram a experiência de uma pessoa, mas não têm um impacto significativo em vários aspectos de sua vida. Uma mudança de nome, por exemplo, exigiria alguma papelada de RH e um novo endereço de e-mail, mas não mudaria a função da pessoa no trabalho.
- Mudança incremental: Mudanças que ocorrem gradualmente em vez de abruptamente, como a atualização da tecnologia existente.
- Mudança do pêndulo: Uma mudança repentina de um extremo para a visão ou estado oposto. Por exemplo, mudar de uma equipe 100% no escritório para uma equipe 100% remota.
- Mudança de paradigma: Mudanças nas crenças ou valores que são internalizados como a nova norma. Por exemplo, a transição bem-sucedida de um modelo síncrono para um modelo híbrido envolve comunicação síncrona e assíncrona.
Gestão de Mudanças de Processo
Um conjunto de condições iniciais (ponto A) e um ponto final funcional (ponto B) são os dois componentes de um processo de mudança. O processo intermediário é dinâmico e se desenvolve em etapas. As principais etapas do processo de gerenciamento de mudanças estão resumidas abaixo.
#1. Prepare-se para uma mudança na organização
Uma organização deve estar preparada logística e culturalmente para buscar e implementar mudanças com sucesso. Para alcançar os melhores resultados de negócios, a preparação cultural deve ocorrer antes de mergulhar na logística.
O gerente se concentra em ajudar os funcionários a reconhecer e compreender a necessidade de mudança durante a fase de preparação. Eles aumentam a conscientização sobre os vários desafios ou problemas enfrentados pela organização que atua como agente de mudança e causa insatisfação com o status quo. Obter adesão antecipada de funcionários que ajudarão a implementar a mudança pode reduzir o atrito e a resistência.
#2. Desenvolva uma visão e estratégia de mudança
Quando uma organização está pronta para adotar a mudança, os gerentes devem elaborar um plano abrangente e realista para implementá-la.
O plano deve incluir as seguintes informações:
- Metas estratégicas: Até que ponto isso muda para ajudar a organização a alcançar seus objetivos?
- Indicadores Chave de Performance: Como o sucesso será determinado? Quais métricas devem ser realocadas? Qual é o ponto de partida para como as coisas estão atualmente?
- Participantes e equipe do projeto: Quem será o responsável por colocar as mudanças em vigor? Em cada estágio crítico, quem deve assinar? Quem será o responsável pela implementação?
- Escopo do projeto: Quais etapas e ações específicas o projeto incluirá? O que está fora do escopo do projeto?
Embora ter uma abordagem estruturada seja importante, o plano também deve levar em consideração quaisquer incógnitas ou obstáculos que possam surgir durante o processo de implementação e que exijam agilidade e flexibilidade para serem superados.
#3. Coloque as mudanças em ação
Seguir as etapas descritas no plano para implementar a mudança necessária é tudo o que resta depois de criado. As especificidades da iniciativa determinarão se ela implica em mudanças na estrutura, estratégia, sistemas, processos, comportamento dos funcionários ou outros aspectos da empresa.
Os gerentes de mudança devem se concentrar durante o processo de implementação em capacitar seus funcionários a tomar as medidas necessárias para atingir os objetivos da iniciativa e celebrar quaisquer vitórias de curto prazo. Eles também devem tentar antecipar os bloqueios e, uma vez identificados, preveni-los, removê-los ou mitigá-los. Ao longo do processo de implementação, é essencial comunicar repetidamente a visão da organização aos membros da equipe para lembrá-los dos motivos da mudança.
#4. Integrar as mudanças na cultura e nas práticas da empresa
Os gerentes de mudança devem impedir uma reversão ao estado anterior ou status quo após a conclusão da iniciativa de mudança. Isso é especialmente verdadeiro para mudanças organizacionais envolvendo processos de negócios, como fluxos de trabalho, cultura e formulação de estratégias. Sem um plano adequado, os funcionários podem voltar à “maneira antiga” de fazer as coisas, principalmente durante o período de transição.
O retrocesso é dificultado pela incorporação de mudanças na cultura e nas práticas da empresa. Novas estruturas organizacionais, controles e sistemas de recompensa devem ser vistos como ferramentas para auxiliar na modificação de bastões.
#5. Avalie o progresso e os resultados
Uma iniciativa de mudança não é necessariamente bem-sucedida apenas porque está concluída. A realização de uma análise e revisão, também conhecida como “projeto post-mortem”, pode ajudar os líderes de negócios a determinar se uma iniciativa de mudança foi bem-sucedida, malsucedida ou teve um resultado misto. Também pode fornecer informações e lições valiosas que podem ser aplicadas a futuras iniciativas de mudança.
Dicas para gerenciar mudanças com eficiência
Aqui estão seis práticas recomendadas de gerenciamento de mudanças importantes a serem seguidas para garantir uma transição de mudança eficaz, com base em nossa experiência.
#1. Introduzir um senso de urgência
Isso se concentra em apresentar a mudança como uma oportunidade urgente e empolgante, de acordo com o “Modelo de mudança de 8 etapas aprimorado de Kotter”. Você deve mostrar aos afetados pela mudança que ela aumentará sua produtividade e fará seu trabalho com mais eficiência.
