No mundo dos negócios, existem melhores práticas, procedimentos operacionais padrão e muitos tipos de processos. Os processos auxiliam na manutenção da ordem e fornecem regras para um fluxo de trabalho contínuo. São eles que mantêm as empresas funcionando.
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma das ferramentas mais importantes que uma empresa pode usar. Continue lendo para aprender tudo o que você precisa saber sobre isso, incluindo sua definição, muitos tipos, benefícios e aplicações.
O que é Gestão de Processos de Negócios (BPM)?
O Business Process Management (BPM) é um conjunto de ferramentas e soluções de BPM que auxiliam as organizações a obter agilidade por meio da automação, gerenciamento e otimização de processos. O objetivo da tecnologia BPM é impulsionar a melhoria contínua, a escalabilidade e a eficiência operacional em uma organização, analisando, otimizando e aprimorando os processos de negócios de ponta a ponta para ajudar a atingir metas estratégicas de negócios, como melhorar a estrutura da experiência do cliente.
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) também é definido como uma disciplina organizacional na qual uma corporação dá um passo para trás e examina todos esses processos individual e coletivamente. Avalia as condições atuais e sugere áreas de melhoria para criar uma organização mais eficiente e eficaz.
Cada departamento de uma corporação é responsável por transformar alguma matéria-prima ou dado em outra coisa. Cada departamento pode ser responsável por uma dúzia ou mais de procedimentos básicos.
O que BPM não é
- Gerenciamento de processos de negócios O BPM não é um software. As ferramentas de BPM estão disponíveis para auxiliar na implementação de processos de negócios padronizados e automatizados. O HappyFox Workflows, por exemplo, auxilia as empresas na automação de processos de negócios complexos, com várias etapas e repetitivos. BPM, por outro lado, não é um produto de software em si.
- Gerenciamento de Tarefas não é BPM. Gerenciamento de Tarefas ou Projetos é o gerenciamento ou organização de um grupo de atividades. Softwares de gerenciamento de projetos, como Microsoft Project, Jira, Asana ou Trello, podem ajudar no gerenciamento de tarefas e projetos ad hoc. O gerenciamento de processos de negócios, por outro lado, preocupa-se principalmente com procedimentos recorrentes e contínuos que aderem a um padrão previsível ou gerenciamento de processos.
O que faz o gerenciamento de processos de negócios?
Procedimentos corporativos inadequados podem causar estragos se deixados desorganizados e não sistematizados. Os indivíduos percebem apenas uma pequena parte de um processo maior. Poucas pessoas podem digitalizar e ver as consequências completas de um processo de negócios, incluindo onde ele começa e termina, os dados importantes necessários e quaisquer gargalos e ineficiências.
Processos caóticos e não gerenciados prejudicam os negócios e resultam em um ou mais dos seguintes cenários:
- tempo desperdiçado
- Mais erros
- Culpabilidade aumentada
- Escassez de dados
- Funcionários insatisfeitos
As organizações podem melhorar seus processos usando o gerenciamento de processos de negócios e garantindo que todas as operações sejam executadas sem problemas.
Etapas do ciclo de vida do gerenciamento de processos de negócios BPM
Passo #1: Design
A maioria dos processos contém um formulário para coleta de dados e um fluxo de trabalho para processamento de dados. Crie seu formulário e decida quem será o responsável por cada tarefa no fluxo de trabalho.
Etapa 2: criar um modelo
Crie uma representação gráfica do procedimento. Corrija detalhes como prazos e condições para fornecer uma imagem clara da sequência de eventos e fluxo de dados ao longo do processo.
Passo #3: Teste
Realize o procedimento testando-o primeiro com um pequeno grupo e, em seguida, distribuindo-o para todos os usuários. Certifique-se de que as informações críticas sejam acessíveis apenas para aqueles que precisam delas.
Etapa # 4: Fique de olho nas coisas.
Fique de olho no processo à medida que ele avança no pipeline. Para garantir o monitoramento bem-sucedido do processo, use as métricas corretas para avaliar o progresso, quantificar a eficiência e localizar os gargalos do processo.
