Sistemas de gerenciamento de casos: definição, tipos e principais soluções de software

SISTEMAS DE GESTÃO DE CASOS
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Conteúdo Esconder
  1. O que são sistemas de gerenciamento de casos?
  2. Sistemas de gerenciamento de casos jurídicos
    1. #1. Software de gerenciamento de casos no local
    2. #2. Software de gerenciamento de caso genérico
    3. #3. Software de gerenciamento de caso focado na prática
  3. Sistemas de gerenciamento de casos para escritórios de advocacia
    1. #1. CASEer
    2. #2. FileVineGenericName
    3. #3. Litificar
    4. #4. O meu caso
    5. #5. Gerenciamento de Clio
    6. #6. Testes 
  4. Software de Sistemas de Gestão de Casos
  5. Requisitos de software de sistemas de gerenciamento de casos
    1. #1. Gerenciamento do ciclo de vida do caso que é personalizável
    2. #2. Integração
    3. #3. Avanço analítico
    4. #4. Atendimento Individualizado
    5. #5. Plataforma com vários canais
    6. #6. Auxiliares de produtividade
    7. #7. Portais para autoatendimento
  6. Quais são as vantagens de implementar um sistema de gerenciamento de casos?
  7. Quais são as cinco funções principais do gerenciamento de casos?
  8. Que problema o gerenciamento de casos resolve?
  9. Quais são os 4 tipos de gerenciamento de casos?
  10. Quais são alguns exemplos de gerenciamento de casos?
  11. O que é um software de gerenciamento de casos jurídicos?
  12. O que é um gerente de caso?
  13. Quais são alguns casos de uso para gerenciamento de casos?
  14. Minha empresa requer um sistema de gerenciamento de casos?
  15. Conclusão
  16. Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de casos
  17. Quantos modelos de gerenciamento de casos existem?
  18. Quais são as 6 principais tarefas do gerenciamento de casos?
  19. Como você envolve os clientes no gerenciamento de casos?
  20. Artigos Relacionados
  21. Referências

Os sistemas de gerenciamento de casos são aplicativos de software que permitem que você acompanhe todos os dados do cliente necessários para fornecer programas e serviços eficazes. Algumas empresas não implementam ou não têm gerenciamento de casos em suas empresas. Implementá-lo fará seu negócio crescer. há também software para empresas de imigração mas este artigo será especializado em sistemas jurídicos de gerenciamento de casos de software para escritórios de advocacia.

O que são sistemas de gerenciamento de casos?

O software de gerenciamento de casos é um sistema digital que permite que as empresas rastreiem e armazenem informações em um local centralizado, ao mesmo tempo em que relatam sobre elas. As informações do caso estão disponíveis para uma ampla variedade de usuários, permitindo que as partes interessadas colaborem em casos e compartilhem informações em um ambiente seguro.

Um sistema de gerenciamento de casos pode ser instalado em uma rede local ou pode ser acessado via internet. O software de gerenciamento de casos baseado na Web é o mais popular porque está disponível 24 horas por dia, sete dias por semana e pode ser acessado de qualquer local com conexão à Internet. Eles permitem que você colete grandes quantidades de informações que podem ser acessadas de maneira fácil e rápida (mais do que sistemas de arquivamento em papel ou Excel). Eles também podem automatizar algumas tarefas de análise de dados, economizando tempo e reduzindo erros.

O software de sistema de gerenciamento de casos é uma ferramenta digital que permite que as empresas gerenciem casos. O gerenciamento de casos envolve manter registros detalhados sobre um incidente específico e direcionar todos esses registros por um caminho específico. Diferentes sistemas de gerenciamento de casos fornecem várias funções. Eles também diferem de acordo com a indústria que se destinam a apoiar.

Os sistemas de gerenciamento de casos jurídicos (LCMS) são ferramentas digitais usadas por escritórios de advocacia para gerenciar e organizar seus casos jurídicos e clientes. Ele permite um fluxo de trabalho mais simplificado e processos de faturamento, rastreamento de tempo e gerenciamento de documentos mais eficientes, permitindo que você se concentre no trabalho faturável.

