GERENCIAMENTO DE CAPACIDADE: Um Guia para Gerenciamento de Capacidade, Estratégias e Ferramentas

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A capacidade de se ajustar a novas condições é uma característica comum entre as empresas de sucesso. Para garantir que os negócios sejam sempre tão produtivos quanto possível, o gerenciamento de capacidade é uma função comercial essencial. Compreender as inúmeras aplicações do gerenciamento de capacidade ajudará você a aprender como aumentar os lucros de sua empresa. Este artigo explica o que é gerenciamento de capacidade em ITIL. Ele também vem com um guia para ajudá-lo a escolher o melhor entre as ferramentas de gerenciamento de capacidade disponíveis. Vamos mergulhar!

O que é gerenciamento de capacidade?

As empresas devem permanecer ágeis o suficiente para satisfazer as expectativas de maneira consistente e econômica, pois a capacidade pode flutuar como resultado de mudanças nas condições ou influências externas, como demanda sazonal, mudanças no setor e eventos macroeconômicos imprevistos. Pode ser necessário, por exemplo, realocar parte dos recursos de matéria-prima da empresa em resposta a mudanças na oferta e na demanda. Horas extras, terceirização, novas máquinas e até mesmo a alienação de propriedade podem ser necessárias para colocar o gerenciamento de capacidade em ação.

Pedidos não atendidos, rotatividade de clientes e perda de participação de mercado são possíveis resultados para empresas com gerenciamento de capacidade ineficiente. É imperativo que uma empresa se prepare adequadamente para um aumento inesperado na demanda ao lançar um novo produto inovador e uma campanha de marketing que o acompanha. A empresa sofre se não conseguir reabastecer o estoque de um parceiro varejista em tempo hábil.

Portanto, é difícil para as empresas maximizar a produção e reduzir as despesas. Para realizar inspeções adequadas de controle de qualidade de seus bens ou serviços, por exemplo, uma corporação pode não ter os recursos necessários em termos de tempo e mão de obra. O uso excessivo de equipamentos pode levar a avarias e esgotamento dos trabalhadores, que também podem sofrer estresse e baixa moral.

Para que serve o gerenciamento de capacidade?

A produção de bens e serviços e a operação de tecnologias de informação, ou TI, são duas operações corporativas distintas, mas conectadas, relacionadas ao gerenciamento de capacidade. Veja como sua empresa pode usá-los:

Gestão da Capacidade de Produção

A eficácia com que sua organização usa seus recursos para produzir itens pode ser analisada por meio do gerenciamento de capacidade. Instalações, pessoal, ferramentas, matérias-primas, componentes, materiais de embalagem, opções de transporte e produtos acabados se enquadram nesta categoria. O não cumprimento dos prazos de entrega e a garantia de uma produção de qualidade podem resultar da falta de qualquer um desses recursos. No entanto, se houver muitos recursos disponíveis, isso pode indicar gastos desnecessários e reduzir os lucros.

A demanda por bens é influenciada por uma série de fatores típicos. As organizações podem se beneficiar do gerenciamento de capacidade preparando-se melhor para:

#1. Mudanças nas Estações

A produção em sua empresa pode precisar ser ajustada um pouco ao longo do ano para levar em consideração as mudanças sazonais na demanda, como o aumento sazonal nos gastos do consumidor que ocorre nos feriados. No entanto, algumas empresas experimentam uma demanda extremamente sazonal, necessitando de reduções de custos durante períodos lentos e aumentos de produção nos horários de pico.

#2. Desenvolvimentos Econômicos 

Para uma melhor compreensão dos padrões de demanda de curto e longo prazo, sua empresa deve tentar prever as tendências macroeconômicas. A capacidade de ajustar rapidamente a produção diante de mudanças econômicas repentinas também pode ser altamente valorizada.

#3. Mercados de Tendência

À medida que novos concorrentes entram ou saem de seu mercado, a participação de mercado de sua empresa provavelmente muda. O número de recursos de que sua organização precisa mudará como resultado direto dessas mudanças.