Passo #5: Melhore
Observe quaisquer modificações que precisem ser feitas em seu formulário ou procedimento para torná-los mais eficientes enquanto você os examina. Considere as etapas para melhorar os processos da empresa.
Melhores práticas de gerenciamento de processos de negócios
Várias melhores práticas para BPM, que é um método complicado de melhoria de processo, surgiram ao longo do tempo. As organizações podem usar as seguintes diretrizes para gerenciar com eficiência seus processos de negócios:
#1. Estabeleça metas e objetivos específicos.
É fundamental identificar os resultados desejados de um processo de negócios e garantir que o processo esteja alinhado com os objetivos gerais da organização.
#2. Inclua as partes interessadas no processo.
Envolver as principais partes interessadas no projeto e na administração dos processos de negócios pode ajudar a garantir a aceitação e o suporte do processo.
#3. Documentação e análise de processos
A documentação do processo de negócios pode ajudar as empresas a entender como as coisas funcionam, identificar oportunidades de melhoria e medir o progresso ao longo do tempo.
#4. Faça uso de abordagens de modelagem de processos.
Fluxogramas e BPMN são dois exemplos de abordagens de modelagem de processos que podem ajudar as empresas a ver e entender seus processos, bem como identificar possíveis gargalos e ineficiências.
#5. Monitore e avalie constantemente o desempenho do processo
As organizações devem monitorar e medir o desempenho de seus processos de negócios regularmente, usando essas informações para detectar e solucionar quaisquer falhas ou dificuldades.
#6. Invista em tecnologia para automatizar e otimizar as operações.
As organizações podem utilizar a automação e a tecnologia para agilizar e melhorar seus processos, diminuindo a demanda de mão de obra e aumentando a produtividade.
#7. Promover uma cultura de desenvolvimento constante.
A promoção de uma cultura de melhoria contínua pode ajudar as empresas a permanecerem ágeis e adaptáveis, além de garantir que seus processos estejam em constante evolução para atender às necessidades em constante mudança.
Quais são os benefícios de usar o gerenciamento de processos de negócios?
O gerenciamento de processos de negócios ajuda as organizações a se moverem em direção à transformação digital total e a atingirem metas organizacionais maiores. Aqui estão algumas das principais vantagens de implementar o BPM em seu negócio:
#1. Agilidade comercial aprimorada:
Para acompanhar as condições do mercado, os procedimentos de negócios de uma organização devem ser alterados e otimizados. O BPM permite que as empresas interrompam os processos de negócios, façam ajustes e os reiniciem. Alterar, reutilizar e adaptar fluxos de trabalho permite que os processos de negócios se tornem mais responsivos e fornece à empresa melhores percepções sobre os efeitos das mudanças nos processos.
#2. Custos mais baixos e receitas mais altas:
Uma solução de gerenciamento de processos de negócios elimina gargalos, resultando em economia significativa de custos ao longo do tempo. Isso pode resultar em prazos de entrega mais curtos para vendas de produtos, oferecendo aos clientes acesso mais rápido a serviços e produtos e levando a vendas e receitas maiores. As soluções de BPM também podem alocar e rastrear recursos para diminuir o desperdício, diminuir os custos e aumentar as receitas.
#3. Maior eficiência:
A integração de processos de negócios tem o potencial de melhorar a eficiência do processo do começo ao fim; com as informações corretas, os proprietários do processo podem monitorar de perto os atrasos e fornecer recursos adicionais conforme necessário. A automação e a eliminação de tarefas repetitivas contribuem para aumentar a eficiência no processo de negócios.
#4. Maior Visibilidade:
O software BPM permite a automação enquanto também monitora importantes parâmetros de desempenho em tempo real. Essa maior abertura leva a uma melhor gestão e à capacidade de ajustar efetivamente estruturas e procedimentos enquanto acompanha os resultados.