Seu software também lhe dá uma visão geral dos casos do seu escritório de advocacia e os detalhes associados a eles, como prazos, documentos, notas, contas e assim por diante. O software de sistemas de gerenciamento de casos jurídicos é classificado em três tipos. Eles fazem;

#1. Software de gerenciamento de casos no local

As soluções no local são instaladas e hospedadas em servidores ou computadores em seu escritório; isso significa que cada usuário final requer uma licença e você, como proprietário do escritório de advocacia, é responsável por todos os aspectos de manutenção da plataforma, segurança de dados e disponibilidade.

#2. Software de gerenciamento de caso genérico

Alguns dos problemas de servidor e manutenção levantados pelo software jurídico local são abordados pelo aspecto baseado em nuvem do software genérico de gerenciamento de casos. No entanto, nem todas as soluções baseadas em nuvem são adaptadas aos requisitos específicos de sua empresa de acidentes pessoais.

Essas soluções de software de sistemas de gerenciamento de casos jurídicos podem ajudá-lo em alguns aspectos do gerenciamento de seus casos de danos pessoais, mas não fornecerão o gerenciamento de casos específico e personalizado de que você precisa.

#3. Software de gerenciamento de caso focado na prática

Esses sistemas de gerenciamento de casos jurídicos são baseados em nuvem e focados na prática, oferecendo a você o melhor dos dois mundos. A lesão corporal é uma área de atuação muito específica e especializada, com aspectos de casos alinhados especificamente a reivindicações de lesões; software de gerenciamento de casos para escritórios de advocacia de danos pessoais deve refletir isso. Isso implica levar em consideração fluxos de trabalho específicos, modelos e acordos de taxas de contingência.

Sistemas de gerenciamento de casos para escritórios de advocacia

Os escritórios de advocacia podem ser infinitamente caóticos às vezes. Advogados, paralegais e equipe de suporte devem organizar, analisar e gerenciar todos os aspectos de vários casos.

Existem inúmeras opções de sistemas de gerenciamento de casos (CMS) disponíveis para escritórios de advocacia. Você deve selecionar um software adaptado às suas necessidades específicas. Cada escritório de advocacia é distinto e as preferências dos advogados podem ser diferentes. Felizmente, existem opções abaixo que permitem que você personalize os sistemas de gerenciamento de casos para seus escritórios de advocacia de acordo com seus requisitos específicos.

#1. CASEer

As poderosas ferramentas integradas do CASEpeer permitem que você avalie constantemente o fluxo de trabalho de sua organização, identifique oportunidades de desenvolvimento de funcionários, comunique-se com mais eficiência em casos de clientes e maximize a produtividade e os resultados. Destina-se exclusivamente a escritórios de advocacia de danos pessoais. Este sistema baseado em nuvem inclui recursos organizacionais e de economia de tempo, como:

  • Ferramentas para rastrear demandas, ofertas, ônus, taxas e custos de liquidação
  • Solicitação de descoberta dedicada e rastreamento de resposta
  • Calendário integrado
  • Estatuto de limitações e notificações automatizadas

#2. FileVineGenericName

É altamente personalizável e permite que você mantenha todas as suas notas, documentos, comunicações de clientes e calendários em um só lugar. Outros recursos incluem:

  • Vários usuários são possíveis.
  • Capacidade dos clientes de enviar mensagens de texto e e-mail
  • Gestão de tarefas e prazos
  • É compatível com mais de 2,000 programas.
  • Uma boa opção para gerenciamento de documentos.

#3. Litificar

É uma solução abrangente para escritórios de advocacia de médio e grande porte. No entanto, também é construído na popular plataforma Salesforce, que é usada para automação e análise por muitas empresas. Inclui:

  • Segurança forte
  • Automação de tarefas
  • O painel pode ser personalizável para acompanhar os principais indicadores de desempenho.

