Hoje em dia, a maioria das pessoas usa meios eletrônicos, como e-mail, mensagens de texto e mídias sociais, para conversar umas com as outras. Reservar um tempo para colocar a caneta no papel e garantir que sua carta comercial siga o estilo padrão pode parecer arcaico, mas é mais importante do que nunca para os empreendedores. Uma carta comercial bem escrita pode ajudá-lo a transmitir seu ponto de vista, seja encorajando alguém a ler um relatório, apresentando-se a um possível cliente ou demonstrando gratidão. Cartas escritas ainda são essenciais para a estratégia de comunicação de qualquer pequeno empresário. Nesta peça, mostraremos o formato de como escrever uma carta comercial.
O que é uma carta comercial?
Uma carta comercial é uma carta formal escrita em tom profissional e enviada de uma empresa para outra. Essas cartas podem ser usadas para se comunicar profissionalmente com clientes, funcionários, partes interessadas e outras pessoas. Os indivíduos também podem usá-los.
Uma carta comercial bem escrita pode se destacar, esteja você tentando informar um cliente em potencial sobre seu produto, fazer parceria com outra empresa, convidar alguém a comparecer ao seu evento ou enviar uma mensagem de agradecimento. No entanto, escrever uma carta comercial é uma indicação de profissionalismo e sofisticação; no entanto, pode ser um esforço trabalhoso se você não estiver familiarizado com a noção que está sendo comunicada na carta.
Na verdade, a própria ideia de cartas comerciais pode parecer antiquada e estrangeira.
Você pode se perguntar se alguém ainda usa papel timbrado elegante e um envelope branco comum. Talvez seja apenas uma coisa do passado, com e-mail e mensagens de texto.
Além disso, não há como negar que a escrita tradicional de cartas ainda serve a um propósito importante no mundo dos negócios hoje. Em média, um funcionário de escritório recebe 100 e-mails todos os dias, de acordo com a pesquisa.
Isso indica que enviar uma carta para a caixa de correio de alguém, em vez de sua caixa de entrada de e-mail, aumenta a probabilidade de que a carta seja lida. Uma carta comercial bem escrita pode ajudá-lo a se destacar da multidão, esteja você tentando informar um cliente em potencial sobre seu produto, fazer parceria com outra empresa, convidar alguém a comparecer ao seu evento ou simplesmente expressar gratidão.
Quais são os tipos de Cartas comerciais?
A correspondência comercial, ou “cartas comerciais”, é comum. Eles facilitam a capacidade da organização de ter suas interações com partes externas compreendidas e documentadas. Normalmente, as corporações enviam cartas para outras corporações. No entanto, também pode ser entregue a um cliente ou fornecedor. O dia de uma empresa é preenchido escrevendo uma carta comercial em uma ampla variedade de estilos.
Uma carta comercial geralmente segue um formato padrão para que seja clara e fácil de ler. Você deve conhecer e seguir esta estrutura se quiser se comunicar bem e manter uma aparência profissional. A reputação de uma corporação está representada em todo tipo de comunicação que ela envia. É por isso que você precisa ter certeza de que suas cartas comerciais estão devidamente preparadas. Aqui estão os tipos de cartas comerciais:
#1. Cartas de vendas
É seguro dizer que as cartas de vendas são o estilo de carta comercial mais típico. O objetivo dessas cartas é contar à pessoa sobre o seu negócio e incentivá-la a fazer algo.
Por causa disso, a linha de abertura de uma carta de vendas é tão crucial para causar impacto. Você pode fazer uma afirmação forte ou consultar estatísticas relevantes. Na maioria das vezes, uma carta de vendas apresentaria um produto ou serviço para pessoas que nunca o usaram antes. Portanto, seguir o formato correto para uma carta comercial é crucial.
Fatores a considerar ao redigir uma carta de vendas:
- Crie um primeiro parágrafo cativante.
- Coloque uma frase de chamariz atraente que explique o que você espera que o cliente faça.
- Mantenha a brevidade e a clareza.
#2. Cartas de recomendação
Uma carta de recomendação é escrita por um profissional sobre outro profissional para confirmar suas habilidades e ética de trabalho. Esta carta também é conhecida como carta de referência. Uma carta de referência pode ajudar alguém a conseguir um emprego, entrar na faculdade ou ser considerado para outra oportunidade profissional.