 Às vezes, a maioria das empresas do mercado é impactada por tendências mais amplas do setor. As empresas de petróleo, por exemplo, podem sofrer mudanças na demanda à medida que o uso de carros elétricos aumenta, necessitando de uma adaptação a eles. 

Gestão da Capacidade de Tecnologia da Informação

O gerenciamento de capacidade também pode ser usado para descrever como as redes de computadores de uma empresa processam dados e lidam com o tráfego. É possível que sua empresa precise de muito poder de processamento para coisas como pesquisa e desenvolvimento de produtos ou para lidar com grandes volumes de consumidores sem soluços.

O processamento de dados é aprimorado pelo gerenciamento de capacidade de TI das seguintes maneiras:

#1. Avaliação de Competências 

O objetivo do gerenciamento da capacidade de TI é garantir que os recursos de TI sejam utilizados em todo o seu potencial e que as metas de desempenho sejam atendidas.

#2. Atividade de inspeção 

É útil para as empresas obter informações sobre como seus recursos de computação estão realmente sendo utilizados.

#3. Afinação 

Com o uso do gerenciamento de capacidade de TI, as organizações podem ajustar as configurações de seus sistemas, aumentando assim o desempenho da computação sem incorrer em despesas adicionais.

#4. Gestão da Demanda

Procedimentos aprimorados podem ser usados ​​pelas empresas para diminuir a carga na infraestrutura de computação. Para evitar o agendamento de manutenção em horários de pico, várias empresas mudarão seus cronogramas de manutenção.

#5. Alocação de recursos

 As organizações podem planejar com antecedência suas futuras necessidades de computação com a ajuda do gerenciamento de capacidade de TI. A fim de preparar o negócio para o futuro, eles podem decidir atualizar o hardware ou os programas de computador.

Estratégias de Gerenciamento de Capacidade

Os gerentes do setor manufatureiro desenvolveram vários métodos para melhorar a produção e expandir as capacidades de suas empresas. Algumas das abordagens mais usadas para gerenciar a capacidade incluem:

#1. A estratégia de atraso

Esse método é mais cauteloso, pois exige que o gestor espere até que haja um crescimento constante da demanda antes de decidir aumentar a capacidade. A gestão, então, aumenta a produção para atender às necessidades do mercado atual.

#2. Estratégia de Leads

Essa estratégia é substancialmente mais agressiva e arriscada do que a abordagem lag. A empresa calcula que, se aumentar a capacidade antes que haja uma demanda genuína, será suficiente. É comum em empresas ou mercados em rápido crescimento com alta demanda de consumo. Portanto, a maioria das micro e pequenas empresas fica longe dessa tática.

#3. Estratégia Dinâmica

Essa estratégia é impulsionada por previsões e enfatiza a capitalização das tendências do mercado para expandir a produção. O gerente ajusta os níveis de produção com antecedência com base em um exame dos dados de previsão de vendas e da demanda real.

#4. Estratégia de jogo

Essa estratégia combina elementos das abordagens de lead e lag. Para acompanhar a demanda dos clientes, a corporação faz ajustes sutis, mas importantes, em sua produção. Pequenos aumentos na produção são feitos sempre que se antecipa que a demanda pode aumentar.

Ferramentas de gerenciamento de capacidade

As ferramentas de gerenciamento de capacidade ajudam as empresas a avaliar seus requisitos de recursos à luz das oscilações da demanda do mercado. Gerentes e superiores utilizam essas ferramentas para controlar os níveis de pessoal e calcular quanto trabalho pode ser realizado com os recursos à sua disposição. Ele também permite visualizar o número de funcionários que você possui atualmente e determinar se eles estão sobrecarregados ou subutilizados. Aqui estão algumas ferramentas de gerenciamento de capacidade que você pode usar para o gerenciamento de capacidade de sua empresa:

#1. Alternar plano

O Toggl Plan tem grande prazer em ser acessível a pessoas de todos os níveis e origens. Existem três interfaces de usuário principais neste software: gerenciamento de projetos, planejamento de equipe e gerenciamento de tarefas. Para monitorar e planejar facilmente a capacidade, todas as interfaces permitem observar as cargas de trabalho e as tarefas atribuídas a cada membro da equipe. A vantagem desta ferramenta é que você pode testá-la sem pagar nada.