#4. O meu caso

Mycase é uma solução de software de gerenciamento de casos que inclui gerenciamento de documentos, rastreamento de tempo, faturamento, cobrança de pagamentos e calendário. Ele fornece uma avaliação gratuita de 10 dias para permitir que você teste o software e determine se ele é adequado para sua prática. Algumas de suas principais características são as seguintes:

  • Interface de usuário simples e direta.
  • Em vez de adicionar opções, uma estrutura de preços simples inclui todos os recursos.
  • As assinaturas eletrônicas são ilimitadas.

#5. Gerenciamento de Clio

Faturamento, gerenciamento de contatos, gerenciamento de documentos, calendário, contabilidade, gerenciamento de tarefas, pagamentos online e controle de tempo estão entre os recursos disponíveis. É adaptável e oferece soluções personalizáveis ​​para pequenas e grandes empresas. Os destaques do Clio incluem o seguinte:

  • Portal do cliente para compartilhamento seguro de documentos.
  • As linhas do tempo para assuntos mostram quem fez as alterações e quando elas foram feitas.
  • Existe um módulo separado para gerenciamento de relacionamento com clientes/clientes.

#6. Testes 

O Trialworks é uma solução baseada em nuvem desenvolvida por advogados de julgamento que inclui recursos como registro móvel de casos, gerenciamento de documentos, calendário e gerenciamento de julgamentos. Algumas características distintivas são as seguintes:

  • Ferramentas voltadas para o contencioso
  • Baseado na conhecida plataforma Microsoft Office
  • Disponível como software para uso em uma rede local ou como um serviço baseado em nuvem.
  • Os serviços de conversão de banco de dados estão disponíveis (como um serviço separado)

O Law Ruler agora está usando sistemas de gerenciamento de casos para escritórios de advocacia, que podem ser acessados ​​com o Office 365 para facilitar o fluxo de trabalho. Sua análise detalhada do painel permite monitorar o status do caso, leads e desempenho de marketing. Outras características incluem:

  • Calculadoras de liquidação são incorporadas.
  • Lembretes de texto e e-mail que são automatizados
  • Discador de clique para ligar integrado com inteligência artificial

O gerenciamento eficaz de casos melhora o atendimento ao cliente e os serviços jurídicos. Quando você não precisa se preocupar com a logística do dia-a-dia do gerenciamento de casos, você tem mais tempo para se dedicar aos seus clientes e trabalhar em seus casos.

Software de Sistemas de Gestão de Casos

A admissão, o rastreamento de casos e os relatórios são simplificados pelos sistemas de software de gerenciamento de casos. Centraliza todas as informações de casos para fornecer uma única fonte de informações atualizadas sobre casos ativos. O software de gerenciamento de casos mais avançado também inclui uma ferramenta de relatório para todos os dados acumulados para gerenciamento e prevenção de riscos.

Os sistemas de software de gerenciamento de casos permitem que sua organização armazene e rastreie todos os dados do cliente em um único local. Informações de contato, notas de caso, agendamento de consultas, histórico, comunicações com clientes e cobrança estão incluídos.

Requisitos de software de sistemas de gerenciamento de casos

Além do simples gerenciamento de casos, o melhor software de suporte ao cliente vai além. Obviamente, essa é uma consideração importante ao selecionar uma plataforma de nuvem, mas deve ser o mínimo, e não o recurso principal. Aqui estão algumas coisas a serem observadas ao selecionar uma plataforma de atendimento ao cliente baseada em nuvem.

#1. Gerenciamento do ciclo de vida do caso que é personalizável

Cada negócio tem requisitos distintos. Um sistema de gerenciamento de casos pode ser adaptado às necessidades de qualquer empresa. Regras lógicas em uma variedade de funções devem ser definidas para se adaptar às necessidades específicas de uma organização. Os modelos de formulário personalizáveis ​​são consideráveis ​​para a produção, armazenamento e administração de casos em tempo real.

#2. Integração

A solução deve ser capaz de se comunicar com sistemas externos por meio de APIs flexíveis, permitindo que os usuários estabeleçam comunicação bidirecional em tempo real entre a plataforma e aplicativos e redes relevantes.