#5. Conformidade, Segurança e Proteção:
Um BPM abrangente garante que as empresas cumpram os padrões e sigam a lei. Ao registrar corretamente os procedimentos e simplificar a conformidade, o BPM também pode melhorar as medidas de segurança e proteção. Como resultado, as empresas podem instar seus funcionários a proteger os ativos da empresa, como informações privadas e ativos físicos, contra abuso, perda ou roubo.
Quando as organizações devem implementar o gerenciamento de processos de negócios?
Aqui estão alguns exemplos de processos de negócios em que a implantação do BPM produzirá um alto ROI.
- Os processos dinâmicos exigem modificações na conformidade regulatória, como uma mudança no gerenciamento de informações do consumidor em resposta a mudanças na legislação financeira ou de privacidade.
- Processos de negócios complexos exigem coordenação e orquestração em várias unidades de negócios, divisões, departamentos funcionais ou grupos de trabalho.
- Processos de missão crítica mensuráveis que melhoram diretamente um indicador de desempenho crítico.
- Procedimentos de negócios que precisam do uso de um ou mais aplicativos legados para serem concluídos.
- Os procedimentos de negócios têm exceções que devem ser tratadas manualmente e/ou em tempo hábil.
Quais são os diferentes tipos de gerenciamento de processos de negócios?
Os sistemas BPM são classificados de acordo com o propósito a que servem. As três categorias de gerenciamento de processos de negócios são as seguintes:
#1. BPM centrado na integração
Sem muita intervenção humana, esse tipo de sistema de gerenciamento de processos de negócios lida com procedimentos que oscilam amplamente entre os sistemas existentes (por exemplo, HRMS, CRM, ERP). As soluções de gerenciamento de processos de negócios centradas na integração oferecem vários conectores e acesso à API para permitir a criação de processos dinâmicos.
#2. BPM centrado no ser humano
BPM centrado no ser humano refere-se a processos que são predominantemente realizados por seres humanos. Estes freqüentemente têm várias aprovações e deveres cumpridos por pessoas. Essas soluções se destacam por fornecer uma interface amigável, notificações simples e rastreamento rápido.
#3. BPM centrado em documentos
Quando um documento (por exemplo, um contrato ou acordo) está no centro do processo, essas soluções de gerenciamento de processos de negócios são necessárias. Eles permitem que as tarefas sejam roteadas, formatadas, verificadas e assinadas à medida que avançam no fluxo de trabalho.
A maioria dos sistemas de gerenciamento de processos de negócios será capaz de combinar componentes de todos eles, embora cada um normalmente se especialize em uma área.
Exemplos de gerenciamento de processos de negócios
#1. RH
Você já sentiu que o procedimento de integração da sua empresa é excessivamente complicado e caótico? Seu departamento de RH está fazendo com que os candidatos preencham formulários de papel que os cansam? Isso se deve à falta de compreensão do seu departamento de RH sobre a premissa do Business Process Management (BPM).
O uso do gerenciamento de processos de negócios permite que você automatize suas operações de RH do início ao fim, economizando dinheiro, tempo e formulários em papel. Aqui estão alguns exemplos de como o gerenciamento de processos de negócios pode ajudar seu departamento de RH a aprimorar seus processos:
- Aprove os quadros de horários dos funcionários mais rapidamente.
- Integre facilmente novos funcionários
# 2. Vendas
Na maioria das empresas, a equipe de vendas gasta muito tempo coordenando com a equipe de Contas a Receber (AR) para que as faturas de vendas sejam compensadas. Mesmo pequenos erros no faturamento podem atrapalhar a carreira dos vendedores. É aí que entra a gestão de processos de negócios, pois automatiza o processo de aprovação de faturas, eliminando a possibilidade de erros manuais e de idas e vindas de esclarecimentos entre vendedores e equipe de AR.
Aqui estão alguns exemplos de como o gerenciamento de processos de negócios pode ajudar o departamento de vendas a simplificar seus processos:
- Reduza a duração dos fluxos de trabalho do ciclo de vendas.
- Orçamentos e faturas devem ser enviados a tempo.