#2. Clique para cima

Quando se trata de gerenciar projetos, promover uma colaboração mais inteligente e centralizar todo o trabalho de uma equipe de vários aplicativos em um só lugar, o ClickUp é a melhor plataforma de produtividade para equipes de qualquer tamanho. O ClickUp é o melhor software de planejamento de capacidade para monitorar cargas de trabalho, gerenciar recursos com eficiência e aumentar a produtividade devido à sua infinidade de opções configuráveis.

O Mavenlink fornece ferramentas para gerenciar e otimizar os recursos disponíveis. É uma solução de software abrangente com uma ampla gama de recursos e análises que podem ajudar sua organização a economizar tempo e dinheiro automatizando atividades-chave, alinhando de forma inteligente as configurações de pessoal e equipe aos objetivos de negócios e realizando uma ampla gama de tarefas de previsão e planejamento. A primeira das quatro categorias de preços do Mavenlink permite uma avaliação gratuita, mas as outras três exigem pagamento. 

#4. Guru de recursos

Quando há uma alta demanda, mas uma baixa oferta de recursos humanos, o Resource Guru, um software de gerenciamento de recursos, pode ajudar a identificar os indivíduos que já estão no limite da capacidade. Este programa oferece recursos comuns de gerenciamento de tarefas, como integração com aplicativos ERP e CRM, e permite que você acompanhe suas tarefas e os recursos disponíveis para concluir um projeto. Este programa possui um recurso de colaboração que mostra exatamente quem está trabalhando no quê e quando será concluído.

#5. Salvador

A Saviom fornece software empresarial para gerenciamento de recursos e gerenciamento de funcionários, que a empresa acredita que revolucionará a produtividade em grandes organizações. Maximizar a utilização, otimizar a força de trabalho e diminuir os custos de recursos do projeto fazem parte disso. O site da Saviom não inclui nenhuma informação de preço. Eles preferem que você entre em contato com eles para receber uma cotação de preço. No entanto, você pode testar um de seus três níveis gratuitamente.

#6. equipe

O Teamup é um serviço de calendário baseado na Web que facilita a colaboração, permitindo que os membros coordenem suas agendas e troquem datas importantes entre si. É um substituto eficaz para o gerenciamento de recursos e inclui ferramentas para trabalho em equipe, como compartilhamento de documentos e arquivos e sincronização de calendário. Você também pode adaptar a programação às suas preferências. 

#7. Cantata

O software de planejamento de capacidade Kantata (anteriormente Mavenlink) inclui ferramentas para gerenciamento de recursos, orçamentos, cooperação em equipe e projetos. A capacidade da Kantata de comunicar o progresso visualmente e em uma variedade de formatos é um de seus maiores ativos.

#8. Previsão

Uma previsão é um hub para contabilidade de projetos, gerenciamento de recursos, alocação de recursos, inteligência de negócios e colaboração em equipe. Uma das principais características de venda do software é a compatibilidade com outros programas. Ele pode se comunicar com Azure, Google Drive, Microsoft Excel e muito mais.

Gerenciamento de capacidade em ITIL

O gerenciamento de capacidade em ITL refere-se ao processo de ajustar a alocação de recursos de TI à luz das demandas projetadas. O gerenciamento de capacidade que funciona é proativo e não reativo. Os gerentes de capacidade que realizam seu trabalho com sucesso garantem que todas as necessidades de TI, inclusive as da empresa, sejam atendidas com o menor número possível de recursos.

O que está incluído no gerenciamento de capacidade no ITIL?

