Pode ser difícil saber por onde começar a procurar informações sobre um tópico com tantas partes diferentes quanto o gerenciamento de mudanças. Isso é muito verdadeiro quando se trata de ferramentas e técnicas para gerenciar mudanças. Onde você começa a procurar algumas dessas ferramentas gratuitas para gerenciar mudanças? Bem, este artigo pode ajudá-lo com isso. Ele informa tudo o que você precisa saber sobre ferramentas e técnicas para gerenciamento de mudanças que podem ajudar sua organização a fazer a transição. Apreciar!!
O que são ferramentas de gerenciamento de mudanças?
As ferramentas de gerenciamento de mudanças são aplicativos que as empresas usam para tornar uma mudança organizacional o mais suave e fácil possível para funcionários, supervisores e clientes. É claro que, assim como existem vários modelos de mudança organizacional e de gerenciamento de mudanças, existem inúmeras ferramentas de gerenciamento de mudanças caras e gratuitas.
As ferramentas adequadas de gerenciamento de mudanças dependerão do tipo de mudança que você está realizando e do estágio do gerenciamento de mudanças em que se encontra. Por exemplo, se você recentemente dividiu um departamento enorme em vários departamentos menores, talvez queira usar um feedback ferramenta para pesquisar suas equipes e ver como você pode melhorar a eficiência de cada departamento.
Os 7Rs do Gerenciamento de Mudanças
Esta é uma lista de verificação de fatores importantes a serem considerados antes de enviar uma solicitação de alteração. Esta lista preparada de 7Rs ajuda a reduzir a rejeição de alterações no momento do registro de alterações. A lista de verificação consiste em sete perguntas fáceis, como segue:
#1. Quem fez a mudança?
Com tantos pontos de acesso, fontes e partes interessadas solicitando uma mudança, obter uma resposta a essa pergunta tornou-se difícil. O melhor método para resolver o problema de autorização de mudança é desenvolver um sistema que registre todas as modificações. Este sistema de manutenção de registros irá ajudá-lo durante as auditorias.
#2. A motivação por trás da mudança
A resposta a essa pergunta tem o potencial de evitar mudanças com alto risco e baixa recompensa comercial. Independentemente da causa da mudança, todas as modificações substanciais devem ser submetidas a um critério de análise de portfólio acordado. Isso garantirá que as atualizações sejam priorizadas.
#3. O retorno projetado da mudança
Antes de realizar qualquer mudança, é muito importante avaliar o retorno do investimento para determinar a prioridade.
#4. Os riscos associados à mudança
Todas as mudanças são arriscadas. Alguns riscos podem ser evitados, enquanto outros não. Considere o perigo de não fazer uma mudança ao aprovar ou rejeitar uma solicitação de mudança. Ninguém pode prever a quantidade exata de risco envolvida na mudança, mas pode estimar o grau de pensamento necessário antes de fazer mudanças.
#5. Os recursos necessários para implementar a mudança
Você deve considerar a disponibilidade e a necessidade de ativos de infraestrutura e recursos humanos para realizar uma transformação. Além disso, considere as implicações da mudança em outros projetos ao aceitá-la. Outros projetos não devem ser afetados pela mudança.
#6. Quem é responsável por desenvolver, testar e implementar essas mudanças?
Os responsáveis pelo projeto devem ser capazes de responder a esta pergunta. A responsabilidade pelo gerenciamento de mudanças e lançamentos deve ser rastreável, acionável e aplicada.
#7. A relação entre a mudança proposta e outras mudanças
Pode ser difícil responder em um ambiente de TI complicado, onde muitas mudanças estão ocorrendo ao mesmo tempo. É necessário determinar a relação entre as mudanças através dos limites funcionais. O não cumprimento pode resultar em atraso no cronograma da reunião.
Obter respostas para essas preocupações antes de executar qualquer mudança tem muitas vantagens. Essas perguntas, além de quantificar o risco associado à mudança, são uma abordagem maravilhosa para determinar a eficácia de sua estratégia de gerenciamento de mudanças.