Os seguintes são componentes de uma carta de recomendação forte:
- Relevância da sugestão: A fim de estabelecer a credibilidade do escritor, as cartas de recomendação devem detalhar a conexão do autor com o requerente. As cartas de recomendação geralmente são escritas por alguém que conhece bem o candidato, como um colega de trabalho, supervisor, mentor ou instrutor.
- Exame das habilidades do candidato: Normalmente, a própria recomendação ocupa a maior parte da carta e fornece detalhes específicos sobre as qualificações do candidato, qualidades pessoais, aspirações de carreira e adequação para o cargo em questão. Assim, é importante que as qualificações do profissional aqui apresentadas sejam diretamente aplicáveis ao cargo ou curso recomendado.
- Exemplos: O autor deve dar exemplos concretos da competência demonstrada pelo candidato durante o período em que trabalharam juntos. Informações sobre a boa influência do candidato sobre seus colegas e empregadores anteriores podem ser obtidas a partir desses dados.
- Resumo e Conclusão: O parágrafo final de uma carta de recomendação deve reafirmar as qualificações do candidato e fornecer ao leitor as informações de contato do redator.
#3. Cartas de Reclamação
Uma carta comercial desse tipo expressa descontentamento com um serviço ou bem, como o nome sugere. É fácil deixar suas emoções tomarem conta de você enquanto fala sobre um serviço ou produto ruim. Uma carta de reclamação deve ser escrita de forma profissional e clara. Você quer que sua carta se destaque e torne mais fácil para o destinatário responder positivamente, então certifique-se de fazer isso.
Além disso, o destinatário estará mais inclinado a ajudá-lo se você demonstrar empatia por ele em sua carta.
Dicas para criar uma carta de reclamação eficaz:
- Concentre-se no resultado final enquanto escreve a carta.
- Fale com firmeza, mas educadamente.
- Preste atenção no que você está vendendo. Não use a carta como uma plataforma para atacar o escritor.
- Ser solidário com a outra pessoa pode ajudar sua preocupação a ser resolvida mais rapidamente.
#4. Cartas de Demissão
Se você deseja deixar seu emprego atual, é educado avisar seu empregador por escrito. Algumas empresas aceitam um aviso de demissão verbal, mas a maioria deseja que você escreva e envie uma carta comercial como prova de que deixou o emprego.
A seguir, são itens comuns a serem mencionados em uma carta de demissão:
- Explicação dos Motivos para Sair do Emprego: Declare sua demissão da empresa formalmente no primeiro parágrafo desta carta.
- Motivo da saída: Dependendo das circunstâncias, você pode informar ao seu empregador o motivo da sua saída. Conseguir um novo emprego, voltar a estudar ou mudar-se para outro lugar são exemplos.
- Datas: Indique claramente o seu último dia de trabalho e a data em que a carta está sendo entregue. Sua empresa poderá se planejar melhor para sua partida e encontrar um substituto se você tomar essa atitude.
- Gratidão: Uma opção é expressar gratidão ao ex-empregador pela experiência e conhecimento adquiridos no trabalho. Este é um ato de profissionalismo que pode ajudá-lo no futuro, quando você precisar de uma indicação de seu empregador.
#5. Carta de desculpas
Os humanos são responsáveis por administrar os negócios e os humanos são falíveis. É vital para o sucesso futuro da empresa que esse erro seja reconhecido e corrigido. Dê o primeiro passo em sua carta, dizendo: “Eu estava errado”. Em seguida, peça desculpas sinceras e explique o que sua empresa fará para evitar erros futuros. Ao concluir a carta, repita seu pedido de perdão.
Ao elaborar sua carta de desculpas, tenha em mente o seguinte:
- Admita suas deficiências.
- Além de enviar uma carta de desculpas, você deve considerar fazer as pazes pessoalmente.
- A carta deve conter uma sincera expressão de pesar.
- Especifique as mudanças ou alterações que serão implementadas.
#6. cartas de rescisão
Uma carta de rescisão é um meio apropriado e eficiente de rescindir o contrato de trabalho de um funcionário. “Carta de rescisão” é um termo genérico para cartas como cartas de separação, avisos de rescisão de contrato de trabalho e cartas que encerram contratos.
Ao escrever uma carta de rescisão, certifique-se de cobrir o seguinte:
- Notificação da data de rescisão: Neste ponto, você deve fornecer ao funcionário o aviso de rescisão e a data de rescisão efetiva. Isso evita mal-entendidos e dá ao trabalhador tempo para se preparar para a demissão.