Um processo de gerenciamento de capacidade pode abranger uma ampla variedade de atividades de tecnologia da informação (TI). Alguns exemplos são os seguintes:

  • Use ferramentas de monitoramento, análise e otimização de seus recursos de TI.
  • Controle a necessidade de poder do computador (isso exige uma consciência do que é mais importante na empresa).
  • Desenvolva uma simulação de eficiência de infraestrutura para prever demandas de recursos.
  • Certifique-se de que os aplicativos tenham o tamanho certo (sem serem muito pequenos) para que os níveis de serviço possam ser mantidos.
  • Crie um plano de capacidade que considere o uso atual, os requisitos futuros e as despesas associadas ao suporte de novos lançamentos de software.
  • Crie uma estratégia anual para expandir a infraestrutura de suporte com feedback de outros grupos.

Como o gerenciamento de capacidade é implementado no ITIL?

As práticas recomendadas de gerenciamento de serviços de TI concentram-se no fornecimento de suporte abrangente aos clientes. Você não aplica ITIL. Em vez disso, serve como um roteiro para o seu departamento de TI. Esteja você usando ITIL v3 ou a iteração mais recente, v4, você deve aderir às melhores práticas mencionadas, buscar suporte executivo e se concentrar em fazer mudanças comportamentais e mentais. Priorize o sucesso de sua empresa e a satisfação de seus clientes. O ITIL enfatiza a melhoria contínua em vez de ser um procedimento passo a passo.

Dicas para gerenciar a capacidade

Aqui estão algumas dicas para um gerenciamento de capacidade eficaz em sistemas de produção e de TI:

#1. Reconheça os recursos que você tem

O gerenciamento de capacidade bem-sucedido requer uma familiaridade completa com todos os recursos disponíveis de uma organização. É fácil perder alguns recursos e deixar de ver algumas soluções potenciais quando você está focado apenas em um problema ou circunstância. Certifique-se de ter um inventário completo e preciso dos ativos de sua empresa antes de começar a trabalhar para melhorar seu gerenciamento de capacidade.

#2. Realize uma variedade de testes

Tanto os sistemas de manufatura quanto os de tecnologia da informação são redes interconectadas, vulneráveis ​​a interrupções em qualquer nível. O grande número de resultados possíveis torna os testes exaustivos difíceis. No entanto, é crucial que sua empresa use o gerenciamento de capacidade para investigar o máximo possível de oportunidades de aumento de produtividade ou velocidade de processamento.

#3. Mergulhe no Passado

A maioria das empresas luta de alguma forma para atingir as metas de produção ou manter os sistemas de TI funcionando sem problemas. Fazer um balanço das dificuldades que você enfrentou no passado pode ajudá-lo a criar procedimentos mais robustos para o futuro. Estudos de caso de como outras empresas lidaram com problemas de fabricação ou TI também podem ser instrutivos.

#4. Defina suas prioridades com sabedoria

Devido à natureza do gerenciamento de capacidade, sua empresa pode estar sempre ansiosa para aprender sobre novas oportunidades de crescimento. É possível começar a corrigir um problema antes de perceber que existe outro mais sério em sua produção ou sistema de TI. Certifique-se de que sua estratégia de gerenciamento de capacidade permite priorizar as atividades e projetos mais urgentes para que você possa realmente evitar os problemas potenciais que identificou.

Benefícios do gerenciamento de capacidade

Veja a seguir os benefícios do gerenciamento de capacidade:

#1. Garantindo a Máxima Produtividade

Múltiplas cadeias de suprimentos, locais de produção e redes de distribuição são freqüentemente usados ​​na criação de um único produto. Com tantas partes móveis, pode ser difícil saber se sua empresa conseguirá cumprir seus prazos de entrega. O gerenciamento de capacidade verifica se os meios de produção atuais são suficientes.

A eficiência da infraestrutura de TI de uma organização geralmente está sujeita a altas expectativas. Se essas metas não estiverem sendo atendidas, o gerenciamento de capacidade informará você. Você pode economizar dinheiro em serviços de tecnologia da informação (TI) que não está usando se acompanhar o desempenho real do seu sistema. 