Ferramentas e técnicas de gerenciamento de mudanças
A seguir está uma lista de algumas das ferramentas e técnicas usadas para gerenciamento de mudanças
#1. O que corrigir
O Whatfix é uma das ferramentas interativas de gerenciamento de mudanças de adoção digital que oferece assistência de integração de funcionários. A ferramenta também oferece treinamento contínuo para solucionar uma lacuna significativa no gerenciamento de mudanças digitais. As orientações interativas (fluxos de trabalho) do Whatfix ajudam as empresas a fazer a transição para novas tecnologias.
Por meio de programas individualizados de integração e treinamento, essa solução de gerenciamento de mudanças orienta as pessoas em cada procedimento da nova tecnologia.
#2. O BMC Remedy Change Management 9
O Remedy Change Management 9 da BMC Software é uma plataforma inovadora de gerenciamento de serviços de TI (ITSM). Este software de gerenciamento de mudanças é adequado para departamentos de TI que precisam documentar e coordenar diferentes solicitações de processos de gerenciamento de mudanças.
Os gerentes de mudança podem usar essa ferramenta para avaliar solicitações, fazer planos de mudança e acompanhar o progresso da implementação. A solução também inclui ferramentas para auxiliar no gerenciamento de novos lançamentos, como rastreamento de implantação e notificações automáticas aos stakeholders.
Essa ferramenta é uma das ferramentas de gerenciamento de mudanças que pode reduzir a probabilidade de uma mudança com falha em 40%. Além disso, solicitações de alterações, rastreamento e gerenciamento de lançamentos podem ser feitos a partir de um computador ou telefone celular, simplificando o monitoramento de lançamentos de qualquer lugar.
#3. O StarTeam da MicroFocus
A ferramenta de gerenciamento de mudanças da StarTeam destina-se a auxiliar as equipes de desenvolvimento a melhorar seu processo de entrega de software. A ferramenta conecta equipes díspares e dispersas globalmente, oferecendo uma única fonte de verdade em todo o processo de transformação.
Para garantir uma distribuição controlada, os gerentes de desenvolvimento podem usar o ambiente colaborativo para rastrear alterações no código-fonte, falhas, recursos e outros ativos. O StarTeam também apresenta fluxos de trabalho personalizados que abrem caminho para um mecanismo de fluxo de trabalho flexível e integrado que auxilia no estabelecimento do processo e das regulamentações para uma versão de software.
#4. Alterar bússola
O Change Compass, como o nome indica, é um aplicativo de planejamento e visualização de dados baseado em nuvem que pode servir como bússola em seu processo de mudança. Ele permite que você veja seu processo de mudança em um único local e por meio de uma única lente.
#5. O foguete Aldon
O Rocket Aldon afirma ser o único software multiplataforma, configuração de ponta a ponta e gerenciamento de mudanças no mercado. Ele foi projetado para auxiliar as equipes de desenvolvimento através de procedimentos de mudança.
Uma das principais vantagens deste programa é que ele pode ser acessível a várias pessoas ao mesmo tempo. Isso permite que os gerentes visualizem as alterações com base em aplicativos e tarefas, ou outras estruturas reconhecíveis, em tempo real, em vez da estrutura armazenada dos arquivos de desenvolvimento.
A Rocket Aldon também oferece uma solução empresarial Application Lifecycle Management (ALM) que auxilia na automação do processo completo de entrega de software e gerenciamento de mudanças.
#6. O Giva eChange Manager
O eChange Manager, um componente do Service Management Suite da Giva, é um aplicativo simples em nuvem compatível com ITIL. Está entre as ferramentas de gerenciamento de mudanças capazes de fornecer um forte sistema de relatórios que auxilia no monitoramento e medição adequados de análises e KPIs.
Outra vantagem dessa ferramenta é que a personalização e a configuração de apontar e clicar eliminam a necessidade de programadores/consultores configurarem o aplicativo.
#7. Escrever
Wrike é o que eles chamam de software de serviços profissionais. É, até onde sabemos, uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Possui uma coleção robusta de recursos.
O Wrike auxilia as empresas a alinhar e conectar metas entre as equipes, criando processos eficientes por meio do poder da automação e aumentando a abertura e a visibilidade do trabalho.
Quais são os 5 elementos-chave do gerenciamento de mudanças?