- Motivos da rescisão: Evite qualquer mal-entendido, mantendo sua justificativa para a rescisão involuntária do funcionário clara e verdadeira. Forneça exemplos para fazer backup de suas reivindicações quando possível.
- Remuneração e benefícios futuros: Em seguida, descreva qualquer indenização ou outras vantagens que eles receberão ao deixar o cargo. Isso pode incluir salário, compensação de férias ou outros benefícios devidos, mas não recebidos. Informe-os sobre o que acontecerá com seus planos de saúde, seguro de vida e contas de aposentadoria também. Lembre-os de quaisquer acordos que assinaram durante o processo de integração, como um acordo de não divulgação ou outra papelada que possa afetar sua remuneração e pagamento de benefícios.
- Próximos passos: Para finalizar, detalhar os próximos passos do colaborador. Notifique o funcionário sobre qualquer propriedade corporativa, como telefone celular, laptop, chaves, crachás de identificação e passes de estacionamento, que eles devem devolver. Em seguida, certifique-se de que eles saibam como entrar em contato com o representante de Recursos Humanos se tiverem mais dúvidas sobre pagamento, benefícios ou a própria carta.
Formato de uma carta comercial
Existe uma grande variedade de correspondência comercial que você pode encontrar no decorrer do seu trabalho. Cartas de apresentação, cartas de recomendação e tudo mais podem se beneficiar de uma carta comercial bem escrita. Se você deseja ser mais persuasivo em sua escrita, aprender sobre a estrutura e o formato de uma carta comercial ajudará. O seguinte é um formato de carta comercial.
#1. sua informação de contato
O formato de carta comercial padrão inclui o endereço do remetente na parte superior. Se você não estiver usando papel timbrado, seu endereço deve ser escrito na primeira linha da carta, acima da data. Se você deseja que a carta seja devidamente fechada, o nome e o título do remetente já estarão na conclusão. Apenas o número da rua, cidade e código postal são necessários. Aqui está um exemplo de como apresentar seus detalhes de contato:
#2. A data
A data em que a carta foi escrita está incluída na linha de data. No entanto, se a sua carta exigir vários dias para ser escrita, inclua a data em que foi finalmente concluída na linha de data. Empregue o formato de data americano ao se comunicar com empresas americanas. (O mês vem primeiro nos Estados Unidos ao escrever uma data. Onze de junho de 2001, por exemplo.)
Além disso, a cinco centímetros do topo da página, anote a data. Justifique a data ou a tabulação à esquerda no centro da página e digite-a, dependendo do formato de carta que estiver usando. O último exige que o endereço do remetente seja justificado à direita no papel timbrado.
#3. O endereço e número de telefone do destinatário
Você deve colocar um espaço em branco após a data em uma carta comercial. Os detalhes do destinatário devem ser inseridos em uma nova linha. Use este formato de amostra para apresentar seus dados:
Aos cuidados de [primeiro nome], [sobrenome], [acreditação(ões) ou grau(s)],
Você pode entrar em contato comigo em [número de telefone], [endereço de e-mail], [cidade], [estado] e [código postal].
#4. Saudação de Abertura
Inclua o mesmo nome completo e título do endereço interno. Use apenas o primeiro nome se você estiver familiarizado com o destinatário e normalmente se referiria a ele por esse nome (por exemplo, “Querida Mary”). Em todos os outros casos, use um título pessoal e sobrenome/sobrenome separados por dois pontos. Após a saudação, pule uma linha.
Se você não souber o sexo da pessoa, use uma saudação neutra, como o cargo e o nome. Se você não consegue identificar o gênero da pessoa, também pode usar o nome completo como saudação.
#5. O corpo
Se você estiver usando o formato de bloco ou bloco modificado, use espaçamento simples em toda a letra e alinhe os parágrafos à esquerda. Você deve colocar uma linha em branco entre cada parágrafo. Esteja atento à necessidade de brevidade ao redigir uma carta comercial. Pense em começar com uma saudação calorosa e, em seguida, declarar seu ponto principal diretamente no primeiro parágrafo. O próximo parágrafo deve começar a explicar por que o argumento principal é tão crucial. Continue a justificativa nos parágrafos seguintes, fornecendo contexto e evidências. No último parágrafo, você deve reafirmar o objetivo da carta e, em alguns casos, pedir algo.