#2. Detecção de Lixo

Encontrar recursos subutilizados ou superfaturados é um dos principais objetivos do gerenciamento de capacidade. O gerenciamento de capacidade poderia, por exemplo, determinar se vale a pena ou não o custo de manutenção de uma peça de equipamento de fabricação mais antiga. Você pode perceber que a compra de novas máquinas permitirá aumentar a produção por unidade de espaço e, ao mesmo tempo, diminuir as despesas de manutenção.

#3. Rastreando Problemas do Sistema

O gerenciamento de capacidade ajuda a empresa a identificar a fonte e a causa raiz de um problema. Os resultados da pesquisa da sua empresa podem ter impactos significativos além da produtividade. Sua organização pode perceber a necessidade de melhorar o gerenciamento de funcionários no local com falha se operar duas instalações de produção semelhantes, mas uma gera mais produção por hora de funcionário. É possível que, se você fornecer aos funcionários da produção um lugar melhor para trabalhar, eles sejam mais produtivos.

A habilidade para solucionar problemas é crucial para corrigir problemas de computador. Assim como o gerenciamento de desempenho, o gerenciamento de capacidade isola os nós com defeito em uma rede como fonte de computadores lentos. Sua empresa pode encontrar possíveis falhas futuras no sistema e corrigi-las antes que interrompam as operações usando cenários de teste.

#4. Fazendo planos de contingência

O gerenciamento eficaz da capacidade é essencial para o crescimento seguro e bem-sucedido de qualquer negócio. Sua empresa pode economizar dinheiro antecipando as necessidades de produção e comprando recursos em momentos mais baratos, quando obtém uma compreensão mais profunda dos ciclos de demanda. Também está mais bem preparado para lidar com as flutuações na demanda que podem ter um impacto significativo nos resultados de sua empresa.

Proteger a eficácia do seu sistema de TI é crucial devido à dependência generalizada de computadores nos negócios e na indústria. 

Por que o gerenciamento de capacidade é importante?

As empresas devem ter os recursos para acompanhar a demanda dos clientes. É possível perder receita e oportunidades se a capacidade de produção for inadequada. Por outro lado, se houver excesso de capacidade, os recursos serão esbanjados e os preços subirão.

Quais são os principais elementos do gerenciamento de capacidade?

Aqui estão os principais elementos do gerenciamento de capacidade:

  • Gestão da capacidade de negócios.
  • Gerenciamento da capacidade de atendimento.
  • Gerenciamento de capacidade de componentes.
  • Relatórios de gerenciamento de capacidade.

Quais são as responsabilidades de um gerente de capacidade?

O gerente de capacidade é responsável por fornecer capacidade de TI suficiente para fornecer níveis de serviço, aconselhando o gerenciamento sênior de TI sobre como equilibrar oferta e demanda e aproveitar ao máximo os recursos disponíveis.

Quais são as etapas do gerenciamento de capacidade?

Os seguintes passos devem ser seguidos no gerenciamento de capacidade:

  • Estabelecer os planos da empresa.
  • Avaliação das demandas e oportunidades dos clientes.
  • Analisar a saída da infraestrutura e recursos atuais.
  • Realização de planejamento de capacidade.
  • Acompanhamento e revisão da capacidade de produção.

Considerações Finais

Uma das primeiras etapas no gerenciamento de capacidade eficaz é adquirir as ferramentas adequadas de gerenciamento de capacidade. Encontrar os melhores candidatos para integrar sua equipe é uma etapa posterior. Se a capacidade de sua equipe precisar ser aumentada para atender à demanda, a BusinessYield pode ajudá-lo a encontrar freelancers competentes que sejam adequados.  

Você pode encontrar pessoas para trabalhar com você em projetos de qualquer tamanho, duração ou complexidade, escolhendo o gerenciamento de capacidade correto.

Referências

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