Alguns elementos-chave a serem procurados em um sistema de gerenciamento de mudanças incluem:
#1. Processos de aprovação sem esforço
Problemas com status de aprovação são vitais para operações de mudança contínuas. À medida que as solicitações de mudança são transferidas entre os estágios do fluxo de trabalho, você deve ter as verificações de aprovação apropriadas em vigor. Uma solução de gerenciamento de mudanças decente terá verificações globais de status de aprovação para garantir que as solicitações sejam enviadas logicamente, mas também permitirá que você construa um script de aprovação personalizado para automatizar as autorizações.
#2. Automação de Processos
A capacidade de fazer a transição de processos de um usuário para outro sem atraso, interrupção ou confusão é importante para mudar o sucesso. Isso pode ser um desafio se você depender de sua equipe de TI ou de suporte para documentar o que foi concluído e passar o procedimento para o próximo usuário. Esses processos podem ser automatizados para manter operações suaves e maximizar a produtividade.
# 3. Instrumentos de Governança
Uma solução de gerenciamento de mudanças forte incluirá verificações e contrapesos integrados para ajudar os usuários a entender não apenas o que devem fazer, mas também como e quando devem fazê-lo. Os gerentes, por exemplo, podem definir lembretes sobre padrões regulatórios quando determinados processos de mudança são implementados. Essas ferramentas simples de gerenciamento de alterações de software podem desempenhar um papel importante para manter os processos funcionando sem problemas e sem erros.
# 4. Disponibilidade de dados
Quando os usuários que realizam operações de alteração têm acesso aos dados apropriados, eles podem operar com mais eficiência. Ferramentas eficazes de visualização de dados são essenciais para ajudar os usuários a gerenciar operações de mudança com sabedoria e eficiência.
# 5. Capacidade da CAB
Ferramentas que auxiliam na formação e implementação de um conselho consultivo de mudança auxiliam na integração de objetivos de negócios e tecnológicos em operações de mudança. Um CAB reúne os usuários de TI e de negócios para criar planos de mudança de longo prazo, responder rapidamente a solicitações de mudança imprevistas e priorizar o trabalho para otimizar o valor.
Quais são as 4 coisas-chave para mudar a gestão?
Quatro elementos fundamentais para obter um gerenciamento de mudanças eficaz incluem:
#1 Reconhecendo a Mudança
Para comunicar efetivamente os benefícios da mudança, você deve primeiro compreendê-los. Então, considere por que você precisa mudar. Além disso, considere estas perguntas:
- Quais são seus principais objetivos em relação à mudança?
- Quais são as vantagens da mudança para a organização?
- Que efeitos benéficos a mudança terá nas pessoas?
- Que impacto a mudança terá na forma como as pessoas trabalham?
- O que as pessoas devem fazer para que a mudança seja um sucesso?
Também pode ser benéfico considerar as consequências negativas de não se ajustar. De acordo com a Equação de Mudança de Beckhard e Harris, deve haver infelicidade suficiente com a velha maneira de fazer as coisas para que a mudança ocorra. As pessoas também devem acreditar que o novo método será superior e que há um caminho claro para chegar lá.
#2 Mudança de Plano
A mudança efetiva não acontece por acaso, e qualquer plano que você conceber deve ser apropriado para sua organização. A forma como os projetos de mudança são gerenciados varia de organização para organização. Alguns têm procedimentos de mudança muito rígidos, enquanto outros são mais abertos e flexíveis.
#3 Implemente a mudança
Como vimos, existem muitas ferramentas e técnicas de gerenciamento de mudanças disponíveis para ajudá-lo a realizar sua transformação. Por exemplo, o Modelo de Mudança em 8 Passos de Kotter ilustra como injetar um sentimento de urgência em suas ações para desenvolver impulso e inspirar todos a apoiar suas mudanças.
Enquanto isso, a Curva de Mudança o encoraja a manter os sentimentos de outras pessoas em mente ao executar sua estratégia. Ele retrata os estágios pelos quais todos passamos ao longo da mudança organizacional, desde o choque e a negação até o comprometimento total com a nova estratégia.
#4 Comunicar a mudança
A comunicação pode ser um divisor de águas no gerenciamento de mudanças. A mudança que você deseja fazer deve ser óbvia e relevante para que os outros compreendam o que você quer que eles façam e por que eles precisam fazer isso. No entanto, você também deve definir o tom apropriado para provocar a resposta emocional desejada.