#3. Avanço analítico

Relatórios e análises abrangentes devem ser fornecidos pela solução. Ao contrário dos relatórios unidimensionais tradicionais, a análise de inteligência preditiva permite que você tome medidas com base em seus insights mais rapidamente. Com um mecanismo de análise robusto, você deve poder conectar e consultar várias fontes de dados, oferecendo novas maneiras de visualizar seus dados e KPIs. Tudo isso implica que você possa antecipar as necessidades e fazer os ajustes necessários.

#4. Atendimento Individualizado

A maioria dos sistemas de gerenciamento de casos permite que os profissionais do conhecimento interajam com os clientes por meio do canal de sua escolha. E-mail, telefone, aplicativos de mensagens e software de bate-papo ao vivo são todas as opções.

Os perfis dos clientes também podem ser acessados ​​imediatamente, juntamente com todas as informações relevantes e interações anteriores. Os clientes podem se sentir valorizados quando os representantes de atendimento ao cliente têm todas essas informações na ponta dos dedos.

#5. Plataforma com vários canais

Um sistema global de gerenciamento de casos funciona com uma variedade de dispositivos. Os registros são seguros para dados e as informações podem ser acessadas por telefones, tablets e computadores Android, iOS e Windows. Independentemente do meio, todos os dados são instantaneamente sincronizados com o banco de dados central.

#6. Auxiliares de produtividade

Uma plataforma de atendimento ao cliente também deve aumentar a produtividade automatizando, categorizando e permitindo que você atualize em massa e feche vários casos de uma só vez.

#7. Portais para autoatendimento

Os clientes podem acessar portais de autoatendimento porque podem resolver problemas por conta própria. No entanto, esses portais geralmente incluem artigos informativos, uma página de perguntas frequentes, uma página da comunidade ou um fórum. Esses portais também são componentes críticos do atendimento ao cliente.

Quais são as vantagens de implementar um sistema de gerenciamento de casos?

Eles incluem;

  • Atendimento aprimorado e personalizado.
  • Resolução de casos que é eficiente devido à colaboração efetiva
  • Atualizações em tempo real e acesso rápido às informações
  • O acesso remoto é habilitado pelo gerenciamento de dados centralizado.
  • A papelada é reduzida com a manutenção de registros digitais.
  • Maior transparência e trilhas de auditoria

Quais são as cinco funções principais do gerenciamento de casos?

O gerente de caso desempenha as funções primárias de avaliação, planejamento, facilitação, defesa, monitoramento e avaliação em colaboração com o cliente e outros profissionais de saúde envolvidos no cuidado do cliente.

Que problema o gerenciamento de casos resolve?

O gerenciamento de caso é um processo colaborativo que avalia, planeja, implementa, coordena, monitora e avalia opções e serviços para atender às necessidades de saúde dos indivíduos por meio da comunicação e dos recursos disponíveis, a fim de promover resultados de qualidade e custo-benefício.

Por meio de advocacia, avaliação, planejamento, comunicação, educação, gerenciamento de recursos e facilitação de serviços, o gerenciamento de casos auxilia os clientes a alcançar o bem-estar e a autonomia.

Quais são os 4 tipos de gerenciamento de casos?

Dentro dessa definição, o gerenciamento de caso bem-sucedido consiste em quatro componentes principais: admissão, avaliação de necessidades, planejamento de serviço e monitoramento e avaliação. Para garantir o sucesso do cliente, organizações de serviços humanos de todos os tamanhos devem implementar esses quatro componentes corretamente.

Quais são alguns exemplos de gerenciamento de casos?

Eles são;

  • Orientação do funcionário
  • Processamento de reclamações
  • Aprovações e solicitações
  • Rastreamento de bugs e mensagens de erro
  • Solicitações de serviços

Os escritórios de advocacia podem automatizar seus fluxos de trabalho diários com o uso de um software de gerenciamento de casos jurídicos, que pode ver tarefas, controlar o tempo faturável e criar um calendário. Isso ajuda as empresas a aumentar a produtividade e maximizar a receita, expandindo assim seus empreendimentos.