#3. Finança
Todos os dias, uma equipe financeira é inundada com formulários em papel e e-mails, já que qualquer coisa que envolva dinheiro deve passar por eles. Por exemplo, se a equipe de gerenciamento de ativos deseja comprar 50 computadores, eles transmitem a cotação do fornecedor à equipe financeira para aprovação. Este é apenas um exemplo.
Considere quantos e-mails e formulários em papel eles recebem de várias equipes diariamente. É difícil para eles gerenciar tudo isso sem um sistema instalado. Eles gerenciam tudo isso com o software Business Process Management (BPM). Aqui estão dois exemplos no departamento financeiro em que o gerenciamento de processos de negócios é útil:
- Os pedidos de viagem podem ser aprovados com um único clique.
- Crie fluxos de trabalho sob medida para condições específicas.
Automação de Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM)
O software BPM profissional que incorpora as melhores tecnologias, como RPA, inteligência artificial e mineração de processos, além da modelagem pura de processos, é uma base elementar para a automação completa de processos de negócios, que é um componente crítico da mudança digital. As ferramentas de mineração de processos, por exemplo, descobrem o potencial de automação e otimização desde o início, permitindo transparência objetiva por meio de avaliações de processos baseadas em ferramentas.
Robotic Process Automation (RPA) é uma técnica para automatizar fluxos de trabalho, fazendo com que robôs de software assumam tarefas monótonas. As ferramentas de RPA permitem a criação de material estruturado para esse fim, bem como a configuração de bots de software para realizar transações e se comunicar com outros sistemas digitais.
A aplicação dessas novas tecnologias resulta em benefícios competitivos significativos, como maior velocidade do processo, economia de custos, melhor qualidade do processo e utilização mais eficiente da mão de obra. No entanto, para evitar a automação de tarefas inúteis, o modelo de processo deve ser avaliado de forma holística, com soluções de automação específicas do processo aplicadas em vez de bots autônomos individuais.
Toda tecnologia de gerenciamento de processos de negócios competente deve conter os seguintes recursos:
Agora que você entende por que um sistema BPM é necessário, aqui está uma lista das qualidades que um bom sistema de gerenciamento de processos de negócios deve ter.
- Aplicativo de diagramação de processo visual
- Designer de formulários com funcionalidade de arrastar e soltar
- Controle de acesso baseado em funções
- Suporte para dispositivos móveis
- Recursos de administrador que são extremamente poderosos
- SSO (logon único)
- Compatibilidade com sistemas de software existentes
- Analytics e relatórios
- Grande desempenho da base de usuários
- Métricas de desempenho para o processo
O BPM se assemelha ao Gerenciamento de Tarefas ou Projetos?
O gerenciamento de processos de negócios não é o mesmo que gerenciamento de tarefas (que se concentra em tarefas individuais) ou gerenciamento de projetos (que lida com fluxos únicos ou erráticos).
O gerenciamento de tarefas é o processo de organizar ou organizar um grupo de ações que surgem de um projeto. Esses empreendimentos são frequentemente únicos e não repetitivos. O software de gerenciamento de projetos, como o 'Microsoft Project', é empregado quando esses projetos são bem organizados, como no trabalho de construção. Trello, Asana e Kissflow Project são excelentes ferramentas para gerenciar tarefas em projetos ad hoc.
O gerenciamento de processos de negócios está mais preocupado com processos repetidos e contínuos que seguem um padrão previsível, em oposição ao gerenciamento de processos.
Conclusão
Os processos de negócios passíveis de automação geralmente são acionados por um evento específico. Por exemplo, o envio de um relatório de despesas pode iniciar uma sequência predefinida de eventos que culmina no recebimento de uma compensação por parte do funcionário em sua conta bancária.
Em contraste, o gerenciamento de processos de negócios (BPM) é um método sistemático para melhorar as operações da empresa. Quando é implementado com sucesso, todos entendem como podem ajudar a organização a atingir seus objetivos. Isso leva a uma equipe mais feliz e produtiva, o que leva a clientes mais felizes, maiores receitas e menos custos.
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Referências