Recursos do Gerenciamento de Mudanças
#1. Avaliações de prontidão
As avaliações de prontidão são ferramentas que analisam o nível esperado de resistência à mudança da sua empresa. Neste ponto, vários fatores de sua organização devem ser considerados. Esses fatores incluem:
- Toda a organização
- A cultura e a história da organização
- Seus trabalhadores
- Seus apoiadores
- O escopo da mudança.
- A influência estará em cada grupo específico à medida que você avalia cada uma dessas características.
#2. Planejamento de Comunicação
Um planejamento de comunicação eficaz é necessário para uma mudança eficaz. Este é um dos pilares de um plano de gerenciamento de mudanças que deve ser mantido continuamente.
Simplesmente explicar a mudança para seus funcionários uma vez é insuficiente. A repetição é essencial.
#3. Roteiros de patrocínio
De acordo com o Project Management Institute, o elemento de sucesso mais importante no sucesso do projeto e da iniciativa de mudança é o patrocínio.
# 4. Treinamento
O treinamento em gerenciamento de mudanças é a primeira forma de treinamento que você precisará. Os gerentes devem saber o necessário para impulsionar a mudança dentro de seus departamentos.
O treinamento do usuário final é outra forma de treinamento que você precisará. Os funcionários devem ser instruídos sobre como seguir novos procedimentos de negócios e/ou utilizar novos sistemas ERP, em outras palavras. Este treinamento deve ser adaptado às necessidades específicas de cada grupo afetado pela mudança.
#5. Gerenciamento de resistência
É impraticável esperar que todos os funcionários estejam completamente de acordo com cada mudança. Quase certamente haverá alguma insatisfação, desacordo ou oposição direta.
É por isso que uma estratégia de gerenciamento de resistência é essencial. Quando a resistência é enfrentada de forma proativa, é menos provável que inviabilize seu projeto.
#6. Feedbacks de funcionários contínuos
Uma vez que uma mudança foi realizada, você deve monitorar seu progresso. A opinião dos funcionários pode ajudá-lo a determinar o que está funcionando, o que é confuso e onde estão os pontos problemáticos. Depois de ter essas informações, você pode tomar as medidas necessárias para corrigir quaisquer dificuldades.
Permitir a entrada mostra aos funcionários que você se preocupa com a experiência deles e está comprometido em fornecer a eles as ferramentas necessárias para lidar com as mudanças.
Conclusão
A mudança é um desafio, mas selecionar as ferramentas e técnicas adequadas de gerenciamento de mudanças não precisa ser.
Felizmente, você encontrará suas ferramentas e técnicas de gerenciamento de alterações de software favoritas neste artigo. No entanto, devemos sempre lembrar que a mudança bem-sucedida é sobre pessoas, não ferramentas. Muitas felicidades!
Perguntas frequentes sobre as ferramentas de gerenciamento de mudanças
Qual é a ferramenta de gerenciamento de mudanças mais eficaz?
A escolha das ferramentas de gerenciamento de mudanças é quase sempre determinada por alguns parâmetros, como o tamanho e a duração da mudança. Como resultado, é difícil identificar a “melhor” solução de gerenciamento de mudanças; no entanto, sistemas como Wrike, JIRA e UserGuiding estão entre os melhores.
O JIRA pode ser usado para gerenciar mudanças?
O JIRA Service Management é uma excelente ferramenta para planejar e orientar um processo de mudança, principalmente aquele que envolve TI.
O que é uma estratégia de gerenciamento de mudanças?
Uma estratégia de gerenciamento de mudanças é essencialmente um plano que é criado antes de implementar a mudança em uma organização. É um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de mudanças em muitas circunstâncias.
Referência
- whatfix.com – 16 melhores ferramentas de gerenciamento de mudanças para gerenciar mudanças (2022)
- userguide. com – As ÚNICAS 6 ferramentas de gerenciamento de mudanças que você precisa para facilitar a mudança
- medium.com – 7 Rs do Gerenciamento de Mudanças
- serviceaide. com – 5 Elementos-chave do Gerenciamento de Mudanças
- mindtools.com – Os Quatro Princípios da Gestão de Mudanças
- panorama-consulting.com – Componentes Chave de uma Estratégia de Gestão de Mudanças
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