O software de gerenciamento de casos está disponível para compra por empresas como autônomo, “melhor da categoria” ou um componente integrado de uma plataforma de gerenciamento de prática mais ampla (onde a funcionalidade de gerenciamento de casos seria agrupada com outras, como aplicativos de cobrança jurídica ou aplicativos de gerenciamento de documentos jurídicos). A maioria das operações de negócios da empresa, incluindo contabilidade, relatórios e até mesmo marketing, são normalmente tratadas por soluções de gestão prática. Ao contrário, os sistemas de gerenciamento de casos concentram-se nos requisitos internos da empresa para o manuseio e arquivamento dos dados do caso e do cliente. A complexidade desses sistemas pode variar, conforme discutiremos com mais detalhes na seção abaixo.

Os clientes que compram software de gerenciamento de casos autônomo devem certificar-se de que o produto se conecte a outros programas de software que a empresa emprega, como seu sistema de gerenciamento de documentos ou plataforma de contabilidade jurídica.

O que é um gerente de caso?

Um gerente de caso organiza todas as etapas que um incidente, evento, solicitação ou investigação deve seguir para atingir seu objetivo ou encontrar uma solução. Eles são encarregados de examinar, planejar, executar, avaliar e relatar um caso particular do começo ao fim.

As responsabilidades de um gerente de caso incluem:

  • Avaliar os riscos associados a um determinado incidente, cliente ou funcionário antes de registrá-lo como um caso
  • Desenvolver uma estratégia personalizada em função do resultado pretendido
  • Incluir ajuda adicional de outros profissionais de negócios e especialistas em um fluxo de trabalho ou vincular pessoas a provedores de serviços externos
  • Acompanhar os prazos, marcos e atualizações gerais de status de um caso
  • Avaliar o resultado de um caso e criar relatórios para a empresa

Quais são alguns casos de uso para gerenciamento de casos?

Três estilos de trabalho surgiram como particularmente adequados para uma estratégia de gerenciamento de caso. Entre eles estão, mas não se limitam a:

  • Gerenciamento de Caso Investigativo
  • Gerenciamento de solicitação de serviço
  • Gerenciamento de Incidentes

Minha empresa requer um sistema de gerenciamento de casos?

Para responder a essa pergunta, pense e pergunte a si mesmo:

  • Quais são os procedimentos atuais de tratamento de casos em sua organização?
  • Eles dão a seus funcionários experientes a liberdade e a flexibilidade de que precisam para atender seus clientes da melhor maneira possível?
  • Sua equipe tem acesso a uma visão completa de todos os dados necessários para concluir suas tarefas, permitindo que eles resolvam problemas?

Se a resposta for NÃO, nessa situação, você pode querer considerar o uso de software para gerenciamento de casos.

Conclusão

Um bom sistema de gerenciamento de casos ajuda as empresas a serem bem-sucedidas em todos os aspectos do negócio. Sem o gerenciamento de casos em seu negócio, você pode ter contratempos e sua empresa pode não crescer. No entanto, para evitar isso, você precisa ter um bom sistema de gerenciamento de casos. Este artigo ensina sobre o “sistema de gerenciamento de casos”.

Perguntas frequentes sobre sistemas de gerenciamento de casos

Quantos modelos de gerenciamento de casos existem?

Para organizações sem fins lucrativos, existem três modelos principais de gerenciamento de casos abrangentes e sete submodelos totais. É fundamental para qualquer empresa considerá-los e determinar como cada um pode afetar o bem-estar geral de seus clientes.

Quais são as 6 principais tarefas do gerenciamento de casos?

  • triagem.
  • Avaliando.
  • Avaliação de risco
  • Planejamento
  • Implementação.
  • Avaliação do resultado.

Como você envolve os clientes no gerenciamento de casos?

Incentive o cliente a estabelecer metas para si mesmo. Considere as realizações de curto e longo prazo. Certifique-se de que você não está empurrando seus próprios objetivos ou os de sua agência para o cliente, mas sim encorajando-o a perseguir os seus próprios.

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Referências

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