#2. Implemente em fases
Ao segmentar sua iniciativa, você pode evitar sobrecarregar sua equipe com muitas mudanças de uma só vez. Mudanças pequenas e graduais são mais fáceis de implementar do que mudanças grandes e abruptas.
Você também deve realizar um teste beta inicial com um pequeno grupo de testadores ou um departamento. Depois que todos os bugs na fase beta forem resolvidos, implemente a alteração em um grande grupo e, em seguida, em toda a empresa.
#3. Resistência de endereço
Explique como a mudança afetará determinados departamentos e pessoas. Ao abordar quaisquer hesitações internas desde o início, você pode evitar resistência e ajudar seus funcionários a se adaptarem à mudança.
#4. Empregar uma variedade de técnicas de treinamento.
Nem todo mundo aprende da mesma maneira, por isso é fundamental fornecer orientação por meio de uma variedade de métodos de treinamento e formatos de treinamento de funcionários. Você deve fornecer a seus usuários finais e funcionários uma variedade de estilos de aprendizado, como:
- Treinamento tradicional conduzido por instrutor
- Aprendizagem online com um LMS
- Vídeos
- Orientação no aplicativo e suporte sob demanda
#5. Identificar agentes de mudança
Sem suporte interno, sua iniciativa falhará antes mesmo de começar. Os líderes de mudança inspiram a equipe como um todo a continuar com a transformação. Seus líderes de mudança devem ser uma seção transversal de funcionários dos vários departamentos que serão afetados pela mudança. Esses líderes devem ser queridos em toda a organização e ter a capacidade de influenciar opiniões.
#6. Solicitar feedback
Ouvir sua equipe é uma excelente maneira de melhorar seu processo de gerenciamento de mudanças e abordar quaisquer preocupações ou resistências que possam estar presentes. Isso lhe dará ideias para melhorar futuras implementações de mudanças e envolver funcionários individuais no processo.
Como construir um plano de gerenciamento de mudanças
Um plano de gerenciamento de mudanças guiará você e sua equipe durante a transição. Estas seis etapas para criar um plano de gerenciamento de mudanças (além de modelos de gerenciamento de mudanças para você começar!)
- Desenvolva uma proposta de mudança: Este é o seu argumento de por que a mudança é necessária. Descreva os benefícios, o impacto e a motivação da mudança.
- Identifique os líderes de mudança: Esses são seus apoiadores vocais da mudança, geralmente a alta administração e outros líderes influentes. Nesta equipe de mudança, é importante misturar uma variedade de funções.
- Desenvolva um plano de comunicação de gerenciamento de mudanças: Esta é a sua estratégia para comunicar todos os aspectos da mudança para aqueles que serão afetados por ela.
- Estabeleça metas de mudança e KPIs: É assim que você acompanha o sucesso (ou fracasso) de vários aspectos da iniciativa de mudança. Crie um plano para analisar a mudança assim que ela for implementada, com metas e KPIs vinculados aos objetivos e resultados do negócio. Torne-os visíveis para todos na organização para divulgar o projeto.
- Invista em ferramentas de gestão de mudanças: Software para gerenciamento de mudanças e treinamento de funcionários são exemplos dessas ferramentas.
- Crie um plano de treinamento em gerenciamento de mudanças: Isso definirá como o treinamento será ministrado. Para criar planos de treinamento de mudança personalizados relevantes para cada função, você precisará colaborar com os líderes do departamento e a equipe de L&D.
Quais são as cinco etapas do gerenciamento de mudanças?
Um processo de gerenciamento de mudanças em cinco etapas
- Prepare-se para uma mudança na organização.
- Crie um plano de mudança e uma visão.
- Coloque a mudança em prática.
- Integrar as mudanças na cultura e nas políticas da empresa.
- Avalie o progresso e os resultados.
Quais são os princípios da gestão da mudança?
Quatro ideias fundamentais são necessárias para uma gestão de mudanças eficaz:
- Entenda a mudança.
- Mudança de plano.
- Implemente a mudança.
- Comunique a mudança.
Quais são os 6 componentes do gerenciamento de mudanças?
Criar, comunicar, traduzir, implementar, avaliar e recriar são os seis elementos identificados como necessários para implementar e gerenciar mudanças com sucesso. Os elementos de dois a quatro compõem a “curva de potência” crítica.
Qual é o propósito da gestão de mudanças?
O objetivo do processo de Gerenciamento de Mudanças é gerenciar todo o ciclo de vida de todas as mudanças, permitindo a implementação de mudanças benéficas com o mínimo de interrupção nos serviços de TI.
Quais são os 10 Princípios da Gestão de Mudanças?
- Abordar sistematicamente o “lado humano”
- Comece no topo.
- Envolva todas as camadas.
- Apresente o argumento formal.
- Promova a propriedade.
- Entregue a mensagem.
- Avalie a paisagem cultural.
- Abordar claramente a cultura.
- Esteja preparado para o inesperado.
- Fale com a pessoa.
Quais são os 3 principais tipos de mudança?
Mudança de desenvolvimento, mudança de transição e mudança transformacional são os três tipos de mudança que todos os gerentes devem conhecer.
O que são Estratégias de Gestão de Mudanças?
Gestão da mudança: cinco estratégias eficazes:
- Faça propostas de incentivo.
- Reavalie os valores culturais.
- Mostrar autoridade.
- Distribua a responsabilidade pela mudança.
- Encontre agentes de mudança que defenderão você.
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Referências