#6. Saudação final
Após o corpo principal da carta, é comum deixar um parágrafo em branco e depois escolher uma boa saudação de encerramento. Algumas saudações típicas para usar ao terminar uma carta comercial são:
- Cordialmente
- Sinceramente
- Respeitosamente, seu
- Respeitosamente
- Obrigado
- Com os melhores cumprimentos.
#7. Gabinetes
Inclua uma linha dizendo “Anexos” abaixo de sua linha de assinatura para que o destinatário saiba que existem outros materiais, como um currículo, anexados à carta. Uma alternativa é indicar o conteúdo do envelope nomeando cada pedaço de papel individual. Por exemplo, se você enviou um grande número de papéis e deseja garantir que o destinatário leia todos eles, forneça uma lista de seus nomes. Além disso, leia CARTA DE APOIO: Como escrever uma carta de apoio.
Quais são as partes de uma carta comercial?
Embora muitos tipos diferentes de cartas tenham requisitos de formatação e apresentem conteúdo diferente, a maioria das cartas comerciais compartilha alguns elementos comuns. Aqui estão partes de uma carta comercial.
- Información de contacto
- Linha de assunto
- Saudação/ Cumprimentos
- Introdução
- Informação Detalhada
- Conclusão
- Assinatura.
Como escrever uma carta comercial
No entanto, as cartas ainda são um meio vital de comunicação no setor empresarial. Escrever uma carta de apresentação impressionante pode ajudá-lo a ser contratado. E você precisará de uma proposta atraente para conseguir alguém para falar no evento da sua empresa.
Os profissionais muitas vezes não entendem a importância de cartas comerciais bem escritas porque acham que esse tipo de comunicação é antiquado. Por causa disso, a maioria das pessoas nem consegue criar um simples. Aqui estão algumas dicas sobre como escrever uma carta comercial:
- Inclua a data e o nome, empresa e endereço do destinatário.
- O uso de “Caro” ou outra saudação formal mostra que você está levando a sério a si mesmo e ao seu trabalho.
- Crie um prefácio cativante.
- Explique por que você está escrevendo no corpo principal da carta.
- Sua mensagem deve concluir com um pedido claro de algum tipo de ação.
- Use um acabamento formal, como “Atenciosamente”, para mostrar profissionalismo.
- Por favor, coloque sua assinatura na carta fisicamente.
- Preencha suas informações de contato, incluindo seu nome, endereço postal, número de telefone e endereço de e-mail.
Qual é o objetivo principal de uma carta comercial?
As cartas comerciais são normalmente usadas para transmitir informações, dar instruções, fazer perguntas, fazer solicitações, devolver pagamentos, emitir pedidos, dar conselhos, fazer correções ou fazer novas perguntas. Para resumir, uma carta comercial serve principalmente para: O objetivo principal de qualquer carta comercial formal é fornecer informações relacionadas às operações da empresa.
Conclusão
Aqui neste artigo, você aprenderá os meandros da elaboração de uma carta comercial profissional. Depois de aprender os vários tipos de cartas comerciais e os diferentes formatos para escrevê-las, você será capaz de preparar uma carta profissional sempre que a ocasião exigir. Escrever cartas profissionais é muito fácil se você aprender o formato padrão de uma carta comercial.
Agora você sabe quando é necessário redigir vários tipos de cartas comerciais. Nesse caso, você pode fazer bom uso de sua caligrafia.
Perguntas frequentes sobre cartas comerciais
Quais são os propósitos de uma carta comercial?
- Concluir um negócio
- Criação de Demanda
- Expansão de Negócios
- Estabelecimento de Relacionamento
- Resolver problemas
Quais características definem uma carta comercial?
- A duração disso é insignificante.
- Direito ao ponto. Isso torna seus pontos óbvios e incentiva a ação adicional do leitor.
- Isso mostra cortesia.
- O tom é bastante sério ao longo da peça.
- É livre de erros.
Então, por que precisamos de cartas comerciais e o que elas fazem?
Há uma grande variedade de finalidades para escrever uma carta comercial, incluindo solicitar informações ou tomar medidas do destinatário, fazer um pedido a um fornecedor, corrigir o mal-entendido do destinatário, fornecer uma resposta imediata, expressar arrependimento por uma ofensa ou expressar boa vontade.
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Referência
